Automasi Aliran Kerja Dokumen: 4 Kes Penggunaan Sebenar Yang Menjimatkan Masa

Langkah 1: Menangkap dan mendigitalkan dokumen

Dokumen dimuat naik sebagai fail — PDF, DOCX, e-mel atau HTML. Penghuraian menukar fail itu menjadi perwakilan berstruktur yang boleh difahami dan berfungsi dengan sistem.

Penghuraian memecahkan dokumen kepada blok diskret — tajuk, perenggan, jadual, senarai dan nota kaki. Setiap blok kemudian dilabelkan dengan metadata kontekstual yang mentakrifkan peranannya: sama ada tajuk, nilai, label atau sesuatu yang lain.

Penghuraian membina peta yang menyedari reka letak dokumen , yang disimpan dalam pangkalan data vektor . Peta ini menjadi lapisan asas yang digunakan ejen AI untuk membuat alasan tentang kandungan di dalamnya dan cara setiap bahagian bersambung.

Langkah 2: Mengekstrak data yang berkaitan daripada setiap fail

Ejen AI mengambil struktur yang dihuraikan dan mula mengenal pasti perkara yang penting, termasuk:

• Medan dan entiti : Nama, tarikh, jumlah, alamat
  
  
• Perhubungan : Nilai mana yang tergolong dalam label mana, bahagian mana yang bergantung pada yang lain
  
  
• Konteks : Dari bahagian dokumen mana nilai itu datang — ringkasan, nota kaki, klausa undang-undang, dsb.

Proses ini dipanggil pengindeksan dokumen AI. Setiap bahagian kandungan dibenamkan dan disimpan dalam pangkalan data vektor, sebagai makna semantik yang boleh dicari oleh ejen.

Jadi daripada "mengimbas" untuk kata kunci, ejen boleh bertanya:

"Di manakah dalam dokumen ini pengguna bersetuju dengan syarat pembayaran?"

Ejen masih boleh mengembalikan jawapan yang tepat dan memahami konteks, walaupun apabila frasa dalam dokumen itu berbeza sama sekali.

Langkah 3: Menghalakan dokumen melalui logik dan kelulusan

Setelah kandungan diindeks, ejen AI boleh membuat keputusan tentang perkara yang akan berlaku seterusnya dan apa yang akan berlaku.

Orkestrasi AI ini boleh digunakan pada dua peringkat:

• Peringkat dokumen : Hantar fail penuh (cth, kontrak yang ditandatangani dimajukan kepada undang-undang)
• Tahap kandungan : Hantar hanya bahagian yang diekstrak (cth, klausa yang dibenderakan atau jumlah invois) 

Keputusan ejen AI didorong oleh peraturan dan gesaan yang telah ditetapkan. Sebagai contoh, pembina mungkin mengarahkan ejen AI automasi dokumen mereka dengan:

• Jika tempoh pembayaran melebihi 60 hari, tandakan untuk semakan manual
• Jika vendor diluluskan dan PO ditandatangani, auto-majukan untuk membiayai

Dari sini, dokumen mula bercabang, menggabungkan atau menyelesaikan berdasarkan kandungannya dan tujuan penggunaannya.

Langkah 4: Menyimpan dan menjejak data dokumen berstruktur untuk pematuhan

Pada peringkat ini, dokumen itu sendiri telah disimpan — yang penting sekarang ialah menjejaki cara ia digunakan.

Ejen AI merekodkan setiap keputusan yang dibuat menggunakan dokumen tersebut. Ini boleh termasuk:

• Apakah bahagian dokumen yang telah diakses
• Apakah nilai yang diekstrak dan digunakan
• Versi mana yang dirujuk
• Siapa yang meluluskan apa, dan bila

Ini membentuk jejak audit berstruktur . Ini adalah cara anda membuktikan polisi dipatuhi, sebab kontrak telah diluluskan, atau perkara yang mencetuskan tindakan, tanpa menggali melalui e-mel atau Slack .

Penjejakan seperti ini menukar aliran kerja anda kepada sistem yang bertanggungjawab sambil meningkatkan penggunaan.

Mengurangkan masa pusing ganti merentas jabatan

Apabila seseorang memuat naik dokumen, dokumen itu dihuraikan dan dihantar — dengan konteks yang betul — kepada sesiapa sahaja yang perlu bertindak ke atasnya.

