Automazione del flusso di lavoro dei documenti: 4 casi d'uso reali che fanno risparmiare tempo

Pochi anni fa, quando stavo affrontando il corso di Chimica 101 durante i miei studi universitari, il semestre ha preso una piega imprevedibile: è arrivata la pandemia, proprio prima delle nostre esercitazioni finali di laboratorio.

E invece degli esami, l'università ci ha detto: "Scrivete l'intera documentazione di laboratorio in un PDF e inviatela".

Cinquanta pagine di tabelle, formule, reazioni, calcoli scritti a mano, tutti digitati manualmente solo per ottenere un voto sufficiente. Ora? Scannerizzerei tutto.

Gli agenti di intelligenza artificiale ora gestiscono flussi di lavoro in grado di leggere la mia pessima calligrafia, tanto da permettermi di segnalare gli errori, fare domande sul contenuto, inviare diverse versioni e spedire il documento ai colleghi o ai manager senza dover riscrivere una sola parola.

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti è ciò che impedisce alle vostre "dilatazioni" scritte a mano di apparire come "delusioni" nella casella di posta di qualcun altro.

Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti (DWA) è l'uso di un software per spostare i documenti attraverso una serie di attività (come l'acquisizione, l'indicizzazione, la revisione, l'approvazione e la consegna) senza affidarsi a passaggi manuali.

Il DWA rientra nell'ambito più ampio dell'automazione dei processi aziendali, aiutando i team a sostituire le attività documentali ripetitive con azioni affidabili e guidate dall'intelligenza artificiale.

In passato l'automazione dei documenti si basava su sistemi OCR basati su regole che scansionavano i caratteri ed estraevano il testo. Ora, con gli agenti di intelligenza artificiale, gli stessi flussi di lavoro sono alimentati da strumenti che comprendono la struttura di un documento e il significato di ciascuna parte.

Scomponendo i contenuti in componenti strutturati e significativi, gli agenti di intelligenza artificiale possono alimentare i dati in sistemi come i CRM o le piattaforme di biglietteria, in modo che questi sistemi possano attivare automaticamente le decisioni giuste o i passi successivi.

Automazione del flusso di lavoro dei documenti: Termini chiave

Come funziona l'automazione del flusso di lavoro dei documenti?

Fase 1: Acquisizione e digitalizzazione del documento

Il documento viene caricato come file (PDF, DOCX, e-mail o HTML). Il parsing trasforma il file in una rappresentazione strutturata che il sistema può comprendere e utilizzare.

Il parsing suddivide il documento in blocchi distinti: titoli, paragrafi, tabelle, elenchi e note a piè di pagina. Ogni blocco viene poi etichettato con metadati contestuali che ne definiscono il ruolo: se è un titolo, un valore, un'etichetta o altro.

Il parsing costruisce una mappa del documento consapevole del layout, che viene memorizzata in un database vettoriale. Questa mappa diventa il livello di base che gli agenti di intelligenza artificiale utilizzano per ragionare su cosa c'è all'interno e su come ogni parte si collega.

Fase 2: Estrazione dei dati rilevanti da ciascun file

L'agente AI prende la struttura analizzata e inizia a identificare ciò che conta, tra cui:

• Campi ed entità: Nomi, date, importi, indirizzi
  
  
• Relazioni: Quali valori appartengono a quali etichette, quali sezioni dipendono da altre.
  
  
• Contesto: Da quale parte del documento proviene il valore - sommario, nota a piè di pagina, clausola legale, ecc.

Questo processo è chiamato indicizzazione dei documenti dell'intelligenza artificiale. Ogni pezzo di contenuto viene incorporato e memorizzato in un database vettoriale, come significato semantico che l'agente può ricercare.

Quindi, invece di "scansionare" le parole chiave, l'agente può chiedere:

"In quale punto di questo documento l'utente accetta i termini di pagamento?".

L'agente può comunque fornire una risposta precisa e consapevole del contesto, anche se la formulazione del documento è completamente diversa.

