Belge İş Akışı Otomasyonu: Zaman Kazandıran 4 Gerçek Kullanım Örneği

Sadece birkaç yıl önce, lisans eğitimimde Chem 101 dersinde zorlanırken, dönem çılgınca bir dönüş yaptı - pandemi, son laboratuvar uygulamalarımızdan hemen önce vurdu.

Üniversite bize sınavlar yerine "Tüm laboratuvar kayıtlarınızı PDF olarak yazın ve gönderin" dedi.

Elli sayfa elle yazılmış tablolar, formüller, reaksiyonlar, hesaplamalar - hepsi sadece geçer not alabilmek için elle yazılmıştı. Şimdi mi? Hepsini tarardım.

Yapay zeka ajanları artık kötü el yazımı okuyabilen iş akışlarına güç veriyor - hataları işaretlememe, içerik hakkında sorular sormama, farklı sürümler göndermeme ve belgeyi tek bir kelimeyi bile yeniden yazmadan ekip arkadaşlarıma veya yöneticilerime göndermeme yetecek kadar iyi.

Belge iş akışı otomasyonu, el yazısıyla yazdığınız "dilatasyonların" başkasının gelen kutusunda "sanrı" olarak görünmesini engelleyen şeydir.

Belge iş akışı otomasyonu nedir?

Belge iş akışı otomasyonu (DWA), belgeleri manuel aktarımlara gerek kalmadan yakalama, indeksleme, inceleme, onaylama ve teslim etme gibi bir dizi görevden geçirmek için yazılım kullanılmasıdır.

DWA, iş süreci otomasyonunun daha büyük şemsiyesi altında yer alır ve ekiplerin tekrarlayan belge görevlerini güvenilir, yapay zeka güdümlü eylemlerle değiştirmelerine yardımcı olur.

Belge otomasyonu eskiden karakterleri tarayan ve metni çıkaran kural tabanlı OCR sistemlerine dayanıyordu. Şimdi, yapay zeka aracıları ile aynı iş akışları, bir belgenin nasıl yapılandırıldığını ve her bir parçanın ne anlama geldiğini anlayan araçlar tarafından desteklenmektedir.

Yapay zeka temsilcileri, içeriği yapılandırılmış, anlamlı bileşenlere ayırarak bu verileri CRM'ler veya biletleme platformları gibi sistemlere aktarabilir, böylece bu sistemler doğru kararları veya sonraki adımları otomatik olarak tetikleyebilir.

Belge İş Akışı Otomasyonu: Anahtar Terimler

Belge iş akışı otomasyonu nasıl çalışır?

Adım 1: Belgenin yakalanması ve dijitalleştirilmesi

Belge bir dosya olarak yüklenir - PDF, DOCX, e-posta veya HTML. Ayrıştırma, bu dosyayı sistemin anlayabileceği ve birlikte çalışabileceği yapılandırılmış bir temsile dönüştürür.

Ayrıştırma, belgeyi başlıklar, paragraflar, tablolar, listeler ve dipnotlar gibi ayrı bloklara ayırır. Daha sonra her blok, rolünü tanımlayan bağlamsal meta verilerle etiketlenir: bir başlık, bir değer, bir etiket veya başka bir şey olup olmadığı.

Ayrıştırma, bir vektör veritabanında saklanan belgenin düzene duyarlı bir haritasını oluşturur. Bu harita, yapay zeka ajanlarının içeride ne olduğu ve her bir parçanın nasıl bağlandığı hakkında mantık yürütmek için kullandığı temel katman haline gelir.

Adım 2: Her dosyadan ilgili verilerin çıkarılması

Yapay zeka ajanı ayrıştırılmış yapıyı alır ve aşağıdakiler de dahil olmak üzere neyin önemli olduğunu belirlemeye başlar:

• Alanlar ve varlıklar: İsimler, tarihler, tutarlar, adresler
  
  
• İlişkiler: Hangi değerler hangi etiketlere aittir, hangi bölümler diğerlerine bağlıdır
  
  
• Bağlam: Değer belgenin hangi bölümünden geliyor - özet, dipnot, yasal madde, vb.

