Ang pag-book ng appointment ay hindi lang tungkol sa pagpili ng time slot—ito ay tungkol sa pagtiyak na lalabas ang customer. Ang mga tao ay hindi lamang nag-iskedyul; nagtatanong sila tungkol sa mga lokasyon, pagpepresyo, mga diskwento, oras ng negosyo, at kung sulit ang pagbisita sa kanilang oras.
Para sa mga multi-chain na negosyo, ang paghawak sa mga katanungang ito sa maraming lokasyon ay maaaring maging napakalaki. Tumataas ang mga tawag at email, bumababa ang mga customer, at ang mga nawalang appointment ay nangangahulugan ng pagkawala ng kita.
Ang solusyon? Bumuo ng AI chatbot na hindi lamang nag-o-automate ng pag-iiskedyul ngunit nagbibigay din ng madalian, tumpak na mga sagot—sa mismong paraan WhatsApp .
Ipapakita sa iyo ng gabay na ito kung paano gumawa ng a WhatsApp gumagamit ng chatbot Botpress at Calendly upang i-streamline ang pag-iiskedyul, pangasiwaan ang mga tanong ng customer, at tiyaking ang bawat appointment ay magiging tunay na negosyo.
Paano bumuo ng Appointment Booking Bot
Bago tayo sumabak sa pagbuo ng chatbot, narito ang kakailanganin mo:
- Calendly Standard Plan – Kinakailangan para sa API access, ngunit maaari kang magsimula sa 14 na araw na libreng pagsubok.
- Meta for Business Account – Libreng i-set up at kailangan para sa WhatsApp pagsasama.
- Botpress Account – Libreng lumikha at ginagamit para sa pagbuo at pamamahala ng iyong chatbot.
Kapag na-set up na ang mga ito, isipin ang impormasyong kailangang pangasiwaan ng iyong bot. Ang pag-book ng appointment ay hindi lamang tungkol sa pagpili ng oras—ito ay tungkol sa pagtiyak na nasa mga customer ang lahat ng detalyeng kailangan nila. Ang iyong chatbot ay dapat na:
- Kumpirmahin ang Availability – Ipakita ang mga bukas na slot batay sa Calendly iskedyul ni.
- Kolektahin ang Mga Detalye ng Customer - Pangalan, impormasyon ng contact, ginustong lokasyon, at anumang mga espesyal na kahilingan.
- Magbigay ng Impormasyong Partikular sa Lokasyon – Mga oras ng negosyo, pagpepresyo, mga serbisyong inaalok, at patuloy na mga diskwento.
- Sagutin ang Mga Karaniwang Tanong – Mga patakaran sa pagkansela, muling pag-iskedyul, mga detalye ng paradahan, at anumang bagay na karaniwang itatanong ng mga customer bago mag-book.
Sa pamamagitan ng pangangasiwa sa lahat ng ito sa isang pag-uusap, tinitiyak ng iyong chatbot na makukuha ng mga customer ang lahat ng kailangan nilang mag-book nang may kumpiyansa.
Hakbang 1: I-setup ang Bot Environment
Magsimula sa pamamagitan ng paglikha ng isang bagong proyekto sa Botpress . Kapag naka-log in, piliin ang template na "Start from Scratch" para sa kumpletong pag-customize at flexibility.
Hakbang 2: Magdagdag ng Knowledge Base
Tinitiyak ng isang mahusay na istrukturang base ng kaalaman na makakapagbigay ang iyong chatbot sa mga customer ng tumpak na impormasyon na higit pa sa pag-iiskedyul ng appointment. Mahusay itong mai-set up sa pamamagitan ng pagdaragdag ng mga nauugnay na dokumento at structured data.
Pag-upload ng Impormasyon sa Negosyo
Para sa mga static na detalye ng negosyo na madalas itanong ng mga customer, ang pag-upload ng structured na dokumento ay ang pinakamahusay na diskarte. Tinitiyak nito na ang bot ay palaging may tumpak at napapanahon na impormasyon.
.webp)
- Mag-navigate sa kaliwang menu sa Botpress at piliin ang Knowledge Base.
