深入了解文档工作流程自动化

步骤 1：采集文件并将其数字化

文件以 PDF、DOCX、电子邮件或 HTML 等文件形式上传。解析过程将文件转化为系统可以理解和使用的结构化表示。

解析将文档分成标题、段落、表格、列表和脚注等独立块。然后为每个块标注上下文元数据，定义其作用：是标题、数值、标签还是其他。

解析过程会建立一个文档布局感知地图，并将其存储在矢量数据库中。该地图将成为人工智能代理的基础层，用于推理文档中的内容以及各部分之间的联系。

步骤 2：从每个文件中提取相关数据

人工智能代理接收解析后的结构，并开始识别重要的内容，包括：

• 字段和实体姓名、日期、金额、地址
  
  
• 关系：哪些值属于哪些标签，哪些部分依赖于其他标签
  
  
• 背景：数值来自文件的哪个部分--摘要、脚注、法律条款等。

这一过程被称为人工智能文档索引。每块内容都被嵌入并存储在一个矢量数据库中，作为代理可以搜索的语义。

因此，与其 "扫描 "关键字，代理商不如提出问题：

"用户在本文件的什么地方同意付款条件？

即使文件中的措辞完全不同，代理仍能返回准确的、能感知上下文的答案。

步骤 3：通过逻辑和审批对文件进行路由处理

一旦内容被编入索引，人工智能代理就可以决定下一步应该做什么以及做什么。

这种人工智能协调可应用于两个层面：

• 文件级：发送完整文件（例如，转发给法律部门的已签署合同）
• 内容级：仅发送提取部分（如标记条款或发票金额） 

人工智能代理的决策由预定义的规则和提示驱动。例如，建筑商可能会向他们的文档自动化人工智能代理发出以下指令

• 如果付款期限超过 60 天，标记为人工审核
• 如果供应商获得批准并签署了采购单，则自动转发给财务部门

从这里开始，文件根据其内容和预期用途开始分支、合并或解析。

步骤 4：存储和跟踪结构化文档数据，以确保合规性

在这个阶段，文件本身已经存储，现在重要的是跟踪它是如何被使用的。

人工智能代理会记录使用文档做出的每一个决定。其中可以包括

• 访问了文件的哪些部分
• 提取和使用了哪些值
• 参考了哪个版本
• 谁批准了什么，何时批准的

这就形成了结构化的审计线索。这样，你就能证明政策是否得到遵守，合同为何得到批准，或者是什么触发了某项行动，而无需翻阅电子邮件或Slack。

这样的跟踪可以将您的工作流程转化为负责任的系统，同时提高采用率。

缩短各部门的周转时间

当有人上传文件时，文件会被解析，并连同正确的上下文传递给需要采取行动的人。

循环中的每个人从一开始就能看到相同的结构化版本，从而缩短审批时间，避免重复交接。

在自动化使用案例中，这种协调变得尤为强大，例如，销售线索生成聊天机器人可以跨团队路由表单回复。

减少数据处理中的人工错误

自动化工作流程可以接收扫描、口述、手写或导出的文件，并将其转化为结构化数据。

考虑到45% 的美国中小型企业仍依赖手写记录来管理员工和供应商数据，这些错误已融入日常运营中。

自动提取重要内容，并将其自动链接到正确的记录。这意味着更少的修正工作和更少的错误。

通过透明的工作流程确保政策合规性

当文档在工作流程中移动时，你需要知道发生了什么--谁批准了它，他们看到了什么版本，以及是如何做出决定的。

默认情况下，自动化会对此进行跟踪。每次交互发生时都会被记录下来。你只需调出记录，就能清楚地知道它的位置。

降低纸张繁重流程的运营成本

传统组织仍在纸面上运行关键业务--大容量的手工工作流程，没有上传标准，也没有结构化格式可执行。 

麦肯锡报告称，75% 的企业已经在至少一项职能中使用了人工智能，但只有 1%的企业认为这些部署已经成熟。

文档索引的成本曾经很高。但有了新的可视化嵌入模型，对杂乱的输入进行结构化处理的成本迅速降低。

在医疗保健领域核对患者的就诊记录

每次病人就诊都会增加更多的文书工作--接诊表、同意单、出院记录、转诊信。但是，如果今天的诊断没有与去年的处方联系起来，就会丢失关键信息。

文档工作流程自动化从源头上解决了这一问题，让用户通过为构建临床数据而设计的医疗聊天机器人发送原始文档。

文件一经上传，就会自动进行解析。病人 ID、诊断、药物和医疗服务提供者名称会被提取、规范化，并链接到病人的现有记录。

护理团队无需等待记录请求，就能获得相关信息。每次就诊、手术和处方都会在做出决定时显示在上下文中。

在财务审批中标记不合规的付款条件

发票出现破损。有些发票是扫描图像，没有元数据。还有一些是电子表格，其中的税项不一致或总额与合同不符。

每一笔付款都必须通过电子邮件或Slack 线程进行阅读、验证和跟进。这使得每次付款都停滞不前。

文档工作流程自动化会对到达的发票进行解析，提取 PO 编号、税额、明细项目、供应商名称，并将其与合同条款进行核对。财务聊天机器人可以在发票批准前使用这些数据标记不匹配的条款。

