Wie man einen Terminbuchungs-Chatbot erstellt [2025]

Hochladen statischer Unternehmensinformationen

Laden Sie zunächst ein einfaches, strukturiertes Dokument hoch, das die häufigsten Fragen der Kunden abdeckt. Das kann eine PDF-Datei, ein Word-Dokument oder eine Tabelle sein - achten Sie nur darauf, dass es klar strukturiert ist.

Ihr Dokument sollte Folgendes enthalten:

• Filialstandorte und Adressen
• An jedem Standort verfügbare Dienstleistungen
• Preise, Rabatte und Mitgliedschaftsoptionen
• Betriebszeiten und Kontaktinformationen

Jedes Thema sollte einen eigenen Abschnitt haben, damit der Chatbot die relevanten Antworten leicht finden und zurückgeben kann.

Tipp: Verwenden Sie Überschriften und Aufzählungspunkte in Ihrem Dokument, damit die Inhalte sowohl für den Bot als auch für Ihr Team überschaubar bleiben.

Sie können dieses Dokument hochladen, indem Sie zum Bereich Knowledge Base gehen:

1. Öffnen Sie in Ihrem Projekt das linke Menü.
2. Klicken Sie auf Wissensdatenbank.
3. Wählen Sie Dokument hochladen und fügen Sie Ihre Datei hinzu.

Geben Sie dem Dokument einen eindeutigen Namen (z. B. Filialdetails - März 2025), damit Sie später in Workflows oder Abfragen darauf verweisen können.

Nach dem Hochladen kann der Chatbot das Dokument sofort zur Beantwortung von Nutzerfragen verwenden - eine zusätzliche Schulung oder Programmierung ist nicht erforderlich.

Verwendung von Tabellen für dynamische Informationen

Für Dinge wie bevorstehende Veranstaltungen, saisonale Angebote oder rotierende Zeitpläne ist es besser, eine Tabelle zu verwenden, anstatt ein statisches Dokument hochzuladen. Mit Tabellen können Sie nur eine Zeile aktualisieren, ohne den Rest Ihrer Daten anzutasten, was die Pflege beschleunigt.

Hier erfahren Sie, wie Sie eine Tabelle in Ihrer Wissensdatenbank erstellen:

1. Gehen Sie über das linke Menü zum Bereich Wissensdatenbank.
2. Klicken Sie auf Neu erstellen und wählen Sie dann Tabelle.
3. Benennen Sie Ihre Tabelle (z. B. Event Schedule).
4. Fügen Sie Spalten für die Arten von Informationen hinzu, die der Chatbot abrufen soll, z. B:
   
   • Ereignis_name
   • Datum
   • Standort
   • Preis
   • Beschreibung
5. Fügen Sie Zeilen für jedes Ereignis oder Element hinzu, auf das sich der Bot beziehen soll.

Sobald Ihre Tabelle gespeichert ist, können Sie sie für dynamische Antworten verwenden. Wenn ein Nutzer beispielsweise fragt: "Welche Veranstaltungen finden am nächsten Wochenende statt?", kann der Bot die entsprechende Zeile heraussuchen und dem Nutzer eine direkte Antwort geben.

Kostenoptimierung mit gecachten FAQs

Eine der größten Herausforderungen bei KI-gesteuerten Bots sind die Kosten - vor allem, wenn der Bot jedes Mal, wenn jemand eine allgemeine Frage stellt, auf das LLM zugreift.

Die Wissensdatenbank trägt dazu bei, dies zu verringern, indem sie Antworten auf häufig gestellte Fragen automatisch zwischenspeichert. Das heißt, wenn fünf Personen fragen: "Wie sieht der Wochenendplan des Fitnessstudios aus?", fragt die Plattform Ihre Wissensdatenbank oder das LLM nur einmal ab - und verwendet diese Antwort beim nächsten Mal sofort wieder.

Sie brauchen nichts zu konfigurieren. Die Zwischenspeicherung wird automatisch aktiviert, wenn:

• Die Antwort stammt aus einem strukturierten Inhalt (einem Dokument, einer Tabelle oder einer FAQ)
• Der Bot ist an eine LLM oder RAG-Rohrleitung angeschlossen
• Der Benutzer bleibt im gleichen Themenbereich

Dadurch bleibt Ihr Bot schnell - und die Verwendung von Token wird reduziert, ohne dass das Erlebnis beeinträchtigt wird.

Installieren Sie die Calendly

Beginnen Sie mit Ihrem Projekt-Dashboard:

1. Gehen Sie zum Hub im Menü auf der linken Seite.
2. Suche nach Calendly und klicken Sie auf Installieren.
3. Öffnen Sie nach der Installation die Calendly in Ihrem Projekt.

Generieren Sie Ihren Calendly und fügen Sie ihn hinzu

Als Nächstes müssen Sie einen persönlichen API-Schlüssel von Calendly generieren und ihn dem Workflow hinzufügen:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Calendly an.
2. Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf Integrationen & Apps.
3. Blättern Sie nach unten zu API & Webhooks und klicken Sie auf Jetzt ein Token abrufen.
4. Benennen Sie das Token (z. B. Access) und schließen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ab, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
5. Kopieren Sie den API-Schlüssel - Sie werden ihn später nicht mehr sehen können.
6. Kehren Sie zu Botpress zurück und fügen Sie den Schlüssel in die Einstellungen der Calendly ein.
7. Klicken Sie auf Speichern, um die Verbindung zu beenden.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, kann Ihr Chatbot Verfügbarkeitsdaten abrufen und Links zur Terminplanung basierend auf dem Standort oder den Präferenzen des Nutzers generieren.