Semua orang dalam gelung melihat versi berstruktur yang sama dari mula, yang memendekkan kelulusan dan menghalang penyerahan berulang.

Penjajaran jenis ini menjadi sangat berkuasa dalam kes penggunaan automasi, seperti bot sembang generasi utama yang mengarahkan membentuk respons merentas pasukan.

Mengurangkan ralat manual dalam pengendalian data

Aliran kerja automasi mengambil fail sebagaimana adanya — diimbas, dituturkan, ditulis tangan atau dieksport — dan mengubahnya menjadi data berstruktur.

Dan memandangkan 45% perniagaan kecil dan sederhana AS masih bergantung pada rekod tulisan tangan untuk mengurus data pekerja dan vendor, kesilapan ini dimasukkan ke dalam operasi harian.

Automasi mengeluarkan perkara yang penting dan memautkannya ke rekod yang betul secara automatik. Ini bermakna kurang kerja pembetulan dan lebih sedikit ralat untuk bermula.

Memastikan pematuhan dasar dengan aliran kerja yang telus

Apabila dokumen bergerak melalui aliran kerja, anda perlu tahu perkara yang berlaku — siapa yang meluluskannya, versi yang mereka lihat dan cara keputusan dibuat.

Automasi menjejakinya secara lalai. Setiap interaksi direkodkan sebaik sahaja ia berlaku. Anda menarik rekod itu dan tahu di mana ia berada.

Mengurangkan kos operasi daripada proses berat kertas

Organisasi warisan masih menjalankan operasi kritikal di atas kertas — volum tinggi, aliran kerja manual tanpa piawaian muat naik dan tiada format berstruktur untuk dikuatkuasakan. 

McKinsey melaporkan bahawa 75% organisasi sudah menggunakan AI dalam sekurang-kurangnya satu fungsi, namun hanya 1% menganggap penempatan tersebut matang.

Pengindeksan dokumen dahulunya mahal kos. Tetapi dengan model pembenaman visual yang lebih baharu, harga penstrukturan input yang tidak kemas telah menurun dengan pantas.

Menyelaraskan rekod pesakit merentasi lawatan dalam penjagaan kesihatan

Setiap lawatan pesakit menambah lebih banyak kertas kerja — borang pengambilan, slip kebenaran, nota pelepasan, surat rujukan. Tetapi jika diagnosis hari ini tidak disambungkan kepada preskripsi tahun lepas, konteks utama akan hilang.

Automasi aliran kerja dokumen membetulkannya di sumber dengan membenarkan pengguna mengarahkan dokumen mentah melalui chatbot perubatan yang dibina untuk menstruktur data klinikal.

Sebaik sahaja fail dimuat naik, ia dihuraikan secara automatik. ID pesakit, diagnosis, ubat dan nama pembekal diekstrak, dinormalkan dan dipautkan kepada rekod sedia ada pesakit.

Daripada menunggu permintaan rekod, pasukan penjagaan mendapat pandangan yang berkaitan. Setiap lawatan, prosedur dan preskripsi dipaparkan dalam konteks, tepat apabila keputusan dibuat.

Membenderakan syarat pembayaran tidak patuh dalam kelulusan kewangan

Invois kelihatan rosak. Ada yang tiba sebagai imej yang diimbas tanpa metadata. Lain-lain ialah hamparan yang mana medan cukai tidak sejajar atau jumlah tidak sepadan dengan kontrak.

Setiap satu perlu dibaca, disahkan dan disusuli merentasi e-mel atau Slack benang. Itu menghalang setiap pembayaran.

Automasi aliran kerja dokumen menghuraikan invois semasa ketibaan, mengekstrak nombor PO, jumlah cukai, item baris, nama vendor dan menyemaknya berdasarkan syarat kontrak. Bot sembang kewangan boleh membenderakan syarat yang tidak sepadan menggunakan data ini sebelum invois diluluskan.

Mengesan pelanggaran peraturan pekerja/vendor dalam penerimaan runcit

Apabila perniagaan berkembang merentasi sempadan dan beralih kepada operasi hibrid, beban onboarding untuk kedua-dua pekerja dan vendor berkembang dengan pantas. 

Penjual menyerahkan fail dalam format syarikat mereka. Kontraktor memuat naik dokumen daripada aplikasi mudah alih. Sesetengah borang adalah salinan imbasan daripada kitaran onboarding tahun lepas — yang lain tiada keseluruhan bahagian.

