預約聊天機器人：2025年逐步建立指南

‍

預約不只是選個時段——還要確保顧客會出席。顧客不只會預約，還會詢問地點、價格、優惠、營業時間，以及這趟是否值得。

對於多據點企業，處理來自不同地點的諮詢可能讓人吃不消。電話和郵件堆積，顧客流失，預約沒到就等於損失收入。

解決方法？打造 AI 聊天機器人，不僅自動化預約流程，還能即時、正確地回覆問題——直接在 WhatsApp 上完成。

‍

在開始動手前，先退一步思考。

這個聊天機器人的目標很簡單：幫助顧客安心預約——並減少團隊每天的來回溝通。但預約不只是選時段，顧客還會想知道：

• 哪個分店最近？
• 目前有什麼優惠嗎？
• 健身房週末幾點開？
• 臨時有事可以改約嗎？

好的預約機器人不只處理預約，也能回答這些問題。當這些都能在一場 WhatsApp 對話中完成，預約完成率自然提升。

建立聊天機器人，你需要：

• Calendly（Standard 方案）——用於 API 存取，可先用 14 天免費試用。
• Meta 商業帳號——免費，整合 WhatsApp 必備。
• Botpress 帳號——免費註冊，用於建立與管理聊天機器人邏輯。

你可以事先完成這些設定——或跟著本指南一步步操作。

步驟一：定義機器人目標

在開啟任何工具前，先花點時間規劃機器人要做什麼——這能幫你在串接 Calendly、上傳資料或設計流程時省下不少功夫。

你可以自問：

• 你的目標對象是誰？第一次來健身房的新客？想改約的會員？
• 機器人要協助哪些事項？預約時段、回答常見問題、分享分店位置？
• 要處理哪些輸入方式？像「預約課程」這種快速回覆，還是「我這週末想去市中心分店」這種自然語言？
• 需要人工接手嗎？如果用戶不懂，機器人要轉給真人還是繼續引導？

現在先規劃好，有助於設計更清晰的流程——也能避免日後加入知識庫或邏輯時重做。

專家建議：從小規模開始。一個能回答 5–10 個重點問題的單一據點預約機器人，比什麼都想做卻過度複雜的機器人更實用、更容易上線。

步驟二：加入知識庫

知識庫是一組資訊，讓你的聊天機器人能用來回答問題——就像企業的參考資料庫。

你不用為每個回覆寫死內容，只要上傳文件或表格，讓機器人在用戶詢問價格、服務、營業時間等時自動查找。

你可以把它想成驅動聊天機器人大腦的內容來源。

上傳靜態企業資訊

先上傳一份簡單、結構清楚的文件，涵蓋顧客最常問的問題。可以是 PDF、Word 或試算表——只要內容有條理即可。

你的文件應包含：

• 分店地點與地址
• 各分店提供的服務
• 價格、優惠與會員方案
• 營業時間與聯絡方式

每個主題都要有明確區塊，讓聊天機器人能快速找到並回覆相關答案。

小提醒： 文件中善用標題與項目符號，方便機器人與團隊快速瀏覽。

你可以在 知識庫區段上傳這份文件：

1. 在專案中開啟左側選單。
2. 點選 知識庫。
3. 選擇 上傳文件並加入你的檔案。

給文件一個清楚的名稱（例如：分店資訊－2025年3月），方便日後在流程或查詢時引用。

上傳後，聊天機器人即可立刻利用該文件回答用戶問題——不需額外訓練或寫程式。

用表格管理動態資訊

像是即將舉辦的活動、季節優惠或輪替時程，建議用表格，而不是靜態文件。表格能只更新單一列，不影響其他資料——維護起來更有效率。

在知識庫建立表格的方法如下：

1. 從左側選單進入 知識庫區段。
2. 點選 新增，再選擇 表格。
3. 命名你的表格（例如：活動時程表）。
4. 新增欄位，讓聊天機器人能查詢所需資訊，例如：
   
   • event_name（活動名稱）
   • date（日期）
   • location（地點）
   • price（價格）
   • description（說明）
5. 針對每個活動或項目新增一列，讓機器人能引用。

表格儲存後，就能用來產生動態回覆。例如，當用戶問「下週末有什麼活動？」時，機器人會直接抓出相關資料並回覆。

用快取常見問題降低成本

AI 聊天機器人最大挑戰之一是成本——尤其每次有人問常見問題時都要查詢 LLM。

知識庫能自動快取常見問題答案。也就是說，如果有五個人問「健身房週末營業時間？」，平台只查詢一次知識庫或 LLM——下次直接重用答案，速度更快。

你不需要額外設定。只要符合以下條件就會自動快取：

• 答案來自結構化內容（文件、表格或 FAQ）
• 機器人連接到 LLM 或 RAG 流程
• 用戶在同一主題討論串內

這讓你的機器人回應更快——也能有效減少 token 使用量，體驗不打折。

步驟三：加入 Calendly 整合

要讓聊天機器人能預約時段，需將 Calendly 與 Botpress 連接。這樣機器人才能存取可預約時段並產生預約連結給用戶。

安裝 Calendly 整合

從專案儀表板開始：

1. 在左側選單進入 Hub。
2. 搜尋 Calendly 並點選 安裝。
3. 安裝後，從專案中開啟 Calendly 整合設定。

產生並加入你的 Calendly API 金鑰

接下來，你需要在 Calendly 產生個人 API 金鑰，並加入到流程中：

1. 登入你的 Calendly 帳號。
2. 在左側選單點選 Integrations & Apps。
3. 往下捲動至 API & Webhooks 並點選 立即取得權杖。
4. 命名權杖（例如：Access），如有要求請完成雙重驗證。
5. 複製 API 金鑰——之後將無法再次查看。
6. 回到 Botpress，將金鑰貼到 Calendly 整合設定中。
7. 點選 儲存完成連線。

