Membuat janji temu bukan hanya tentang memilih slot waktu-ini tentang memastikan pelanggan datang. Orang tidak hanya membuat jadwal; mereka bertanya tentang lokasi, harga, diskon, jam kerja, dan apakah kunjungan tersebut sepadan dengan waktu mereka.
Untuk bisnis multi-rantai, menangani pertanyaan-pertanyaan ini di berbagai lokasi bisa sangat melelahkan. Panggilan dan email menumpuk, pelanggan tidak datang, dan janji temu yang tidak terpenuhi berarti hilangnya pendapatan.
Solusinya? Buat chatbot AI yang tidak hanya mengotomatiskan penjadwalan, tetapi juga memberikan jawaban yang instan dan akurat-langsung di WhatsApp.
Panduan ini akan menunjukkan kepada Anda cara membuat chatbot WhatsApp menggunakan Botpress dan Calendly untuk merampingkan penjadwalan, menangani pertanyaan pelanggan, dan memastikan setiap janji temu berubah menjadi bisnis yang nyata.
Cara membuat Bot Pemesanan Janji Temu
Sebelum kita masuk ke dalam pembuatan chatbot, berikut ini yang Anda perlukan:
- Paket StandarCalendly - Diperlukan untuk akses API, tetapi Anda bisa memulai dengan uji coba gratis 14 hari.
- Akun Meta untuk Bisnis - Gratis untuk disiapkan dan diperlukan untuk integrasi WhatsApp .
- AkunBotpress - Gratis untuk membuat dan digunakan untuk membangun dan mengelola chatbot Anda.
Setelah ini disiapkan, pikirkan tentang informasi yang perlu ditangani oleh bot Anda. Pemesanan janji temu bukan hanya tentang memilih waktu, tetapi juga tentang memastikan pelanggan memiliki semua detail yang mereka butuhkan. Chatbot Anda harus bisa melakukannya:
- Konfirmasi Ketersediaan - Tampilkan slot terbuka berdasarkan jadwal Calendly.
- Kumpulkan Detail Pelanggan - Nama, informasi kontak, lokasi yang diinginkan, dan permintaan khusus apa pun.
- Berikan Informasi Spesifik Lokasi - Jam kerja, harga, layanan yang ditawarkan, dan diskon yang sedang berlangsung.
- Menjawab Pertanyaan Umum - Kebijakan pembatalan, penjadwalan ulang, detail parkir, dan hal lain yang biasanya ditanyakan pelanggan sebelum memesan.
Dengan menangani semua ini dalam satu percakapan, chatbot Anda memastikan pelanggan mendapatkan semua yang mereka butuhkan untuk memesan dengan percaya diri.
Langkah 1: Siapkan Lingkungan Bot
Mulailah dengan membuat proyek baru di Botpress. Setelah masuk, pilih templat "Mulai dari Awal" untuk kustomisasi dan fleksibilitas yang lengkap.
Langkah 2: Tambahkan Basis Pengetahuan
Basis pengetahuan yang terstruktur dengan baik memastikan bahwa chatbot Anda dapat memberikan informasi yang akurat kepada pelanggan lebih dari sekadar penjadwalan janji temu. Hal ini dapat diatur secara efisien dengan menambahkan dokumen yang relevan dan data terstruktur.
Mengunggah Informasi Bisnis
Untuk detail bisnis statis yang sering ditanyakan pelanggan, mengunggah dokumen terstruktur adalah pendekatan terbaik. Hal ini memastikan bot selalu memiliki informasi yang akurat dan terbaru.
.webp)
- Navigasikan ke menu sebelah kiri di Botpress dan pilih Basis Pengetahuan.
- Unggah dokumen yang berisi detail penting, termasuk:
- Lokasi dan alamat cabang.
- Fasilitas yang tersedia di setiap lokasi.
- Harga, diskon, dan opsi keanggotaan.
- Jam operasional dan detail kontak.
Menggunakan Tabel untuk Informasi Dinamis
Untuk acara yang akan datang atau detail yang sering berubah, mempertahankan tabel terstruktur lebih efektif daripada memperbarui dokumen. Tabel memungkinkan untuk:
.webp)
- Pembaruan yang lebih mudah - Peristiwa baru dapat ditambahkan sebagai baris tanpa mengubah seluruh file.