Bu sürece yapay zeka belge indeksleme denir. Her içerik yığını, aracının arama yapabileceği anlamsal bir anlam olarak bir vektör veritabanına gömülür ve saklanır.

Dolayısıyla, temsilci anahtar kelimeler için "tarama" yapmak yerine sorabilir:

"Kullanıcı bu belgenin neresinde ödeme koşullarını kabul ediyor?"

Temsilci, belgedeki ifade tamamen farklı olsa bile yine de kesin, bağlama duyarlı bir yanıt döndürebilir.

Adım 3: Belgelerin mantık ve onaylar aracılığıyla yönlendirilmesi

İçerik indekslendikten sonra, yapay zeka ajanları bir sonraki adımda ne olması gerektiği konusunda kararlar alabilir.

Bu yapay zeka orkestrasyonu iki seviyede uygulanabilir:

• Belge düzeyinde: Dosyanın tamamını gönderin (örneğin, hukuk departmanına iletilen imzalı bir sözleşme)
• İçerik düzeyinde: Yalnızca çıkarılan bir bölümü gönderin (örneğin, işaretli bir madde veya fatura tutarı) 

YZ aracısının kararları, önceden tanımlanmış kurallar ve istemler tarafından yönlendirilir. Örneğin, bir inşaatçı belge otomasyonu yapay zeka aracısına şu talimatı verebilir:

• Ödeme vadeleri 60 günü aşıyorsa, manuel inceleme için işaretleyin
• Satıcı onaylanır ve PO imzalanırsa, finansa otomatik ilet

Buradan itibaren belgeler içeriklerine ve kullanım amaçlarına göre dallanmaya, birleşmeye veya çözümlenmeye başlar.

Adım 4: Uyumluluk için yapılandırılmış belge verilerinin depolanması ve izlenmesi

Bu aşamada, belgenin kendisi zaten saklanmaktadır - şimdi önemli olan nasıl kullanıldığını izlemektir.

Yapay zeka ajanları belgeyi kullanarak verilen her kararı kaydeder. Bunlar şunları içerebilir:

• Belgenin hangi bölümlerine erişildi
• Hangi değerler çıkarıldı ve kullanıldı
• Hangi sürüme referans verildi
• Kim neyi ne zaman onayladı?

Bu, yapılandırılmış bir denetim izi oluşturur. Bir politikaya uyulduğunu, bir sözleşmenin neden onaylandığını veya bir eylemi neyin tetiklediğini e-postaları veya Slack'i araştırmadan bu şekilde kanıtlayabilirsiniz.

Bu tür bir takip, benimsenmeyi artırırken iş akışlarınızı hesap verebilir sistemlere dönüştürür.

Belge İş Akışlarını Otomatikleştirmenin Temel Faydaları

Departmanlar arası geri dönüş süresini kısaltır

Birisi bir belge yüklediğinde, bu belge ayrıştırılır ve üzerinde işlem yapması gereken kişiye - doğru bağlamla birlikte - iletilir.

Döngüdeki herkes başlangıçtan itibaren aynı yapılandırılmış sürümü görür, bu da onayları kısaltır ve tekrarlanan el değiştirmeleri önler.

Bu tür bir uyum, form yanıtlarını ekipler arasında yönlendiren bir müşteri adayı oluşturma sohbet robotu gibi otomasyon kullanım durumlarında özellikle güçlü hale gelir.

Veri işlemede manuel hataları azaltır

Otomasyon iş akışı dosyayı olduğu gibi alır - taranmış, sözlü, el yazısı veya dışa aktarılmış - ve yapılandırılmış verilere dönüştürür.

