Chatbot para sa HR

Nakarating na ba kayo natigil sa isang panloob na sistema? Alam mo kung ano ang kailangan mong gawin, tulad ng pag-file ng ulat ng gastos, ngunit hindi mo alam kung aling sistema ang gagamitin, o kung ginawa mo, hindi mo alam kung paano gamitin ang system? Marahil ay ginagamit mo ang system ngunit nakatagpo ng isang error?

Ang lahat ng ito ay mga kaso ng paggamit na maaaring malutas ng isang chatbot.

Ang isang chatbot ay maaaring mag-abstract ng isang panloob na sistema hanggang sa hindi alam ng user kung aling sistema ang kanilang ginagamit.

‍

Bakit gagamit ng Chatbot upang suportahan ang pamamahala ng iyong Human Resources?

Ang Human Resources (HR) ay isang departamento na angkop sa mga kaso ng paggamit ng chatbot. Ito ay dahil ang karamihan sa pakikipag-ugnayan ng HR sa mga user ay madalang na nangyayari, na nangangahulugang nakakalimutan ng mga user kung aling mga system ang kailangan nilang gamitin para sa isang partikular na gawain, nakalimutan ang kanilang mga detalye sa pag-log in o nakalimutan kung paano gamitin ang system na pinag-uusapan. Maaaring hindi rin sulit ang oras at abala para sa kanila na matuto ng isang sistema upang maisakatuparan ang gawain sa kamay. Lahat ng mga problema na na-highlight namin sa itaas.

Ang pinaka-halatang mga kaso ng paggamit para sa HR chatbots ay ang mga gawain tulad ng pag-file ng mga ulat sa gastos, paghiling ng holiday, pag-update ng pagsasanay sa pagsunod o pagtatanong tungkol sa ilang aspeto ng patakaran ng kumpanya.

Sa bawat kaso, hindi kailangang tandaan ng user ang isang eksaktong pamamaraan at sistema, ngunit sa halip ay ginagabayan ng chatbot ang proseso. Halimbawa, sa halip na magpadala ng link sa isang slide deck at isang system para i-verify ang kanilang pagsunod, mababasa lang ng user ang mga slide sa chatbot at i-verify ang kanilang pagsunod doon, sa sunud-sunod na paraan.

Sa lahat ng mga kaso sa itaas, ang user ay may isang punto ng pagpasok, ang chatbot. Anuman ang kanilang tanong o gawain, nagsisimula sila sa chatbot.

Siyempre, maaaring may mga kaso kung saan maaaring hindi alam ng chatbot ang sagot sa isang naibigay na tanong. Sa kasong ito, mahusay para sa tanong na idulog sa isang tagasuporta ng HR. Masasagot ng taong ito ang tanong, at masisiguro rin na, kung naaangkop, ang chatbot ay maa-update upang masagot nito ang ibinigay na tanong mismo sa hinaharap.

Ang function na ito ay tinatawag na human in the loop (HITL) at ito ay pinakamahusay na naka-set up upang ang taong sumusuporta ay makapagbigay ng mga tugon sa real-time, sa sandaling ang empleyado ay kasangkot sa gawaing nasa kamay.

‍

Ano ang mga paraan na maaaring suportahan ng Chatbot ang departamento ng HR?

Habang ang mga kaso ng paggamit sa itaas ay medyo halata, may mga paraan kung saan ang mga chatbot ay maaaring gamitin ng HR na hindi masyadong halata.

Kapag ang mga pakikipag-ugnayan ng HR ay isinasagawa ng mga tao, ang mga bagay ay ginagawa sa isang tiyak na paraan upang magamit ang kanilang oras. Nangangahulugan ito na may kaunting pagpapasadya sa mga tuntunin ng paraan ng pakikitungo sa mga indibidwal na empleyado. Nililimitahan din ng mga software tool na magagamit kung ano ang maaaring gawin ng HR nang walang nakakainis na mga empleyado.

Niresolba ng mga chatbot ang dalawang problema sa itaas. Mas madaling magbigay ng customized na pakikipag-ugnayan sa isang empleyado sa mga paraan na hindi gaanong nakakagambala, ibig sabihin, magbigay ng customization sa laki.

Ang mga nauugnay na kaso ng paggamit ay mga survey at coaching.

Maaaring gamitin ang AI upang malaman kung aling mga empleyado ang kailangang tanungin ng mga tanong sa ilang partikular na oras at kung kailan dapat mag-follow up batay sa kanilang mga tugon o mga tugon ng iba. Ang mga ito ay maaaring matukoy na mga tanong tungkol sa kanilang antas ng kasiyahan sa kanilang trabaho at sa kanilang mga relasyon sa pagtatrabaho sa iba. Ang isang tanong ay maaaring isang tanong lamang, ibig sabihin, hindi ito kailangang maging ilang katanungan.

Ang nasa itaas ay maaaring isama sa mga programa sa pagtuturo at pagsasanay na sa bahagi ay maaaring maihatid ng chatbot. Ang ideya ay upang matiyak na ang empleyado ay hindi kailanman nararamdaman na ang kanilang mga pangangailangan ay hindi inaalagaan.

Makatuwiran na ang ganitong uri ng mentoring na pakikipag-ugnayan ay isinama din sa anumang setting ng layunin o software sa pamamahala ng gawain.

Ang mga posibilidad kung paano makikipag-ugnayan ang mga empleyado ay walang katapusang.

Ang mga pag-unlad sa lugar na ito ay nasa kabuuan ng pag-aaral ng chatbot upang malaman kung kailan makikipag-ugnayan sa mga empleyado at kung anong mga tanong ang itatanong. Ang layunin ay upang magbigay ng pinakamataas na antas ng kasiyahan ng empleyado at upang matukoy ang mga problema bago sila lumaki.

‍

Ang mga chatbot ay maaari ding mapabuti ang pagiging produktibo ng empleyado.

Ang mga chatbot ay maaari ding gamitin sa loob ng departamento ng HR ng mga empleyado ng HR upang mapabuti ang kanilang sariling produktibidad. Sa kasong ito, ang mga chatbot ay maaaring gamitin tulad ng mga libreng form na tool sa daloy ng trabaho kung saan ang mga empleyado ng HR ay maaaring maglunsad ng isang gawain na nangangailangan ng pakikipag-ugnayan mula sa isang empleyado ngunit pagkatapos ay isali lamang ang kanilang mga sarili sa gawaing iyon kung kinakailangan. Halimbawa, maaaring kailanganin ng isang empleyado na makisali sa isang multistep na proseso upang i-update ang kanilang patakaran sa pensiyon o kailangang magbigay ng updated na impormasyon sa pakikipag-ugnayan.

Hindi bababa sa ang chatbot ay maaaring magbigay sa kanila ng isang pamamaraan at patnubay upang magawa ang gawaing ito kahit na hindi nito magawa ang gawain para sa kanila.

Maraming paraan para mapahusay ng mga chatbot ang buhay at pagiging produktibo ng mga empleyado at tulungan ang HR na makipag-ugnayan sa mga empleyado para mapalakas ang kasiyahan at matukoy ang mga problema bago sila maging seryoso.

‍