Automasi dokumen membaca setiap satu apabila ia tiba. Ia mengeluarkan ID, butiran cukai dan klasifikasi peranan dan menyemaknya terhadap perkara yang sistem anda sudah tahu.

Apa-apa sahaja yang tamat tempoh atau di luar penjajaran akan dibenderakan sebelum HR atau perolehan perlu menyentuhnya.

Auto mengisi senarai semak pematuhan tapak dalam aliran kerja pembinaan

Di tapak pembinaan, dokumentasi dipaparkan walau bagaimanapun ia boleh. Jurutera lapangan merakam foto tengah tugas — tidak berlabel, kadangkala tidak teratur. Senarai semak dicetak, diisi dengan tangan, diimbas dalam cahaya malap dan dimuat naik beberapa hari kemudian.

Ayah saya melihat ini setiap minggu, menguruskan pembinaan infrastruktur awam dalam telekom. Dengan beratus-ratus pekerja yang tersebar di berpuluh-puluh tapak, tiada masa untuk membersihkan input, tetapi data masih perlu masuk akal pada masa ia dilaporkan.

Setiap fail dilabuhkan pada tapak, tugasan atau pemeriksaan yang betul. Sistem automasi mengisi perkara yang boleh menggunakan senarai semak berstruktur.

1. Botpress

Terbaik untuk: Automasi membina pasukan yang bermula dalam perbualan tetapi perlu menjangkau jauh ke dalam perisian, dokumen, API dan aliran kerja yang berat logik.

Botpress ialah platform ejen AI yang memberi anda kawalan ke atas cara tugasan dipacu dokumen dikendalikan dalam masa nyata melalui pengindeksan dokumen AI asli melalui perbualan semula jadi.

Ia dibina untuk kes penggunaan di mana input berjulat dalam kedua-dua medium dan format, dan keputusan bergantung pada menghuraikan perkara dalam fail, meminta lebih banyak konteks dan tindakan penghalaan melalui alat yang disambungkan.

Perkara ini sering dimainkan dengan kelulusan, onboarding, pelaporan dan sokongan — di mana-mana sahaja dokumen menyimpan maklumat, tetapi seseorang memerlukan kejelasan atau langkah seterusnya.

Anda menentukan cara AI berkelakuan menggunakan aliran, memori dan gesaan. Anda boleh menghantar data ke dalam API, yang, setelah diindeks, boleh digunakan untuk mencipta ejen yang membuat keputusan berdasarkan perkara yang mereka temui.

Dan sambil menjadi teguh kepada jenis data yang berbeza, platform ini memberikan anda penyepaduan mudah yang boleh membantu anda menggunakan saluran paip pada platform yang berbeza seperti chatbot WhatsApp atau chatbot Telegram .

Ciri yang menyokong aliran kerja dokumen:

• Muat naik fail ke dalam pangkalan pengetahuan dan ekstrak jawapan khusus melalui sembang
• Sambungkan CRM, alat borang, saluran komunikasi atau platform tandatangan
• Gunakan aliran dinamik untuk mengumpul medan yang tiada atau mengesahkan maklumat pada pertengahan perbualan
• Sebarkan ke Slack , WhatsApp , Telegram , atau terus ke alat dalaman anda

harga:

• Pelan Percuma: Termasuk pembina teras, 1 bot dan kredit AI $5
• Plus : $89/bulan — ujian aliran, penghalaan, serahan manusia
• Pasukan: $495/bulan — SSO, kerjasama, penjejakan penggunaan dikongsi
• Perusahaan: Tersuai — untuk tetapan tersuai, volum tinggi atau kawalan pematuhan

2. Zapier

Terbaik untuk: Pasukan bukan teknikal yang cuba mengautomasikan aliran kerja dokumen tanpa mendalami selok-belok pengendalian data

Zapier ialah platform orkestrasi AI yang dibina untuk alat jahitan bersama-sama. Apabila dokumen mendarat, Zapier boleh mengalihkan data, mengemas kini sistem di sekelilingnya, mencetuskan langkah seterusnya dan memastikan segala-galanya dilakukan dengan data yang disegerakkan.

Anda mencipta Zaps — aliran kerja ringan yang bertindak balas kepada pencetus dan menjalankan satu siri tindakan. Muat naik fail daripada pengguna boleh membawa kepada entri CRM baharu, e-mel, mesej kepada Slack , atau tugasan diserahkan kepada rakan sepasukan.

