Belge İş Akışı Otomasyonu: Zaman Kazandıran 4 Gerçek Kullanım Senaryosu

Bundan sadece birkaç yıl önce, üniversitede Kimya 101 dersinde zorlanırken, dönem bir anda değişti — pandemi patladı, tam da final laboratuvar sınavlarımızdan önce.

Ve sınavlar yerine, üniversite bize şunu söyledi: “Tüm laboratuvar kayıtlarınızı PDF olarak yazıp gönderin.”

Elli sayfa el yazısı tablo, formül, reaksiyon, hesaplama — hepsi manuel olarak yazıldı, sadece geçer not almak için. Şimdi mi? Tümünü taratırdım.

Yapay zekâ ajanları artık benim kötü el yazımı bile okuyabilen iş akışlarını yönetiyor — hataları işaretlemem, içerikle ilgili sorular sormam, farklı sürümler göndermem ve belgeyi tek bir kelimeyi yeniden yazmadan ekip arkadaşlarıma veya yöneticilere iletmem mümkün.

Belge iş akışı otomasyonu, el yazısıyla yazdığınız “dilations” kelimesinin başkasının gelen kutusunda “delusions” olarak görünmesini engeller.

Belge iş akışı otomasyonu nedir?

Belge iş akışı otomasyonu (DWA), belgeleri yakalama, indeksleme, inceleme, onaylama ve teslim etme gibi bir dizi görevin yazılım aracılığıyla, manuel aktarım olmadan ilerletilmesidir.

DWA, iş süreçleri otomasyonunun bir parçasıdır ve ekiplerin tekrarlayan belge işlemlerini güvenilir, yapay zekâ destekli adımlarla değiştirmesine yardımcı olur.

Belge otomasyonu eskiden karakterleri tarayan ve metni çıkaran kural tabanlı OCR sistemlerine dayanıyordu. Şimdi ise, yapay zekâ ajanlarıyla, aynı iş akışları belgelerin yapısını ve her bölümün anlamını anlayan araçlarla yönetiliyor.

İçeriği anlamlı ve yapılandırılmış parçalara ayırarak, yapay zekâ ajanları bu verileri CRM veya biletleme platformları gibi sistemlere aktarabilir; böylece bu sistemler otomatik olarak doğru kararları veya sonraki adımları tetikleyebilir.

Belge İş Akışı Otomasyonu: Temel Terimler

Belge iş akışı otomasyonu nasıl çalışır?

Adım 1: Belgenin yakalanması ve dijitalleştirilmesi

Belge, PDF, DOCX, e-posta veya HTML dosyası olarak yüklenir. Ayrıştırma, bu dosyayı sistemin anlayıp işleyebileceği yapılandırılmış bir temsile dönüştürür.

Ayrıştırma, belgeyi başlıklar, paragraflar, tablolar, listeler ve dipnotlar gibi ayrı bloklara ayırır. Her blok, başlık mı, değer mi, etiket mi yoksa başka bir şey mi olduğunu belirten bağlamsal meta verilerle etiketlenir.

Ayrıştırma, belgenin düzenini dikkate alan bir harita oluşturur ve bu harita vektör veritabanında saklanır. Bu harita, yapay zekâ ajanlarının içerikleri anlaması ve bölümler arasındaki bağlantıları kurması için temel katmanı oluşturur.

Adım 2: Her dosyadan ilgili verilerin çıkarılması

Yapay zekâ ajanı, ayrıştırılmış yapıyı alır ve önemli olanları tespit etmeye başlar, örneğin:

• Alanlar ve varlıklar: İsimler, tarihler, tutarlar, adresler
  
  
• İlişkiler: Hangi değerler hangi etiketlere ait, hangi bölümler diğerlerine bağlı
  
  
• Bağlam: Değer belgenin hangi bölümünden geliyor — özet, dipnot, yasal madde vb.

Bu işleme yapay zekâ ile belge indeksleme denir. Her içerik parçası gömülür ve vektör veritabanında, ajan tarafından aranabilecek anlamsal bir anlam olarak saklanır.

Yani ajan, anahtar kelime "tarama" yapmak yerine şu soruyu sorabilir:

“Kullanıcı bu belgede ödeme koşullarını nerede kabul ediyor?”

Ajan, belgedeki ifadeler tamamen farklı olsa bile, yine de kesin ve bağlama uygun bir yanıt verebilir.

