Boek Chatbot: Stap-voor-stap bouwhandleiding voor 2025

‍

Bij het maken van een afspraak gaat het niet alleen om het kiezen van een tijdstip - het gaat erom dat de klant komt opdagen. Mensen maken niet zomaar een afspraak; ze vragen naar locaties, prijzen, kortingen, openingstijden en of het bezoek hun tijd waard is.

Voor bedrijven met meerdere ketens kan het overweldigend zijn om deze vragen op meerdere locaties te behandelen. Oproepen en e-mails stapelen zich op, klanten haken af en verloren afspraken betekenen verloren inkomsten.

De oplossing? Bouw een AI-chatbot die niet alleen het plannen automatiseert, maar ook onmiddellijk accurate antwoorden geeft - rechtstreeks op WhatsApp.

‍

Laten we eerst een stapje terug doen voordat we gaan bouwen.

Het doel van deze chatbot is eenvoudig: klanten helpen met vertrouwen afspraken te maken - en de heen-en-weergeloop waar je team elke dag mee te maken heeft te verminderen. Maar bij het maken van afspraken gaat het niet alleen om het kiezen van een tijdstip. Klanten willen dingen weten als:

• Welke locatie is het dichtstbij?
• Lopen er kortingen?
• Hoe laat gaat de sportschool in het weekend open?
• Kan ik mijn afspraak verzetten als er iets tussenkomt?

Een goede boekingsbot regelt niet alleen de planning, maar beantwoordt ook deze vragen. En als je dat allemaal levert in één enkel WhatsApp , boeken meer mensen.

Om je chatbot te bouwen, heb je het volgende nodig:

• Calendly (Standaard Plan) - Vereist voor API-toegang. Je kunt beginnen met de gratis proefversie van 14 dagen.
• Meta Business-account - Gratis en vereist voor WhatsApp .
• Botpress Account - Gratis aan te maken en gebruikt voor het bouwen en beheren van de chatbotlogica.

Je kunt deze vooraf instellen of stap voor stap de handleiding volgen.

Stap 1: Het doel van de bot definiëren

Neem voordat je een tool opent even de tijd om te schetsen wat je bot moet doen - dit bespaart je later tijd wanneer je Calendly aansluit, info uploadt of workflows bedraadt.

Vraag jezelf af:

• Wie is je publiek? Bezoekers die voor het eerst naar de sportschool gaan? Leden die hun afspraak willen verzetten?
• Waarmee moet de bot helpen? Afspraken boeken, FAQ's beantwoorden, locaties delen?
• Wat voor soort invoer moet het verwerken? Snelle antwoorden zoals "Boek een klas" - of natuurlijke taal zoals "Ik wil dit weekend de locatie in het centrum bezoeken"?
• Moet het handoff aanbieden? Als iemand in de war is, haalt de bot er dan een mens bij of probeert hij ze terug te leiden?

Als je dit nu schetst, kun je schonere flows ontwerpen en voorkomen dat je opnieuw moet bouwen als je kennisbanken of logische triggers gaat toevoegen.

Pro tip: Begin klein. Een boekingsbot voor één locatie die 5-10 belangrijke vragen beantwoordt, is veel waardevoller (en beter te lanceren) dan een overontwikkelde bot die alles probeert te doen.

Stap 2: Kennisbank toevoegen

Een kennisbank is een verzameling informatie die je chatbot kan gebruiken om vragen te beantwoorden - zoals een naslagbibliotheek voor je bedrijf.

In plaats van elk antwoord hard te coderen, kun je documenten of tabellen uploaden die de bot kan doorzoeken wanneer gebruikers vragen stellen over bijvoorbeeld prijzen, diensten of openingstijden.

Je kunt het zien als de inhoud die het brein van je chatbot voedt.

Statische bedrijfsinformatie uploaden

Begin met het uploaden van een eenvoudig, gestructureerd document met de meest voorkomende vragen die klanten stellen. Dit kan een PDF, Word-doc of spreadsheet zijn - zorg ervoor dat het overzichtelijk is.

Je document moet het volgende bevatten:

• Vestigingen en adressen
• Beschikbare diensten op elke locatie
• Prijzen, kortingen en lidmaatschapsopties
• Openingstijden en contactgegevens

Elk onderwerp moet een duidelijke sectie hebben, zodat de chatbot gemakkelijk relevante antwoorden kan vinden en terugsturen.

Tip: Gebruik kopteksten en opsommingstekens in je document om het scanbaar te houden voor zowel de bot als je team.

U kunt dit document uploaden door naar de Knowledge Base te gaan:

1. Open het linkermenu van je project.
2. Klik op Kennisbank.
3. Selecteer Document uploaden en voeg je bestand toe.

Geef het document een duidelijke naam (bijv. Filiaalgegevens - maart 2025) zodat je er later in workflows of query's naar kunt verwijzen.

Eenmaal geüpload kan de chatbot het document direct gebruiken om vragen van gebruikers te beantwoorden - er is geen extra training of codering nodig.