Fase 3: instradamento dei documenti attraverso la logica e le approvazioni

Una volta che il contenuto è stato indicizzato, gli agenti dell'intelligenza artificiale possono prendere decisioni su cosa deve succedere dopo e a cosa.

L'orchestrazione dell'intelligenza artificiale può essere applicata a due livelli:

• A livello di documento: Inviare il file completo (ad esempio, un contratto firmato inviato all'ufficio legale).
• A livello di contenuto: Inviare solo una sezione estratta (ad esempio, una clausola contrassegnata o l'importo della fattura). 

Le decisioni dell'agente AI sono guidate da regole e suggerimenti predefiniti. Ad esempio, un costruttore potrebbe istruire il suo agente AI per l'automazione dei documenti con:

• Se i termini di pagamento superano i 60 giorni, contrassegnare per la revisione manuale
• Se il fornitore è approvato e l'ordine di acquisto è firmato, l'inoltro automatico al reparto finanziario è possibile.

Da qui, i documenti iniziano a essere ramificati, uniti o risolti in base al loro contenuto e all'uso previsto.

Fase 4: archiviazione e tracciamento dei dati dei documenti strutturati per la conformità

In questa fase, il documento stesso è già archiviato: ciò che conta ora è tracciare il modo in cui è stato utilizzato.

Gli agenti AI registrano ogni decisione presa utilizzando il documento. Questi possono includere:

• Quali parti del documento sono state consultate
• Quali valori sono stati estratti e utilizzati
• A quale versione si fa riferimento
• Chi ha approvato cosa e quando

In questo modo si forma una traccia di controllo strutturata. È così che si può dimostrare che una politica è stata seguita, perché un contratto è stato approvato o cosa ha innescato un'azione, senza dover scavare nelle e-mail o in Slack.

Un monitoraggio di questo tipo trasforma i flussi di lavoro in sistemi responsabili, aumentando al contempo l'adozione.

Vantaggi principali dell'automazione dei flussi di lavoro dei documenti

Riduzione dei tempi di esecuzione in tutti i reparti

Quando qualcuno carica un documento, questo viene analizzato e consegnato, con il giusto contesto, a chi deve intervenire.

Tutti i partecipanti al ciclo vedono la stessa versione strutturata fin dall'inizio, il che abbrevia le approvazioni ed evita ripetuti passaggi di consegne.

Questo tipo di allineamento diventa particolarmente potente nei casi d'uso dell'automazione, come nel caso di un chatbot per la generazione di lead che instrada le risposte dei moduli tra i vari team.

Riduce gli errori manuali nella gestione dei dati

Il flusso di lavoro dell'automazione raccoglie il file così com'è - scansionato, parlato, scritto a mano o esportato - e lo trasforma in dati strutturati.

Se si considera che il 45% delle piccole e medie imprese statunitensi si affida ancora a registri scritti a mano per gestire i dati dei dipendenti e dei fornitori, questi errori sono presenti nelle operazioni quotidiane.

L'automazione estrae ciò che conta e lo collega automaticamente al record giusto. Ciò significa meno lavoro di correzione e meno errori.

Assicura la conformità alle politiche con flussi di lavoro trasparenti

Quando un documento passa attraverso un flusso di lavoro, è necessario sapere cosa è successo: chi lo ha approvato, quale versione ha visto e come sono state prese le decisioni.

L'automazione ne tiene traccia per impostazione predefinita. Ogni interazione viene registrata nel momento in cui avviene. Si può consultare la registrazione e sapere esattamente a che punto si trova.

Riduce i costi operativi derivanti da processi pesanti come la carta

Le organizzazioni legacy gestiscono ancora operazioni critiche su carta: flussi di lavoro manuali ad alto volume, senza standard di caricamento e senza formati strutturati da applicare. 

McKinsey riporta che il 75% delle organizzazioni utilizza già l'IA in almeno una funzione, ma solo l'1% considera queste implementazioni mature.