Adım 3: Belgelerin mantık ve onay süreçlerinden geçirilmesi

İçerik indekslendikten sonra, yapay zekâ ajanları sırada ne olacağına ve kime iletileceğine karar verebilir.

Bu yapay zekâ orkestrasyonu iki düzeyde uygulanabilir:

• Belge düzeyi: Tüm dosyayı gönder (ör. imzalı bir sözleşmenin hukuka iletilmesi)
• İçerik düzeyi: Sadece çıkarılan bir bölümü gönder (ör. işaretlenen bir madde veya fatura tutarı)

Yapay zekâ ajanının kararları, önceden tanımlanmış kurallar ve istemlerle yönlendirilir. Örneğin, bir inşaat firması belge otomasyon ajanına şöyle talimat verebilir:

• Ödeme koşulları 60 günü aşıyorsa, manuel inceleme için işaretle
• Tedarikçi onaylıysa ve sipariş formu imzalandıysa, otomatik olarak finans birimine ilet

Bundan sonra, belgeler içeriklerine ve kullanım amaçlarına göre dallanır, birleşir veya çözülür.

Adım 4: Uyumluluk için yapılandırılmış belge verisinin saklanması ve takibi

Bu aşamada, belgenin kendisi zaten saklanmıştır — önemli olan artık nasıl kullanıldığının izlenmesidir.

Yapay zekâ ajanları, belgeyle ilgili alınan her kararı kaydeder. Bunlar şunları içerebilir:

• Belgenin hangi bölümlerine erişildiği
• Hangi değerlerin çıkarılıp kullanıldığı
• Hangi sürümün referans alındığı
• Kim neyi, ne zaman onayladı

Bu, yapılandırılmış bir denetim izi oluşturur. Bir politikanın uygulandığını, bir sözleşmenin neden onaylandığını veya hangi eylemin neyi tetiklediğini e-postalar ya da Slack mesajları arasında kaybolmadan kanıtlayabilirsiniz.

Bu tür takip, iş akışlarınızı hem hesap verebilir sistemlere dönüştürür hem de kullanım oranını artırır.

Belge İş Akışlarını Otomatikleştirmenin Temel Faydaları

Bölümler arası işlem süresini kısaltır

Birisi bir belge yüklediğinde, belge ayrıştırılır ve doğru bağlamla birlikte, işlem yapması gereken kişiye iletilir.

Süreçteki herkes, baştan itibaren aynı yapılandırılmış sürümü görür; bu da onayları hızlandırır ve tekrar eden aktarımları önler.

Bu tür bir uyum, özellikle lead generation chatbot gibi otomasyon kullanım senaryolarında, form yanıtlarını ekipler arasında yönlendirmek için çok daha etkili olur.

Veri işleme hatalarını azaltır

Otomasyon iş akışı, dosyayı olduğu gibi — taranmış, sesli, el yazısı ya da dışa aktarılmış — alır ve yapılandırılmış veriye dönüştürür.

Ve ABD’deki küçük ve orta ölçekli işletmelerin %45’inin hâlâ çalışan ve tedarikçi verilerini el yazısıyla tuttuğu düşünüldüğünde, bu hatalar günlük işleyişin bir parçası haline gelmiş durumda.

Otomasyon, önemli olanı çıkarır ve otomatik olarak doğru kayda bağlar. Bu da daha az düzeltme ve baştan daha az hata demektir.

Şeffaf iş akışlarıyla politika uyumluluğunu garanti eder

Bir belge bir iş akışında ilerlerken, neler olduğunu — kim tarafından onaylandığını, hangi sürümün görüldüğünü ve kararların nasıl alındığını — bilmeniz gerekir.

Otomasyon bunu varsayılan olarak takip eder. Her etkileşim anında kaydedilir. Kaydı açtığınızda tam olarak hangi aşamada olduğunu bilirsiniz.

Kâğıda dayalı süreçlerde operasyonel maliyetleri düşürür

Geleneksel kurumlar hâlâ kritik operasyonlarını kâğıt üzerinde yürütüyor — yüksek hacimli, manuel iş akışları, yükleme standartları ve yapılandırılmış formatlar olmadan.

McKinsey raporlarına göre, kurumların %75’i en az bir işlevde yapay zekâ kullanıyor, ancak yalnızca %1’i bu uygulamaları olgun olarak değerlendiriyor.