Tabellen gebruiken voor dynamische informatie

Voor dingen zoals opkomende evenementen, seizoensaanbiedingen of roterende schema's kun je beter een tabel gebruiken in plaats van een statisch document te uploaden. Met tabellen kun je slechts één rij bijwerken zonder de rest van je gegevens aan te raken, waardoor ze sneller te onderhouden zijn.

Zo maak je een tabel in je kennisbank:

1. Ga naar de Knowledge Base in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op Create New (Nieuw maken) en selecteer Table (Tabel).
3. Geef je tafel een naam (bijv. Evenementenschema).
4. Voeg kolommen toe voor het soort informatie dat je de chatbot wilt laten ophalen, zoals:
   
   • gebeurtenis_naam
   • datum
   • locatie
   • prijs
   • beschrijving
5. Begin rijen toe te voegen voor elke gebeurtenis of elk item waarnaar de bot moet verwijzen.

Zodra je tabel is opgeslagen, kun je hem gebruiken om dynamische antwoorden te geven. Als een gebruiker bijvoorbeeld vraagt: "Welke evenementen zijn er komend weekend?", kan de bot de relevante rij ophalen en direct een antwoord geven.

Kosten optimaliseren met FAQ's in de cache

Een van de grootste uitdagingen van AI-bots zijn de kosten - vooral als de bot elke keer dat iemand een veelgestelde vraag stelt, naar de LLM gaat.

De kennisbank helpt dit te verminderen door antwoorden op veelgestelde vragen automatisch in de cache op te slaan. Dat betekent dat als vijf mensen vragen: "Wat is het weekendrooster van de sportschool?", het platform slechts één keer je kennisbank of LLM raadpleegt en dat antwoord de volgende keer direct opnieuw gebruikt.

Je hoeft niets te configureren. Caching wordt automatisch ingeschakeld als:

• Het antwoord komt van gestructureerde inhoud (een document, tabel of FAQ)
• De bot is aangesloten op een LLM of RAG pijplijn
• De gebruiker blijft in dezelfde onderwerpthread

Dit houdt uw bot snel en vermindert het gebruik van tokens zonder afbreuk te doen aan de ervaring.

Stap 3: Calendly toevoegen

Om je chatbot afspraken te laten plannen, moet je Calendly verbinden met Botpress. Hierdoor heeft de bot toegang tot beschikbare tijdslots en kan hij boekingslinks genereren voor gebruikers.

Installeer de Calendly

Begin vanaf je projectdashboard:

1. Ga naar de Hub in het menu aan de linkerkant.
2. Zoeken naar Calendly en klik op Installeren.
3. Open na de installatie de Calendly integratie-instellingen van je project.

Genereer en voeg je Calendly API sleutel toe

Vervolgens moet je een persoonlijke API-sleutel van Calendly genereren en deze aan de workflow toevoegen:

1. Log in op je Calendly account.
2. Klik op Integrations & Apps in het menu aan de linkerkant.
3. Scroll naar beneden naar API & Webhooks en klik op Nu een token krijgen.
4. Geef het token een naam (bijvoorbeeld Access) en voltooi de verificatie met twee factoren als daarom wordt gevraagd.
5. Kopieer de API-sleutel - je kunt deze later niet meer bekijken.
6. Ga terug naar Botpress en plak de sleutel in de Calendly .
7. Klik op Opslaan om de verbinding te voltooien.

Eenmaal verbonden kan je chatbot beschikbaarheidsgegevens ophalen en planningslinks genereren op basis van de locatie of voorkeuren van de gebruiker.

Stap 4: Bouw Chatbot-workflow

Nu Calendly is aangesloten, is het tijd om de chatbot logica te bouwen - of wat Botpress een workflow noemt. Hier bepaal je hoe de conversatie zal verlopen: wat de bot moet zeggen, welke info hij moet verzamelen en hoe hij moet reageren op basis van de keuzes van de gebruiker.

Zie het als het opstellen van een stroomschema voor een balieassistent. Als iemand binnenkomt en zegt: "Ik wil een proefsessie boeken in de sportschool in het centrum", dan zou de assistent dat doen:

1. Vraag welke locatie
2. Het juiste schema ophalen
3. Link naar boek delen
4. Bevestig de afspraak
5. Eventuele vervolgvragen beantwoorden

Jouw chatbot moet precies dat doen - maar dan op het platform van jouw keuze.

1. De filiaalselectie van de gebruiker vastleggen

Omdat je bedrijf waarschijnlijk meerdere locaties heeft, moet de bot weten welke vestiging de gebruiker wil voordat hij de beschikbaarheid toont.

1. Voeg een enkelvoudig keuzeknooppunt toe om de gebruiker te vragen een locatie te kiezen.
2. Maak een variabele (bijvoorbeeld workflow.branch) om hun selectie op te slaan.
3. Je zult dit later gebruiken om de juiste Calendly te sturen op basis van de gekozen branche.

Dit zorgt ervoor dat alle planningskoppelingen en antwoorden op maat worden gemaakt voor de juiste vestiging.

2. De Calendly gebruiken

De Hub biedt ook een kant-en-klare workflow die rechtstreeks verbinding maakt met je Calendly .

