Prendre un rendez-vous, ce n'est pas seulement choisir un créneau horaire, c'est aussi s'assurer que le client se présentera. Les gens ne se contentent pas de prendre rendez-vous ; ils s'informent sur les lieux, les prix, les réductions, les heures d'ouverture et se demandent si la visite vaut la peine d'être effectuée.
Pour les entreprises à chaînes multiples, la gestion de ces demandes sur plusieurs sites peut s'avérer écrasante. Les appels et les courriels s'accumulent, les clients abandonnent et les rendez-vous perdus sont synonymes de pertes de revenus.
La solution ? Créer un chatbot d'IA qui non seulement automatise la planification, mais fournit également des réponses instantanées et précises, directement sur WhatsApp
Ce guide vous montrera comment créer un chatbot WhatsApp en utilisant Botpress et Calendly pour rationaliser la planification, répondre aux questions des clients et s'assurer que chaque rendez-vous se transforme en affaires réelles.
Étape 1 : Configuration de l'environnement du robot
Commencez par créer un nouveau projet sur Botpress. Une fois connecté, sélectionnez le modèle "Start from Scratch" pour une personnalisation et une flexibilité totales.
Étape 2 : Ajouter une base de connaissances
Une base de connaissances bien structurée garantit que votre chatbot peut fournir aux clients des informations précises allant au-delà de la simple prise de rendez-vous. Cette base peut être mise en place efficacement en ajoutant des documents pertinents et des données structurées.
Téléchargement d'informations sur l'entreprise
Pour les informations commerciales statiques sur lesquelles les clients posent souvent des questions, le téléchargement d'un document structuré est la meilleure approche. Cela permet de s'assurer que le robot dispose toujours d'informations exactes et à jour.
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- Naviguez dans le menu de gauche de Botpress et sélectionnez Base de connaissances.
- Téléchargez un document contenant des informations essentielles, notamment :
- Emplacements et adresses des succursales.
- Installations disponibles sur chaque site.
- Tarifs, réductions et options d'adhésion.
- Heures d'ouverture et coordonnées.
Utilisation de tableaux pour les informations dynamiques
Pour les événements à venir ou les détails qui changent fréquemment, la tenue d'un tableau structuré est plus efficace que la mise à jour d'un document. Un tableau permet
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- Mises à jour plus faciles - De nouveaux événements peuvent être ajoutés en tant que lignes sans modifier l'ensemble du fichier.
- Une meilleure organisation - Les clients reçoivent des informations structurées et faciles à lire.
Optimisation des coûts grâce aux FAQ mises en cache
Les informations statiques, telles que les politiques commerciales ou les questions fréquemment posées, doivent être stockées dans un document FAQ. Cela réduit le besoin de mises à jour constantes et exploite lescapacités de mise en cache de la base de connaissances, ce qui réduit considérablement les coûts d'API.
En même temps, le chatbot peut toujours générer des réponses dynamiques et contextuelles basées sur les requêtes des clients. En structurant efficacement la base de connaissances, les entreprises peuvent maintenir un chatbot à jour qui fournit des informations précieuses tout en optimisant les coûts opérationnels.
Étape 3 : Ajouter l'intégration de Calendly
Pour permettre à votre chatbot de planifier des rendez-vous, vous devez connecter Calendly à Botpress. Cela permet au chatbot d'accéder aux plages horaires disponibles et de générer des liens de réservation pour les utilisateurs.
1. Installer l'intégration Calendly dans Botpress
- Naviguer vers Botpress Hub et installez l'intégrationCalendly .
- Cette intégration est essentielle pour récupérer et gérer les informations de planification de Calendly.
2. Générer une clé API à partir de Calendly
- Allez sur Calendly et choisissez "Integrations & Apps" dans le menu de gauche.
- Sélectionnez API & Webhooks et créez un nouveau jeton API.
- Nommez le jeton (par exemple,Botpress Access") et générez-le.
- Complétez l'authentification à deux facteurs si vous y êtes invité.
- Copiez la clé API et collez-la dans les paramètres d'intégration de Calendly dans Botpress.
- Enregistrez la configuration pour établir la connexion.
A ce stade, Calendly est connecté avec succès à Botpress, permettant à votre chatbot d'accéder aux données de planification.
