Chatbot đặt phòng: Hướng dẫn xây dựng từng bước cho năm 2025

Tải lên thông tin kinh doanh tĩnh

Bắt đầu bằng cách tải lên một tài liệu đơn giản, có cấu trúc bao gồm những câu hỏi thường gặp nhất của khách hàng. Đây có thể là PDF, tài liệu Word hoặc bảng tính — chỉ cần đảm bảo rằng nó được sắp xếp rõ ràng.

Tài liệu của bạn phải bao gồm:

• Địa điểm và địa chỉ chi nhánh
• Các dịch vụ có sẵn tại mỗi địa điểm
• Giá cả, chiết khấu và tùy chọn thành viên
• Giờ làm việc và thông tin liên lạc

Mỗi chủ đề phải có mục rõ ràng để chatbot có thể dễ dàng tìm và trả về câu trả lời có liên quan.

Mẹo: Sử dụng tiêu đề và dấu đầu dòng trong tài liệu để cả bot và nhóm của bạn đều có thể dễ dàng nắm bắt.

Bạn có thể tải tài liệu này lên bằng cách vào phần Cơ sở kiến thức :

1. Từ dự án của bạn, hãy mở menu bên trái.
2. Nhấp vào Cơ sở kiến thức .
3. Chọn Tải tài liệu lên và thêm tệp của bạn.

Đặt tên rõ ràng cho tài liệu (ví dụ: Chi tiết chi nhánh – Tháng 3 năm 2025 ) để bạn có thể tham chiếu sau này trong quy trình làm việc hoặc truy vấn.

Sau khi tải lên, chatbot có thể ngay lập tức bắt đầu sử dụng tài liệu để trả lời câu hỏi của người dùng — không cần đào tạo hoặc lập trình thêm.

Sử dụng bảng cho thông tin động

Đối với những thứ như sự kiện sắp tới, ưu đãi theo mùa hoặc lịch trình luân phiên, tốt hơn là sử dụng bảng thay vì tải lên tài liệu tĩnh. Bảng cho phép bạn cập nhật chỉ một hàng mà không cần chạm vào phần còn lại của dữ liệu — giúp bảo trì nhanh hơn.

Sau đây là cách tạo bảng trong cơ sở kiến thức của bạn:

1. Vào phần Cơ sở kiến thức từ menu bên trái.
2. Nhấp vào Tạo mới, sau đó chọn Bảng .
3. Đặt tên cho bảng của bạn (ví dụ: Lịch trình sự kiện ).
4. Thêm các cột cho loại thông tin bạn muốn chatbot thu thập, như:
   
   • tên_sự_kiện
   • ngày
   • vị trí
   • giá
   • Sự miêu tả
5. Bắt đầu thêm hàng cho mỗi sự kiện hoặc mục mà bạn muốn bot tham chiếu.

Sau khi lưu bảng, bạn có thể sử dụng bảng để cung cấp phản hồi động. Ví dụ, khi người dùng hỏi "Sự kiện nào sẽ diễn ra vào cuối tuần tới?", bot có thể kéo hàng có liên quan và cung cấp cho họ câu trả lời trực tiếp.

Tối ưu hóa chi phí với Câu hỏi thường gặp được lưu trong bộ nhớ đệm

Một trong những thách thức lớn nhất với các bot hỗ trợ AI là chi phí — đặc biệt là nếu bot đạt đến LLM mỗi khi có ai đó hỏi một câu hỏi phổ biến.

Cơ sở kiến thức giúp giảm thiểu điều này bằng cách tự động lưu trữ các câu trả lời cho những câu hỏi thường gặp. Điều đó có nghĩa là nếu năm người hỏi "Lịch trình cuối tuần của phòng tập thể dục là gì?", nền tảng chỉ truy vấn cơ sở kiến thức của bạn hoặc LLM một lần — sau đó sử dụng lại câu trả lời đó ngay lập tức vào lần tiếp theo.

Bạn không cần phải cấu hình bất cứ thứ gì. Bộ nhớ đệm sẽ tự động hoạt động nếu:

• Câu trả lời đến từ nội dung có cấu trúc (tài liệu, bảng hoặc Câu hỏi thường gặp)
• Bot được kết nối với một LLM hoặc đường ống RAG
• Người dùng vẫn ở trong cùng một chủ đề

Điều này giúp bot của bạn hoạt động nhanh — và cắt giảm lượng mã thông báo sử dụng mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm.

Cài đặt Calendly tích hợp

Bắt đầu từ bảng điều khiển dự án của bạn:

1. Vào Hub từ menu bên trái.
2. Tìm kiếm Calendly và nhấp vào Cài đặt .
3. Sau khi cài đặt, hãy mở cài đặt Tích hợp Calendly từ dự án của bạn.

Tạo và thêm của bạn Calendly Khóa API

Tiếp theo, bạn sẽ cần tạo khóa API cá nhân từ Calendly và thêm nó vào quy trình làm việc:

1. Đăng nhập vào tài khoản của bạn Calendly tài khoản.
2. Nhấp vào Tích hợp & Ứng dụng từ menu bên trái.
3. Cuộn xuống API & Webhooks và nhấp vào Nhận mã thông báo ngay .
4. Đặt tên cho mã thông báo (ví dụ: Access ) và hoàn tất xác thực hai yếu tố nếu được nhắc.
5. Sao chép khóa API — bạn sẽ không thể xem lại khóa này sau.
6. Quay lại Botpress và dán khóa vào cài đặt Tích hợp Calendly .
7. Nhấp vào Lưu để hoàn tất kết nối.