1. Zoek in de sectie Workflows naar Calendly Event Workflow.
2. Klik op Klonen om je bewerkbare versie te maken.
3. Pas de flow aan als dat nodig is - deze is al ingesteld om een boekingslink te genereren die is gekoppeld aan de sessie van de gebruiker met behulp van de conversatieId.

Door de conversatie-ID door te geven, genereert de chatbot een unieke boekingslink die kan worden getraceerd naar individuele gebruikers. Deze kant-en-klare workflow bespaart tijd en zorgt ervoor dat je planningslogica al correct is aangesloten.

3. De Calendly Event Trigger instellen

Zodra een boekingslink is verzonden, wil je dat de chatbot detecteert wanneer de gebruiker zijn afspraak heeft ingepland.

1. Klik met de rechtermuisknop in de workflow en voeg een Calendly Event Trigger knooppunt toe.
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Hierdoor kan de chatbot luisteren naar de specifieke boeking van de gebruiker.
4. Wanneer deze wordt geactiveerd, kan de bot automatisch een bevestigingsbericht sturen.

Hierdoor voelt de bot slim en responsief aan en weten gebruikers dat hun afspraak is geboekt.

4. Zakelijke informatie en veelgestelde vragen verwerken

Niet iedereen zal meteen boeken. Sommige gebruikers zullen eerst vragen stellen over prijzen, uren of diensten. Je kunt dit aanpakken door je kennisbank aan te sluiten.

1. Voeg een autonoom knooppunt toe dat is gekoppeld aan de kennisbank.
2. Schakel kennis zoeken in zodat de bot antwoorden kan halen uit geüploade documenten of tabellen.
3. Gebruik dit knooppunt als terugval wanneer gebruikers algemene vragen stellen.

Op deze manier blijft je bot behulpzaam - zelfs voor gebruikers die nog niet klaar zijn om te boeken.

Stap 5: Chatbot implementeren

Nu de chatbot volledig is gebouwd, is de laatste stap het implementeren ervan op het kanaal van je keuze. In dit voorbeeld kiezen we voor WhatsApp , zodat gebruikers er direct mee kunnen communiceren. Hierdoor kun je naadloos afspraken maken en direct reageren op veelvoorkomende vragen - allemaal binnen een vertrouwde berichtenapp.

Zo verbind je je chatbot met WhatsApp:

1. Ga naar Home in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op WhatsApp machtigen en koppel WhatsApp aan je Meta Business-account.
3. Volg de stappen op het scherm om de installatie te voltooien.

Eenmaal verbonden is je chatbot live op WhatsApp - klaar om echte gesprekken met je klanten te voeren.

Volgende week een Booking Chatbot implementeren

Bedrijven in verschillende sectoren gebruiken chatbots om reserveringen te stroomlijnen, fouten te verminderen en 24/7 klantenservice te bieden - en dat allemaal om de operationele efficiëntie te verbeteren.

Botpress is het enterprise-grade platform voor het bouwen van veilige, schaalbare boeking chatbots op maat van uw behoeften.

Met naadloze integraties, tools voor ontwikkelaars en geavanceerde aanpassingsmogelijkheden kun je boekingsworkflows automatiseren en een vlekkeloze klantervaring bieden.

Begin vandaag nog met bouwen. Het is gratis.

FAQs

1. Welke soorten bedrijven profiteren het meest van chatbots voor het maken van afspraken?

Bedrijven die regelmatig afspraken maken - zoals medische klinieken, fitnesscentra, salons, autodiensten, advocatenkantoren en serviceketens met meerdere locaties - hebben het meeste baat bij chatbots voor het maken van afspraken.

2. Hoe kan een chatbot de opkomst van klanten voor afspraken verbeteren?

Een chatbot verbetert de opkomstpercentages van klanten door automatisch bevestigingsberichten en last-minute updates of opties voor het verzetten van de planning te sturen, wat helpt om vergeetachtigheid te verminderen.

3. Hoe verhoudt deze chatbot zich tot traditionele boekingsformulieren?

Vergeleken met traditionele boekingsformulieren biedt een chatbot een interactieve, conversationele ervaring die gebruikers in realtime begeleidt en de boeking personaliseert, waardoor het aantal drop-offs afneemt en de gebruikerstevredenheid toeneemt.

4. Hoe schaalbaar is deze oplossing voor een bedrijf met tientallen vestigingen?

Chatbots voor het maken van afspraken zijn zeer schaalbaar; ze kunnen locatiegebaseerde logica of API's gebruiken om gepersonaliseerde opties te bieden op basis van gebruikersinvoer, waardoor ze in staat zijn om boekingen in honderden filialen te beheren zonder extra installatie.

5. Wat zijn de belangrijkste beperkingen van afspraakchatbots?

De belangrijkste beperkingen van chatbots voor afspraken zijn onder andere een beperkt vermogen om problemen op te lossen als agenda- of CRM-integraties mislukken en de noodzaak van voortdurende training om accuraat en bruikbaar te blijven in alle scenario's.