Comment créer un chatbot de prise de rendez-vous [2025]

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Prendre un rendez-vous, ce n'est pas seulement choisir un créneau horaire, c'est aussi s'assurer que le client se présentera. Les gens ne se contentent pas de prendre rendez-vous ; ils s'informent sur les lieux, les prix, les réductions, les heures d'ouverture et se demandent si la visite vaut la peine d'être effectuée.

Pour les entreprises à chaînes multiples, la gestion de ces demandes sur plusieurs sites peut s'avérer écrasante. Les appels et les courriels s'accumulent, les clients abandonnent et les rendez-vous perdus sont synonymes de pertes de revenus.

La solution ? Créer un chatbot d'IA qui non seulement automatise la planification, mais fournit également des réponses instantanées et précises - directement sur WhatsApp

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Avant de nous plonger dans la construction, prenons un peu de recul.

L'objectif de ce chatbot est simple : aider les clients à prendre rendez-vous en toute confiance - et réduire les allers-retours auxquels votre équipe est confrontée chaque jour. Mais la prise de rendez-vous ne se limite pas à choisir un créneau horaire. Les clients veulent savoir des choses comme :

• Quel est le site le plus proche ?
• Y a-t-il des réductions en cours ?
• A quelle heure la salle de sport ouvre-t-elle le week-end ?
• Puis-je reporter mon rendez-vous en cas d'imprévu ?

Un bon robot de réservation ne se contente pas de gérer la programmation, il répond également à ces questions. Et lorsque vous proposez tout cela dans une seule conversation WhatsApp , davantage de personnes effectuent leur réservation.

Pour construire votre chatbot, vous aurez besoin de :

• Calendly (Standard Plan) - Requis pour l'accès à l'API. Vous pouvez commencer par un essai gratuit de 14 jours.
• Compte Meta Business - Gratuit et nécessaire pour l'intégration de WhatsApp
• CompteBotpress - Gratuit à créer et utilisé pour construire et gérer la logique du chatbot.

Vous pouvez soit les mettre en place à l'avance, soit suivre le guide pas à pas.

Étape 1 : Définir l'objectif du Bot

Avant d'ouvrir un outil, prenez une minute pour esquisser ce que votre robot doit faire - cela vous permettra de gagner du temps plus tard lorsque vous connecterez Calendly, téléchargerez des informations ou mettrez en place des flux de travail.

Posez-vous la question :

• Quel est votre public ? Les personnes qui se rendent pour la première fois dans une salle de sport ? Les membres qui cherchent à reporter leur rendez-vous ?
• Quelle doit être l'utilité du robot ? Prendre des rendez-vous, répondre à des questions fréquemment posées, partager des lieux ?
• Quel type de données doit-il traiter ? Des réponses rapides comme "Réserver un cours" - ou du langage naturel comme "Je veux visiter le centre-ville ce week-end" ?
• Doit-il proposer un transfert ? Si quelqu'un est confus, le robot fera-t-il appel à un humain ou essaiera-t-il de le guider ?

Le fait d'esquisser cela dès maintenant vous aide à concevoir des flux plus nets - et à éviter les reconstructions lorsque vous commencez à superposer des bases de connaissances ou des déclencheurs logiques.

Conseil de pro : commencez petit. Un robot de réservation pour un seul établissement qui répond à 5-10 questions clés est bien plus utile (et plus facile à lancer) qu'un robot surdimensionné qui essaie de tout faire.

Étape 2 : Ajouter une base de connaissances

Une base de connaissances est une collection d'informations que votre chatbot peut utiliser pour répondre à des questions - comme une bibliothèque de référence pour votre entreprise.

Au lieu de coder en dur chaque réponse, vous pouvez télécharger des documents ou des tableaux que le robot peut consulter lorsque les utilisateurs posent des questions sur les prix, les services ou les heures d'ouverture.

Il s'agit du contenu qui alimente le cerveau de votre chatbot.

Télécharger des informations statiques sur l'entreprise

Commencez par télécharger un document simple et structuré qui couvre les questions les plus courantes posées par les clients. Il peut s'agir d'un PDF, d'un document Word ou d'une feuille de calcul - assurez-vous simplement qu'il est organisé de manière claire.

