Bei der Buchung eines Termins geht es nicht nur darum, ein Zeitfenster zu wählen, sondern auch darum, dass der Kunde auch erscheint. Die Leute vereinbaren nicht nur einen Termin, sondern erkundigen sich nach Standorten, Preisen, Rabatten, Öffnungszeiten und danach, ob sich der Besuch lohnt.
Für Unternehmen mit mehreren Filialen kann die Bearbeitung dieser Anfragen über mehrere Standorte hinweg überwältigend sein. Anrufe und E-Mails stapeln sich, Kunden bleiben aus, und verlorene Termine bedeuten Umsatzeinbußen.
Die Lösung? Erstellen Sie einen KI-Chatbot, der nicht nur die Terminplanung automatisiert, sondern auch sofortige, präzise Antworten liefert - direkt auf WhatsApp.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie mit Botpress und Calendly einen WhatsApp erstellen, um die Terminplanung zu optimieren, Kundenfragen zu bearbeiten und sicherzustellen, dass jeder Termin zu einem echten Geschäft wird.
Wie man einen Terminbuchungs-Bot erstellt
Bevor wir mit der Erstellung des Chatbots beginnen, sollten Sie sich die folgenden Informationen besorgen:
- Calendly Standardplan - Erforderlich für den API-Zugriff, aber Sie können mit der 14-tägigen kostenlosen Testversion beginnen.
- Meta for Business Account - Kostenlos einzurichten und notwendig für die WhatsApp .
- Botpress - Kostenlos zu erstellen und wird für die Erstellung und Verwaltung Ihres Chatbots verwendet.
Sobald diese eingerichtet sind, sollten Sie sich Gedanken über die Informationen machen, die Ihr Bot verarbeiten muss. Bei der Terminbuchung geht es nicht nur darum, einen Termin zu vereinbaren, sondern auch sicherzustellen, dass die Kunden alle erforderlichen Informationen erhalten. Ihr Chatbot sollte dazu in der Lage sein:
- Bestätigen Sie die Verfügbarkeit - Zeigen Sie offene Termine basierend auf dem Calendlyan.
- Erfassen Sie Kundendaten - Name, Kontaktinformationen, bevorzugter Standort und besondere Wünsche.
- Stellen Sie standortspezifische Informationen bereit - Öffnungszeiten, Preise, angebotene Dienstleistungen und laufende Rabatte.
- Beantworten Sie häufig gestellte Fragen - Stornierungsbedingungen, Umbuchungen, Details zu Parkmöglichkeiten und alles, was Kunden vor der Buchung üblicherweise fragen.
Indem Ihr Chatbot all dies in einer einzigen Konversation abwickelt, stellt er sicher, dass die Kunden alles haben, was sie brauchen, um mit Zuversicht zu buchen.
Schritt 1: Bot-Umgebung einrichten
Beginnen Sie mit der Erstellung eines neuen Projekts in Botpress. Sobald Sie angemeldet sind, wählen Sie die Vorlage "Start from Scratch" für eine vollständige Anpassung und Flexibilität.
Schritt 2: Wissensdatenbank hinzufügen
Eine gut strukturierte Wissensdatenbank stellt sicher, dass Ihr Chatbot den Kunden über die reine Terminplanung hinaus genaue Informationen liefern kann. Diese kann effizient eingerichtet werden, indem relevante Dokumente und strukturierte Daten hinzugefügt werden.
Hochladen von Unternehmensinformationen
Für statische Unternehmensdaten, nach denen Kunden häufig fragen, ist das Hochladen eines strukturierten Dokuments der beste Ansatz. So wird sichergestellt, dass der Bot immer über genaue und aktuelle Informationen verfügt.
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- Navigieren Sie zum linken Menü in Botpress und wählen Sie Wissensdatenbank.
- Laden Sie ein Dokument hoch, das die wichtigsten Angaben enthält, darunter:
- Standorte und Adressen der Filialen.
- Verfügbare Einrichtungen an jedem Standort.
- Preise, Ermäßigungen und Mitgliedschaftsoptionen.
- Betriebszeiten und Kontaktinformationen.
Verwendung von Tabellen für dynamische Informationen
Bei anstehenden Ereignissen oder sich häufig ändernden Details ist die Pflege einer strukturierten Tabelle effektiver als die Aktualisierung eines Dokuments. Eine Tabelle ermöglicht es:
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- Einfachere Aktualisierungen - Neue Ereignisse können als Zeilen hinzugefügt werden, ohne dass die gesamte Datei geändert werden muss.
- Bessere Organisation - Kunden erhalten strukturierte, leicht zu lesende Informationen.
Kostenoptimierung mit gecachten FAQs
Statische Informationen, wie z. B. Unternehmensrichtlinien oder häufig gestellte Fragen, sollten in einem FAQ-Dokument gespeichert werden. Dies verringert den Bedarf an ständigen Aktualisierungen und nutzt dieZwischenspeicherfunktionen der Wissensdatenbank, was die API-Kosten erheblich senkt.
Gleichzeitig kann der Bot dynamische und kontextabhängige Antworten auf Kundenanfragen generieren. Durch eine effiziente Strukturierung der Wissensbasis können Unternehmen einen aktuellen Chatbot unterhalten, der wertvolle Informationen liefert und gleichzeitig die Betriebskosten optimiert.
