Rezerwacja spotkania nie polega tylko na wybraniu przedziału czasowego - chodzi o upewnienie się, że klient się pojawi. Ludzie nie tylko umawiają się na spotkanie; pytają o lokalizacje, ceny, rabaty, godziny pracy i czy wizyta jest warta ich czasu.
W przypadku firm działających w wielu sieciach, obsługa tych zapytań w wielu lokalizacjach może być przytłaczająca. Połączenia i e-maile piętrzą się, klienci rezygnują, a utracone spotkania oznaczają utratę przychodów.
Rozwiązanie? Zbuduj chatbota AI, który nie tylko zautomatyzuje planowanie, ale także zapewni natychmiastowe, dokładne odpowiedzi - bezpośrednio w WhatsApp.
Ten przewodnik pokaże Ci, jak stworzyć chatbota WhatsApp przy użyciu Botpress i Calendly , aby usprawnić planowanie, obsługiwać pytania klientów i zapewnić, że każde spotkanie zamieni się w prawdziwy biznes.
Jak zbudować bota do rezerwacji spotkań
Zanim zagłębimy się w tworzenie chatbota, oto czego będziesz potrzebować:
- Calendly Standard Plan - wymagany do uzyskania dostępu do API, ale można zacząć od 14-dniowego bezpłatnego okresu próbnego.
- Konto Meta for Business - bezpłatne i niezbędne do integracji z WhatsApp .
- KontoBotpress - bezpłatne, służy do tworzenia chatbota i zarządzania nim.
Po ich skonfigurowaniu pomyśl o informacjach, które Twój bot musi obsługiwać. Rezerwacja spotkania to nie tylko wybranie czasu - to także zapewnienie klientom wszystkich potrzebnych szczegółów. Twój chatbot powinien być w stanie
- Potwierdź dostępność - Pokaż wolne miejsca na podstawie harmonogramu Calendly.
- Zbierz dane klienta - imię i nazwisko, dane kontaktowe, preferowaną lokalizację i wszelkie specjalne życzenia.
- Podawanie informacji o lokalizacji - godziny pracy, ceny, oferowane usługi i bieżące rabaty.
- Odpowiadaj na najczęściej zadawane pytania - zasady anulowania rezerwacji, zmiana harmonogramu, szczegóły dotyczące parkingu i wszystko inne, o co klienci zwykle pytają przed dokonaniem rezerwacji.
Obsługując to wszystko w jednej rozmowie, chatbot zapewnia klientom wszystko, czego potrzebują, aby bez obaw dokonać rezerwacji.
Krok 1: Konfiguracja środowiska bota
Zacznij od utworzenia nowego projektu w Botpress. Po zalogowaniu wybierz szablon "Start from Scratch", aby uzyskać pełną personalizację i elastyczność.
Krok 2: Dodanie bazy wiedzy
Dobrze ustrukturyzowana baza wiedzy zapewnia, że chatbot może dostarczać klientom dokładnych informacji wykraczających poza planowanie spotkań. Można to skutecznie skonfigurować, dodając odpowiednie dokumenty i ustrukturyzowane dane.
Przesyłanie informacji o firmie
W przypadku statycznych danych biznesowych, o które klienci często pytają, najlepszym podejściem jest przesłanie ustrukturyzowanego dokumentu. Zapewnia to, że bot zawsze ma dokładne i aktualne informacje.
.webp)
- Przejdź do menu po lewej stronie Botpress i wybierz Baza wiedzy.
- Prześlij dokument zawierający niezbędne informacje, w tym:
- Lokalizacje i adresy oddziałów.
- Dostępne udogodnienia w każdej lokalizacji.
- Ceny, zniżki i opcje członkostwa.
- Godziny pracy i dane kontaktowe.
Korzystanie z tabel dla informacji dynamicznych
W przypadku nadchodzących wydarzeń lub często zmieniających się szczegółów, utrzymywanie ustrukturyzowanej tabeli jest bardziej efektywne niż aktualizowanie dokumentu. Tabela pozwala na:
.webp)
- Łatwiejsze aktualizacje - nowe zdarzenia mogą być dodawane jako wiersze bez konieczności modyfikowania całego pliku.
- Lepsza organizacja - klienci otrzymują uporządkowane, łatwe do odczytania informacje.
Optymalizacja kosztów dzięki buforowanym często zadawanym pytaniom
Informacje statyczne, takie jak zasady biznesowe lub często zadawane pytania, powinny być przechowywane w dokumencie FAQ. Zmniejsza to potrzebę ciągłych aktualizacji i wykorzystujemożliwości buforowania bazy wiedzy, co znacznie obniża koszty interfejsu API.
Jednocześnie bot może nadal generować dynamiczne i kontekstowe odpowiedzi w oparciu o zapytania klientów. Dzięki efektywnej strukturze bazy wiedzy, firmy mogą utrzymywać aktualnego chatbota, który dostarcza cennych informacji, jednocześnie optymalizując koszty operacyjne.
Krok 3: Dodanie integracji Calendly
Aby umożliwić chatbotowi planowanie spotkań, należy połączyć Calendly z Botpress. Umożliwi to botowi dostęp do dostępnych przedziałów czasowych i generowanie linków do rezerwacji dla użytkowników.
