Đặt lịch hẹn không chỉ là chọn khung giờ mà còn là đảm bảo khách hàng sẽ đến. Mọi người không chỉ lên lịch; họ còn hỏi về địa điểm, giá cả, chiết khấu, giờ làm việc và liệu chuyến thăm có xứng đáng với thời gian của họ hay không.
Đối với các doanh nghiệp đa chuỗi, việc xử lý các yêu cầu này ở nhiều địa điểm có thể rất khó khăn. Các cuộc gọi và email chồng chất, khách hàng bỏ cuộc và các cuộc hẹn bị mất có nghĩa là mất doanh thu.
Giải pháp? Xây dựng một chatbot AI không chỉ tự động lập lịch mà còn cung cấp câu trả lời tức thời, chính xác—ngay trên WhatsApp .
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách tạo một WhatsApp chatbot sử dụng Botpress Và Calendly để sắp xếp lịch trình, giải quyết các câu hỏi của khách hàng và đảm bảo mọi cuộc hẹn đều trở thành hoạt động kinh doanh thực sự.
Cách xây dựng Bot đặt lịch hẹn
Trước khi bắt đầu xây dựng chatbot, đây là những gì bạn cần:
- Gói Calendly Standard – Bắt buộc phải có để truy cập API, nhưng bạn có thể bắt đầu bằng bản dùng thử miễn phí 14 ngày.
- Tài khoản Meta for Business – Miễn phí thiết lập và cần thiết cho WhatsApp sự tích hợp.
- Tài khoản Botpress – Miễn phí tạo và được sử dụng để xây dựng và quản lý chatbot của bạn.
Sau khi thiết lập xong, hãy nghĩ về thông tin mà bot của bạn cần xử lý. Đặt lịch hẹn không chỉ là chọn thời gian mà còn là đảm bảo khách hàng có tất cả thông tin họ cần. Chatbot của bạn phải có thể:
- Xác nhận tính khả dụng – Hiển thị các vị trí mở dựa trên Calendly lịch trình của.
- Thu thập thông tin chi tiết về khách hàng – Tên, thông tin liên lạc, địa điểm ưa thích và mọi yêu cầu đặc biệt.
- Cung cấp thông tin cụ thể theo vị trí – Giờ làm việc, giá cả, dịch vụ cung cấp và các chương trình giảm giá đang diễn ra.
- Trả lời những câu hỏi thường gặp – Chính sách hủy chuyến, đổi lịch, thông tin chi tiết về bãi đậu xe và bất kỳ thông tin nào khác mà khách hàng thường hỏi trước khi đặt chỗ.
Bằng cách xử lý tất cả những điều này trong một cuộc trò chuyện, chatbot của bạn sẽ đảm bảo khách hàng có mọi thứ họ cần để đặt phòng một cách tự tin.
Bước 1: Thiết lập môi trường Bot
Bắt đầu bằng cách tạo một dự án mới trong Botpress . Sau khi đăng nhập, hãy chọn mẫu "Bắt đầu từ đầu" để tùy chỉnh và linh hoạt hoàn toàn.
Bước 2: Thêm Cơ sở kiến thức
Cơ sở kiến thức được cấu trúc tốt đảm bảo chatbot của bạn có thể cung cấp cho khách hàng thông tin chính xác ngoài việc lên lịch hẹn. Điều này có thể được thiết lập hiệu quả bằng cách thêm các tài liệu có liên quan và dữ liệu có cấu trúc.
Tải lên thông tin doanh nghiệp
Đối với các chi tiết kinh doanh tĩnh mà khách hàng thường hỏi, tải lên một tài liệu có cấu trúc là cách tiếp cận tốt nhất. Điều này đảm bảo bot luôn có thông tin chính xác và cập nhật.
.webp)
- Điều hướng đến menu bên trái trong Botpress và chọn Cơ sở kiến thức.
- Tải lên một tài liệu có chứa các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Vị trí và địa chỉ chi nhánh.
- Các tiện nghi có sẵn tại mỗi địa điểm.
- Giá cả, chiết khấu và tùy chọn thành viên.
- Giờ làm việc và thông tin liên lạc.
Sử dụng bảng cho thông tin động
Đối với các sự kiện sắp tới hoặc các chi tiết thường xuyên thay đổi, việc duy trì một bảng có cấu trúc sẽ hiệu quả hơn là cập nhật tài liệu. Một bảng cho phép:
.webp)
- Cập nhật dễ dàng hơn – Có thể thêm sự kiện mới dưới dạng hàng mà không cần sửa đổi toàn bộ tệp.
- Tổ chức tốt hơn – Khách hàng nhận được thông tin có cấu trúc, dễ đọc.
Tối ưu hóa chi phí với Câu hỏi thường gặp được lưu trữ trong bộ nhớ đệm
Thông tin tĩnh, chẳng hạn như chính sách kinh doanh hoặc câu hỏi thường gặp, nên được lưu trữ trong tài liệu FAQ. Điều này làm giảm nhu cầu cập nhật liên tục và tận dụng khả năng lưu trữ đệm của cơ sở kiến thức, giúp giảm đáng kể chi phí API.
Đồng thời, bot vẫn có thể tạo ra các phản hồi động và có nhận thức theo ngữ cảnh dựa trên các truy vấn của khách hàng. Bằng cách cấu trúc cơ sở kiến thức hiệu quả, các doanh nghiệp có thể duy trì một chatbot cập nhật cung cấp thông tin có giá trị trong khi tối ưu hóa chi phí hoạt động.