ABD ' deki küçük ve orta ölçekli işletmelerin %45 'inin çalışan ve tedarikçi verilerini yönetmek için hala el yazısı kayıtlara güvendiği düşünüldüğünde, bu hatalar günlük operasyonların bir parçası haline geliyor.

Otomasyon, önemli olanları ortaya çıkarır ve bunları otomatik olarak doğru kayda bağlar. Bu da daha az düzeltme işi ve başlangıçta daha az hata anlamına gelir.

Şeffaf iş akışları ile politika uyumluluğunu sağlar

Bir belge bir iş akışından geçtiğinde, ne olduğunu bilmeniz gerekir - kim onayladı, hangi sürümü gördü ve kararlar nasıl alındı.

Otomasyon bunu varsayılan olarak izler. Her etkileşim gerçekleştiği anda kaydedilir. Kaydı açarsınız ve tam olarak nerede durduğunu bilirsiniz.

Kağıt ağırlıklı süreçlerden kaynaklanan operasyonel maliyetleri düşürür

Eski kuruluşlar hala kritik operasyonları kağıt üzerinde yürütüyor - yükleme standartları ve uygulanacak yapılandırılmış formatları olmayan yüksek hacimli, manuel iş akışları. 

McKinsey, kuruluşların %75'inin halihazırda en az bir işlevde yapay zeka kullandığını, ancak yalnızca %1'inin bu dağıtımları olgunlaşmış olarak değerlendirdiğini bildiriyor.

Belge indeksleme eskiden maliyet engelleyiciydi. Ancak daha yeni görsel gömme modelleriyle, dağınık girdileri yapılandırmanın fiyatı hızla düştü.

Belge İş Akışı Otomasyonu Örnekleri

Belge iş akışı otomasyonu, dağınık, yapılandırılmamış belgeleri bir sistemin anlayabileceği ve birlikte çalışabileceği bir şeye dönüştürmeniz gereken her yere uygulanır. Buna taranmış formlar, PDF'ler, elektronik tablolar - bir veritabanına sığacak şekilde oluşturulmamış her şey dahildir. 

Otomasyon bu belgeleri kullanışlı hale getirir. Ayrıca her bir bilgi parçasının - hatta tek bir ifadenin bile - sistemlerinizde nasıl görüntülendiğini, referans verildiğini veya kullanıldığını izlemeniz için bir yol sunar.

Aşağıdaki örnekler bunun dört farklı ortamda nasıl gerçekleştiğini göstermektedir:

Sağlık hizmetlerinde ziyaretler arasında hasta kayıtlarının mutabakatı

Her hasta ziyareti daha fazla evrak işi ekler - giriş formları, onay fişleri, taburcu notları, sevk mektupları. Ancak bugünün teşhisi geçen yılın reçetesiyle bağlantılı değilse, önemli bağlam kaybolur.

Belge iş akışı otomasyonu, kullanıcıların ham belgeleri klinik verileri yapılandırmak için oluşturulmuş bir tıbbi sohbet robotu aracılığıyla yönlendirmesine izin vererek bunu kaynağında çözer.

Bir dosya yüklenir yüklenmez otomatik olarak ayrıştırılır. Hasta kimlikleri, teşhisler, ilaçlar ve sağlayıcı adları çıkarılır, normalleştirilir ve hastanın mevcut kaydına bağlanır.

Kayıt taleplerini beklemek yerine, bakım ekipleri bağlantılı bir görünüm elde eder. Her ziyaret, prosedür ve reçete, tam da kararlar alınırken bağlam içinde görünür.

Finans onaylarında uygun olmayan ödeme koşullarının işaretlenmesi

Faturalar bozuk görünüyor. Bazıları meta veri içermeyen taranmış görüntüler olarak geliyor. Diğerleri ise vergi alanlarının aynı hizada olmadığı veya toplamların sözleşmeyle eşleşmediği elektronik tablolardır.