Zapier berfungsi dengan baik bersama platform seperti Botpress . Dokumen yang dihuraikan dalam perbualan boleh dihantar ke Zapier , yang kemudiannya mengarahkannya melalui pengisi borang, penandatangan, kalendar atau alat analitis.

Keupayaan utama untuk automasi dokumen:

• 6,000+ integrasi apl — CRM, borang, penandatangan, storan, pangkalan data
• Webhook dan modul API untuk pencetus dokumen yang fleksibel
• Logik cawangan, penapis dan pemformat untuk aliran kerja berstruktur
• Padankan dengan baik dengan bot atau ejen bahagian hadapan yang memerlukan pelaksanaan bahagian belakang yang boleh dipercayai

harga:

• Percuma: 100 tugasan/bulan, aliran satu langkah
• Permulaan: $29.99/bulan — 750 tugasan, logik asas
• Profesional: $73.50/bulan — aliran berbilang langkah, penapis, laluan
• Pasukan & Syarikat: Tersuai — untuk skala, kawalan akses dan sokongan

3. n8n

Terbaik untuk: Persediaan berskala kecil, dihoskan sendiri di mana dokumen perlu diserap dan dihantar terus ke sistem lain.

n8n ialah platform automasi di mana anda membina aliran dengan menyambung langkah — a webhook , penghurai, pangkalan data, bot.

Ia berjalan pada pelayan atau contoh awan anda, dan ia memberi anda cara visual untuk memutuskan cara data bergerak antara apl.

Untuk automasi dokumen, ia mengendalikan lapisan pengangkutan. Setelah dokumen anda diproses di tempat lain, n8n menjadi sistem yang menghantar kandungan ke mana ia perlu pergi dengan API.

Ia mempunyai salah satu perpustakaan penyambung terbaik di luar sana, ia berfungsi dengan baik sebagai jambatan antara ejen dokumen, CRM, penandatangan, papan pemuka dan bot.

Keupayaan utama untuk automasi dokumen:

• Enjin automasi yang dihoskan sendiri dengan keterlihatan penuh ke dalam pelaksanaan
• Nod untuk HTTP, pengendalian fail, transformasi data dan panggilan perkhidmatan
• Serasi dengan OCR, penghuraian dan LLM perkhidmatan melalui API

harga:

• Dihoskan sendiri: Percuma
• Cloud Starter: $20/bulan — 5,000 eksekusi
• Cloud Pro: $50/bulan — berbilang pengguna, volum lebih tinggi
• Perusahaan: Tersuai — SLA, akses lanjutan, pengehosan peribadi

4. PandaDoc

Terbaik untuk: Pasukan yang perlu menghasilkan dokumen yang digilap dan boleh dikesan merentas berbilang platform

PandaDoc ialah platform penjanaan dokumen yang mampu mengautomasikan aliran kerja di sekitar dokumen yang diikat merentasi berbilang platform. PandaDoc terletak lebih dekat dengan jualan dan operasi akaun daripada automasi bahagian belakang.

Anda menyediakan templat, lulus dalam beberapa medan, mengikat platform yang perlu berkomunikasi dan platform memberikan anda ciri untuk menjadikan saluran paip boleh dipercayai.

Ia berfungsi dengan baik apabila chatbot atau ejen AI mengumpul input daripada pengguna dan kemudian menyerahkannya kepada PandaDoc untuk menjana cadangan atau perjanjian pra-isi.

Kebanyakan pasukan bermula dengan pelan Essentials, yang tidak termasuk kit alat automasi penuh. Itu menjadikan platform lebih sukar untuk disyorkan untuk aliran kerja yang kompleks. Namun, penyepaduan teras dan rangka kerja penyampaian cukup kukuh untuk mewajarkan tempatnya di sini.

Keupayaan utama untuk automasi dokumen:

• eSignatures terbenam yang menjejaki paparan dan status
• Akses berasaskan peranan dan penjejakan versi untuk aliran kerja pasukan

harga:

• Percuma: eSignatures Asas dan muat naik dokumen
• Perkara-perkara penting: $19/bulan bagi setiap pengguna — templat dan perpustakaan kandungan
• Perniagaan: $49/bulan bagi setiap pengguna — integrasi CRM dan aliran kerja tersuai

5. DocuWare

Terbaik untuk: Pasukan dalam industri terkawal yang memerlukan penyimpanan selamat dan penghalaan dokumen berasaskan peraturan.

