Jak zbudować chatbota do rezerwacji spotkań?

Prześlij statyczne informacje biznesowe

Zacznij od przesłania prostego, ustrukturyzowanego dokumentu, który obejmuje najczęstsze pytania zadawane przez klientów. Może to być plik PDF, dokument Word lub arkusz kalkulacyjny - po prostu upewnij się, że jest przejrzyście zorganizowany.

Dokument powinien zawierać:

• Lokalizacje i adresy oddziałów
• Usługi dostępne w każdej lokalizacji
• Ceny, zniżki i opcje członkostwa
• Godziny pracy i dane kontaktowe

Każdy temat powinien mieć swoją wyraźną sekcję, aby chatbot mógł łatwo znaleźć i zwrócić odpowiednie odpowiedzi.

Wskazówka: Używaj nagłówków i wypunktowań w dokumencie, aby ułatwić skanowanie zarówno botowi, jak i zespołowi.

You can upload this document by heading to the Knowledge Base section:

1. From your project, open the left-hand menu.
2. Kliknij opcję Baza wiedzy.
3. Wybierz opcję Prześlij dokument i dodaj plik.

Nadaj dokumentowi jasną nazwę (np. Szczegóły oddziału - marzec 2025), aby móc później odwoływać się do niego w przepływach pracy lub zapytaniach.

Po przesłaniu, chatbot może natychmiast zacząć korzystać z dokumentu, aby odpowiadać na pytania użytkowników - nie jest potrzebne dodatkowe szkolenie ani kodowanie.

Using tables for dynamic information

W przypadku takich rzeczy jak nadchodzące wydarzenia, oferty sezonowe lub zmienne harmonogramy, lepiej jest użyć tabeli zamiast przesyłać statyczny dokument. Tabele pozwalają aktualizować tylko jeden wiersz bez dotykania reszty danych, dzięki czemu są szybsze w utrzymaniu.

Here’s how to create a table in your knowledge base:

1. Przejdź do sekcji Baza wiedzy z menu po lewej stronie.
2. Kliknij przycisk Utwórz nowy, a następnie wybierz opcję Tabela.
3. Nazwij swoją tabelę (np. Harmonogram wydarzeń).
4. Dodaj kolumny dla typów informacji, które mają być pobierane przez chatbota, np:
   
   • event_name
   • data
   • lokalizacja
   • cena
   • opis
5. Zacznij dodawać wiersze dla każdego zdarzenia lub elementu, do którego bot ma się odwoływać.

Po zapisaniu tabeli można jej użyć do zasilania dynamicznych odpowiedzi. Na przykład, gdy użytkownik zapyta "Jakie wydarzenia odbywają się w następny weekend?", bot może pobrać odpowiedni wiersz i udzielić mu bezpośredniej odpowiedzi.

Optimizing costs with cached FAQs

One of the biggest challenges with AI-powered bots is cost — especially if the bot hits the LLM every time someone asks a common question.

The knowledge base helps reduce this by automatically caching answers to frequently asked questions. That means if five people ask, “What’s the gym’s weekend schedule?”, the platform only queries your knowledge base or LLM once — then reuses that answer instantly the next time.

You don’t need to configure anything. Caching kicks in automatically if:

• The answer comes from structured content (a document, table, or FAQ)
• The bot is connected to an LLM or RAG pipeline
• The user stays in the same topic thread

This keeps your bot fast — and cuts down on token usage without compromising the experience.

Zainstaluj integrację Calendly

Start from your project dashboard:

1. Go to the Hub from the left-hand menu.
2. Wyszukaj Calendly i kliknij Zainstaluj.
3. Once installed, open the Calendly Integration settings from your project.

Wygeneruj i dodaj swój klucz API Calendly

Next, you’ll need to generate a personal API key from Calendly and add it to the workflow:

1. Zaloguj się do swojego konta Calendly .
2. Kliknij opcję Integracje i aplikacje w menu po lewej stronie.
3. Przewiń w dół do API & Webhooks i kliknij Get a token now.
4. Name the token (e.g., Access) and complete two-factor authentication if prompted.
5. Skopiuj klucz API - nie będziesz mógł go później ponownie wyświetlić.
6. Wróć do Botpress i wklej klucz do ustawień integracjiCalendly .
7. Kliknij Zapisz, aby sfinalizować połączenie.

Po nawiązaniu połączenia chatbot będzie w stanie pobierać dane o dostępności i generować linki do planowania na podstawie lokalizacji lub preferencji użytkownika.

1. Przechwytywanie wyboru oddziału przez użytkownika

Ponieważ Twoja firma prawdopodobnie ma wiele lokalizacji, bot musi wiedzieć , który oddział chce użytkownik, zanim pokaże dostępność.

1. Dodaj węzeł pojedynczego wyboru, aby poprosić użytkownika o wybranie lokalizacji.
2. Utwórz zmienną (np. workflow.branch) do przechowywania ich wyboru.
3. Wykorzystasz to później, aby wysłać odpowiedni link Calendly w oparciu o wybraną gałąź.

Zapewnia to, że wszystkie linki do harmonogramów i odpowiedzi są dostosowane do właściwego oddziału.

2. Korzystanie z obiegu dokumentów Calendly Event Workflow

The Hub also provides a prebuilt workflow that connects directly to your Calendly setup.

1. W sekcji Przepływy pracy wyszukaj Calendly Event Workflow.
2. Kliknij Klonuj, aby utworzyć edytowalną wersję.
3. W razie potrzeby dostosuj przepływ - jest on już skonfigurowany do generowania linku do rezerwacji powiązanego z sesją użytkownika przy użyciu identyfikatora konwersacji.

Przekazując identyfikator konwersacji, chatbot generuje unikalny link do rezerwacji, który można śledzić dla poszczególnych użytkowników. Ten wstępnie zbudowany przepływ pracy oszczędza czas i zapewnia, że logika planowania jest już poprawnie skonfigurowana.

3. Konfigurowanie wyzwalacza zdarzeń Calendly

Po wysłaniu linku do rezerwacji chcesz, aby chatbot wykrył, kiedy użytkownik zaplanował spotkanie.

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy wewnątrz przepływu pracy i dodaj węzeł Calendly Event Trigger.
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Umożliwia to chatbotowi nasłuchiwanie konkretnej rezerwacji użytkownika.
4. Po uruchomieniu bot może automatycznie wysłać wiadomość potwierdzającą.

Dzięki temu bot wydaje się inteligentny i responsywny - a użytkownicy wiedzą, że ich spotkanie zostało zarezerwowane.

4. Obsługa informacji biznesowych i najczęściej zadawanych pytań

Nie każdy od razu przejdzie do rezerwacji. Niektórzy użytkownicy mogą najpierw zapytać o ceny, godziny lub usługi. Możesz sobie z tym poradzić, łącząc swoją bazę wiedzy.

1. Dodaj autonomiczny węzeł połączony z bazą wiedzy.
2. Włącz wyszukiwanie wiedzy, aby bot mógł pobierać odpowiedzi z przesłanych dokumentów lub tabel.
3. Użyj tego węzła jako awaryjnego, gdy użytkownicy zadają ogólne pytania.

W ten sposób bot pozostaje pomocny - nawet dla użytkowników, którzy nie są jeszcze gotowi do rezerwacji.