Votre document doit comprendre

• Emplacements et adresses des succursales
• Services disponibles dans chaque lieu
• Tarifs, remises et options d'adhésion
• Heures d'ouverture et coordonnées

Chaque sujet doit avoir sa propre section, afin que le chatbot puisse facilement trouver et renvoyer des réponses pertinentes.

Conseil : Utilisez des en-têtes et des puces dans votre document pour que le robot et votre équipe puissent le lire facilement.

Vous pouvez télécharger ce document en vous rendant dans la section Base de connaissances :

1. Depuis votre projet, ouvrez le menu de gauche.
2. Cliquez sur Base de connaissances.
3. Sélectionnez Télécharger un document et ajoutez votre fichier.

Donnez un nom clair au document (par exemple, Détails de la branche - mars 2025) afin de pouvoir y faire référence ultérieurement dans les flux de travail ou les requêtes.

Une fois téléchargé, le chatbot peut instantanément commencer à utiliser le document pour répondre aux questions de l'utilisateur - aucune formation ou codage supplémentaire n'est nécessaire.

Utilisation de tableaux pour les informations dynamiques

Pour les événements à venir, les offres saisonnières ou les horaires tournants, il est préférable d'utiliser un tableau plutôt que de télécharger un document statique. Les tableaux vous permettent de mettre à jour une seule ligne sans toucher au reste de vos données, ce qui rend leur maintenance plus rapide.

Voici comment créer un tableau dans votre base de connaissances :

1. Accédez à la section Base de connaissances dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez Tableau.
3. Donnez un nom à votre tableau (par exemple, Calendrier de l'événement).
4. Ajoutez des colonnes pour les types d'informations que vous souhaitez que le chatbot récupère, par exemple :
   
   • nom de l'événement
   • date
   • emplacement
   • prix
   • description
5. Commencez à ajouter des lignes pour chaque événement ou élément auquel vous souhaitez que le robot fasse référence.

Une fois votre tableau enregistré, vous pouvez l'utiliser pour générer des réponses dynamiques. Par exemple, lorsqu'un utilisateur demande "Quels sont les événements qui se déroulent le week-end prochain ?", le robot peut extraire la ligne correspondante et lui donner une réponse directe.

Optimisation des coûts grâce aux FAQ mises en cache

L'un des principaux défis posés par les robots alimentés par l'IA est le coût - en particulier si le robot fait appel au LLM chaque fois qu'une personne pose une question courante.

La base de connaissances contribue à réduire ce phénomène en mettant automatiquement en cache les réponses aux questions fréquemment posées. Ainsi, si cinq personnes demandent "Quel est l'horaire de la salle de sport le week-end ?", la plateforme n'interroge qu'une seule fois votre base de connaissances ou votre LLM , puis réutilise instantanément cette réponse la fois suivante.

Vous n'avez pas besoin de configurer quoi que ce soit. La mise en cache se fait automatiquement si :

• La réponse provient d'un contenu structuré (un document, un tableau ou une FAQ).
• Le robot est connecté à un pipeline LLM ou RAG
• L'utilisateur reste dans le même fil de discussion

Cela permet à votre bot d'être rapide et de réduire l'utilisation de jetons sans compromettre l'expérience.

Étape 3 : Ajouter l'intégration de Calendly

Pour permettre à votre chatbot de planifier des rendez-vous, vous devez connecter Calendly à Botpress. Cela permet au chatbot d'accéder aux plages horaires disponibles et de générer des liens de réservation pour les utilisateurs.

Installer l'intégration Calendly

Commencez par le tableau de bord de votre projet :

1. Accéder au Hub dans le menu de gauche.
2. Recherche de Calendly et cliquez sur Installer.
3. Une fois installé, ouvrez les paramètres d'intégration deCalendly à partir de votre projet.

Générez et ajoutez votre clé API Calendly

Ensuite, vous devez générer une clé API personnelle à partir de Calendly et l'ajouter au flux de travail :

1. Connectez-vous à votre compte Calendly .
2. Cliquez sur Intégrations et applications dans le menu de gauche.
3. Faites défiler la page jusqu'à API & Webhooks et cliquez sur Get a token now (Obtenir un jeton maintenant).
4. Nommez le jeton (par exemple, Accès) et complétez l'authentification à deux facteurs si vous y êtes invité.
5. Copiez la clé API - vous ne pourrez plus la consulter ultérieurement.
6. Retournez à Botpress et collez la clé dans les paramètres d'intégration deCalendly .
7. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la connexion.