Belge indeksleme eskiden maliyetliydi. Ancak yeni görsel gömme modelleriyle, karmaşık girdileri yapılandırmanın maliyeti hızla düştü.

Belge İş Akışı Otomasyonu Örnekleri

Belge iş akışı otomasyonu, dağınık ve yapılandırılmamış belgeleri bir sistemin anlayıp işleyebileceği hale getirmeniz gereken her yerde uygulanabilir. Buna taranmış formlar, PDF’ler, elektronik tablolar — yani veritabanına uygun şekilde oluşturulmamış her şey dahildir.

Otomasyon, bu belgeleri işe yarar hale getirir. Ayrıca, her bir bilginin — hatta tek bir ifadenin — sistemlerinizde nasıl görüntülendiğini, referans alındığını veya kullanıldığını takip etmenizi sağlar.

Aşağıdaki örnekler, bunun dört farklı ortamda nasıl uygulandığını gösteriyor:

Sağlık sektöründe hasta kayıtlarının ziyaretler arasında eşleştirilmesi

Her hasta ziyaretiyle birlikte daha fazla evrak oluşur — başvuru formları, onay belgeleri, taburcu notları, sevk mektupları. Ancak bugünkü teşhis geçen yılki reçeteyle bağlantılı değilse, önemli bilgiler kaybolur.

Belge iş akışı otomasyonu, ham belgelerin klinik verileri yapılandıracak şekilde tasarlanmış bir medikal sohbet botu üzerinden yönlendirilmesine olanak tanıyarak bu sorunu kaynağında çözer.

Bir dosya yüklendiği anda otomatik olarak ayrıştırılır. Hasta kimlikleri, teşhisler, ilaçlar ve sağlayıcı isimleri çıkarılır, standart hale getirilir ve hastanın mevcut kaydına bağlanır.

Kayıt taleplerini beklemek yerine, bakım ekipleri bağlantılı bir görünüm elde eder. Her ziyaret, işlem ve reçete, karar anında bağlam içinde görüntülenir.

Finans onaylarında uyumsuz ödeme koşullarının tespiti

Faturalar eksik ve dağınık gelir. Bazıları meta verisi olmayan taranmış görsellerdir. Diğerleri ise vergi alanlarının uyuşmadığı veya toplamların sözleşmeyle örtüşmediği elektronik tablolardır.

Her biri okunmalı, doğrulanmalı ve e-posta ya da Slack mesajları üzerinden takip edilmelidir. Bu da her ödemeyi geciktirir.

Belge iş akışı otomasyonu, faturalar geldiği anda onları ayrıştırır; sipariş numaralarını, vergi tutarlarını, kalemleri, tedarikçi isimlerini çıkarır ve sözleşme koşullarıyla karşılaştırır. Finans sohbet botları bu verileri kullanarak faturalar onaylanmadan önce uyumsuz koşulları işaretleyebilir.

Perakende işe alım süreçlerinde çalışan/tedarikçi kural ihlallerinin tespiti

Şirketler sınır ötesine açılıp hibrit çalışmaya geçtikçe, hem çalışanlar hem de tedarikçiler için işe alım yükü hızla artar.

Tedarikçiler dosyalarını kendi şirketlerinin formatında gönderir. Taşeronlar belgeleri mobil uygulamalardan yükler. Bazı formlar geçen yılki işe alımdan taranmış kopyalardır — bazıları ise eksik bölümlere sahiptir.

Belge otomasyonu, her belge geldiği anda okur. Kimlikleri, vergi bilgilerini ve rol sınıflandırmalarını çıkarır ve sisteminizdeki mevcut bilgilerle karşılaştırır.

Süresi dolmuş veya uyumsuz olan her şey, İK ya da satın alma ekibi dokunmadan önce işaretlenir.

İnşaat iş akışlarında saha uygunluk kontrol listelerinin otomatik doldurulması

İnşaat sahalarında belgeler her şekilde ortaya çıkar. Saha mühendisleri görev sırasında fotoğraf çeker — etiketlenmemiş, bazen sırasız. Kontrol listeleri basılır, elle doldurulur, loş ışıkta taranır ve günler sonra yüklenir.

Babam bunu her hafta, telekomda altyapı projelerini yönetirken görüyor. Yüzlerce çalışan onlarca sahaya dağılmışken, girdileri düzenlemeye vakit yok; ancak verilerin raporlandığında anlamlı olması gerekiyor.