Un tempo l'indicizzazione dei documenti era proibitiva dal punto di vista dei costi. Ma con i nuovi modelli di visual embedding, il prezzo della strutturazione di input disordinati è sceso rapidamente.

Esempi di automazione del flusso di lavoro dei documenti

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti si applica ovunque sia necessario trasformare documenti disordinati e non strutturati in qualcosa che un sistema possa comprendere e lavorare. Ciò include moduli scannerizzati, PDF, fogli di calcolo, tutto ciò che non è stato costruito per essere inserito in un database. 

L'automazione rende questi documenti utili. Inoltre, consente di monitorare il modo in cui ogni informazione, anche una singola frase, viene visualizzata, referenziata o utilizzata nei sistemi.

Gli esempi che seguono mostrano come ciò avvenga in quattro diversi contesti:

Riconciliare le cartelle cliniche dei pazienti tra le visite nel settore sanitario

Ogni visita al paziente aggiunge ulteriore documentazione cartacea: moduli di assunzione, fogli di consenso, note di dimissione, lettere di rinvio. Ma se la diagnosi di oggi non è collegata alla prescrizione dell'anno scorso, il contesto chiave si perde.

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti risolve questo problema alla fonte, consentendo agli utenti di instradare i documenti grezzi attraverso un chatbot medico costruito per strutturare i dati clinici.

Non appena un file viene caricato, viene analizzato automaticamente. Gli ID del paziente, le diagnosi, i farmaci e i nomi dei fornitori vengono estratti, normalizzati e collegati alla cartella clinica esistente del paziente.

Invece di aspettare le richieste di documentazione, i team di cura hanno una visione connessa. Ogni visita, procedura e prescrizione viene visualizzata nel contesto, proprio nel momento in cui vengono prese le decisioni.

Segnalazione di termini di pagamento non conformi nelle approvazioni finanziarie

Le fatture vengono visualizzate in modo incompleto. Alcune arrivano come immagini scansionate senza metadati. Altre sono fogli di calcolo in cui i campi delle imposte non sono allineati o i totali non corrispondono al contratto.

Ognuno di essi deve essere letto, verificato e seguito tramite e-mail o thread su Slack . Questo blocca ogni pagamento.

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti analizza le fatture all'arrivo, estraendo i numeri di ordine, gli importi delle imposte, le voci di riga, i nomi dei fornitori e verificandoli rispetto ai termini contrattuali. I chatbot finanziari possono segnalare le clausole non corrispondenti utilizzando questi dati prima che le fatture vengano approvate.

Rilevare le violazioni delle regole dei dipendenti/venditori nell'onboarding della vendita al dettaglio

Quando le aziende si espandono oltre confine e passano a operazioni ibride, il carico di onboarding per i dipendenti e i fornitori cresce rapidamente. 

I fornitori inviano i file nei formati delle loro aziende. Gli appaltatori caricano i documenti dalle app mobili. Alcuni moduli sono copie scannerizzate del ciclo di onboarding dell'anno scorso, altri mancano di intere sezioni.

L'automazione dei documenti legge ogni documento che arriva. Estrae i documenti d'identità, i dati fiscali e le classificazioni dei ruoli e li confronta con quanto già noto ai vostri sistemi.

Qualsiasi cosa scaduta o non allineata viene segnalata prima che le Risorse Umane o gli Approvvigionamenti la tocchino.

Compilazione automatica delle liste di controllo della conformità del cantiere nei flussi di lavoro di costruzione

Nei cantieri, la documentazione si presenta come può. Gli ingegneri sul campo scattano foto a metà del lavoro, senza etichetta e talvolta in ordine sparso. Le liste di controllo vengono stampate, compilate a mano, scansionate in condizioni di scarsa illuminazione e caricate giorni dopo.

Mio padre lo vede ogni settimana, gestendo la costruzione di infrastrutture civili nel settore delle telecomunicazioni. Con centinaia di dipendenti sparsi in decine di siti, non c'è tempo per ripulire gli input, ma i dati devono comunque avere un senso quando vengono comunicati.