連線後，您的聊天機器人將能根據使用者的位置或偏好，擷取可預約時段並產生預約連結。

步驟四：建立聊天機器人流程

現在 Calendly 已連接好，接下來要建立聊天機器人的邏輯——也就是 Botpress 所稱的流程。這裡您可以決定對話的進行方式：機器人要說什麼、要收集哪些資訊，以及根據使用者選擇如何回應。

可以把它想像成為櫃台助理設計流程圖。如果有人走進來說：「我想預約市中心健身房的體驗課程」，助理會：

1. 詢問想要哪個地點
2. 查詢對應時段
3. 提供預約連結
4. 確認預約成功
5. 回答後續問題

您的聊天機器人也需要做到這些——而且能在您選擇的平台上運作。

1. 擷取使用者選擇的分店

由於您的業務可能有多個據點，機器人在顯示可預約時段前，需要知道使用者想去哪一個分店。

1. 新增一個單選節點，請使用者選擇地點。
2. 建立一個變數（例如 workflow.branch）來儲存他們的選擇。
3. 稍後您會用這個變數，根據選擇的分店發送正確的 Calendly 連結。

這樣可以確保所有預約連結和回應都針對正確的分店。

2. 使用 Calendly 活動流程

Hub 也提供一個預先建立好的流程，可直接連接您的 Calendly 設定。

1. 在流程區塊中，搜尋Calendly Event Workflow。
2. 點擊複製，建立可編輯的版本。
3. 如有需要可自訂流程——它已經設定好，會用conversationId產生與使用者會話綁定的預約連結。

透過傳遞會話 ID，聊天機器人會產生可追蹤到個別使用者的專屬預約連結。這個預設流程能節省時間，也確保您的預約邏輯已正確串接。

3. 設定 Calendly 活動觸發器

當預約連結發送後，您會希望聊天機器人能偵測到使用者已完成預約。

1. 在流程內按右鍵，新增一個Calendly Event Trigger節點。
2. 在設定中，使用以下方式傳遞會話 ID：
   {{event.payload.conversation.id}}
3. 這樣聊天機器人就能監聽該使用者的預約狀態。
4. 當觸發時，機器人可以自動發送確認訊息。

這讓機器人顯得更聰明、反應更即時——也讓使用者知道預約已完成。

4. 處理商家資訊與常見問答

不是每個人都會直接預約。有些使用者可能會先詢問價格、營業時間或服務內容。您可以透過串接知識庫來處理這些問題。

1. 新增一個連結到知識庫的自主節點。
2. 啟用知識搜尋，讓機器人能從上傳的文件或表格中擷取回應。
3. 當使用者問一般問題時，將這個節點作為備用方案。

這樣，即使使用者還沒準備好預約，您的機器人也能持續提供協助。

步驟五：部署聊天機器人

當聊天機器人全部建置完成，最後一步就是將它部署到您選擇的通訊管道。本範例選擇 WhatsApp，讓使用者能直接互動。這樣能實現無縫的預約流程，並即時回應常見問題——全部都在熟悉的通訊應用程式中完成。

以下是將聊天機器人連接到 WhatsApp 的步驟：

1. 從左側選單進入首頁。
2. 點擊授權 WhatsApp並連結您的 Meta Business 帳號。
3. 依照畫面指示完成設定。

連線完成後，您的聊天機器人就會在 WhatsApp 上線，隨時準備與客戶對話。

下週部署預約聊天機器人

各行各業的企業都在使用預約聊天機器人來簡化預約流程、減少錯誤，並提供 24 小時客服，同時提升營運效率。

Botpress 是企業級平台，能依照您的需求打造安全、可擴充的預約聊天機器人。

透過無縫整合、開發者導向工具與進階自訂功能，您可以自動化預約流程，提供完美的顧客體驗。

立即開始打造，完全免費。

常見問題

1. 哪些類型的企業最適合使用預約聊天機器人？

經常需要安排預約的企業——如醫療診所、健身中心、美容院、汽車服務、法律事務所及多據點服務連鎖——最適合使用預約聊天機器人。

2. 聊天機器人如何提升客戶預約到場率？

聊天機器人會自動發送預約確認訊息及臨時更新或改期選項，幫助減少顧客忘記預約的情況，進而提升到場率。

3. 這種聊天機器人與傳統預約表單有何不同？

與傳統預約表單相比，聊天機器人提供即時互動式對話體驗，能引導使用者並個人化預約流程，降低流失率並提升使用者滿意度。

4. 這個方案對於擁有數十家分店的企業有多大的擴充性？

預約聊天機器人具高度擴充性；可利用地點邏輯或 API，根據使用者輸入提供個人化選項，能輕鬆管理數百家分店的預約，無需額外設定。

5. 預約聊天機器人的主要限制是什麼？

預約聊天機器人的主要限制包括：當行事曆或 CRM 整合失敗時，解決問題的能力有限，以及需持續訓練才能在各種情境下保持準確與實用。