DocuWare ialah platform pengurusan dokumen dan automasi yang dibina untuk skala. Ia memfokuskan pada struktur dalam aliran kerja dokumen dan berfungsi dengan menangkap fail, mengekstrak data dan menghalakannya melalui aliran kerja yang dipratentukan dengan kawalan akses yang ketat.

Ia paling kerap digunakan dalam HR, kewangan dan undang-undang, yang mana dokumen berkemungkinan besar diaudit. Anda menyediakan aliran dan DocuWare mengendalikan penghuraian, pengesahan, penyerahan dan penjejakan versi di belakang tabir.

Platform ini cenderung kepada kawalan ke atas fleksibiliti, tetapi untuk pasukan yang memerlukan keterlihatan dan pematuhan dari hari pertama, ia adalah lapisan yang boleh dipercayai dalam stack .

Keupayaan utama untuk automasi dokumen:

• Pembina aliran kerja dengan logik tugasan dan kelulusan
• Pengindeksan berasaskan OCR untuk fail yang diimbas
• Akses berasaskan peranan dan pengelogan audit
• Dasar pengekalan untuk aliran kerja pematuhan

harga: 

• Tersuai: Berdasarkan pengguna, storan dan akses ciri. Pilihan awan dan on-prem tersedia.

Bolehkah automasi aliran kerja dokumen mengendalikan dokumen dalam pelbagai bahasa?

Ya, automasi aliran kerja dokumen boleh mengendalikan dokumen dalam pelbagai bahasa kerana model AI moden dilatih pada data berbilang bahasa dan boleh memproses teks dalam pelbagai bahasa. Walau bagaimanapun, ketepatan boleh berbeza-beza bergantung pada sejauh mana AI telah dilatih tentang bahasa, dialek dan set aksara tertentu, jadi perniagaan yang berurusan dengan bahasa yang kurang biasa harus menguji dengan teliti sebelum penggunaan.

Adakah mungkin untuk menyepadukan automasi aliran kerja dokumen dengan sistem CRM atau ERP saya yang sedia ada?

Adalah mungkin untuk menyepadukan automasi aliran kerja dokumen dengan sistem CRM atau ERP sedia ada, kerana kebanyakan platform moden menyokong sambungan API yang membolehkan data daripada dokumen mengalir ke dalam rekod pelanggan dan pangkalan data operasi.

Apakah jenis perniagaan yang paling mendapat manfaat daripada automasi aliran kerja dokumen?

Perniagaan dalam industri seperti penjagaan kesihatan, kewangan, perundangan, insurans, pembinaan dan runcit mendapat manfaat paling banyak daripada automasi aliran kerja dokumen kerana mereka banyak berurusan dengan jumlah borang, kontrak, invois, laporan dan rekod pematuhan yang tinggi. Mana-mana organisasi dengan proses berulang, berat dokumen boleh menjimatkan masa dengan mengautomasikan cara dokumen dikendalikan dan dihalakan.

Sejauh mana selamat data diproses melalui alat automasi aliran kerja dokumen?

Data yang diproses melalui alat automasi aliran kerja dokumen boleh menjadi sangat selamat kerana platform yang bereputasi menggunakan penyulitan dan jejak audit untuk melindungi maklumat sensitif. Walau bagaimanapun, keselamatan bergantung pada vendor yang dipilih dan cara sistem dikonfigurasikan, jadi perniagaan yang mengendalikan data sulit harus mengesahkan pensijilan keselamatan pembekal.

Adakah saya memerlukan kemahiran teknikal untuk menyediakan automasi aliran kerja dokumen, atau bolehkah bukan pembangun mengendalikannya?

Walaupun beberapa persediaan automasi aliran kerja dokumen lanjutan memerlukan kemahiran teknikal untuk penyepaduan tersuai atau konfigurasi API, banyak alatan moden menawarkan antara muka tanpa kod yang boleh digunakan oleh bukan pembangun untuk membina dan mengurus aliran kerja dokumen. Pengguna bukan teknikal boleh mengendalikan tugas seperti mentakrifkan logik penghalaan dan menetapkan peraturan automasi, tetapi pelaksanaan yang kompleks masih mendapat manfaat daripada sokongan IT.