予約チャットボットの作り方【2025年版

静的ビジネス情報のアップロード

まずは、顧客からのよくある質問を網羅した、シンプルで構造化された文書をアップロードすることから始めましょう。これは、PDF、Word文書、スプレッドシートでもかまいません。

あなたの文書には、以下を含めるべきである：

• 支店所在地と住所
• 各拠点で受けられるサービス
• 料金、割引、会員オプション
• 営業時間と連絡先

各トピックには明確なセクションを設け、チャットボットが関連する回答を簡単に見つけて返せるようにする。

ヒントヘッダーや箇条書きを使って、ボットにとってもチームにとっても見やすい文書にしましょう。

ナレッジベースのセクションにアクセスして、この文書をアップロードすることができます：

1. プロジェクトから左側のメニューを開きます。
2. ナレッジベースをクリックしてください。
3. ドキュメントのアップロードを選択し、ファイルを追加します。

後でワークフローやクエリで参照できるように、ドキュメントに明確な名前を付けます（例：Branch Details - March 2025）。

一度アップロードすれば、チャットボットは即座にそのドキュメントを使ってユーザーの質問に答え始めることができる。

動的情報にテーブルを使う

今後のイベント、季節のオファー、交代制のスケジュールなどは、静的なドキュメントをアップロードするのではなく、テーブルを使用する方がよいでしょう。テーブルを使えば、残りのデータに触れることなく、1行だけを更新することができます。

ここでは、ナレッジベースにテーブルを作成する方法を説明します：

1. 左側のメニューからナレッジベースのセクションに移動します。
2. 新規作成」をクリックし、「テーブル」を選択する。
3. テーブルに名前を付けてください（例：イベントスケジュール）。
4. チャットボットに取得させたい情報の種類に応じて、次のように列を追加します：
   
   • イベント名
   • 日付
   • 場所
   • 価格
   • 記述
5. ボットに参照させたいイベントやアイテムごとに行を追加していきます。

テーブルが保存されたら、それを使って動的な応答を行うことができます。例えば、ユーザーが "来週末はどんなイベントがありますか？"と尋ねると、ボットは関連する行を引っ張ってきて、直接回答を与えることができます。

キャッシュされたFAQでコストを最適化

AIを搭載したボットの最大の課題の1つはコストだ。特に、誰かが一般的な質問をするたびにボットがLLM 当たる場合はなおさらだ。

ナレッジベースは、よくある質問に対する回答を自動的にキャッシュすることで、このような事態を減らすのに役立ちます。つまり、5人が「ジムの週末のスケジュールを教えてください」と質問しても、プラットフォームはナレッジベースやLLM 1度問い合わせるだけで、次回からはその回答を即座に再利用できるのです。

何も設定する必要はありません。キャッシュは以下の場合に自動的に実行されます：

• 答えは、構造化されたコンテンツ（文書、表、FAQ）から得られる。
• ボットはLLM またはRAGパイプラインに接続されている。
• ユーザーが同じトピックのスレッドにとどまる

これにより、ボットを高速に保ち、エクスペリエンスを損なうことなくトークンの使用量を削減することができます。

Calendly インテグレーションをインストールする

プロジェクトのダッシュボードから始めてください：

1. ハブ Hub左側のメニューから
2. 検索 Calendlyを検索し、インストールをクリックします。
3. インストールが完了したら、プロジェクトからCalendly インテグレーション設定を開きます。

Calendly API キーを生成し、追加します。

次に、Calendly 個人のAPIキーを生成し、ワークフローに追加する必要があります：

1. Calendly アカウントにログインします。
2. 左側のメニューからIntegrations & Appsをクリックします。
3. API & Webhooksまでスクロールダウンし、Get a token nowをクリックします。
4. トークンに名前を付け（例：Access）、プロンプトが表示されたら2要素認証を完了します。
5. APIキーをコピーしてください。
6. Botpress 戻り、Calendly 統合設定にキーを貼り付けます。
7. Saveをクリックして接続を確定する。

一度接続すると、チャットボットは空席情報を取得し、ユーザーの場所や好みに基づいてスケジュールリンクを生成できるようになります。

1.ユーザーのブランチ選択をキャプチャする

あなたのビジネスは複数の店舗を展開している可能性が高いため、ボットは空き状況を表示する前に、ユーザーがどの支店を希望しているかを知る必要があります。

1. ユーザーに場所を選んでもらうために、一択ノードを追加する。
2. 変数（例：workflow.branch）を作成し、選択内容を保存する。
3. 選択したブランチに基づいて適切なCalendly リンクを送信するために、後でこれを使用します。

これにより、すべてのスケジューリングリンクと応答が、適切なブランチに合わせて行われるようになります。

2.Calendly イベントワークフローを使用する

Hub また、Calendly セットアップに直接接続するワークフローをあらかじめ提供しています。

1. ワークフロー]セクションで、[Calendly イベントワークフロー]を検索します。
2. クローンをクリックして、編集可能なバージョンを作成する。
3. 必要であればフローをカスタマイズしてください -会話IDを使用してユーザーのセッションに関連付けられた予約リンクを生成するように既に設定されています。

会話IDを渡すことによって、チャットボットは、個々のユーザーに追跡することができるユニークな予約リンクを生成します。このビルド済みのワークフローは、時間を節約し、スケジューリングロジックがすでに正しく配線されていることを保証します。

3.Calendly イベントトリガーの設定

予約リンクが送信されると、チャットボットはユーザーがいつ予約を入れたかを検知します。

1. ワークフロー内で右クリックし、Calendly イベントトリガーノードを追加します。
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. これにより、チャットボットはユーザーの特定の予約を聞き取ることができる。
4. トリガーされると、ボットは自動的に確認メッセージを送信することができます。

これにより、ボットはスマートで応答性が高いと感じられるようになり、ユーザーは自分のアポイントメントが予約されたことを確実に知ることができます。

4.ビジネス情報・FAQの取り扱い

誰もがすぐに予約に飛びつくとは限りません。最初に価格や営業時間、サービスについて尋ねるユーザーもいるでしょう。ナレッジベースに接続することで対応できます。

1. ナレッジ・ベースにリンクされた自律ノードを追加する。
2. ナレッジ検索を有効にして、ボットがアップロードされたドキュメントやテーブルから回答を引き出すことができるようにします。
3. ユーザーから一般的な質問を受けたときの予備として、このノードを使用してください。

こうすることで、まだ予約の準備ができていないユーザーにとっても、ボットが役に立ち続けます。