1. Erfassen der Zweigwahl des Benutzers

Da Ihr Unternehmen wahrscheinlich mehrere Standorte hat, muss der Bot wissen, welche Filiale der Nutzer sucht, bevor er die Verfügbarkeit anzeigt.

1. Fügen Sie einen Single-Choice-Knoten hinzu, um den Benutzer aufzufordern, einen Ort auszuwählen.
2. Erstellen Sie eine Variable (z. B. workflow.branch), um ihre Auswahl zu speichern.
3. Sie werden dies später verwenden, um den richtigen Calendly auf der Grundlage der gewählten Niederlassung zu senden.

Dadurch wird sichergestellt, dass alle Terminverknüpfungen und Antworten auf die richtige Branche zugeschnitten sind.

2. Verwendung des Calendly

Der Hub bietet auch einen vorgefertigten Workflow, der direkt mit Ihrer Calendly verbunden ist.

1. Suchen Sie im Abschnitt Workflows nach Calendly Event Workflow.
2. Klicken Sie auf Klonen, um Ihre bearbeitbare Version zu erstellen.
3. Passen Sie den Ablauf bei Bedarf an - er ist bereits so eingerichtet, dass er einen Buchungslink generiert, der mit der Sitzung des Benutzers über die conversationId verknüpft ist.

Durch die Übergabe der Konversations-ID generiert der Chatbot einen eindeutigen Buchungslink, der zu den einzelnen Nutzern verfolgt werden kann. Dieser vorgefertigte Workflow spart Zeit und stellt sicher, dass Ihre Planungslogik bereits korrekt verdrahtet ist.

3. Einrichten des Calendly

Sobald ein Buchungslink gesendet wird, soll der Chatbot erkennen, wann der Nutzer seinen Termin geplant hat.

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Workflow und fügen Sie einen Calendly hinzu.
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. So kann der Chatbot auf die spezifische Buchung des Nutzers hören.
4. Wenn er ausgelöst wird, kann der Bot automatisch eine Bestätigungsnachricht senden.

Dadurch wirkt der Bot intelligent und reaktionsschnell und stellt sicher, dass die Nutzer wissen, dass ihr Termin gebucht wurde.

4. Umgang mit geschäftlichen Informationen und FAQs

Nicht jeder wird sich sofort auf die Buchung stürzen. Einige Nutzer fragen vielleicht zuerst nach Preisen, Öffnungszeiten oder Dienstleistungen. Sie können dies durch die Verknüpfung Ihrer Wissensdatenbank lösen.

1. Fügen Sie einen autonomen Knoten hinzu, der mit der Wissensdatenbank verknüpft ist.
2. Aktivieren Sie die Wissenssuche, damit der Bot Antworten aus hochgeladenen Dokumenten oder Tabellen abrufen kann.
3. Verwenden Sie diesen Knoten als Ausweichmöglichkeit, wenn Benutzer allgemeine Fragen stellen.

Auf diese Weise bleibt Ihr Bot hilfreich - auch für Nutzer, die noch nicht bereit sind zu buchen.

1. Welche Arten von Unternehmen profitieren am meisten von Chatbots zur Terminvereinbarung?

Jedes Unternehmen, das Zeit mit Menschen bucht - denken Sie an Fitnessstudios, Kliniken, Salons, Anwaltskanzleien und Dienstleister mit mehreren Standorten - kann mit einem Chatbot Zeit sparen und die Effizienz steigern.

2. Wie verbessert ein Chatbot die Anwesenheitsrate von Kunden bei Terminen?

Durch das Versenden von Erinnerungen, das Beantworten von Fragen in letzter Minute und das einfache Verschieben von Terminen verringern Chatbots die Zahl der Nichtteilnehmer und sorgen dafür, dass sich die Kunden stärker engagieren.

3. Wie ist dieser Chatbot im Vergleich zu herkömmlichen Buchungsformularen?

Im Gegensatz zu statischen Formularen fühlen sich Chatbots wie ein Gespräch mit einem echten Assistenten an. Sie führen die Nutzer, beantworten Fragen und helfen bei der Buchung von Terminen - alles in einem einzigen Gespräch.

4. Wie skalierbar ist diese Lösung für ein Unternehmen mit Dutzenden von Filialen?

Sehr skalierbar. Sie können alle Informationen zu Ihrer Filiale einmal hochladen, und der Chatbot kann Antworten und Buchungslinks sofort auf den Standort oder die Auswahl des Benutzers abstimmen.

5. Was sind die wichtigsten Einschränkungen von Termin-Chatbots?

Wenn sie nicht gut geschult sind, können sie sich mit wirklich komplexen Randfällen oder ungewöhnlichen Fragen schwer tun, und wenn Ihre Integrationen (z. B. Kalender) nicht funktionieren, ist das ebenfalls ein Hindernis.