Sep 4 : Construire le flux de travail d'un chatbot
Maintenant que Calendly est intégré, il est temps de construire le flux de travail du chatbot qui gère la prise de rendez-vous et récupère les informations commerciales.
1. Saisir le choix de la branche de l'utilisateur
Étant donné que les utilisateurs prendront rendez-vous dans différents lieux, le chatbot doit enregistrer le nom de l'agence sélectionnée.
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- Ajouter un nœud à choix unique où les utilisateurs sélectionnent une branche.
- Créez une variable appelée workflow.branch pour stocker la sélection.
Cela permet de s'assurer que tous les liens de programmation et les réponses sont adaptés à la bonne branche.
2. Utilisation du flux de travail des événements Calendly
Au lieu de créer la logique de prise de rendez-vous à partir de zéro, vous pouvez utiliser le flux d'événements Calendly dans Botpress.
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- Ouvrez Workflows et recherchez Calendly Event Workflow dans le Botpress Hub.
- Clonez le flux de travail et modifiez-le si nécessaire.
- Ce flux de travail génère automatiquement un lien d'événement personnalisé qui inclut l'identifiant de conversation de l'utilisateur.
En transmettant l'identifiant de la conversation, le chatbot génère un lien de réservation unique qui peut être rattaché à des utilisateurs individuels.
3. Configuration du déclencheur d'événement Calendly
Une fois que le chatbot a envoyé le lien de réservation, il doit détecter le moment où le rendez-vous est confirmé.
- Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le flux de travail et sélectionnez Déclencheur d'événementCalendly .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Cela permet au chatbot d'écouter les mises à jour relatives à la réservation spécifique de l'utilisateur.
- Une fois déclenché, le chatbot récupère les détails de l'événement programmé et confirme le rendez-vous à l'utilisateur.
Cette étape permet de s'assurer que les réservations sont correctement suivies et font l'objet d'un accusé de réception.
4. Traitement des informations commerciales et des FAQ
Pour les utilisateurs qui s'informent sur les détails de l'agence au lieu de prendre rendez-vous :
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- Créer un nœud autonome connecté à la base de connaissances.
- Activez la recherche de connaissances pour permettre au chatbot de trouver des réponses dans le document FAQ téléchargé.
- Le chatbot peut désormais récupérer des détails tels que les prix, les heures d'ouverture et les services sans nécessiter de mises à jour manuelles.
Cela permet d'améliorer l'efficacité tout en garantissant que les utilisateurs reçoivent toujours des informations exactes.
Étape 5 : Déployer le chatbot sur WhatsApp
Une fois le chatbot entièrement construit, la dernière étape consiste à le déployer sur WhatsApp pour que les utilisateurs puissent interagir directement avec lui. Cela permet une prise de rendez-vous transparente et des réponses instantanées aux demandes de renseignements.
- Allez à Accueil dans le menu de gauche de Botpress.
- Cliquez sur Autoriser WhatsApp et connectez-le à votre compte Meta Business.
- Suivez les étapes affichées à l'écran pour terminer la configuration.
Une fois connecté, votre chatbot sera en ligne sur WhatsApp, prêt à gérer les interactions avec les clients.
Déployez votre premier Chatbot de rendez-vous dès aujourd'hui
Construire un chatbot de prise de rendez-vous n'est que le début. Avec Botpress, vous pouvez améliorer le chatbot en intégrant des éléments rich media comme des images, des carrousels et des boutons interactifs pour offrir aux utilisateurs une expérience de réservation visuellement attrayante sur WhatsApp
Au-delà de WhatsApp, votre chatbot peut également être déployé sur Slack, Microsoft Teams, Telegram et d'autres plateformes, ce qui garantit une expérience de planification transparente sur plusieurs canaux de communication.
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Table des matières
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Comment créer un robot de prise de rendez-vous
Avant de nous plonger dans la construction du chatbot, voici ce dont vous aurez besoin :
Une fois ces éléments mis en place, réfléchissez aux informations que votre robot doit traiter. La prise de rendez-vous ne consiste pas seulement à choisir une heure, mais aussi à s'assurer que les clients disposent de tous les détails dont ils ont besoin. Votre chatbot doit pouvoir
En gérant tout cela en une seule conversation, votre chatbot s'assure que les clients disposent de tout ce dont ils ont besoin pour réserver en toute confiance.