Ciascun file è ancorato al sito, all'attività o all'ispezione giusta. Il sistema di automazione compila ciò che può utilizzando una lista di controllo strutturata.

I 5 principali strumenti per l'automazione del flusso di lavoro dei documenti

1. Botpress

Ideale per: Team che costruiscono automazioni che partono da una conversazione, ma che devono arrivare in profondità nel software, nei documenti, nelle API e nei flussi di lavoro ad alto contenuto logico.

Botpress è una piattaforma di agenti di intelligenza artificiale che consente di controllare il modo in cui vengono gestite le attività basate sui documenti in tempo reale grazie all'indicizzazione nativa dei documenti di intelligenza artificiale attraverso conversazioni naturali.

È stato creato per casi d'uso in cui gli input variano sia per mezzo che per formato e in cui le decisioni dipendono dall'analisi di ciò che è contenuto in un file, dalla richiesta di ulteriore contesto e dall'instradamento delle azioni attraverso strumenti collegati.

Questo aspetto entra spesso in gioco con le approvazioni, l'onboarding, la reportistica e l'assistenza, in tutti i casi in cui un documento contiene le informazioni, ma una persona ha bisogno di chiarezza o di un passo successivo.

L'utente definisce il comportamento dell'intelligenza artificiale utilizzando flussi, memoria e suggerimenti. È possibile passare i dati nelle API che, una volta indicizzate, possono essere utilizzate per creare agenti che prendono decisioni in base a ciò che trovano.

Pur essendo robusta per i diversi tipi di dati, la piattaforma offre facili integrazioni che possono aiutarvi a distribuire la pipeline su diverse piattaforme, come un chatbotWhatsApp o un chatbotTelegram .

Funzionalità che supportano i flussi di lavoro dei documenti:

• Caricare i file in una base di conoscenza ed estrarre risposte specifiche attraverso la chat
• Collegare CRM, strumenti di modulistica, canali di comunicazione o piattaforme di firma.
• Utilizzare flussi dinamici per raccogliere i campi mancanti o confermare le informazioni nel corso della conversazione.
• Distribuite su Slack, WhatsApp, Telegram o direttamente negli strumenti interni.

Prezzi:

• Piano gratuito: Include il core builder, 1 bot e 5 dollari di credito AI
• Plus: $89/mese - test di flusso, instradamento, handoff umano
• Team: $495/mese - SSO, collaborazione, monitoraggio dell'utilizzo condiviso
• Enterprise: Personalizzato: per configurazioni personalizzate, volumi elevati o controlli di conformità.

2. Zapier

Ideale per: Team non tecnici che cercano di automatizzare i flussi di lavoro dei documenti senza addentrarsi nelle complessità della gestione dei dati.

Zapier è una piattaforma di orchestrazione dell'intelligenza artificiale costruita per unire gli strumenti. Quando arriva un documento, Zapier è in grado di spostare i dati, aggiornare i sistemi che lo circondano, attivare la fase successiva e assicurarsi che tutto venga fatto con i dati sincronizzati.

Si creano Zaps, flussi di lavoro leggeri che reagiscono ai trigger ed eseguono una serie di azioni. Il caricamento di un file da parte di un utente può portare a una nuova voce del CRM, a un'e-mail, a un messaggio su Slack o a un compito assegnato a un compagno di squadra.

Zapier funziona bene insieme a piattaforme come Botpress. Un documento analizzato durante la conversazione può essere inviato a Zapier, che lo instrada attraverso un modulo di riempimento, un firmatario, un calendario o uno strumento di analisi.

Funzionalità chiave per l'automazione dei documenti:

• Oltre 6.000 integrazioni di app - CRM, moduli, firmatari, archiviazione, database
• Moduli Webhook e API per attivare i documenti in modo flessibile
• Logica di diramazione, filtri e formattatori per flussi di lavoro strutturati
• Si abbina bene ai bot o agli agenti front-end che necessitano di un'esecuzione affidabile del back-end.

