Chatbot Pemesanan: Panduan Membangun Langkah demi Langkah untuk 2025

Unggah informasi bisnis statis

Mulailah dengan mengunggah dokumen sederhana dan terstruktur yang mencakup pertanyaan paling umum dari pelanggan. Bisa berupa PDF, dokumen Word, atau spreadsheet — pastikan saja isinya tertata jelas.

Dokumen Anda sebaiknya mencakup:

• Lokasi dan alamat cabang
• Layanan yang tersedia di setiap cabang
• Harga, diskon, dan pilihan keanggotaan
• Jam operasional dan detail kontak

Setiap topik sebaiknya memiliki bagian yang jelas, sehingga chatbot mudah menemukan dan memberikan jawaban yang relevan.

Tips: Gunakan judul dan poin-poin di dokumen Anda agar mudah dipindai baik oleh bot maupun tim Anda.

Anda dapat mengunggah dokumen ini di bagian Knowledge Base:

1. Dari proyek Anda, buka menu di sebelah kiri.
2. Klik Knowledge Base.
3. Pilih Upload document dan tambahkan file Anda.

Beri nama dokumen dengan jelas (misal, Detail Cabang – Maret 2025) agar mudah direferensikan di alur kerja atau pencarian.

Setelah diunggah, chatbot dapat langsung menggunakan dokumen tersebut untuk menjawab pertanyaan pengguna — tanpa perlu pelatihan atau pengkodean tambahan.

Menggunakan tabel untuk informasi dinamis

Untuk hal-hal seperti acara mendatang, promo musiman, atau jadwal yang berubah-ubah, lebih baik gunakan tabel daripada dokumen statis. Tabel memungkinkan Anda memperbarui satu baris saja tanpa mengubah data lain — sehingga lebih mudah dikelola.

Berikut cara membuat tabel di basis pengetahuan Anda:

1. Buka bagian Knowledge Base dari menu sebelah kiri.
2. Klik Create New, lalu pilih Table.
3. Beri nama tabel Anda (misal, Jadwal Acara).
4. Tambahkan kolom untuk jenis informasi yang ingin diambil chatbot, seperti:
   
   • event_name
   • date
   • location
   • price
   • description
5. Mulai tambahkan baris untuk setiap acara atau item yang ingin direferensikan bot.

Setelah tabel disimpan, Anda bisa menggunakannya untuk jawaban dinamis. Misalnya, saat pengguna bertanya, “Acara apa yang ada akhir pekan depan?”, bot bisa mengambil baris yang relevan dan memberikan jawaban langsung.

Mengoptimalkan biaya dengan FAQ yang di-cache

Salah satu tantangan terbesar pada bot berbasis AI adalah biaya — terutama jika bot selalu mengakses LLM setiap kali ada pertanyaan umum.

Basis pengetahuan membantu mengurangi hal ini dengan otomatis menyimpan jawaban untuk pertanyaan yang sering ditanyakan. Artinya, jika lima orang bertanya, “Jadwal gym di akhir pekan?”, platform hanya mencari ke basis pengetahuan atau LLM sekali — lalu langsung menggunakan jawaban itu untuk pertanyaan berikutnya.

Anda tidak perlu mengatur apa pun. Proses caching ini berjalan otomatis jika:

• Jawaban berasal dari konten terstruktur (dokumen, tabel, atau FAQ)
• Bot terhubung ke LLM atau RAG pipeline
• Pengguna tetap berada di topik yang sama

Ini membuat bot Anda tetap cepat — dan mengurangi penggunaan token tanpa mengorbankan pengalaman pengguna.

Pasang integrasi Calendly

Mulai dari dashboard proyek Anda:

1. Buka Hub dari menu sebelah kiri.
2. Cari Calendly dan klik Install.
3. Setelah terpasang, buka pengaturan Calendly Integration dari proyek Anda.

Buat dan tambahkan API key Calendly Anda

Selanjutnya, Anda perlu membuat API key pribadi dari Calendly dan menambahkannya ke alur kerja:

1. Masuk ke akun Calendly Anda.
2. Klik Integrations & Apps dari menu sebelah kiri.
3. Gulir ke bawah ke API & Webhooks dan klik Get a token now.
4. Beri nama token (misal, Access) dan selesaikan autentikasi dua faktor jika diminta.
5. Salin API key — Anda tidak akan bisa melihatnya lagi nanti.
6. Kembali ke Botpress dan tempelkan key ke pengaturan Calendly Integration.
7. Klik Save untuk menyelesaikan koneksi.

