Reservar una cita no consiste solo en elegir una franja horaria, sino en asegurarse de que el cliente acude. La gente no se limita a concertar una cita, sino que pregunta por la ubicación, los precios, los descuentos, el horario comercial y si la visita merece la pena.
Para las empresas de varias cadenas, gestionar estas consultas en varios establecimientos puede resultar abrumador. Las llamadas y los correos electrónicos se acumulan, los clientes abandonan y las citas perdidas se traducen en pérdidas de ingresos.
¿La solución? Crea un chatbot de IA que no solo automatiza la programación, sino que también proporciona respuestas instantáneas y precisas, directamente en WhatsApp.
Esta guía le mostrará cómo crear un chatbot de WhatsApp usando Botpress y Calendly para agilizar la programación, manejar las preguntas de los clientes y asegurarse de que cada cita se convierta en un negocio real.
Cómo crear un robot de reserva de citas
Antes de sumergirnos en la construcción del chatbot, esto es lo que necesitarás:
- Plan estándarCalendly : necesario para acceder a la API, pero puede empezar con la prueba gratuita de 14 días.
- Cuenta de Meta for Business: gratuita y necesaria para la integración de WhatsApp .
- CuentaBotpress - Es gratuita y se utiliza para crear y gestionar tu chatbot.
Una vez configurados, piense en la información que debe manejar su bot. Reservar una cita no consiste solo en elegir una hora, sino en asegurarse de que los clientes tienen todos los detalles que necesitan. Su chatbot debe ser capaz de:
- Confirmar disponibilidad: muestre las franjas horarias abiertas en función de la programación de Calendly.
- Recopilar datos del cliente: nombre, información de contacto, ubicación preferida y cualquier petición especial.
- Proporcione información específica sobre la ubicación: horarios comerciales, precios, servicios ofrecidos y descuentos permanentes.
- Responda a las preguntas habituales: políticas de cancelación, reprogramación, detalles sobre el aparcamiento y cualquier otra cosa que los clientes suelan preguntar antes de reservar.
Al gestionar todo esto en una sola conversación, su chatbot garantiza que los clientes tengan todo lo que necesitan para reservar con confianza.
Paso 1: Configurar el entorno del bot
Empiece por crear un nuevo proyecto en Botpress. Una vez iniciada la sesión, seleccione la plantilla "Empezar de cero" para una personalización y flexibilidad completas.
Paso 2: Añadir base de conocimientos
Una base de conocimientos bien estructurada garantiza que su chatbot pueda proporcionar a los clientes información precisa más allá de la mera programación de citas. Se puede configurar de forma eficiente añadiendo documentos relevantes y datos estructurados.
Cargar información empresarial
Para los datos comerciales estáticos sobre los que los clientes preguntan con frecuencia, lo mejor es cargar un documento estructurado. Esto garantiza que el bot siempre disponga de información precisa y actualizada.
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- Vaya al menú de la izquierda en Botpress y seleccione Base de conocimientos.
- Cargue un documento con los datos esenciales, incluidos:
- Oficinas y direcciones.
- Instalaciones disponibles en cada lugar.
- Precios, descuentos y opciones de afiliación.
- Horario de apertura y datos de contacto.
Uso de tablas para información dinámica
Para los próximos eventos o los detalles que cambian con frecuencia, mantener una tabla estructurada es más eficaz que actualizar un documento. Una tabla permite:
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- Actualizaciones más sencillas: se pueden añadir nuevos eventos como filas sin modificar todo el archivo.
- Mejor organización: los clientes reciben información estructurada y fácil de leer.
Optimización de costes con preguntas frecuentes almacenadas en caché
La información estática, como las políticas empresariales o las preguntas más frecuentes, debe almacenarse en un documento de FAQ. Esto reduce la necesidad de actualizaciones constantes y aprovecha lascapacidades de almacenamiento en caché de la base de conocimientos, lo que reduce significativamente los costes de la API.
Al mismo tiempo, el bot puede seguir generando respuestas dinámicas y adaptadas al contexto en función de las consultas de los clientes. Al estructurar la base de conocimientos de forma eficiente, las empresas pueden mantener un chatbot actualizado que proporcione información valiosa al tiempo que optimizan los costes operativos.
Paso 3: Añadir integración Calendly
Para que tu chatbot pueda programar citas, necesitas conectar Calendly con Botpress. Esto permite al bot acceder a las franjas horarias disponibles y generar enlaces de reserva para los usuarios.
