アポイントメントを取るということは、単に時間帯を選ぶということではありません。人々はただ予定を立てるだけでなく、場所、価格、割引、営業時間、そして訪問が自分の時間を費やす価値があるかどうかを尋ねます。
多店舗展開する企業にとって、複数の拠点でこうした問い合わせに対応するのは負担が大きい。電話やEメールは山積みになり、顧客は離れていき、アポイントメントの損失は収益の損失を意味する。
解決策は？WhatsApp上でスケジューリングを自動化するだけでなく、即座に正確な回答を提供するAIチャットボットを構築。
このガイドでは、Botpress Calendly 使用してWhatsApp チャットボットを作成し、スケジューリングを合理化し、顧客からの質問に対応し、すべてのアポイントメントを実際のビジネスにつなげる方法をご紹介します。
予約ボットの作り方
チャットボットの構築に入る前に、必要なものは以下の通りです：
- Calendly Standard Plan- APIアクセスに必要ですが、14日間の無料トライアルから始めることができます。
- Meta for Business アカウント- 無料。WhatsApp 統合に必要です。
- Botpress アカウント- 無料で作成でき、チャットボットの構築と管理に使用します。
これらの設定が完了したら、ボットが扱う必要のある情報について考えましょう。アポイントメント予約は単に時間を選ぶだけではありません。チャットボットには以下の機能が必要です：
- 空き状況の確認-Calendlyスケジュールに基づいて空き枠を表示します。
- 顧客の詳細情報（名前、連絡先、希望する場所、特別な要望など）を収集する。
- 所在地固有の情報の提供- 営業時間、価格、提供サービス、継続的な割引など。
- よくある質問に答える- キャンセルのポリシー、予約の変更、駐車場の詳細など、予約前にお客さまからよく聞かれる質問にお答えします。
1回の会話でこれらすべてを処理することで、チャットボットは顧客が安心して予約するために必要なものをすべて得られるようにします。
ステップ1：ボット環境のセットアップ
Botpress で新しいプロジェクトを作成することから始めましょう。ログインしたら、完全なカスタマイズと柔軟性のために「Start from Scratch」テンプレートを選択します。
ステップ2：ナレッジベースの追加
よく構造化されたナレッジベースは、チャットボットがアポイントメントのスケジューリングだけでなく、正確な情報を顧客に提供できることを保証します。これは、関連ドキュメントや構造化データを追加することで効率的に設定することができます。
ビジネス情報のアップロード
顧客から頻繁に尋ねられる静的なビジネスの詳細については、構造化されたドキュメントをアップロードすることが最良のアプローチです。これにより、ボットは常に正確で最新の情報を得ることができます。
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- Botpress 左メニューに移動し、ナレッジベースを選択します。
- 以下の必要事項を記載した書類をアップロードしてください：
- 支店所在地と住所
- 各拠点で利用可能な施設
- 料金、割引、会員オプション。
- 営業時間と連絡先。
動的情報にテーブルを使う
今後のイベントや頻繁に変更される詳細については、ドキュメントを更新するよりも、構造化されたテーブルを維持する方が効果的です。テーブルを使えば
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- より簡単な更新- ファイル全体を変更することなく、新しいイベントを行として追加することができます。
- より良い組織- 顧客は構造化された読みやすい情報を受け取る。
キャッシュFAQでコストを最適化
ビジネスポリシーやよくある質問のような静的な情報は、FAQドキュメントに格納されるべきである。これにより、絶え間ない更新の必要性を減らし、ナレッジベースのキャッシュ機能を活用することで、APIコストを大幅に削減することができます。
同時に、ボットは顧客のクエリに基づいて、動的でコンテキストを認識した応答を生成することができます。ナレッジベースを効率的に構造化することで、企業は運用コストを最適化しながら、価値ある情報を提供する最新のチャットボットを維持することができます。
ステップ3：Calendly 統合を追加する
チャットボットで予約できるようにするには、Calendly Botpress接続する必要があります。これにより、ボットは利用可能な時間帯にアクセスし、ユーザーのために予約リンクを生成することができます。
1.Botpress Calendly インテグレーションをインストールする。
- ボットプレス Botpress Hubに移動し、Calendly インテグレーションをインストールします。
- この統合は、Calendlyスケジュール情報を取得し、管理するために不可欠です。