Une fois connecté, votre chatbot pourra récupérer les données de disponibilité et générer des liens de programmation en fonction de la localisation ou des préférences de l'utilisateur.

Étape 4 : Création d'un flux de travail pour le chatbot

Maintenant que Calendly est connecté, il est temps de construire la logique du chatbot - ou ce que Botpress appelle un workflow. C'est là que vous décidez comment la conversation va se dérouler : ce que le chatbot doit dire, quelles informations il doit collecter, et comment il doit répondre en fonction des choix de l'utilisateur.

Imaginez un organigramme pour un assistant de réception. Si quelqu'un entre et dit : "Je veux réserver une séance d'essai à la salle de sport du centre-ville", l'assistante devra.. :

1. Demander quel lieu
2. Consulter l'horaire adéquat
3. Partager un lien vers le livre
4. Confirmer le rendez-vous
5. Répondre aux questions de suivi

Votre chatbot doit faire exactement cela, mais sur la plateforme de votre choix.

1. Saisir le choix de la branche de l'utilisateur

Comme votre entreprise possède probablement plusieurs sites, le robot doit savoir quelle succursale l'utilisateur souhaite avant d'afficher les disponibilités.

1. Ajouter un nœud à choix unique pour demander à l'utilisateur de choisir un lieu.
2. Créer une variable (par exemple, workflow.branch) pour stocker leur sélection.
3. Vous l'utiliserez plus tard pour envoyer le bon lien Calendly en fonction de la branche choisie.

Cela permet de s'assurer que tous les liens de programmation et les réponses sont adaptés à la bonne branche.

2. Utilisation du flux de travail des événements Calendly

Le Hub fournit également un flux de travail prédéfini qui se connecte directement à votre configuration Calendly .

1. Dans la section Workflows, recherchez Calendly Event Workflow.
2. Cliquez sur Cloner pour créer votre version modifiable.
3. Personnalisez le flux si nécessaire - il est déjà configuré pour générer un lien de réservation lié à la session de l'utilisateur à l'aide de l'identifiant de conversation.

En transmettant l'identifiant de la conversation, le chatbot génère un lien de réservation unique qui peut être rattaché à des utilisateurs individuels. Ce flux de travail préconstruit permet de gagner du temps et de s'assurer que votre logique de planification est déjà correctement câblée.

3. Configuration du déclencheur d'événement Calendly

Une fois qu'un lien de réservation est envoyé, vous voulez que le chatbot détecte si l'utilisateur a programmé son rendez-vous.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le flux de travail et ajoutez un nœud de déclenchement d'événementCalendly .
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Cela permet au chatbot d'écouter la réservation spécifique de l'utilisateur.
4. Lorsqu'il est déclenché, le robot peut envoyer automatiquement un message de confirmation.

Cela donne au robot une impression d'intelligence et de réactivité, et permet aux utilisateurs de savoir que leur rendez-vous a bien été pris.

4. Traitement des informations commerciales et des FAQ

Tout le monde ne se lance pas directement dans la réservation. Certains utilisateurs poseront d'abord des questions sur les prix, les horaires ou les services. Vous pouvez y répondre en connectant votre base de connaissances.

1. Ajouter un nœud autonome lié à la base de connaissances.
2. Activez la recherche de connaissances pour que le robot puisse extraire des réponses à partir de documents ou de tableaux téléchargés.
3. Utilisez ce nœud comme solution de repli lorsque les utilisateurs posent des questions d'ordre général.

Ainsi, votre robot reste utile, même pour les utilisateurs qui ne sont pas encore prêts à réserver.

Étape 5 : Déploiement du chatbot

Une fois le chatbot entièrement construit, la dernière étape consiste à le déployer sur le canal de votre choix. Pour cet exemple, nous choisirons WhatsApp afin que les utilisateurs puissent interagir directement avec lui. Cela permet une prise de rendez-vous transparente et des réponses instantanées aux demandes les plus courantes, le tout dans une application de messagerie familière.

Voici comment connecter votre chatbot à WhatsApp

1. Cliquez sur Accueil dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Autoriser WhatsApp et connectez-le à votre compte Meta Business.
3. Suivez les étapes affichées à l'écran pour terminer la configuration.

Une fois connecté, votre chatbot sera en ligne sur WhatsApp , prêt à gérer de vraies conversations avec vos clients.

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