Prezzi:

• Gratuito: 100 attività/mese, flussi in un unico passaggio
• Starter: $29,99/mese - 750 attività, logica di base
• Professionale: $73,50/mese - flussi multi-fase, filtri, percorsi
• Team & Company: Personalizzato - per la scala, i controlli di accesso e il supporto

3. n8n

Ideale per: Configurazioni su piccola scala, self-hosted, in cui i documenti devono essere ingeriti e passati direttamente a un altro sistema.

n8n è una piattaforma di automazione in cui si costruiscono flussi collegando passi - un webhook, un parser, un database, un bot.

Viene eseguito sul server o sull'istanza cloud e offre un modo visivo per decidere come i dati si spostano tra le app.

Per l'automazione dei documenti, gestisce il livello di trasporto. Una volta che il documento viene elaborato altrove, n8n diventa il sistema che invia il contenuto dove deve andare con un'API.

Ha una delle migliori librerie di connettori in circolazione e funziona bene come ponte tra agenti documentali, CRM, firmatari, dashboard e bot.

Funzionalità chiave per l'automazione dei documenti:

• Motore di automazione self-hosted con visibilità completa dell'esecuzione
• Nodi per HTTP, gestione dei file, trasformazione dei dati e chiamate di servizio
• Compatibile con i servizi OCR, di parsing e LLM tramite API

Prezzi:

• In modalità self-hosted: Gratuito
• Cloud Starter: $20/mese - 5.000 esecuzioni
• Cloud Pro: $50/mese - multiutente, volume maggiore
• Impresa: Personalizzato - SLA, accesso avanzato, hosting privato

4. PandaDoc

Ideale per: Team che hanno bisogno di generare documenti lucidi e tracciabili su più piattaforme

PandaDoc è una piattaforma di generazione di documenti in grado di automatizzare i flussi di lavoro relativi a documenti legati a più piattaforme. PandaDoc è più vicino alle vendite e alle operazioni di contabilità che all'automazione del backend.

Si impostano i modelli, si inseriscono alcuni campi, si legano le piattaforme che devono comunicare e la piattaforma fornisce le funzioni per rendere la pipeline affidabile.

Funziona bene quando un chatbot o un agente AI raccoglie gli input degli utenti e li passa a PandaDoc per generare una proposta o dei contratti precompilati.

La maggior parte dei team inizia con il piano Essentials, che non include il kit completo di strumenti di automazione. Questo rende la piattaforma più difficile da consigliare per i flussi di lavoro complessi. Tuttavia, le integrazioni di base e il quadro di distribuzione sono abbastanza forti da giustificare il suo posto qui.

Funzionalità chiave per l'automazione dei documenti:

• Firme elettroniche integrate che tengono traccia delle visualizzazioni e dello status
• Accesso basato sui ruoli e tracciamento delle versioni per i flussi di lavoro del team

Prezzi:

• Gratuito: firme elettroniche di base e caricamento di documenti
• Essentials: $19/mese per utente - modelli e libreria di contenuti
• Business: $49/mese per utente - Integrazioni CRM e flussi di lavoro personalizzati

5. DocuWare

‍Miglioreper: Team di settori regolamentati che necessitano di un'archiviazione sicura e di un instradamento dei documenti basato su regole.

DocuWare è una piattaforma di gestione e automazione dei documenti costruita per essere scalata. Si concentra sulla struttura dei flussi di lavoro dei documenti e funziona acquisendo i file, estraendo i dati e instradandoli attraverso flussi di lavoro predefiniti con un rigoroso controllo degli accessi.

Viene utilizzato soprattutto nei settori HR, finanziario e legale, dove è più probabile che i documenti vengano sottoposti a revisione. L'utente imposta il flusso e DocuWare gestisce dietro le quinte l'analisi, la convalida, i trasferimenti e il monitoraggio delle versioni.

La piattaforma privilegia il controllo rispetto alla flessibilità, ma per i team che hanno bisogno di visibilità e conformità fin dal primo giorno, è un livello affidabile dello stack.