1. Instalar la integración de Calendly en Botpress
- Navegar a Botpress Hub e instala la integraciónCalendly .
- Esta integración es esencial para recuperar y gestionar la información de programación de Calendly.
2. Generar una clave API de Calendly
- Ve a Calendly y selecciona "Integraciones y aplicaciones" en el menú de la izquierda.
- Seleccione API & Webhooks y cree un nuevo token de API.
- Asigne un nombre al token (por ejemplo,Botpress Access") y genérelo.
- Complete la autenticación de dos factores si se le solicita.
- Copia la clave API y pégala en los ajustes de integración de Calendly en Botpress.
- Guarde la configuración para establecer la conexión.
En esta etapa, Calendly se ha conectado correctamente a Botpress, permitiendo que su chatbot acceda a los datos de programación.
Sep 4: Flujo de trabajo de Crea Chatbot
Ahora que Calendly está integrado, es el momento de construir el flujo de trabajo del chatbot que gestiona la programación de citas y recupera la información empresarial.
1. Captura de la selección de rama del usuario
Dado que los usuarios reservarán citas en diferentes lugares, el chatbot necesita almacenar el nombre de la sucursal seleccionada.
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- Añade un nodo de elección única en el que los usuarios seleccionan una rama.
- Cree una variable llamada workflow.branch para almacenar la selección.
Esto garantiza que todos los enlaces de programación y las respuestas se adapten a la sucursal adecuada.
2. Uso del flujo de trabajo de eventos Calendly
En lugar de crear la lógica de programación de citas desde cero, puede utilizar el flujo de trabajo de eventos Calendly en Botpress.
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- Abre Workflows y busca Calendly Event Workflow en el Botpress Hub.
- Clone el flujo de trabajo y modifíquelo según sea necesario.
- Este flujo de trabajo genera automáticamente un enlace de evento personalizado que incluye el ID de conversación del usuario.
Al pasar el ID de la conversación, el chatbot genera un enlace de reserva único que puede rastrearse hasta los usuarios individuales.
3. Configuración del activador de eventos Calendly
Una vez que el chatbot envía el enlace de reserva, necesita detectar cuándo se confirma una cita.
- Haga clic con el botón derecho en el flujo de trabajo y seleccione Activador de eventosCalendly .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Esto permite al chatbot escuchar las actualizaciones relacionadas con la reserva específica del usuario.
- Una vez activado, el chatbot recupera los detalles del evento programado y confirma la cita al usuario.
Este paso garantiza que las reservas se registran y acusan debidamente.
4. Manejo de información comercial y preguntas frecuentes
Para usuarios que preguntan por datos de la sucursal en lugar de reservar una cita:
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- Crear un nodo autónomo conectado a la base de conocimientos.
- Habilite la búsqueda de conocimientos para que el chatbot obtenga respuestas del documento de preguntas frecuentes cargado.
- El chatbot puede ahora recuperar detalles como precios, horas de funcionamiento y servicios sin necesidad de actualizaciones manuales.
Esto mejora la eficacia y garantiza que los usuarios reciban siempre información precisa.
Paso 5: Implementación de Chatbot en WhatsApp
Una vez creado el chatbot, el último paso es desplegarlo en WhatsApp para que los usuarios puedan interactuar directamente con él. Esto permite programar citas sin problemas y responder al instante a las consultas.
- Vaya a Inicio en el menú de la izquierda de Botpress.
- Haz clic en Autorizar WhatsApp y conéctalo a tu cuenta Meta Business.
- Siga los pasos que aparecen en pantalla para completar la configuración.
Una vez conectado, tu chatbot estará activo en WhatsApp, listo para gestionar las interacciones con los clientes.
Implante hoy mismo su primer chatbot de citas
Crear un chatbot de programación de citas es solo el principio. Con Botpress, puede mejorar aún más el chatbot integrando elementos multimedia como imágenes, carruseles y botones interactivos para ofrecer a los usuarios una experiencia de reserva visualmente atractiva en WhatsApp.
Más allá de WhatsApp, su chatbot también se puede implementar en Slack, Microsoft Teams, Telegram y otras plataformas, lo que garantiza una experiencia de programación perfecta en múltiples canales de comunicación.
Empieza a construir hoy mismo. Es gratis.
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