Marcar uma reunião não se trata apenas de escolher um horário - trata-se de garantir que o cliente aparece. As pessoas não se limitam a marcar; perguntam sobre localizações, preços, descontos, horário de funcionamento e se a visita vale o seu tempo.
Para as empresas com várias cadeias de distribuição, o tratamento destes pedidos de informação em vários locais pode ser avassalador. As chamadas e os e-mails acumulam-se, os clientes desistem e as marcações perdidas significam perda de receitas.
A solução? Criar um chatbot com IA que não só automatize o agendamento, mas também forneça respostas instantâneas e precisas - diretamente no WhatsApp.
Este guia mostrará como criar um chatbot WhatsApp usando Botpress e o Calendly para agilizar o agendamento, lidar com as perguntas dos clientes e garantir que todos os compromissos se transformem em negócios reais.
Como criar um bot de marcação de consultas
Antes de nos debruçarmos sobre a criação do chatbot, eis o que vai precisar:
- PlanoCalendly Standard - Necessário para acesso à API, mas pode começar com a avaliação gratuita de 14 dias.
- Conta Meta for Business - Gratuita para configurar e necessária para a integração WhatsApp .
- ContaBotpress - de criação gratuita, é utilizada para criar e gerir o seu chatbot.
Uma vez configurados, pense nas informações que o seu bot precisa de tratar. A marcação de consultas não se trata apenas de escolher uma hora - trata-se de garantir que os clientes têm todos os pormenores de que necessitam. O seu chatbot deve ser capaz de:
- Confirmar disponibilidade - Mostrar vagas abertas com base na agenda do Calendly.
- Recolher os dados do cliente - Nome, informações de contacto, localização preferida e quaisquer pedidos especiais.
- Fornecer informações específicas do local - Horário de funcionamento, preços, serviços oferecidos e descontos em curso.
- Responda a perguntas comuns - Políticas de cancelamento, reagendamento, detalhes de estacionamento e tudo o que os clientes costumam perguntar antes da reserva.
Ao tratar de tudo isto numa só conversa, o seu chatbot garante que os clientes têm tudo o que precisam para reservar com confiança.
Etapa 1: Configurar o ambiente do bot
Comece por criar um novo projeto em Botpress. Uma vez iniciada a sessão, selecione o modelo "Start from Scratch" para uma personalização e flexibilidade completas.
Passo 2: Adicionar base de conhecimentos
Uma base de conhecimentos bem estruturada garante que o seu chatbot pode fornecer aos clientes informações precisas para além da simples marcação de consultas. Isto pode ser configurado de forma eficiente, adicionando documentos relevantes e dados estruturados.
Carregamento de informações comerciais
Para detalhes comerciais estáticos sobre os quais os clientes perguntam frequentemente, carregar um documento estruturado é a melhor abordagem. Isto garante que o bot tem sempre informações exactas e actualizadas.
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- Navegue até ao menu da esquerda no Botpress e selecione Knowledge Base.
- Carregue um documento com os dados essenciais, incluindo:
- Localização e endereço das sucursais.
- Instalações disponíveis em cada local.
- Preços, descontos e opções de adesão.
- Horário de funcionamento e dados de contacto.
Utilização de tabelas para informações dinâmicas
Para eventos futuros ou detalhes que mudam frequentemente, manter uma tabela estruturada é mais eficaz do que atualizar um documento. Uma tabela permite:
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- Actualizações mais fáceis - Podem ser adicionados novos eventos como linhas sem modificar todo o ficheiro.
- Melhor organização - Os clientes recebem informações estruturadas e de fácil leitura.
Otimização de custos com FAQs em cache
As informações estáticas, como as políticas comerciais ou as perguntas frequentes, devem ser armazenadas num documento de FAQ. Isto reduz a necessidade de actualizações constantes e aproveita ascapacidades de cache da base de conhecimentos, o que reduz significativamente os custos da API.
Ao mesmo tempo, o bot ainda pode gerar respostas dinâmicas e contextualizadas com base nas consultas dos clientes. Ao estruturar a base de conhecimentos de forma eficiente, as empresas podem manter um chatbot atualizado que fornece informações valiosas, ao mesmo tempo que optimizam os custos operacionais.
Passo 3: Adicionar integração com Calendly
Para que o seu chatbot possa agendar compromissos, é necessário ligar Calendly ao Botpress. Isto permite que o bot aceda aos intervalos de tempo disponíveis e gere ligações de reserva para os utilizadores.