Her birinin okunması, doğrulanması ve e-postalar veya Slack konuları üzerinden takip edilmesi gerekiyor. Bu da her ödemeyi geciktirir.

Belge iş akışı otomasyonu, faturaları varışta ayrıştırır, PO numaralarını, vergi tutarlarını, satır kalemlerini, satıcı adlarını çıkarır ve bunları sözleşme koşullarına göre kontrol eder. Finans sohbet robotları, faturalar onaylanmadan önce bu verileri kullanarak uyumsuz şartları işaretleyebilir.

Perakende işe alımda çalışan/satıcı kural ihlallerini tespit etme

İşletmeler sınır ötesine genişledikçe ve hibrit operasyonlara geçtikçe, hem çalışanlar hem de tedarikçiler için işe alım yükü hızla artıyor. 

Satıcılar dosyaları kendi şirketlerinin formatlarında gönderir. Yükleniciler belgeleri mobil uygulamalardan yüklüyor. Bazı formlar geçen yılın işe alım döngüsünden taranmış kopyalardır - diğerleri ise tüm bölümleri eksiktir.

Belge otomasyonu her birini geldiği gibi okur. Kimlikleri, vergi ayrıntılarını ve rol sınıflandırmalarını çıkarır ve bunları sistemlerinizin zaten bildikleriyle karşılaştırır.

Süresi dolan veya uyumsuz olan herhangi bir şey, İK veya satın alma dokunmadan önce işaretlenir.

İnşaat iş akışlarında saha uygunluk kontrol listelerini otomatik doldurma

Şantiyelerde dokümantasyon ne şekilde olursa olsun ortaya çıkar. Saha mühendisleri görevin ortasında fotoğraf çeker - etiketsiz, bazen sırasız. Kontrol listeleri yazdırılır, elle doldurulur, düşük ışıkta taranır ve günler sonra yüklenir.

Babam bunu her hafta görüyor, telekomda sivil altyapı inşaatlarını yönetiyor. Düzinelerce sahaya yayılmış yüzlerce çalışanla, girdileri temizlemek için zaman yok, ancak verilerin raporlandığında yine de anlamlı olması gerekiyor.

Her dosya doğru sahaya, göreve veya denetime bağlanır. Otomasyon sistemi, yapılandırılmış bir kontrol listesi kullanarak yapabildiği kadarını doldurur.

Belge İş Akışı Otomasyonu için En İyi 5 Araç

1. Botpress

En iyi kullanım alanı: Konuşmayla başlayan ancak yazılımın, belgelerin, API'lerin ve mantık ağırlıklı iş akışlarının derinliklerine ulaşması gereken otomasyon oluşturan ekipler.

Botpress , doğal konuşmalar aracılığıyla yerel yapay zeka belge indeksleme yoluyla belge odaklı görevlerin gerçek zamanlı olarak nasıl ele alınacağı üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlayan bir yapay zeka aracı platformudur.

Girdilerin hem ortam hem de format açısından çeşitlilik gösterdiği ve kararların bir dosyada ne olduğunu ayrıştırmaya, daha fazla bağlam istemeye ve eylemleri bağlı araçlar aracılığıyla yönlendirmeye bağlı olduğu kullanım durumları için tasarlanmıştır.

Bu genellikle onaylar, işe alım, raporlama ve destek konularında devreye girer - bir belgenin bilgi içerdiği ancak bir kişinin açıklığa veya sonraki adımlara ihtiyaç duyduğu her yerde.

Yapay zekanın akışları, belleği ve istemleri kullanarak nasıl davranacağını tanımlarsınız. Verileri API'lere aktarabilirsiniz ve bu API'ler indekslendikten sonra bulduklarına göre karar veren aracılar oluşturmak için kullanılabilir.

Platform, farklı veri türlerine karşı dayanıklı olmasının yanı sıra, boru hattını WhatsApp sohbet robotu veya Telegram sohbet robotu gibi farklı platformlarda kolayca dağıtmanıza yardımcı olabilecek kolay entegrasyonlar sunar.