Bước 3: Thêm Calendly Tích hợp
Để cho phép chatbot của bạn lên lịch cuộc hẹn, bạn cần kết nối Calendly với Botpress . Điều này cho phép bot truy cập vào các khung thời gian khả dụng và tạo liên kết đặt chỗ cho người dùng.
1. Cài đặt Calendly Tích hợp trong Botpress
- Điều hướng đến Botpress Hub và cài đặt tích hợp Calendly .
- Sự tích hợp này rất cần thiết để thu thập và quản lý thông tin lập lịch từ Calendly .
2. Tạo Khóa API từ Calendly
- Đi đến Calendly và chọn “Tích hợp & Ứng dụng” từ menu bên trái.
- Chọn API & Webhooks và tạo mã thông báo API mới.
- Đặt tên cho mã thông báo (ví dụ: " Botpress Truy cập") và tạo nó.
- Hoàn tất xác thực hai yếu tố nếu được yêu cầu.
- Sao chép khóa API và dán nó vào Calendly cài đặt tích hợp trong Botpress .
- Lưu cấu hình để thiết lập kết nối.
Ở giai đoạn này, Calendly được kết nối thành công tới Botpress , cho phép chatbot của bạn truy cập dữ liệu lập lịch.
Ngày 4 tháng 9: Xây dựng quy trình làm việc của Chatbot
Bây giờ thì Calendly được tích hợp, đã đến lúc xây dựng quy trình làm việc của chatbot để xử lý việc lên lịch hẹn và thu thập thông tin kinh doanh.
1. Ghi lại Lựa chọn Nhánh của Người dùng
Vì người dùng sẽ đặt lịch hẹn ở nhiều địa điểm khác nhau nên chatbot cần lưu trữ tên chi nhánh đã chọn.
.webp)
- Thêm một nút lựa chọn duy nhất để người dùng chọn một nhánh.
- Tạo một biến có tên là workflow.branch để lưu trữ lựa chọn.
Điều này đảm bảo rằng tất cả các liên kết và phản hồi lập lịch đều được điều chỉnh theo đúng nhánh.
2. Sử dụng Calendly Quy trình sự kiện
Thay vì tạo logic lập lịch hẹn từ đầu, bạn có thể sử dụng Calendly Quy trình sự kiện trong Botpress .
.webp)
- Mở Workflows và tìm kiếm Calendly Event Workflow trong Botpress Hub .
- Sao chép quy trình làm việc và sửa đổi khi cần thiết.
- Quy trình công việc này tự động tạo liên kết sự kiện tùy chỉnh bao gồm ID cuộc trò chuyện của người dùng.
Bằng cách truyền ID cuộc trò chuyện, chatbot sẽ tạo ra một liên kết đặt chỗ duy nhất có thể theo dõi từng người dùng.
3. Thiết lập Calendly Sự kiện kích hoạt
Sau khi chatbot gửi liên kết đặt chỗ, nó cần phát hiện thời điểm cuộc hẹn được xác nhận.
- Nhấp chuột phải vào bên trong quy trình làm việc và chọn Calendly Event Trigger .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Điều này cho phép chatbot lắng nghe các cập nhật liên quan đến đặt chỗ cụ thể của người dùng.
- Sau khi được kích hoạt, chatbot sẽ lấy thông tin chi tiết về sự kiện đã lên lịch và xác nhận cuộc hẹn với người dùng.
Bước này đảm bảo rằng việc đặt chỗ được theo dõi và xác nhận đúng cách.
4. Xử lý thông tin kinh doanh và câu hỏi thường gặp
Đối với người dùng hỏi về thông tin chi nhánh thay vì đặt lịch hẹn:
.webp)
- Tạo một nút tự động kết nối với cơ sở kiến thức .
- Bật tìm kiếm kiến thức để chatbot có thể tìm câu trả lời từ tài liệu FAQ đã tải lên.
- Hiện tại, chatbot có thể thu thập thông tin chi tiết như giá cả, giờ hoạt động và dịch vụ mà không cần phải cập nhật thủ công.
Điều này giúp cải thiện hiệu quả đồng thời đảm bảo người dùng luôn nhận được thông tin chính xác.
Bước 5: Triển khai Chatbot trên WhatsApp
Với chatbot được xây dựng hoàn chỉnh, bước cuối cùng là triển khai nó trên WhatsApp để người dùng có thể tương tác trực tiếp với nó. Điều này cho phép lên lịch hẹn liền mạch và phản hồi ngay lập tức cho các câu hỏi.
- Đi đến Trang chủ từ menu bên trái trong Botpress .
- Nhấp vào Ủy quyền WhatsApp và kết nối nó với Tài khoản Meta Business của bạn.
- Làm theo các bước trên màn hình để hoàn tất thiết lập.
Sau khi kết nối, chatbot của bạn sẽ hoạt động trực tiếp trên WhatsApp , sẵn sàng xử lý các tương tác với khách hàng.
Triển khai Chatbot Hẹn gặp đầu tiên của bạn ngay hôm nay
Xây dựng một chatbot lên lịch hẹn chỉ là bước khởi đầu. Với Botpress , bạn có thể cải thiện chatbot hơn nữa bằng cách tích hợp các yếu tố đa phương tiện như hình ảnh, băng chuyền và các nút tương tác để cung cấp cho người dùng trải nghiệm đặt phòng hấp dẫn về mặt hình ảnh trên WhatsApp .
Vượt ra WhatsApp , chatbot của bạn cũng có thể được triển khai trên Slack , Microsoft Teams , Telegram và các nền tảng khác, đảm bảo trải nghiệm lên lịch liền mạch trên nhiều kênh truyền thông.
Bắt đầu xây dựng ngay hôm nay. Nó miễn phí.
Mục lục
Chia sẻ điều này trên:
.svg)