1. Zainstaluj integrację Calendly w Botpress
- Przejdź do Botpress Hub i zainstaluj integracjęCalendly .
- Ta integracja jest niezbędna do pobierania i zarządzania informacjami o harmonogramie z Calendly.
2. Wygeneruj klucz API z Calendly
- Przejdź do Calendly i wybierz "Integracje i aplikacje" z menu po lewej stronie.
- Wybierz API & Webhooks i utwórz nowy token API.
- Nazwij token (np.Botpress Access") i wygeneruj go.
- Dokończ uwierzytelnianie dwuskładnikowe, jeśli zostaniesz o to poproszony.
- Skopiuj klucz API i wklej go do ustawień integracji Calendly w Botpress.
- Zapisz konfigurację, aby nawiązać połączenie.
Na tym etapie Calendly jest pomyślnie połączone z Botpress, umożliwiając chatbotowi dostęp do danych planowania.
4 września: Tworzenie przepływu pracy chatbota
Teraz, gdy Calendly jest już zintegrowane, nadszedł czas na stworzenie przepływu pracy chatbota, który obsługuje planowanie spotkań i pobieranie informacji biznesowych.
1. Przechwytywanie wyboru oddziału przez użytkownika
Ponieważ użytkownicy będą rezerwować spotkania w różnych lokalizacjach, chatbot musi przechowywać nazwę wybranego oddziału.
.webp)
- Dodaj węzeł pojedynczego wyboru, w którym użytkownicy wybierają gałąź.
- Utwórz zmienną o nazwie workflow.branch do przechowywania wyboru.
Zapewnia to, że wszystkie linki do harmonogramów i odpowiedzi są dostosowane do właściwego oddziału.
2. Korzystanie z obiegu dokumentów Calendly Event Workflow
Zamiast tworzyć logikę planowania spotkań od zera, można skorzystać z Calendly Event Workflow w Botpress.
.webp)
- Otwórz Workflows i wyszukaj Calendly Event Workflow w Botpress Hub.
- Sklonuj przepływ pracy i zmodyfikuj go zgodnie z potrzebami.
- Ten przepływ pracy automatycznie generuje niestandardowy link do zdarzenia, który zawiera identyfikator konwersacji użytkownika.
Przekazując identyfikator konwersacji, chatbot generuje unikalny link do rezerwacji, który można przypisać do poszczególnych użytkowników.
3. Konfigurowanie wyzwalacza zdarzeń Calendly
Gdy chatbot wyśle link do rezerwacji, musi wykryć, kiedy spotkanie zostało potwierdzone.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy wewnątrz przepływu pracy i wybierz Calendly Event Trigger.
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Dzięki temu chatbot może nasłuchiwać aktualizacji związanych z konkretną rezerwacją użytkownika.
- Po uruchomieniu chatbot pobiera szczegóły zaplanowanego wydarzenia i potwierdza spotkanie użytkownikowi.
Krok ten zapewnia, że rezerwacje są odpowiednio śledzone i potwierdzane.
4. Obsługa informacji biznesowych i najczęściej zadawanych pytań
Dla użytkowników pytających o szczegóły oddziału zamiast rezerwacji spotkania:
.webp)
- Utwórz autonomiczny węzeł połączony z bazą wiedzy.
- Włącz wyszukiwanie wiedzy, aby umożliwić chatbotowi pobieranie odpowiedzi z przesłanego dokumentu FAQ.
- Chatbot może teraz pobierać szczegóły, takie jak ceny, godziny pracy i usługi, bez konieczności ręcznej aktualizacji.
Zwiększa to wydajność, zapewniając jednocześnie, że użytkownicy zawsze otrzymują dokładne informacje.
Krok 5: Wdrożenie Chatbota na WhatsApp
Po zbudowaniu chatbota, ostatnim krokiem jest wdrożenie go na WhatsApp , aby użytkownicy mogli bezpośrednio z nim współpracować. Pozwala to na płynne planowanie spotkań i natychmiastowe odpowiedzi na zapytania.
- Przejdź do strony głównej z menu po lewej stronie w Botpress.
- Kliknij Autoryzuj WhatsApp i połącz go ze swoim kontem Meta Business.
- Postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie, aby zakończyć konfigurację.
Po nawiązaniu połączenia chatbot będzie działał w WhatsApp, gotowy do obsługi interakcji z klientami.
Wdróż swojego pierwszego chatbota do umawiania spotkań już dziś
Zbudowanie chatbota do planowania spotkań to dopiero początek. Dzięki Botpress możesz jeszcze bardziej ulepszyć chatbota, integrując elementy multimedialne, takie jak obrazy, karuzele i interaktywne przyciski, aby zapewnić użytkownikom wizualnie angażujące doświadczenie rezerwacji na WhatsApp.
Oprócz WhatsApp, chatbota można również wdrożyć na platformach Slack, Microsoft Teams, Telegram i innych, zapewniając płynne planowanie w wielu kanałach komunikacji.
Zacznij budować już dziś. To nic nie kosztuje.
Spis treści
Udostępnij to na:
.svg)
.webp)