1. Instalar a integração do Calendly no Botpress
- Navegar para Botpress Hub e instale a integraçãoCalendly .
- Esta integração é essencial para recuperar e gerir informações de agendamento do Calendly.
2. Gerar uma chave API a partir do Calendly
- Aceda ao Calendly e escolha "Integrações e aplicações" no menu à esquerda.
- Selecione API & Webhooks e crie um novo token de API.
- Dê um nome ao token (por exemplo,Botpress Access") e gere-o.
- Conclua a autenticação de dois factores, se lhe for pedido.
- Copie a chave da API e cole-a nas definições de integração do Calendly no Botpress.
- Guardar a configuração para estabelecer a ligação.
Nesta fase, Calendly está ligado com sucesso ao Botpress, permitindo que o seu chatbot aceda aos dados de agendamento.
4 de setembro: Criar fluxo de trabalho do Chatbot
Agora que Calendly está integrado, está na altura de criar o fluxo de trabalho do chatbot que trata da marcação de compromissos e recupera informações comerciais.
1. Capturar a seleção de ramo do utilizador
Uma vez que os utilizadores vão marcar consultas em diferentes locais, o chatbot precisa de armazenar o nome da sucursal selecionada.
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- Adicione um nó de escolha única onde os utilizadores selecionam um ramo.
- Crie uma variável chamada workflow.branch para armazenar a seleção.
Desta forma, garante-se que todas as ligações e respostas de programação são adaptadas ao ramo correto.
2. Utilizar o fluxo de trabalho de eventos Calendly
Em vez de criar a lógica de agendamento de compromissos a partir do zero, pode utilizar o fluxo de trabalho de eventos Calendly no Botpress.
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- Abra os Fluxos de trabalho e procure o Fluxo de trabalho de eventosCalendly no Botpress Hub.
- Clone o fluxo de trabalho e modifique-o conforme necessário.
- Este fluxo de trabalho gera automaticamente uma ligação de evento personalizada que inclui o ID de conversação do utilizador.
Ao passar o ID da conversa, o chatbot gera uma ligação de reserva única que pode ser rastreada até aos utilizadores individuais.
3. Configurar o acionador de eventos Calendly
Quando o chatbot envia a ligação de reserva, precisa de detetar quando uma marcação é confirmada.
- Clique com o botão direito do rato no fluxo de trabalho e selecione Acionador de eventosCalendly .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Isto permite ao chatbot ouvir as actualizações relacionadas com a reserva específica do utilizador.
- Uma vez acionado, o chatbot recupera os detalhes do evento agendado e confirma a marcação ao utilizador.
Esta etapa garante que as reservas são devidamente registadas e reconhecidas.
4. Tratamento das informações comerciais e das perguntas frequentes
Para os utilizadores que pedem informações sobre a agência em vez de marcarem uma reunião:
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- Criar um nó autónomo ligado à base de conhecimentos.
- Active a pesquisa de conhecimentos para permitir que o chatbot obtenha respostas a partir do documento de FAQ carregado.
- O chatbot pode agora obter detalhes como preços, horários de funcionamento e serviços sem necessitar de actualizações manuais.
Isto melhora a eficiência e garante que os utilizadores obtêm sempre informações precisas.
Passo 5: Implementar o Chatbot no WhatsApp
Com o chatbot totalmente construído, o passo final é implementá-lo no WhatsApp para que os utilizadores possam interagir diretamente com ele. Isto permite uma marcação de consultas sem problemas e respostas instantâneas às questões colocadas.
- Vá para Início no menu do lado esquerdo do Botpress.
- Clique em Autorizar WhatsApp e ligue-o à sua Conta Meta Business.
- Siga os passos apresentados no ecrã para concluir a configuração.
Uma vez ligado, o seu chatbot estará ativo no WhatsApp, pronto para gerir as interações com os clientes.
Implemente hoje o seu primeiro Chatbot de marcação de consultas
Construir um chatbot de agendamento de consultas é apenas o começo. Com o Botpress, pode melhorar ainda mais o chatbot integrando elementos de rich media como imagens, carrosséis e botões interactivos para proporcionar aos utilizadores uma experiência de reserva visualmente envolvente no WhatsApp.
Além do WhatsApp, seu chatbot também pode ser implantado no Slack, Microsoft Teams, Telegram e outras plataformas, garantindo uma experiência de agendamento perfeita em vários canais de comunicação.
Comece a construir hoje. É grátis.
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