- Mag-upload ng dokumentong naglalaman ng mahahalagang detalye, kabilang ang:
- Mga lokasyon at address ng sangay.
- Magagamit na mga pasilidad sa bawat lokasyon.
- Pagpepresyo, mga diskwento, at mga opsyon sa membership.
- Mga oras ng pagpapatakbo at mga detalye ng contact.
Paggamit ng Mga Talahanayan para sa Dynamic na Impormasyon
Para sa mga paparating na kaganapan o madalas na pagbabago ng mga detalye, ang pagpapanatili ng isang structured na talahanayan ay mas epektibo kaysa sa pag-update ng isang dokumento. Ang talahanayan ay nagbibigay-daan para sa:
.webp)
- Mas madaling pag-update – Maaaring magdagdag ng mga bagong kaganapan bilang mga hilera nang hindi binabago ang buong file.
- Mas mahusay na organisasyon – Tumatanggap ang mga customer ng structured, madaling basahin na impormasyon.
Pag-optimize ng Mga Gastos gamit ang Mga Naka-cache na FAQ
Ang static na impormasyon, tulad ng mga patakaran sa negosyo o mga madalas itanong, ay dapat na nakaimbak sa isang FAQ na dokumento. Binabawasan nito ang pangangailangan para sa patuloy na pag-update at ginagamit ang kakayahan sa pag-cache ng knowledge base, na makabuluhang binabawasan ang mga gastos sa API.
Kasabay nito, makakabuo pa rin ang bot ng mga dynamic at context-aware na tugon batay sa mga query ng customer. Sa pamamagitan ng mahusay na pag-istruktura sa base ng kaalaman, maaaring mapanatili ng mga negosyo ang isang napapanahon na chatbot na nagbibigay ng mahalagang impormasyon habang ino-optimize ang mga gastos sa pagpapatakbo.
Hakbang 3: Magdagdag Calendly Pagsasama
Upang paganahin ang iyong chatbot na mag-iskedyul ng mga appointment, kailangan mong kumonekta Calendly kasama Botpress . Nagbibigay-daan ito sa bot na ma-access ang mga available na time slot at bumuo ng mga link sa pag-book para sa mga user.
1. I-install ang Calendly Pagsasama sa Botpress
- Mag-navigate sa Botpress Hub at i-install ang Calendly integration .
- Ang pagsasamang ito ay mahalaga para sa pagkuha at pamamahala ng impormasyon sa pag-iiskedyul mula sa Calendly .
2. Bumuo ng API Key mula sa Calendly
- Pumunta sa Calendly at piliin ang "Mga Pagsasama at App" mula sa menu sa kaliwa.
- Piliin ang API at Webhooks at gumawa ng bagong token ng API.
- Pangalanan ang token (hal., " Botpress Access") at buuin ito.
- Kumpletuhin ang two-factor authentication kung sinenyasan.
- Kopyahin ang API key at i-paste ito sa Calendly mga setting ng pagsasama sa Botpress .
- I-save ang configuration para maitatag ang koneksyon.
Sa yugtong ito, Calendly ay matagumpay na nakakonekta sa Botpress , na nagpapahintulot sa iyong chatbot na ma-access ang data ng pag-iiskedyul.
Set 4: Bumuo ng Chatbot Workflow
Ngayon na Calendly ay pinagsama, oras na para buuin ang chatbot workflow na humahawak sa pag-iiskedyul ng appointment at kumukuha ng impormasyon ng negosyo.
1. Pagkuha ng Pagpili ng Sangay ng Gumagamit
Dahil ang mga user ay magbu-book ng mga appointment sa iba't ibang lokasyon, kailangang iimbak ng chatbot ang napiling pangalan ng sangay.
.webp)
- Magdagdag ng single-choice node kung saan pumipili ng branch ang mga user.
- Gumawa ng variable na tinatawag na workflow.branch para iimbak ang pinili.
Tinitiyak nito na ang lahat ng link sa pag-iiskedyul at mga tugon ay iniangkop sa tamang sangay.
