Randevu Rezervasyon Chatbotu Nasıl Oluşturulur [2025]

Statik işletme bilgilerini yükleyin

Müşterilerin en sık sorduğu soruları kapsayan basit, yapılandırılmış bir belge yükleyerek başlayın. Bu bir PDF, Word belgesi veya elektronik tablo olabilir - sadece net bir şekilde düzenlendiğinden emin olun.

Belgeniz şunları içermelidir:

• Şube konumları ve adresleri
• Her lokasyonda mevcut hizmetler
• Fiyatlandırma, indirimler ve üyelik seçenekleri
• Çalışma saatleri ve iletişim bilgileri

Her konunun açık bir bölümü olmalıdır, böylece sohbet robotu ilgili yanıtları kolayca bulabilir ve geri döndürebilir.

İpucu: Hem bot hem de ekibiniz için belgenizin taranabilir olmasını sağlamak için belgenizde başlıklar ve madde işaretleri kullanın.

Bu belgeyi Bilgi Bankası bölümüne giderek yükleyebilirsiniz:

1. Projenizden sol taraftaki menüyü açın.
2. Bilgi Bankası'na tıklayın.
3. Belge yükle 'yi seçin ve dosyanızı ekleyin.

Daha sonra iş akışlarında veya sorgularda başvurabilmeniz için belgeye net bir ad verin (örneğin, Şube Ayrıntıları - Mart 2025).

Chatbot, yüklendikten sonra kullanıcı sorularını yanıtlamak için belgeyi anında kullanmaya başlayabilir - ekstra eğitim veya kodlama gerekmez.

Dinamik bilgiler için tabloları kullanma

Yaklaşan etkinlikler, sezonluk teklifler veya dönüşümlü programlar gibi şeyler için statik bir belge yüklemek yerine bir tablo kullanmak daha iyidir. Tablolar, verilerinizin geri kalanına dokunmadan yalnızca bir satırı güncellemenize olanak tanıyarak bakımını daha hızlı hale getirir.

Bilgi tabanınızda bir tabloyu nasıl oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır:

1. Sol taraftaki menüden Bilgi Bankası bölümüne gidin.
2. Yeni Oluştur 'a tıklayın ve ardından Tablo'yu seçin.
3. Masanıza bir isim verin (örn. Etkinlik Programı).
4. Sohbet botunun almasını istediğiniz bilgi türleri için sütunlar ekleyin, örneğin:
   
   • event_name
   • Tarih
   • konum
   • fiyat
   • Açıklama
5. Botun başvurmasını istediğiniz her olay veya öğe için satır eklemeye başlayın.

Tablonuz kaydedildikten sonra, onu dinamik yanıtları güçlendirmek için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir kullanıcı "Önümüzdeki hafta sonu hangi etkinlikler var?" diye sorduğunda, bot ilgili satırı çekebilir ve onlara doğrudan bir yanıt verebilir.

Önbelleğe alınmış SSS ile maliyetleri optimize etme

Yapay zeka destekli botlarla ilgili en büyük zorluklardan biri maliyettir - özellikle de birisi her ortak soru sorduğunda bot LLM 'ye giriyorsa.

Bilgi tabanı, sık sorulan sorulara verilen yanıtları otomatik olarak önbelleğe alarak bu sorunu azaltmaya yardımcı olur. Yani beş kişi "Spor salonunun hafta sonu programı nedir?" diye sorarsa, platform bilgi tabanınızı veya LLM 'nizi yalnızca bir kez sorgular ve bir sonraki seferde bu yanıtı anında yeniden kullanır.

Hiçbir şey yapılandırmanıza gerek yoktur. Önbelleğe alma şu durumlarda otomatik olarak devreye girer:

• Cevap yapılandırılmış içerikten (bir belge, tablo veya SSS) gelir
• Bot bir LLM veya RAG boru hattına bağlı
• Kullanıcı aynı konu başlığında kalır

Bu, botunuzun hızlı kalmasını sağlar ve deneyimden ödün vermeden token kullanımını azaltır.

Calendly entegrasyonunu yükleyin

Proje kontrol panelinizden başlayın:

1. Şuraya git Hub sol taraftaki menüden.
2. Aramak için Calendly ve Yükle'ye tıklayın.
3. Yüklendikten sonra, projenizden Calendly Entegrasyon ayarlarını açın.

Calendly API anahtarınızı oluşturun ve ekleyin

Ardından, Calendly 'den kişisel bir API anahtarı oluşturmanız ve bunu iş akışına eklemeniz gerekir:

1. Calendly hesabınıza giriş yapın.
2. Sol taraftaki menüden Entegrasyonlar ve Uygulamalar 'a tıklayın.
3. API & Webhooks bölümüne ilerleyin ve Şimdi bir token al seçeneğine tıklayın.
4. Belirteci adlandırın (örn. Erişim) ve istenirse iki faktörlü kimlik doğrulamayı tamamlayın.
5. API anahtarını kopyalayın - daha sonra tekrar görüntüleyemezsiniz.
6. Botpress 'e dönün ve anahtarı Calendly Entegrasyon ayarlarına yapıştırın.
7. Bağlantıyı sonlandırmak için Kaydet 'e tıklayın.

