Comment créer un chatbot de prise de rendez-vous [2025]

Télécharger des informations statiques sur l'entreprise

Commencez par télécharger un document simple et structuré qui couvre les questions les plus courantes posées par les clients. Il peut s'agir d'un PDF, d'un document Word ou d'une feuille de calcul - assurez-vous simplement qu'il est organisé de manière claire.

Votre document doit comprendre

• Emplacements et adresses des succursales
• Services disponibles dans chaque lieu
• Tarifs, remises et options d'adhésion
• Heures d'ouverture et coordonnées

Chaque sujet doit avoir sa propre section, afin que le chatbot puisse facilement trouver et renvoyer des réponses pertinentes.

Conseil : Utilisez des en-têtes et des puces dans votre document pour que le robot et votre équipe puissent le lire facilement.

Vous pouvez télécharger ce document en vous rendant dans la section Base de connaissances :

1. Depuis votre projet, ouvrez le menu de gauche.
2. Cliquez sur Base de connaissances.
3. Sélectionnez Télécharger un document et ajoutez votre fichier.

Donnez un nom clair au document (par exemple, Détails de la branche - mars 2025) afin de pouvoir y faire référence ultérieurement dans les flux de travail ou les requêtes.

Une fois téléchargé, le chatbot peut instantanément commencer à utiliser le document pour répondre aux questions de l'utilisateur - aucune formation ou codage supplémentaire n'est nécessaire.

Utilisation de tableaux pour les informations dynamiques

Pour les événements à venir, les offres saisonnières ou les horaires tournants, il est préférable d'utiliser un tableau plutôt que de télécharger un document statique. Les tableaux vous permettent de mettre à jour une seule ligne sans toucher au reste de vos données, ce qui rend leur maintenance plus rapide.

Voici comment créer un tableau dans votre base de connaissances :

1. Accédez à la section Base de connaissances dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez Tableau.
3. Donnez un nom à votre tableau (par exemple, Calendrier de l'événement).
4. Ajoutez des colonnes pour les types d'informations que vous souhaitez que le chatbot récupère, par exemple :
   
   • nom de l'événement
   • date
   • emplacement
   • prix
   • description
5. Commencez à ajouter des lignes pour chaque événement ou élément auquel vous souhaitez que le robot fasse référence.

Une fois votre tableau enregistré, vous pouvez l'utiliser pour générer des réponses dynamiques. Par exemple, lorsqu'un utilisateur demande "Quels sont les événements qui se déroulent le week-end prochain ?", le robot peut extraire la ligne correspondante et lui donner une réponse directe.

Optimisation des coûts grâce aux FAQ mises en cache

L'un des principaux défis posés par les robots alimentés par l'IA est le coût - en particulier si le robot fait appel au LLM chaque fois qu'une personne pose une question courante.

La base de connaissances contribue à réduire ce phénomène en mettant automatiquement en cache les réponses aux questions fréquemment posées. Ainsi, si cinq personnes demandent "Quel est l'horaire de la salle de sport le week-end ?", la plateforme n'interroge qu'une seule fois votre base de connaissances ou votre LLM , puis réutilise instantanément cette réponse la fois suivante.

Vous n'avez pas besoin de configurer quoi que ce soit. La mise en cache se fait automatiquement si :

• La réponse provient d'un contenu structuré (un document, un tableau ou une FAQ).
• Le robot est connecté à un pipeline LLM ou RAG
• L'utilisateur reste dans le même fil de discussion

Cela permet à votre bot d'être rapide et de réduire l'utilisation de jetons sans compromettre l'expérience.

Installer l'intégration Calendly

Commencez par le tableau de bord de votre projet :

1. Accéder au Hub dans le menu de gauche.
2. Recherche de Calendly et cliquez sur Installer.
3. Une fois installé, ouvrez les paramètres d'intégration deCalendly à partir de votre projet.

Générez et ajoutez votre clé API Calendly

Ensuite, vous devez générer une clé API personnelle à partir de Calendly et l'ajouter au flux de travail :

1. Connectez-vous à votre compte Calendly .
2. Cliquez sur Intégrations et applications dans le menu de gauche.
3. Faites défiler la page jusqu'à API & Webhooks et cliquez sur Get a token now (Obtenir un jeton maintenant).
4. Nommez le jeton (par exemple, Accès) et complétez l'authentification à deux facteurs si vous y êtes invité.
5. Copiez la clé API - vous ne pourrez plus la consulter ultérieurement.
6. Retournez à Botpress et collez la clé dans les paramètres d'intégration deCalendly .
7. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la connexion.

Une fois connecté, votre chatbot pourra récupérer les données de disponibilité et générer des liens de programmation en fonction de la localisation ou des préférences de l'utilisateur.

1. Saisir le choix de la branche de l'utilisateur

Comme votre entreprise possède probablement plusieurs sites, le robot doit savoir quelle succursale l'utilisateur souhaite avant d'afficher les disponibilités.

1. Ajouter un nœud à choix unique pour demander à l'utilisateur de choisir un lieu.
2. Créer une variable (par exemple, workflow.branch) pour stocker leur sélection.
3. Vous l'utiliserez plus tard pour envoyer le bon lien Calendly en fonction de la branche choisie.

Cela permet de s'assurer que tous les liens de programmation et les réponses sont adaptés à la bonne branche.

2. Utilisation du flux de travail des événements Calendly

Le Hub fournit également un flux de travail prédéfini qui se connecte directement à votre configuration Calendly .

1. Dans la section Workflows, recherchez Calendly Event Workflow.
2. Cliquez sur Cloner pour créer votre version modifiable.
3. Personnalisez le flux si nécessaire - il est déjà configuré pour générer un lien de réservation lié à la session de l'utilisateur à l'aide de l'identifiant de conversation.

En transmettant l'identifiant de la conversation, le chatbot génère un lien de réservation unique qui peut être rattaché à des utilisateurs individuels. Ce flux de travail préconstruit permet de gagner du temps et de s'assurer que votre logique de planification est déjà correctement câblée.

3. Configuration du déclencheur d'événement Calendly

Une fois qu'un lien de réservation est envoyé, vous voulez que le chatbot détecte si l'utilisateur a programmé son rendez-vous.

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le flux de travail et ajoutez un nœud de déclenchement d'événementCalendly .
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Cela permet au chatbot d'écouter la réservation spécifique de l'utilisateur.
4. Lorsqu'il est déclenché, le robot peut envoyer automatiquement un message de confirmation.

Cela donne au robot une impression d'intelligence et de réactivité, et permet aux utilisateurs de savoir que leur rendez-vous a bien été pris.

4. Traitement des informations commerciales et des FAQ

Tout le monde ne se lance pas directement dans la réservation. Certains utilisateurs poseront d'abord des questions sur les prix, les horaires ou les services. Vous pouvez y répondre en connectant votre base de connaissances.

1. Ajouter un nœud autonome lié à la base de connaissances.
2. Activez la recherche de connaissances pour que le robot puisse extraire des réponses à partir de documents ou de tableaux téléchargés.
3. Utilisez ce nœud comme solution de repli lorsque les utilisateurs posent des questions d'ordre général.

Ainsi, votre robot reste utile, même pour les utilisateurs qui ne sont pas encore prêts à réserver.