Belge iş akışlarını destekleyen özellikler:

• Dosyaları bir bilgi tabanına yükleyin ve sohbet yoluyla belirli yanıtları alın
• CRM'leri, form araçlarını, iletişim kanallarını veya imza platformlarını bağlayın
• Eksik alanları toplamak veya görüşmenin ortasında bilgileri onaylamak için dinamik akışları kullanın
• Slack, WhatsApp, Telegram'a veya doğrudan dahili araçlarınıza dağıtın

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz Plan: Çekirdek oluşturucu, 1 bot ve 5$ AI kredisi içerir
• Plus: 89 $/ay - akış testi, yönlendirme, insan aktarımı
• Ekip: $495/ay - SSO, işbirliği, ortak kullanım takibi
• Kurumsal: Özel - özel kurulumlar, yüksek hacim veya uyumluluk kontrolleri için

2. Zapier

En iyi kullanım alanı: Veri işlemenin inceliklerine girmeden belge iş akışlarını otomatikleştirmeye çalışan teknik olmayan ekipler

Zapier , araçları bir araya getirmek için oluşturulmuş bir yapay zeka düzenleme platformudur. Bir belge geldiğinde, Zapier verileri taşıyabilir, etrafındaki sistemleri güncelleyebilir, bir sonraki adımı tetikleyebilir ve her şeyin verilerle senkronize olarak yapıldığından emin olabilir.

Tetikleyicilere tepki veren ve bir dizi eylemi çalıştıran hafif iş akışları olan Zap'ler oluşturursunuz. Bir kullanıcının dosya yüklemesi yeni bir CRM girişine, bir e-postaya, Slack'e bir mesaja veya bir ekip arkadaşına devredilen bir göreve yol açabilir.

Zapier , Botpress gibi platformlarla birlikte iyi çalışır. Konuşma sırasında ayrıştırılan bir belge Zapier'e gönderilebilir, Zapier de bu belgeyi bir form doldurucu, bir imzalayıcı, bir takvim veya bir analiz aracına yönlendirir.

Belge otomasyonu için temel yetenekler:

• 6.000'den fazla uygulama entegrasyonu - CRM'ler, formlar, imzalayanlar, depolama, veritabanları
• Esnek belge tetikleyicileri için Webhook ve API modülleri
• Yapılandırılmış iş akışları için dallanma mantığı, filtreler ve biçimlendiriciler
• Güvenilir arka uç uygulamasına ihtiyaç duyan botlar veya ön uç ajanları ile iyi eşleşir

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz: 100 görev/ay, tek adımlı akışlar
• Başlangıç: $29,99/ay - 750 görev, temel mantık
• Profesyonel: $73.50/ay - çok adımlı akışlar, filtreler, yollar
• Ekip ve Şirket: Özel - ölçek, erişim kontrolleri ve destek için

3. n8n

En iyi kullanım alanı: Belgelerin alınması ve doğrudan başka bir sisteme aktarılması gereken küçük ölçekli, kendi kendine barındırılan kurulumlar.

n8n, bir webhook, bir ayrıştırıcı, bir veritabanı, bir bot gibi adımları bağlayarak akışlar oluşturduğunuz bir otomasyon platformudur.

Sunucunuzda veya bulut örneğinizde çalışır ve verilerin uygulamalar arasında nasıl hareket edeceğine karar vermeniz için size görsel bir yol sunar.

Belge otomasyonu için taşıma katmanını yönetir. Belgeniz başka bir yerde işlendikten sonra, n8n içeriği bir API ile gitmesi gereken yere gönderen sistem haline gelir.

Piyasadaki en iyi bağlayıcı kütüphanelerinden birine sahiptir, belge aracıları, CRM'ler, imzalayıcılar, gösterge tabloları ve botlar arasında bir köprü olarak iyi çalışır.