Funzionalità chiave per l'automazione dei documenti:

• Creatore di flussi di lavoro con logica delle attività e approvazioni
• Indicizzazione basata su OCR per i file scansionati
• Accesso basato sui ruoli e registrazione degli audit
• Politiche di conservazione per i flussi di lavoro di conformità

Prezzi: 

• Personalizzato: In base agli utenti, allo storage e all'accesso alle funzioni. Sono disponibili opzioni cloud e on-premise.

Iniziate ad automatizzare i flussi di lavoro dei documenti

Chiunque può scannerizzare un PDF, ma se volete che i vostri documenti producano risultati reali, avete bisogno di una struttura.

Botpress collega e analizza i contenuti di PDF, tabelle, pagine Notion , fogli di calcolo, siti web e altro ancora, trasformando gli input grezzi in dati interrogabili su cui gli agenti AI possono agire.

I dati si spostano automaticamente tra gli utenti, gli strumenti e i sistemi, guidati dal contesto dinamico di ogni query. Grazie all'HITL integrato e alla distribuzione multicanale, è possibile scalare l'automazione dei documenti che lavora al fianco del team.

Iniziate a costruire oggi stesso. È gratuito.

Domande frequenti

L'automazione del flusso di lavoro dei documenti può gestire documenti in più lingue?

Sì, l'automazione del flusso di lavoro documentale è in grado di gestire documenti in più lingue perché i moderni modelli di intelligenza artificiale sono addestrati su dati multilingue e possono elaborare testi in varie lingue. Tuttavia, l'accuratezza può variare a seconda di quanto l'IA sia stata addestrata su lingue, dialetti e set di caratteri specifici, quindi le aziende che hanno a che fare con lingue meno comuni dovrebbero effettuare test approfonditi prima dell'implementazione.

È possibile integrare l'automazione del flusso di lavoro dei documenti con i sistemi CRM o ERP esistenti?

È possibile integrare l'automazione del flusso di lavoro dei documenti con i sistemi CRM o ERP esistenti, poiché la maggior parte delle piattaforme moderne supporta connessioni API che consentono di trasferire i dati dai documenti ai registri dei clienti e ai database operativi.

Quali tipi di aziende traggono i maggiori vantaggi dall'automazione del flusso di lavoro documentale?

Le aziende che operano in settori come quello sanitario, finanziario, legale, assicurativo, edile e della vendita al dettaglio traggono i maggiori vantaggi dall'automazione del flusso di lavoro documentale, perché hanno a che fare con volumi elevati di moduli, contratti, fatture, rapporti e documenti di conformità. Tutte le organizzazioni con processi ripetitivi e pesanti possono risparmiare tempo automatizzando la gestione e l'instradamento dei documenti.

Quanto sono sicuri i dati elaborati attraverso gli strumenti di automazione del flusso di lavoro documentale?

I dati elaborati attraverso gli strumenti di automazione del flusso di lavoro documentale possono essere altamente sicuri, perché le piattaforme affidabili utilizzano la crittografia e le tracce di controllo per proteggere le informazioni sensibili. Tuttavia, la sicurezza dipende dal fornitore scelto e dal modo in cui il sistema è configurato, quindi le aziende che gestiscono dati riservati dovrebbero verificare le certificazioni di sicurezza del fornitore.

Sono necessarie competenze tecniche per impostare l'automazione del flusso di lavoro dei documenti o possono farlo anche i non sviluppatori?

Mentre alcune configurazioni avanzate di automazione dei flussi di lavoro documentali richiedono competenze tecniche per integrazioni personalizzate o configurazioni API, molti strumenti moderni offrono interfacce senza codice che i non sviluppatori possono utilizzare per creare e gestire i flussi di lavoro documentali. Gli utenti non tecnici possono gestire attività come la definizione della logica di routing e l'impostazione delle regole di automazione, ma le implementazioni complesse beneficiano comunque del supporto dell'IT.