Chatbot dla HR

Czy kiedykolwiek utknąłeś w wewnętrznym systemie? Wiedziałeś, co musisz zrobić, na przykład złożyć raport wydatków, ale nie wiedziałeś, którego systemu użyć, a jeśli wiedziałeś, to nie wiedziałeś, jak z niego korzystać? A może korzystałeś z systemu, ale napotkałeś błąd?

Są to wszystkie przypadki użycia, które mogą być rozwiązane przez chatbota.

Chatbot może zasadniczo abstrahować od systemu wewnętrznego w takim stopniu, że użytkownik nie wie, z jakiego systemu korzysta.

‍

Dlaczego warto używać Chatbota do wspierania zarządzania zasobami ludzkimi?

Zasoby ludzkie (HR) to dział, który dobrze nadaje się do wykorzystania chatbotów. Wynika to z faktu, że większość interakcji HR z użytkownikami odbywa się rzadko, co oznacza, że użytkownicy zapominają, których systemów muszą użyć do danego zadania, zapominają swoich danych logowania lub zapominają, jak korzystać z danego systemu. Może nawet nie być warte czasu i kłopotów dla nich, aby nauczyć się systemu do wykonania danego zadania. Wszystkie problemy, które podkreśliliśmy powyżej.

Najbardziej oczywistymi przypadkami użycia dla HR chatbots są zadania takie jak wypełnianie raportów wydatków, wnioskowanie o urlop, aktualizowanie szkoleń dotyczących zgodności lub zadawanie pytań dotyczących niektórych aspektów polityki firmy.

W każdym przypadku użytkownik nie musi pamiętać dokładnej procedury i systemu, ale jest prowadzony przez proces przez chatbota. Na przykład, zamiast wysyłać link do slajdów i systemu w celu zweryfikowania ich zgodności, użytkownik może po prostu przeczytać slajdy na chatbocie i zweryfikować ich zgodność krok po kroku.

We wszystkich powyższych przypadkach użytkownik ma jeden punkt wejścia - chatbota. Niezależnie od pytania lub zadania, zaczyna od chatbota.

Oczywiście może się zdarzyć, że chatbot nie będzie znał odpowiedzi na dane pytanie. W takim przypadku efektywne jest eskalowanie pytania do osoby odpowiedzialnej za wsparcie HR. Osoba ta może odpowiedzieć na pytanie, a także zapewnić, że w razie potrzeby chatbot zostanie zaktualizowany, aby mógł samodzielnie odpowiedzieć na dane pytanie w przyszłości.

Funkcja ta nazywana jest human in the loop (HITL ) i najlepiej jest ją skonfigurować tak, aby osoba wspierająca mogła udzielać odpowiedzi w czasie rzeczywistym, w momencie, gdy pracownik jest zaangażowany w dane zadanie.

‍

W jaki sposób Chatbot może wspierać dział HR?

Podczas gdy powyższe przypadki użycia są dość oczywiste, istnieją sposoby, w jakie chatbots mogą być wykorzystywane przez dział HR, które nie są tak oczywiste.

Gdy interakcje HR są przeprowadzane przez ludzi, rzeczy są wykonywane w określony sposób, aby wykorzystać ich czas. Oznacza to, że istnieje niewielka możliwość dostosowania sposobu obsługi poszczególnych pracowników. Dostępne narzędzia programowe również ograniczają to, co HR może zrobić bez irytowania pracowników.

Chatbots rozwiązać dwa powyższe problemy. Znacznie łatwiej jest zapewnić pracownikowi spersonalizowane zaangażowanie w sposób, który jest mniej uciążliwy, tj. zapewnić personalizację na dużą skalę.

Odpowiednimi przypadkami użycia są ankiety i coaching.

Sztuczna inteligencja może być wykorzystana do ustalenia, którym pracownikom należy zadać określone pytania w określonych momentach i kiedy należy podjąć dalsze działania w oparciu o ich odpowiedzi lub odpowiedzi innych osób. Mogą to być konkretne pytania dotyczące poziomu zadowolenia z pracy i relacji z innymi. Pytanie może być tylko jednym pytaniem, tj. nie musi składać się z kilku pytań.

Powyższe można zintegrować z programami coachingowymi i szkoleniowymi, które częściowo mogą być dostarczane przez chatbota. Chodzi o to, aby pracownik nigdy nie czuł, że jego potrzeby nie są zaspokajane.

Sensowne jest, aby tego rodzaju zaangażowanie mentorskie było również zintegrowane z dowolnym oprogramowaniem do wyznaczania celów lub zarządzania zadaniami.

Możliwości angażowania pracowników są nieograniczone.

Postęp w tym obszarze będzie polegał na tym, że chatbot będzie uczył się w sposób zagregowany, aby wiedzieć, kiedy angażować się w kontakt z pracownikami i jakie pytania zadawać. Celem będzie zapewnienie najwyższego poziomu satysfakcji pracowników i identyfikacja problemów, zanim staną się większe.

‍

Chatbots może również poprawić produktywność pracowników.

Chatbots mogą być również wykorzystywane w dziale HR przez pracowników HR w celu poprawy ich własnej produktywności. W tym przypadku, chatbots może być używany jako narzędzie do swobodnego przepływu pracy, w którym pracownicy HR mogą uruchomić zadanie, które wymaga zaangażowania ze strony pracownika, a następnie zaangażować się w to zadanie tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Na przykład, pracownik może potrzebować zaangażować się w wieloetapowy proces, aby zaktualizować swoją politykę emerytalną lub podać zaktualizowane dane kontaktowe.

Chatbot może przynajmniej zapewnić im procedurę i wskazówki dotyczące wykonania tego zadania, nawet jeśli nie może wykonać go za nich.

Istnieje wiele sposobów, w jakie chatbots może poprawić jakość życia i produktywność pracowników oraz pomóc działowi HR zaangażować się w relacje z pracownikami, aby zwiększyć ich zadowolenie i zidentyfikować problemy, zanim przerodzą się w coś poważnego.

‍