Schritt 3: Calendly hinzufügen
Damit Ihr Chatbot Termine planen kann, müssen Sie Calendly mit Botpress verbinden. Dadurch kann der Bot auf verfügbare Zeitfenster zugreifen und Buchungslinks für Nutzer generieren.
1. Installieren Sie die Calendly in Botpress
- Navigieren Sie zu Botpress Hub und installieren Sie die Calendly .
- Diese Integration ist für den Abruf und die Verwaltung von Terminplanungsinformationen aus Calendly unerlässlich.
2. Generieren Sie einen API-Schlüssel von Calendly
- Gehen Sie zu Calendly und wählen Sie im Menü auf der linken Seite "Integrationen & Apps".
- Wählen Sie API & Webhooks und erstellen Sie ein neues API-Token.
- Benennen Sie das Token (z. B.Botpress Access") und erzeugen Sie es.
- Schließen Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung ab, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Kopieren Sie den API-Schlüssel und fügen Sie ihn in die Calendly in Botpress ein.
- Speichern Sie die Konfiguration, um die Verbindung herzustellen.
In diesem Stadium ist Calendly erfolgreich mit Botpress verbunden, sodass Ihr Chatbot auf die Planungsdaten zugreifen kann.
4. September: Chatbot-Workflow erstellen
Jetzt, da Calendly integriert ist, ist es an der Zeit, den Chatbot-Workflow zu erstellen, der die Terminplanung und den Abruf von Geschäftsinformationen übernimmt.
1. Erfassen der Zweigwahl des Benutzers
Da die Nutzer Termine an verschiedenen Standorten buchen werden, muss der Chatbot den Namen der ausgewählten Filiale speichern.
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- Fügen Sie einen Single-Choice-Knoten hinzu, bei dem die Benutzer einen Zweig auswählen.
- Erstellen Sie eine Variable namens workflow.branch, um die Auswahl zu speichern.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle Terminverknüpfungen und Antworten auf die richtige Branche zugeschnitten sind.
2. Verwendung des Calendly
Anstatt die Terminplanungslogik von Grund auf neu zu erstellen, können Sie den Calendly in Botpress verwenden.
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- Öffnen Sie Workflows und suchen Sie imHub nach Calendly Event Workflow.
- Klonen Sie den Workflow und ändern Sie ihn nach Bedarf.
- Dieser Workflow erzeugt automatisch einen benutzerdefinierten Ereignislink, der die Konversations-ID des Benutzers enthält.
Durch die Übergabe der Konversations-ID generiert der Chatbot einen eindeutigen Buchungslink, der zu einzelnen Nutzern zurückverfolgt werden kann.
3. Einrichten des Calendly
Sobald der Chatbot den Buchungslink sendet, muss er erkennen, wann ein Termin bestätigt ist.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Workflow und wählen Sie Calendly .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- So kann der Chatbot auf Aktualisierungen in Bezug auf die spezifische Buchung des Nutzers achten.
- Sobald der Chatbot ausgelöst wird, ruft er die Details der geplanten Veranstaltung ab und bestätigt dem Nutzer den Termin.
Dieser Schritt stellt sicher, dass die Buchungen ordnungsgemäß nachverfolgt und bestätigt werden.
4. Umgang mit geschäftlichen Informationen und FAQs
Für Nutzer, die sich nach Details zur Filiale erkundigen, anstatt einen Termin zu buchen:
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- Erstellen Sie einen autonomen Knoten, der mit der Wissensdatenbank verbunden ist.
- Aktivieren Sie die Wissenssuche, damit der Chatbot Antworten aus dem hochgeladenen FAQ-Dokument abrufen kann.
- Der Chatbot kann nun Details wie Preise, Betriebszeiten und Dienstleistungen abrufen, ohne dass manuelle Aktualisierungen erforderlich sind.
Dadurch wird die Effizienz verbessert und gleichzeitig sichergestellt, dass die Nutzer immer genaue Informationen erhalten.
Schritt 5: Einsatz des Chatbots auf WhatsApp
Nachdem der Chatbot vollständig erstellt wurde, besteht der letzte Schritt darin, ihn auf WhatsApp einzusetzen, damit die Nutzer direkt mit ihm interagieren können. Dies ermöglicht eine nahtlose Terminplanung und sofortige Antworten auf Anfragen.
- Gehen Sie in Botpress im linken Menü auf Home.
- Klicken Sie auf WhatsApp autorisieren und verbinden Sie es mit Ihrem Meta Business Account.
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um die Einrichtung abzuschließen.
Sobald die Verbindung hergestellt ist, ist Ihr Chatbot live auf WhatsApp und bereit, Kundeninteraktionen zu bearbeiten.
Setzen Sie Ihren ersten Termin-Chatbot noch heute ein
Die Erstellung eines Chatbots zur Terminplanung ist nur der Anfang. Mit Botpress können Sie den Chatbot weiter verbessern, indem Sie Rich-Media-Elemente wie Bilder, Karussells und interaktive Schaltflächen integrieren, um den Nutzern ein visuell ansprechendes Buchungserlebnis auf WhatsApp zu bieten.
Neben WhatsApp kann Ihr Chatbot auch auf Slack, Microsoft Teams, Telegram und anderen Plattformen eingesetzt werden, um ein nahtloses Planungserlebnis über mehrere Kommunikationskanäle hinweg zu gewährleisten.
Beginnen Sie noch heute mit dem Bau. Es ist kostenlos.
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