2. Gamit ang Calendly Daloy ng Trabaho ng Kaganapan
Sa halip na likhain ang logic sa pag-iiskedyul ng appointment mula sa simula, maaari mong gamitin ang Calendly Daloy ng Trabaho ng Kaganapan sa Botpress .
.webp)
- Buksan ang Workflows at hanapin ang Calendly Event Workflow sa Botpress Hub .
- I-clone ang daloy ng trabaho at baguhin ito kung kinakailangan.
- Ang daloy ng trabaho na ito ay awtomatikong bumubuo ng isang naka-customize na link ng kaganapan na kasama ang ID ng pag-uusap ng user.
Sa pamamagitan ng pagpasa sa ID ng pag-uusap, bumubuo ang chatbot ng natatanging link sa pag-book na maaaring masubaybayan sa mga indibidwal na user.
3. Pagse-set Up ng Calendly Trigger ng Kaganapan
Kapag naipadala na ng chatbot ang link sa pag-book, kailangan nitong makita kung kailan nakumpirma ang appointment.
- Mag-right click sa loob ng workflow at piliin ang Calendly Event Trigger .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Nagbibigay-daan ito sa chatbot na makinig sa mga update na nauugnay sa partikular na booking ng user.
- Kapag na-trigger, kinukuha ng chatbot ang mga nakaiskedyul na detalye ng kaganapan at kinukumpirma ang appointment sa user.
Tinitiyak ng hakbang na ito na ang mga booking ay maayos na sinusubaybayan at kinikilala.
4. Pangangasiwa sa Impormasyon sa Negosyo at Mga FAQ
Para sa mga user na nagtatanong tungkol sa mga detalye ng sangay sa halip na mag-book ng appointment:
.webp)
- Gumawa ng autonomous node na konektado sa knowledge base .
- Paganahin ang paghahanap ng kaalaman upang hayaan ang chatbot na makakuha ng mga sagot mula sa na-upload na FAQ na dokumento.
- Maaari na ngayong kunin ng chatbot ang mga detalye tulad ng pagpepresyo, oras ng pagpapatakbo, at mga serbisyo nang hindi nangangailangan ng mga manu-manong update.
Pinapabuti nito ang kahusayan habang tinitiyak na palaging nakakakuha ng tumpak na impormasyon ang mga user.
Hakbang 5: Pag-deploy ng Chatbot sa WhatsApp
Sa ganap na binuo ang chatbot, ang huling hakbang ay i-deploy ito WhatsApp upang ang mga gumagamit ay maaaring direktang makipag-ugnayan dito. Nagbibigay-daan ito sa tuluy-tuloy na pag-iiskedyul ng appointment at agarang pagtugon sa mga katanungan.
- Pumunta sa Home mula sa kaliwang menu sa Botpress .
- I-click ang Pahintulutan ang WhatsApp at ikonekta ito sa iyong Meta Business Account .
- Sundin ang mga hakbang sa screen upang makumpleto ang pag-setup.
Kapag nakakonekta na, magiging live ang iyong chatbot WhatsApp , handang pangasiwaan ang mga pakikipag-ugnayan ng customer.
I-deploy ang iyong unang Appointment Chatbot Ngayon
Ang pagbuo ng chatbot sa pag-iiskedyul ng appointment ay simula pa lamang. Sa Botpress , mapapahusay mo pa ang chatbot sa pamamagitan ng pagsasama ng mga rich media na elemento tulad ng mga larawan, carousel, at interactive na mga button upang mabigyan ang mga user ng visually nakakaengganyong karanasan sa pag-book sa WhatsApp .
Higit pa WhatsApp , maaari ding i-deploy ang iyong chatbot sa Slack , Microsoft Teams , Telegram , at iba pang mga platform, na tinitiyak ang isang tuluy-tuloy na karanasan sa pag-iiskedyul sa maraming channel ng komunikasyon.
Simulan ang pagtatayo ngayon. Ito'y LIBRE.
Talaan ng mga Nilalaman
Ibahagi ito sa:
.svg)
.webp)