Belge otomasyonu için temel yetenekler:

• Uygulamada tam görünürlüğe sahip kendi kendine barındırılan otomasyon motoru
• HTTP, dosya işleme, veri dönüşümü ve hizmet çağrıları için düğümler
• API aracılığıyla OCR, ayrıştırma ve LLM hizmetleriyle uyumlu

Fiyatlandırma:

• Kendi kendine barındırılan: Ücretsiz
• Cloud Starter: $20/ay - 5.000 yürütme
• Cloud Pro: $50/ay - çok kullanıcılı, daha yüksek hacimli
• Kurumsal: Özel - SLA'lar, gelişmiş erişim, özel barındırma

4. PandaDoc

Şunun için en iyisi: Birden fazla platformda gösterişli, izlenebilir belgeler oluşturması gereken ekipler

PandaDoc, birden fazla platforma bağlı belgeler etrafında iş akışlarını otomatikleştirebilen bir belge oluşturma platformudur. PandaDoc, arka uç otomasyonundan ziyade satış ve hesap operasyonlarına daha yakındır.

Şablonlar oluşturursunuz, birkaç alan girersiniz, iletişim kurması gereken platformları birbirine bağlarsınız ve platform size boru hattını güvenilir hale getirecek özellikler sunar.

Bir chatbot veya AI aracısının kullanıcılardan girdileri topladığı ve ardından bir teklif veya önceden doldurulmuş sözleşmeler oluşturmak için PandaDoc'a ilettiği durumlarda iyi çalışır.

Çoğu ekip, tam otomasyon araç setini içermeyen Essentials planı ile başlıyor. Bu da platformu karmaşık iş akışları için tavsiye etmeyi zorlaştırıyor. Yine de, temel entegrasyonlar ve teslimat çerçevesi, buradaki yerini haklı çıkaracak kadar güçlü.

Belge otomasyonu için temel yetenekler:

• Görünümleri ve durumu takip eden gömülü eİmzalar
• Ekip iş akışları için rol tabanlı erişim ve sürüm takibi

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz: Temel eİmzalar ve belge yüklemeleri
• Essentials: Kullanıcı başına aylık 19 ABD doları - şablonlar ve içerik kitaplığı
• Kurumsal: Kullanıcı başına aylık 49 ABD doları - CRM entegrasyonları ve özel iş akışları

5. DocuWare

Şununiçin en iyisi: Güvenli depolama ve kural tabanlı belge yönlendirmeye ihtiyaç duyan düzenlemeye tabi sektörlerdeki ekipler.

DocuWare, ölçek için oluşturulmuş bir belge yönetimi ve otomasyon platformudur. Belge iş akışlarındaki yapıya odaklanır ve dosyaları yakalayarak, verileri çıkararak ve sıkı erişim kontrolü ile önceden tanımlanmış iş akışları aracılığıyla yönlendirerek çalışır.

En çok belgelerin denetlenme olasılığının yüksek olduğu İK, finans ve hukuk alanlarında kullanılır. Siz akışı ayarlarsınız ve DocuWare ayrıştırma, doğrulama, aktarma ve sürüm izleme işlemlerini perde arkasında gerçekleştirir.

Platform esneklikten ziyade kontrole yöneliyor, ancak ilk günden itibaren görünürlük ve uyumluluğa ihtiyaç duyan ekipler için stack içinde güvenilir bir katman.

Belge otomasyonu için temel yetenekler:

• Görev mantığı ve onaylar ile iş akışı oluşturucu
• Taranan dosyalar için OCR tabanlı indeksleme
• Rol tabanlı erişim ve denetim kaydı
• Uyumluluk iş akışları için saklama politikaları

Fiyatlandırma: 

• Özel: Kullanıcılara, depolama alanına ve özellik erişimine göre. Bulut ve şirket içi seçenekleri mevcuttur.