Her dosya doğru saha, görev veya denetime bağlanır. Otomasyon sistemi, yapılandırılmış bir kontrol listesiyle doldurulabilecek alanları tamamlar.

Belge İş Akışı Otomasyonu için En İyi 5 Araç

1. Botpress

En uygun kullanım: Otomasyonun konuşmayla başladığı, ancak yazılım, belgeler, API’ler ve karmaşık iş akışlarına derinlemesine ulaşması gereken ekipler.

Botpress, belge odaklı görevlerin gerçek zamanlı olarak doğal konuşmalarla yapay zeka belge indeksleme üzerinden nasıl yönetileceği konusunda size kontrol sağlayan bir yapay zeka ajan platformudur.

Farklı ortam ve formatlarda gelen girdilerin olduğu, kararların bir dosyadaki bilgilerin ayrıştırılmasına, daha fazla bağlam istenmesine ve eylemlerin bağlı araçlar üzerinden yönlendirilmesine bağlı olduğu kullanım senaryoları için tasarlanmıştır.

Bu, onay, işe alım, raporlama ve destek gibi süreçlerde sıkça karşımıza çıkar — bilginin belgede olduğu, ancak birinin netlik veya sonraki adımlara ihtiyaç duyduğu her yerde.

Yapay zekanın nasıl davranacağını akışlar, hafıza ve istemlerle siz belirlersiniz. Verileri API’lere aktarabilir, indekslendikten sonra bulduklarına göre karar veren ajanlar oluşturabilirsiniz.

Farklı veri türlerine dayanıklı olmasının yanı sıra, platform size kolay entegrasyonlar sunar ve bu sayede süreci bir WhatsApp sohbet botu veya bir Telegram sohbet botu gibi farklı platformlarda kolayca dağıtabilirsiniz.

Belge iş akışlarını destekleyen özellikler:

• Dosyaları bilgi tabanına yükleyin ve sohbetle belirli yanıtlar çıkarın
• CRM’leri, form araçlarını, iletişim kanallarını veya imza platformlarını bağlayın
• Eksik alanları toplamak veya bilgileri konuşma sırasında onaylamak için dinamik akışlar kullanın
• Slack, WhatsApp, Telegram veya doğrudan dahili araçlarınıza dağıtın

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz Plan: Temel oluşturucu, 1 bot ve 5$ yapay zeka kredisi içerir
• Plus: $89/ay — akış testi, yönlendirme, insan devri
• Team: $495/ay — SSO, işbirliği, ortak kullanım takibi
• Enterprise: Özel — özel kurulumlar, yüksek hacim veya uyumluluk kontrolleri için

2. Zapier

En uygun kullanım: Veri işleme ayrıntılarına girmeden belge iş akışlarını otomatikleştirmek isteyen teknik bilgisi olmayan ekipler için

Zapier, araçları birbirine bağlamak için oluşturulmuş bir yapay zeka orkestrasyon platformudur. Bir belge geldiğinde, Zapier veriyi taşıyabilir, ilgili sistemleri güncelleyebilir, sonraki adımı tetikleyebilir ve tüm işlemlerin senkronize şekilde yapılmasını sağlar.

Zap’ler oluşturursunuz — tetikleyicilere yanıt veren ve bir dizi eylem çalıştıran basit iş akışları. Bir kullanıcının dosya yüklemesi, yeni bir CRM kaydına, bir e-postaya, Slack mesajına veya bir ekip arkadaşına devredilen bir göreve yol açabilir.

Zapier, Botpress gibi platformlarla birlikte iyi çalışır. Konuşmada ayrıştırılan bir belge Zapier’e gönderilebilir, ardından form doldurucuya, imzalayıcıya, takvime veya analiz aracına yönlendirilebilir.