Setelah terhubung, chatbot Anda dapat mengambil data ketersediaan dan membuat tautan penjadwalan berdasarkan lokasi atau preferensi pengguna.

1. Menangkap Pilihan Cabang Pengguna

Karena bisnis Anda kemungkinan memiliki beberapa lokasi, bot perlu mengetahui cabang mana yang diinginkan pengguna sebelum menampilkan ketersediaan.

1. Tambahkan node single-choice untuk meminta pengguna memilih lokasi.
2. Buat variabel (misal, workflow.branch) untuk menyimpan pilihan mereka.
3. Variabel ini akan digunakan nanti untuk mengirim tautan Calendly yang sesuai dengan cabang yang dipilih.

Ini memastikan semua tautan penjadwalan dan respons disesuaikan dengan cabang yang tepat.

2. Menggunakan Workflow Event Calendly

Hub juga menyediakan workflow siap pakai yang terhubung langsung ke pengaturan Calendly Anda.

1. Di bagian Workflows, cari Calendly Event Workflow.
2. Klik Clone untuk membuat versi yang bisa Anda edit.
3. Sesuaikan alurnya jika perlu — workflow ini sudah diatur untuk menghasilkan tautan pemesanan yang terhubung ke sesi pengguna menggunakan conversationId.

Dengan mengirimkan conversation ID, chatbot akan membuat tautan pemesanan unik yang dapat dilacak untuk setiap pengguna. Workflow siap pakai ini menghemat waktu dan memastikan logika penjadwalan Anda sudah terhubung dengan benar.

3. Mengatur Trigger Event Calendly

Setelah tautan pemesanan dikirim, Anda ingin chatbot mendeteksi kapan pengguna telah menjadwalkan janji temu.

1. Klik kanan di dalam workflow dan tambahkan node Calendly Event Trigger.
2. Pada pengaturan, masukkan conversation ID menggunakan:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Ini memungkinkan chatbot mendengarkan pemesanan spesifik dari pengguna tersebut.
4. Saat trigger aktif, bot dapat mengirim pesan konfirmasi secara otomatis.

Ini membuat bot terasa cerdas dan responsif — serta memastikan pengguna tahu janji temu mereka sudah dipesan.

4. Menangani Informasi Bisnis dan FAQ

Tidak semua orang langsung ingin memesan. Beberapa pengguna mungkin bertanya tentang harga, jam operasional, atau layanan terlebih dahulu. Anda bisa mengatasinya dengan menghubungkan knowledge base Anda.

1. Tambahkan node autonomous yang terhubung ke knowledge base.
2. Aktifkan knowledge search agar bot dapat mengambil jawaban dari dokumen atau tabel yang diunggah.
3. Gunakan node ini sebagai cadangan saat pengguna bertanya pertanyaan umum.

Dengan cara ini, bot Anda tetap membantu — bahkan untuk pengguna yang belum siap memesan.

1. Jenis bisnis apa yang paling diuntungkan dari chatbot pemesanan janji temu?

Bisnis yang rutin menjadwalkan janji temu – seperti klinik medis, pusat kebugaran, salon, layanan otomotif, praktik hukum, dan jaringan layanan multi-cabang – sangat diuntungkan dari chatbot pemesanan janji temu.

2. Bagaimana chatbot meningkatkan tingkat kehadiran pelanggan untuk janji temu?

Chatbot meningkatkan tingkat kehadiran pelanggan dengan otomatis mengirim pesan konfirmasi serta pembaruan atau opsi penjadwalan ulang di menit terakhir, sehingga membantu mengurangi lupa.

3. Bagaimana chatbot ini dibandingkan dengan formulir pemesanan tradisional?

Dibandingkan formulir pemesanan tradisional, chatbot menawarkan pengalaman interaktif dan percakapan yang membimbing pengguna secara real time serta mempersonalisasi pemesanan, sehingga mengurangi tingkat kegagalan dan meningkatkan kepuasan pengguna.

4. Seberapa skalabel solusi ini untuk bisnis dengan banyak cabang?

Chatbot pemesanan janji temu sangat skalabel; mereka dapat menggunakan logika berbasis lokasi atau API untuk menawarkan opsi personalisasi berdasarkan input pengguna, sehingga mampu mengelola pemesanan di ratusan cabang tanpa pengaturan tambahan.

5. Apa keterbatasan utama dari chatbot pemesanan janji temu?

Keterbatasan utama chatbot pemesanan janji temu meliputi kemampuan terbatas dalam menyelesaikan masalah jika integrasi kalender atau CRM gagal dan perlunya pelatihan berkelanjutan agar tetap akurat dan bermanfaat di semua skenario.