检测零售入职过程中违反员工/供应商规则的情况

随着企业的跨国扩张和向混合运营转变，员工和供应商的入职培训工作量迅速增加。 

供应商以公司格式提交文件。承包商通过移动应用程序上传文件。有些表格是去年入职周期的扫描件，有些则缺失了整个部分。

文档自动化会在每份文档到达时对其进行读取。它会调出 ID、税务详细信息和角色分类，并与系统已有的信息进行核对。

任何过期或不一致的内容都会在人力资源部门或采购部门接触之前被标记出来。

在施工工作流程中自动填写工地合规检查单

在建筑工地上，文件资料随处可见。现场工程师在完成任务的过程中抓拍照片--没有标签，有时顺序也不对。检查表打印出来，手工填写，在暗处扫描，几天后上传。

我父亲每周都会遇到这种情况，他负责管理电信行业的民用基础设施建设。由于数百名员工分布在几十个地点，根本没有时间清理输入数据，但数据在上报时仍然需要有意义。

每个文件都与正确的地点、任务或检查相关联。自动化系统会使用结构化检查表填写其所能填写的内容。

1.Botpress

最适合构建自动化的团队，从对话开始，但需要深入到软件、文档、API 和逻辑繁杂的工作流程。

Botpress 是一个人工智能代理平台，通过自然对话的原生人工智能文档索引，您可以控制如何实时处理文档驱动的任务。

它适用于输入介质和格式各不相同的使用案例，在这些案例中，决策取决于解析文件中的内容、询问更多上下文以及通过连接的工具路由操作。

这在审批、入职、报告和支持中经常会用到--在任何文档中包含信息，但人员需要明确信息或下一步步骤的地方。

您可以使用流程、内存和提示来定义人工智能的行为方式。您可以向应用程序接口传递数据，这些数据一旦被编入索引，就可以用来创建代理，并根据所发现的内容做出决策。

该平台对不同的数据类型都很强大，同时还提供简单的集成，可以轻松帮助您在WhatsApp 聊天机器人或Telegram 聊天机器人等不同平台上部署管道。

支持文档工作流程的功能：

• 将文件上传至知识库，并通过聊天提取特定答案
• 连接客户关系管理、表单工具、沟通渠道或签名平台
• 使用动态流程收集缺失字段或在对话过程中确认信息
• 部署到Slack、WhatsApp、Telegram 或直接部署到内部工具中

定价

• 免费计划：包括核心生成器、1 个机器人和 5 美元人工智能积分
• Plus：89 美元/月 - 流量测试、路由选择、人工切换
• 团队：495 美元/月 - SSO、协作、共享使用跟踪
• 企业：自定义 - 用于自定义设置、高容量或合规控制

2.Zapier

最适合试图在不深入复杂数据处理的情况下实现文档工作流程自动化的非技术团队

Zapier 是一个人工智能协调平台，用于将各种工具拼接在一起。当一份文件到达时，Zapier 可以移动数据、更新周围的系统、触发下一步，并确保一切工作都与数据同步。

您可以创建 Zaps--轻量级工作流，对触发器做出反应并运行一系列操作。用户上传一个文件，就会产生一个新的 CRM 条目、一封电子邮件、一条发送到Slack 的消息，或一项交给队友的任务。

Zapier 与Botpress 等平台配合得很好。在对话中解析的文档可以发送到Zapier，然后由Zapier 通过表单填写器、签名器、日历或分析工具进行处理。

文件自动化的关键功能：

• 6,000 多个应用程序集成 - CRM、表单、签名者、存储、数据库
• 用于灵活触发文件的Webhook 和 API 模块
• 结构化工作流程的分支逻辑、过滤器和格式器
• 与需要可靠后台执行的机器人或前端代理完美搭配

定价

• 免费：每月 100 项任务，单步流程
• 入门级：29.99 美元/月 - 750 项任务，基本逻辑
• 专业版：73.50 美元/月 - 多步骤流程、过滤器、路径
• 团队和公司：自定义 - 用于规模、访问控制和支持