Belge İş Akışlarını Otomatikleştirmeye Başlayın

Herkes bir PDF tarayabilir - ancak belgelerinizin gerçek sonuçlar doğurmasını istiyorsanız, bir yapıya ihtiyacınız vardır.

Botpress , PDF'ler, tablolar, Notion sayfaları, elektronik tablolar, web siteleri ve daha fazlasından içeriği bağlar ve ayrıştırır, ham girdileri yapay zeka aracılarınızın üzerinde hareket edebileceği sorgulanabilir verilere dönüştürür.

Bu veriler, her sorgunun dinamik bağlamı tarafından yönlendirilen kullanıcılar, araçlar ve sistemler arasında otomatik olarak hareket eder. Yerleşik HITL ve çok kanallı dağıtım ile ekibinizle birlikte çalışan belge otomasyonunu ölçeklendirebilirsiniz.

Bugün inşa etmeye başlayın. Ücretsiz.

SSS

Belge iş akışı otomasyonu birden fazla dildeki belgeleri işleyebilir mi?

Evet, modern yapay zeka modelleri çok dilli veriler üzerinde eğitildiği ve çeşitli dillerdeki metinleri işleyebildiği için belge iş akışı otomasyonu birden fazla dildeki belgeleri işleyebilir. Ancak doğruluk, YZ'nin belirli diller, lehçeler ve karakter setleri üzerinde ne kadar iyi eğitildiğine bağlı olarak değişebilir, bu nedenle daha az yaygın dillerle uğraşan işletmeler dağıtımdan önce kapsamlı bir şekilde test etmelidir.

Belge iş akışı otomasyonunu mevcut CRM veya ERP sistemlerimle entegre etmek mümkün mü?

Çoğu modern platform, belgelerdeki verilerin müşteri kayıtlarına ve operasyonel veritabanlarına akmasını sağlayan API bağlantılarını desteklediğinden, belge iş akışı otomasyonunu mevcut CRM veya ERP sistemleriyle entegre etmek mümkündür.

Belge iş akışı otomasyonundan en çok ne tür işletmeler yararlanır?

Sağlık, finans, hukuk, sigorta, inşaat ve perakende gibi sektörlerdeki işletmeler, yüksek hacimli formlar, sözleşmeler, faturalar, raporlar ve uyumluluk kayıtlarıyla yoğun bir şekilde uğraştıkları için belge iş akışı otomasyonundan en çok yararlananlardır. Tekrarlayan, belge ağırlıklı süreçlere sahip tüm kuruluşlar, belgelerin nasıl ele alındığını ve yönlendirildiğini otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir.

Belge iş akışı otomasyon araçları aracılığıyla işlenen veriler ne kadar güvenli?

Belge iş akışı otomasyon araçları aracılığıyla işlenen veriler son derece güvenli olabilir çünkü saygın platformlar hassas bilgileri korumak için şifreleme ve denetim izleri kullanır. Bununla birlikte, güvenlik seçilen satıcıya ve sistemin nasıl yapılandırıldığına bağlıdır, bu nedenle gizli verileri işleyen işletmeler sağlayıcının güvenlik sertifikalarını doğrulamalıdır.

Belge iş akışı otomasyonunu kurmak için teknik becerilere ihtiyacım var mı yoksa geliştirici olmayanlar da bu işin üstesinden gelebilir mi?

Bazı gelişmiş belge iş akışı otomasyon kurulumları, özel entegrasyonlar veya API yapılandırmaları için teknik beceriler gerektirirken, birçok modern araç, geliştirici olmayanların belge iş akışlarını oluşturmak ve yönetmek için kullanabileceği kodsuz arayüzler sunar. Teknik olmayan kullanıcılar yönlendirme mantığını tanımlama ve otomasyon kurallarını belirleme gibi görevleri yerine getirebilir, ancak karmaşık uygulamalar yine de BT desteğinden yararlanır.