Sau khi kết nối, chatbot của bạn sẽ có thể lấy dữ liệu về tình trạng sẵn có và tạo liên kết lên lịch dựa trên vị trí hoặc sở thích của người dùng.

1. Ghi lại Lựa chọn Nhánh của Người dùng

Vì doanh nghiệp của bạn có thể có nhiều chi nhánh nên bot cần biết người dùng muốn chi nhánh nào trước khi hiển thị tình trạng còn phòng.

1. Thêm một nút lựa chọn duy nhất để yêu cầu người dùng chọn một vị trí.
2. Tạo một biến (ví dụ: workflow.branch) để lưu trữ lựa chọn của họ.
3. Bạn sẽ sử dụng điều này sau để gửi đúng Calendly liên kết dựa trên nhánh đã chọn.

Điều này đảm bảo rằng tất cả các liên kết và phản hồi lập lịch đều được điều chỉnh theo đúng nhánh.

2. Sử dụng Calendly Quy trình sự kiện

Các Hub cũng cung cấp một quy trình làm việc được xây dựng sẵn kết nối trực tiếp với Calendly cài đặt.

1. Trong phần Quy trình công việc , hãy tìm kiếm Quy trình sự kiện Calendly .
2. Nhấp vào Sao chép để tạo phiên bản có thể chỉnh sửa của bạn.
3. Tùy chỉnh luồng nếu cần — luồng đã được thiết lập để tạo liên kết đặt chỗ liên kết với phiên của người dùng bằng cách sử dụng conversationId .

Bằng cách truyền ID cuộc trò chuyện, chatbot tạo ra một liên kết đặt chỗ duy nhất có thể theo dõi từng người dùng. Quy trình làm việc được xây dựng sẵn này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo logic lập lịch của bạn đã được kết nối chính xác.

3. Thiết lập Calendly Sự kiện kích hoạt

Sau khi gửi liên kết đặt chỗ, bạn muốn chatbot phát hiện thời điểm người dùng đã lên lịch cuộc hẹn.

1. Nhấp chuột phải vào bên trong quy trình làm việc và thêm nút Kích hoạt sự kiện Calendly .
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Điều này cho phép chatbot lắng nghe thông tin đặt chỗ cụ thể của người dùng.
4. Khi được kích hoạt, bot có thể tự động gửi tin nhắn xác nhận.

Điều này khiến bot trở nên thông minh và phản hồi nhanh — đồng thời đảm bảo người dùng biết cuộc hẹn của họ đã được đặt.

4. Xử lý thông tin kinh doanh và câu hỏi thường gặp

Không phải ai cũng sẽ nhảy thẳng vào đặt chỗ. Một số người dùng có thể hỏi về giá cả, giờ làm việc hoặc dịch vụ trước. Bạn có thể xử lý việc này bằng cách kết nối cơ sở kiến thức của mình.

1. Thêm một nút tự động được liên kết với cơ sở kiến thức.
2. Bật tìm kiếm kiến thức để bot có thể lấy phản hồi từ các tài liệu hoặc bảng đã tải lên.
3. Sử dụng nút này như một giải pháp dự phòng khi người dùng đặt câu hỏi chung.

Bằng cách này, bot của bạn vẫn hữu ích — ngay cả với những người dùng chưa sẵn sàng đặt chỗ.

1. Loại hình doanh nghiệp nào được hưởng lợi nhiều nhất từ chatbot đặt lịch hẹn?

Các doanh nghiệp thường xuyên lên lịch hẹn – như phòng khám, trung tâm thể hình, thẩm mỹ viện, dịch vụ ô tô, hoạt động pháp lý và chuỗi dịch vụ đa địa điểm – được hưởng lợi nhiều nhất từ chatbot đặt lịch hẹn.

2. Chatbot cải thiện tỷ lệ khách hàng đến hẹn như thế nào?

Chatbot cải thiện tỷ lệ khách hàng đến bằng cách tự động gửi tin nhắn xác nhận và cập nhật vào phút chót hoặc tùy chọn lên lịch lại, giúp giảm tình trạng quên.

3. Chatbot này khác gì so với các biểu mẫu đặt phòng truyền thống?

So với các biểu mẫu đặt phòng truyền thống, chatbot cung cấp trải nghiệm tương tác, trò chuyện, hướng dẫn người dùng theo thời gian thực và cá nhân hóa việc đặt phòng, giảm tỷ lệ hủy đơn và cải thiện sự hài lòng của người dùng.

4. Giải pháp này có khả năng mở rộng đến mức nào đối với một doanh nghiệp có hàng chục chi nhánh?

Các chatbot đặt lịch hẹn có khả năng mở rộng cao; chúng có thể sử dụng logic dựa trên vị trí hoặc API để cung cấp các tùy chọn được cá nhân hóa dựa trên thông tin đầu vào của người dùng, giúp chúng có khả năng quản lý việc đặt lịch hẹn trên hàng trăm chi nhánh mà không cần thiết lập thêm.

5. Những hạn chế chính của chatbot đặt lịch hẹn là gì?

Những hạn chế chính của chatbot đặt lịch hẹn bao gồm khả năng giải quyết vấn đề hạn chế nếu tích hợp lịch hoặc CRM không thành công và cần đào tạo liên tục để duy trì tính chính xác và hữu ích trong mọi tình huống.