2.CalendlyAPIキーを生成する
- Calendly アクセスし、左のメニューから "Integrations & Apps "を選択します。
- API & Webhooksを選択し、新しいAPIトークンを作成します。
- トークンに名前を付け（例：Botpress Access"）、生成する。
- プロンプトが表示されたら、2ファクタ認証を完了します。
- APIキーをコピーし、Botpress Calendly 統合設定に貼り付けます。
- 設定を保存して接続を確立する。
この段階で、Calendly Botpress接続が成功し、チャットボットがスケジュールデータにアクセスできるようになります。
9月4日：チャットボットのワークフローを構築する
Calendly 統合された今、アポイントメントのスケジューリングとビジネス情報を取得するチャットボットのワークフローを構築する時が来た。
1.ユーザーのブランチ選択をキャプチャする
ユーザーは様々な場所で予約をするので、チャットボットは選択した支店名を保存する必要があります。
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- ユーザーがブランチを選択する単一選択ノードを追加する。
- workflow.branchという変数を作成し、選択内容を格納する。
これにより、すべてのスケジューリングリンクと応答が、適切なブランチに合わせて行われるようになります。
2.Calendly イベントワークフローを使用する
アポイントメントスケジューリングロジックをゼロから作成する代わりに、Botpress Calendly イベントワークフローを使用することができます。
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- ワークフローを開き、Botpress Hub Calendly Event Workflowを検索します。
- ワークフローをクローンし、必要に応じて修正する。
- このワークフローは、ユーザーの会話IDを含むカスタマイズされたイベントリンクを自動的に生成します。
会話IDを渡すことで、チャットボットは個々のユーザーを追跡できるユニークな予約リンクを生成する。
3.Calendly イベントトリガーの設定
チャットボットが予約リンクを送信したら、予約が確定したことを検知する必要がある。
- ワークフロー内で右クリックし、Calendly イベントトリガーを選択します。
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- これにより、チャットボットはユーザーの特定の予約に関連するアップデートをリッスンすることができます。
- トリガーされると、チャットボットはスケジュールされたイベントの詳細を取得し、ユーザーにアポイントメントを確認します。
このステップにより、予約が適切に追跡され、認識されるようになります。
4.ビジネス情報・FAQの取り扱い
予約の代わりに支店の詳細を尋ねるユーザー向け：
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- 知識ベースに接続された自律ノードを作成する。
- ナレッジ検索を有効にして、チャットボットがアップロードされたFAQドキュメントから回答を取得できるようにします。
- チャットボットは、価格、営業時間、サービスなどの詳細を手動で更新することなく取得できるようになった。
これによって効率が向上し、ユーザーが常に正確な情報を得られるようになる。
ステップ5:WhatsAppチャットボット展開
チャットボットを完全に構築したら、最終段階としてWhatsApp 導入し、ユーザーが直接チャットボットとやり取りできるようにします。これにより、シームレスなアポイントメントのスケジューリングや、問い合わせへの即時応答が可能になる。
- Botpress左メニューから「ホーム」に移動します。
- WhatsApp認証]をクリックし、Meta Businessアカウントに接続します。
- 画面の指示に従ってセットアップを完了します。
接続が完了すると、チャットボットはWhatsApp上で稼働し、顧客とのやりとりに対応できるようになります。
今すぐ最初の予約チャットボットを導入する
予約チャットボットの構築は始まりに過ぎません。Botpress使えば、画像、カルーセル、インタラクティブボタンなどのリッチメディアエレメントを統合してチャットボットをさらに強化し、WhatsApp上で視覚的に魅力的な予約体験をユーザーに提供することができます。
WhatsAppでなく、Slack、Microsoft Teams、Telegram、その他のプラットフォームにもチャットボットを導入でき、複数のコミュニケーションチャネルでシームレスなスケジュール管理が可能です。
今日から始めよう。無料です。
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