Belge otomasyonu için temel özellikler:

• 6.000+ uygulama entegrasyonu — CRM’ler, formlar, imzalayıcılar, depolama, veritabanları
• Esnek belge tetikleyicileri için webhook ve API modülleri
• Yapılandırılmış iş akışları için dallanma mantığı, filtreler ve biçimlendiriciler
• Güvenilir arka uç işlemlerine ihtiyaç duyan botlar veya ön yüz ajanlarıyla iyi çalışır

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz: 100 görev/ay, tek adımlı akışlar
• Starter: $29,99/ay — 750 görev, temel mantık
• Professional: $73,50/ay — çok adımlı akışlar, filtreler, yollar
• Team & Company: Özel — ölçek, erişim kontrolleri ve destek için

3. n8n

En uygun kullanım: Küçük ölçekli, kendi sunucusunda çalışan ve belgelerin doğrudan başka bir sisteme aktarılması gereken kurulumlar.

n8n, adımları birbirine bağlayarak akışlar oluşturduğunuz bir otomasyon platformudur — bir webhook, bir ayrıştırıcı, bir veritabanı, bir bot.

Kendi sunucunuzda veya bulut ortamınızda çalışır ve verilerin uygulamalar arasında nasıl hareket edeceğine görsel olarak karar vermenizi sağlar.

Belge otomasyonu için, taşıma katmanını yönetir. Belgeniz başka bir yerde işlendiğinde, n8n içeriği API ile gitmesi gereken yere gönderen sistem olur.

Piyasadaki en iyi bağlayıcı kütüphanelerinden birine sahiptir, belge ajanları, CRM'ler, imzalayıcılar, panolar ve botlar arasında köprü olarak iyi çalışır.

Belge otomasyonu için temel özellikler:

• Tam görünürlük sağlayan, kendi sunucunuzda barındırabileceğiniz otomasyon motoru
• HTTP, dosya yönetimi, veri dönüştürme ve servis çağrıları için düğümler
• API üzerinden OCR, ayrıştırma ve LLM servisleriyle uyumlu

Fiyatlandırma:

• Kendi sunucunda barındırma: Ücretsiz
• Cloud Starter: $20/ay — 5.000 yürütme
• Cloud Pro: $50/ay — çoklu kullanıcı, yüksek hacim
• Enterprise: Özel — SLA'lar, gelişmiş erişim, özel barındırma

4. PandaDoc

En uygun: Birden fazla platformda şık ve izlenebilir belgeler oluşturması gereken ekipler

PandaDoc, birden fazla platforma bağlı belgeler etrafında iş akışlarını otomatikleştirebilen bir belge oluşturma platformudur. PandaDoc, arka uç otomasyonuna kıyasla satış ve hesap operasyonlarına daha yakın konumlanır.

Şablonları oluşturursunuz, birkaç alan girersiniz, iletişim kurması gereken platformları bağlarsınız ve platform size süreci güvenilir kılacak özellikler sunar.

Bir sohbet botu veya yapay zeka ajanı kullanıcılardan veri topladığında ve ardından PandaDoc'a iletip teklif veya önceden doldurulmuş anlaşmalar oluşturduğunda iyi çalışır.

Çoğu ekip Essentials planı ile başlar, ancak bu plan tam otomasyon araç setini içermez. Bu da platformu karmaşık iş akışları için önermeyi zorlaştırır. Yine de, temel entegrasyonlar ve teslimat altyapısı burada yer almasını haklı çıkaracak kadar güçlüdür.

Belge otomasyonu için temel özellikler:

• Görüntüleme ve durum takibini sağlayan gömülü e-imzalar
• Ekip iş akışları için rol tabanlı erişim ve sürüm takibi

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz: Temel e-imza ve belge yükleme
• Essentials: Kullanıcı başına ayda 19$ — şablonlar ve içerik kütüphanesi
• Business: Kullanıcı başına ayda 49$ — CRM entegrasyonları ve özel iş akışları

5. DocuWare

‍En uygun olan: Güvenli depolama ve kurallara dayalı belge yönlendirmesine ihtiyaç duyan, düzenlemeye tabi sektörlerdeki ekipler.

DocuWare, ölçeklenebilirlik için tasarlanmış bir belge yönetimi ve otomasyon platformudur. Belge iş akışlarında yapıya odaklanır; dosyaları yakalar, verileri çıkarır ve önceden tanımlanmış iş akışlarıyla, sıkı erişim kontrolüyle yönlendirir.

En çok İK, finans ve hukuk alanlarında kullanılır; çünkü bu alanlarda belgeler genellikle denetime tabi olur. Akışı kurarsınız, DocuWare ise arka planda ayrıştırma, doğrulama, devir ve sürüm takibini yönetir.

Platform esneklikten çok kontrole odaklanır, ancak ilk günden itibaren görünürlük ve uyumluluk isteyen ekipler için güvenilir bir katmandır.