3. n8n

最适合 小规模的自托管设置，需要将文档摄取并直接传入另一个系统。

n8n 是一个自动化平台，您可以通过连接webhook、解析器、数据库和机器人等步骤来构建流程。

它可在服务器或云实例上运行，为您提供可视化的方式来决定数据如何在应用程序之间移动。

对于文档自动化，它负责处理传输层。一旦您的文档在其他地方处理完毕，n8n 就会成为一个系统，通过 API 将内容发送到需要的地方。

它拥有最好的连接器库，可以很好地在文档代理、客户关系管理、签名者、仪表板和机器人之间架起桥梁。

文件自动化的关键功能：

• 自托管自动化引擎，执行情况完全可视
• 用于 HTTP、文件处理、数据转换和服务调用的节点
• 通过 API 与 OCR、解析和LLM 服务兼容

定价

• 自行托管：免费
• 云启动器：20 美元/月 - 5,000 次执行
• 云专业版：50 美元/月 - 多用户、更大容量
• 企业：自定义 - SLA、高级访问、专用托管

4.熊猫文档

最适合 需要在多个平台上生成精致、可追踪文档的团队

PandaDoc 是一个文档生成平台，能够围绕跨多个平台的文档实现工作流程自动化。与后端自动化相比，PandaDoc 更接近销售和客户运营。

您只需设置模板，输入几个字段，绑定需要通信的平台，平台就会为您提供使管道可靠的功能。

聊天机器人或人工智能代理收集用户输入的信息，然后将其传递给 PandaDoc 以生成建议书或预填协议，这样就能很好地发挥作用。

大多数团队都是从 Essentials 计划开始的，该计划不包括完整的自动化工具包。这使得该平台更难被推荐用于复杂的工作流程。尽管如此，其核心集成和交付框架还是足够强大，足以证明它在这里的地位。

文件自动化的关键功能：

• 可跟踪查看和状态的嵌入式电子签名
• 为团队工作流程提供基于角色的访问和版本跟踪功能

定价

• 免费：基本电子签名和文件上传
• 基本版：每位用户每月 19 美元 - 模板和内容库
• 企业：每用户每月 49 美元 - CRM 集成和自定义工作流

5.DocuWare

‍最适合：需要安全存储和基于规则的文档路由的监管行业团队。

DocuWare 是一个专为扩大规模而设计的文档管理和自动化平台。它专注于文档工作流程的结构，通过捕获文件、提取数据和通过预定义的工作流程路由来工作，并具有严格的访问控制。

它最常用于人力资源、财务和法律部门，因为这些部门的文档最有可能受到审计。您只需设置流程，DocuWare 就会在幕后处理解析、验证、交接和版本跟踪等工作。

该平台偏重于控制而非灵活性，但对于从一开始就需要可视性和合规性的团队来说，它是一个可靠的stack层。

文件自动化的关键功能：

• 具有任务逻辑和审批功能的工作流程生成器
• 基于 OCR 的扫描文件索引
• 基于角色的访问和审计日志
• 合规工作流程的保留政策

定价 

• 自定义： 基于用户、存储和功能访问。提供云和内部部署选项。

文档工作流程自动化能否处理多种语言的文档？

是的，文档工作流程自动化可以处理多种语言的文档，因为现代人工智能模型是在多语言数据上训练出来的，可以处理各种语言的文本。不过，准确性会因人工智能在特定语言、方言和字符集上的训练程度而有所不同，因此处理不常用语言的企业应在部署前进行全面测试。

能否将文档工作流程自动化与现有的 CRM 或 ERP 系统集成在一起？

可以将文档工作流程自动化与现有的客户关系管理或企业资源规划系统整合在一起，因为大多数现代平台都支持 API 连接，可将文档中的数据导入客户记录和运营数据库。

哪些类型的企业最受益于文档工作流程自动化？

医疗保健、金融、法律、保险、建筑和零售等行业的企业从文档工作流程自动化中获益最多，因为它们需要处理大量的表格、合同、发票、报告和合规记录。任何拥有重复性文档繁重流程的企业都可以通过文档处理和路由自动化来节省时间。

文档工作流程自动化工具处理数据的安全性如何？

通过文档工作流程自动化工具处理的数据是高度安全的，因为信誉良好的平台使用加密和审计跟踪来保护敏感信息。不过，安全性取决于所选供应商和系统的配置方式，因此处理机密数据的企业应核实供应商的安全认证。

设置文档工作流程自动化需要技术技能吗？

虽然一些先进的文档工作流程自动化设置需要定制集成或 API 配置方面的技术技能，但许多现代工具都提供了无代码接口，非开发人员可以使用这些接口来构建和管理文档工作流程。非技术用户可以处理定义路由逻辑和设置自动化规则等任务，但复杂的实施仍然需要 IT 支持。