如何建立預約聊天機器人 [2025]

上傳靜態商業資訊

首先上傳一份簡單、有條理的文件，涵蓋客戶最常問的問題。這可以是 PDF、Word doc 或試算表 - 只要確保組織清楚即可。

您的文件應包括

• 分行位置和地址
• 每個地點提供的服務
• 定價、折扣及會員選項
• 營業時間及聯絡方式

每個主題都應該有其明確的區塊，讓聊天機器人可以輕鬆找到並傳回相關答案。

提示：在文件中使用標題和提要，讓機器人和您的團隊都能輕鬆掃瞄。

您可以前往知識庫部分上傳此文件：

1. 從專案開啟左側功能表。
2. 按一下知識庫。
3. 選取「上傳文件」並新增您的檔案。

給文件一個明確的名稱（例如，分支詳細資訊 - 2025 年 3 月），以便您稍後在工作流程或查詢中引用。

一旦上傳，聊天機器人就可以立即開始使用文件來回答使用者的問題 - 不需要額外的訓練或編碼。

使用表格取得動態資訊

對於即將舉行的活動、季節性優惠或輪值時間表等，最好使用表格，而不是上傳靜態文件。表格可讓您只更新一行，而不影響其他資料，因此維護速度更快。

以下是在知識庫中建立表格的方法：

1. 從左側功能表移至「知識庫」部分。
2. 按一下建立新資料，然後選擇資料表。
3. 為您的表格命名（例如：活動時間表）。
4. 為您希望聊天機器人擷取的資訊類型新增欄位，例如：您希望聊天機器人擷取哪些資訊？
   
   • 事件名稱
   • 日期
   • 地點
   • 價格
   • 描述
5. 開始為您希望機器人參考的每個事件或項目新增行。

儲存表格後，您就可以使用它來提供動態回應。例如，當使用者詢問「下週末有什麼活動？」時，機器人可以抽取相關的行，並直接回答。

使用快取常見問題優化成本

AI 驅動的機器人最大的挑戰之一就是成本 - 尤其是當機器人在每次有人問到常見問題時都會點擊LLM 。

知識庫透過自動快取常見問題的答案，有助於減少這種情況。這表示如果有五個人問「健身房週末的時間表是什麼？」，平台只會查詢您的知識庫或LLM 一次，然後在下次時立即重複使用該答案。

您不需要設定任何東西。在下列情況下，快取功能會自動啟動

• 答案來自結構化內容 (文件、表格或常見問題)
• 機器人連接到LLM 或RAG管線
• 使用者停留在同一主題主題

這可讓您的機器人保持快速，並在不影響體驗的情況下減少代用幣的使用。

安裝Calendly 整合

從專案儀表板開始：

1. 前往 Hub從左側功能表。
2. 搜尋 Calendly然後按一下安裝。
3. 安裝完成後，從專案開啟Calendly 整合設定。

產生並加入您的Calendly API 金鑰

接下來，您需要從Calendly 產生個人 API 金鑰，並將其加入工作流程：

1. 登入Calendly 帳戶。
2. 按一下左側功能表中的整合與應用程式。
3. 向下捲動至API & Webhooks，然後按一下Get a token now。
4. 命名令牌（例如，Access），如果出現提示，請完成雙因素驗證。
5. 複製 API 金鑰 - 稍後您將無法再次檢視。
6. 返回Botpress ，將密鑰貼到Calendly 整合設定中。
7. 按一下儲存以完成連線。

一旦連線，您的聊天機器人就能取得可用性資料，並根據使用者的位置或偏好產生排程連結。

1.擷取使用者的分支選擇

由於您的企業可能有多個據點，因此機器人需要在顯示可用性之前知道使用者想要哪一間分店。

1. 新增單選節點，請使用者選取位置。
2. 建立一個變數 (例如：workflow.branch) 來儲存他們的選擇。
3. 稍後您會使用此功能，根據所選的分支傳送正確的Calendly 連結。

這可確保所有排程連結和回應都是針對正確的分公司量身打造。

2.使用Calendly 活動工作流程

Hub 還提供預先建立的工作流程，可直接連接到您的Calendly 設定。

1. 在工作流程部分，搜尋Calendly Event Workflow。
2. 按一下「複製」建立您的可編輯版本。
3. 如果需要，可自訂流程 - 已設定使用會話 ID 來產生與使用者會話相關的預約連結。

透過傳送對話 ID，聊天機器人會產生唯一的預約連結，可追蹤到個別使用者。這個預先建立的工作流程可以節省時間，並確保您的排程邏輯已經正確建立。

3.設定Calendly 事件觸發器

發送預約連結後，您希望聊天機器人偵測使用者何時已排定預約。

1. 在工作流程中按一下滑鼠右鍵，新增Calendly 事件觸發節點。
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. 這可讓聊天機器人聆聽使用者的特定預約。
4. 觸發時，機器人可以自動傳送確認訊息。

這讓機器人感覺聰明且反應迅速，並確保使用者知道他們的預約已被預約。

4.處理業務資訊和常見問題

不是每個人都會直接預約。有些使用者可能會先詢問價格、時間或服務。您可以透過連接知識庫來處理這些問題。

1. 新增與知識庫連結的自主節點。
2. 啟用知識搜尋，讓機器人可以從上傳的文件或表格中提取回覆。
3. 當使用者詢問一般問題時，可使用此節點作為後備。

如此一來，您的機器人就能持續提供協助 - 即使是尚未準備好預約的使用者。

1.哪些類型的企業最受益於預約聊天機器人？

任何需要與人打交道的企業，例如健身房、診所、美容院、律師事務所和多地點服務供應商，都可以使用聊天機器人節省時間並提昇效率。

2.聊天機器人如何提高客戶的約會出席率？

透過傳送提醒、回答最後關頭的問題，以及讓重新排程變得超輕鬆，聊天機器人可以減少缺席的情況，並讓客戶更投入。

3.此聊天機器人與傳統預約表格比較如何？

與靜態表單不同，聊天機器人感覺就像在與真正的助理對話。它們可以引導使用者、回答問題，並協助預約，所有這些都在一次流暢的對話中完成。

4.對於擁有數十間分公司的企業而言，此解決方案的擴充性如何？

非常容易擴充。您可以一次上傳所有分店資訊，聊天機器人就能根據使用者的位置或選擇，立即量身打造回應和預約連結。

5.約會聊天機器人的主要限制為何？

除非訓練有素，否則他們在處理複雜的邊緣案例或不尋常的問題時可能會很吃力，而且如果您的整合（例如行事曆）出了問題，也會造成阻礙。