Belge otomasyonu için temel özellikler:

• Görev mantığı ve onaylarla iş akışı oluşturucu
• Taranan dosyalar için OCR tabanlı indeksleme
• Rol tabanlı erişim ve denetim kaydı
• Uyumluluk iş akışları için saklama politikaları

Fiyatlandırma:

• Özel: Kullanıcı, depolama ve özellik erişimine göre fiyatlandırılır. Bulut ve yerinde seçenekler mevcuttur.

Belge İş Akışlarını Otomatikleştirmeye Başla

Herkes bir PDF tarayabilir — ancak belgelerinizin gerçek sonuçlar üretmesini istiyorsanız, yapıya ihtiyacınız var.

Botpress, PDF'ler, tablolar, Notion sayfaları, elektronik tablolar, web siteleri ve daha fazlasından içerik alıp ayrıştırarak ham girdileri, yapay zeka ajanlarınızın üzerinde işlem yapabileceği sorgulanabilir verilere dönüştürür.

Bu veriler, her sorgunun dinamik bağlamına göre kullanıcılar, araçlar ve sistemler arasında otomatik olarak hareket eder. Dahili HITL ve çoklu kanal dağıtımı ile, ekibinizle birlikte çalışan belge otomasyonunu ölçeklendirebilirsiniz.

Hemen oluşturmaya başlayın. Ücretsiz.

Sıkça Sorulan Sorular

Belge iş akışı otomasyonu birden fazla dildeki belgeleri yönetebilir mi?

Evet, belge iş akışı otomasyonu birden fazla dildeki belgeleri yönetebilir; çünkü modern yapay zeka modelleri çok dilli verilerle eğitilmiştir ve çeşitli dillerdeki metinleri işleyebilir. Ancak, doğruluk seviyesi, yapay zekanın belirli dil, lehçe ve karakter setlerinde ne kadar iyi eğitildiğine bağlı olarak değişebilir; bu nedenle, daha az yaygın dillerle çalışan işletmeler dağıtımdan önce kapsamlı test yapmalıdır.

Belge iş akışı otomasyonunu mevcut CRM veya ERP sistemlerimle entegre etmek mümkün mü?

Belge iş akışı otomasyonunu mevcut CRM veya ERP sistemlerinizle entegre etmek mümkündür; çünkü çoğu modern platform, belgelerden gelen verilerin müşteri kayıtlarına ve operasyonel veri tabanlarına akmasını sağlayan API bağlantılarını destekler.

Belge iş akışı otomasyonundan en çok hangi tür işletmeler faydalanır?

Sağlık, finans, hukuk, sigorta, inşaat ve perakende gibi sektörlerdeki işletmeler, yüksek hacimli form, sözleşme, fatura, rapor ve uyumluluk kaydıyla uğraştıkları için belge iş akışı otomasyonundan en çok faydalanır. Tekrarlayan ve belge yoğun süreçlere sahip her kuruluş, belgelerin nasıl işlendiğini ve yönlendirildiğini otomatikleştirerek zamandan tasarruf edebilir.

Belge iş akışı otomasyon araçlarıyla işlenen veriler ne kadar güvenli?

Belge iş akışı otomasyon araçlarıyla işlenen veriler oldukça güvenli olabilir; çünkü güvenilir platformlar hassas bilgileri korumak için şifreleme ve denetim izleri kullanır. Ancak, güvenlik seçilen sağlayıcıya ve sistemin nasıl yapılandırıldığına bağlıdır; bu nedenle gizli veri işleyen işletmeler, sağlayıcının güvenlik sertifikalarını doğrulamalıdır.

Belge iş akışı otomasyonunu kurmak için teknik bilgiye ihtiyacım var mı, yoksa teknik olmayan kişiler de bunu yapabilir mi?

Bazı gelişmiş belge iş akışı otomasyon kurulumları, özel entegrasyonlar veya API yapılandırmaları için teknik bilgi gerektirse de, birçok modern araç teknik olmayan kullanıcıların belge iş akışlarını oluşturup yönetebileceği kodsuz arayüzler sunar. Teknik olmayan kullanıcılar yönlendirme mantığını tanımlama ve otomasyon kurallarını belirleme gibi görevleri yerine getirebilir; ancak karmaşık uygulamalarda yine de BT desteği faydalı olur.