Bağlandıktan sonra, sohbet botunuz müsaitlik verilerini alabilecek ve kullanıcının konumuna veya tercihlerine göre zamanlama bağlantıları oluşturabilecektir.

1. Kullanıcının Şube Seçiminin Yakalanması

İşletmenizin muhtemelen birden fazla şubesi olduğundan, botun müsaitlik durumunu göstermeden önce kullanıcının hangi şubeyi istediğini bilmesi gerekir.

1. Kullanıcıdan bir konum seçmesini istemek için tek seçenekli bir düğüm ekleyin.
2. Seçimlerini saklamak için bir değişken (örneğin, iş akışı.şube) oluşturun.
3. Bunu daha sonra seçilen şubeye göre doğru Calendly bağlantısını göndermek için kullanacaksınız.

Bu, tüm zamanlama bağlantılarının ve yanıtlarının doğru şubeye göre uyarlanmasını sağlar.

2. Calendly Etkinlik İş Akışını Kullanma

Hub ayrıca Calendly kurulumunuza doğrudan bağlanan önceden oluşturulmuş bir iş akışı sağlar.

1. İş Akışları bölümünde Calendly Etkinlik İş Akışı'nı arayın.
2. Düzenlenebilir sürümünüzü oluşturmak için Klonla 'ya tıklayın.
3. Gerekirse akışı özelleştirin - conversationId'yi kullanarak kullanıcının oturumuna bağlı bir rezervasyon bağlantısı oluşturmak için zaten ayarlanmıştır.

Sohbet robotu, konuşma kimliğini ileterek bireysel kullanıcılara kadar takip edilebilen benzersiz bir rezervasyon bağlantısı oluşturur. Bu önceden oluşturulmuş iş akışı zaman kazandırır ve zamanlama mantığınızın zaten doğru bir şekilde bağlanmasını sağlar.

3. Calendly Olay Tetikleyicisini Ayarlama

Bir rezervasyon bağlantısı gönderildikten sonra, sohbet botunun kullanıcının randevusunu ne zaman planladığını tespit etmesini istersiniz.

1. İş akışının içine sağ tıklayın ve bir Calendly Olay Tetikleyici düğümü ekleyin.
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Bu, chatbot'un kullanıcının özel rezervasyonunu dinlemesini sağlar.
4. Tetiklendiğinde, bot otomatik olarak bir onay mesajı gönderebilir.

Bu, botun akıllı ve duyarlı hissetmesini sağlar ve kullanıcıların randevularının rezerve edildiğini bilmelerini sağlar.

4. İş Bilgileri ve Sıkça Sorulan Soruların Ele Alınması

Herkes doğrudan rezervasyona geçmeyecektir. Bazı kullanıcılar önce fiyatlandırma, saatler veya hizmetler hakkında sorular sorabilir. Bunu bilgi tabanınızı bağlayarak halledebilirsiniz.

1. Bilgi tabanına bağlı otonom bir düğüm ekleyin.
2. Botun yüklenen belgelerden veya tablolardan yanıtları çekebilmesi için bilgi aramayı etkinleştirin.
3. Kullanıcılar genel sorular sorduğunda bu düğümü yedek olarak kullanın.

Bu şekilde, botunuz henüz rezervasyon yapmaya hazır olmayan kullanıcılar için bile yardımcı olmaya devam eder.

1. Randevu alma chatbotlarından en çok ne tür işletmeler yararlanır?

Spor salonları, klinikler, salonlar, hukuk firmaları ve çok konumlu hizmet sağlayıcıları gibi insanlarla zaman geçiren tüm işletmeler bir chatbot ile zamandan tasarruf edebilir ve verimliliği artırabilir.

2. Bir chatbot müşterilerin randevulara gelme oranlarını nasıl artırır?

Hatırlatmalar göndererek, son dakika sorularını yanıtlayarak ve yeniden planlamayı süper kolay hale getirerek, sohbet robotları gelmemeleri azaltır ve müşterilerin daha fazla katılımını sağlar.

3. Bu chatbot geleneksel rezervasyon formlarına kıyasla nasıl?

Statik formların aksine, sohbet robotları gerçek bir asistanla konuşuyormuş gibi hissettirir. Kullanıcılara rehberlik eder, soruları yanıtlar ve randevu almalarına yardımcı olurlar.

4. Düzinelerce şubesi olan bir işletme için bu çözüm ne kadar ölçeklenebilir?

Çok ölçeklenebilir. Tüm şube bilgilerinizi bir kez yükleyebilirsiniz ve chatbot, kullanıcının konumuna veya seçimine göre yanıtları ve rezervasyon bağlantılarını anında uyarlayabilir.

5. Randevulu sohbet robotlarının temel sınırlamaları nelerdir?

İyi eğitilmemişlerse gerçekten karmaşık uç vakalarla veya olağandışı sorularla mücadele edebilirler ve entegrasyonlarınız (takvimler gibi) çökerse, bu da bir engelleyicidir.