- Organisasi yang lebih baik - Pelanggan menerima informasi yang terstruktur dan mudah dibaca.
Mengoptimalkan Biaya dengan FAQ Cache
Informasi statis, seperti kebijakan bisnis atau pertanyaan yang sering diajukan, harus disimpan dalam dokumen FAQ. Hal ini mengurangi kebutuhan akan pembaruan terus-menerus dan memanfaatkankemampuan caching basis pengetahuan, yang secara signifikan mengurangi biaya API.
Pada saat yang sama, bot masih dapat menghasilkan respons yang dinamis dan sesuai konteks berdasarkan pertanyaan pelanggan. Dengan menyusun basis pengetahuan secara efisien, bisnis dapat mempertahankan chatbot terbaru yang memberikan informasi berharga sekaligus mengoptimalkan biaya operasional.
Langkah 3: Tambahkan Integrasi Calendly
Untuk mengaktifkan chatbot Anda untuk menjadwalkan janji temu, Anda perlu menghubungkan Calendly dengan Botpress. Ini memungkinkan bot untuk mengakses slot waktu yang tersedia dan menghasilkan tautan pemesanan untuk pengguna.
1. Instal Integrasi Calendly di Botpress
- Arahkan ke Botpress Hub dan instal integrasiCalendly .
- Integrasi ini sangat penting untuk mengambil dan mengelola informasi penjadwalan dari Calendly.
2. Hasilkan Kunci API dari Calendly
- Buka Calendly dan pilih "Integrasi & Aplikasi" dari menu di sebelah kiri.
- Pilih API & Webhook dan buat token API baru.
- Beri nama token (misalnya,Botpress Access") dan buatlah token tersebut.
- Lengkapi autentikasi dua faktor jika diminta.
- Salin kunci API dan tempelkan ke pengaturan integrasi Calendly di Botpress.
- Simpan konfigurasi untuk membuat koneksi.
Pada tahap ini, Calendly berhasil terhubung ke Botpress, memungkinkan chatbot Anda mengakses data penjadwalan.
4 September: Membangun Alur Kerja Chatbot
Sekarang setelah Calendly terintegrasi, saatnya membangun alur kerja chatbot yang menangani penjadwalan janji temu dan mengambil informasi bisnis.
1. Menangkap Pilihan Cabang Pengguna
Karena pengguna akan membuat janji temu di lokasi yang berbeda, chatbot perlu menyimpan nama cabang yang dipilih.
.webp)
- Menambahkan simpul pilihan tunggal di mana pengguna memilih cabang.
- Buat sebuah variabel bernama workflow.branch untuk menyimpan pilihan.
Hal ini memastikan bahwa semua tautan penjadwalan dan respons disesuaikan dengan cabang yang tepat.
2. Menggunakan Alur Kerja Acara Calendly
Alih-alih membuat logika penjadwalan janji temu dari awal, Anda dapat menggunakan Alur Kerja Event Calendly di Botpress.
.webp)
- Buka Alur Kerja dan cari Alur Kerja AcaraCalendly di Botpress Hub.
- Kloning alur kerja dan modifikasi sesuai kebutuhan.
- Alur kerja ini secara otomatis menghasilkan tautan peristiwa khusus yang menyertakan ID percakapan pengguna.
Dengan meneruskan ID percakapan, chatbot menghasilkan tautan pemesanan unik yang dapat dilacak ke masing-masing pengguna.
3. Menyiapkan Pemicu Peristiwa Calendly
Setelah chatbot mengirimkan tautan pemesanan, chatbot perlu mendeteksi kapan janji temu dikonfirmasi.
- Klik kanan di dalam alur kerja dan pilih Pemicu PeristiwaCalendly .
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Hal ini memungkinkan chatbot untuk mendengarkan pembaruan yang terkait dengan pemesanan spesifik pengguna.
- Setelah dipicu, chatbot mengambil detail acara yang dijadwalkan dan mengonfirmasi janji temu kepada pengguna.
Langkah ini memastikan bahwa pemesanan dilacak dan diakui dengan benar.
4. Menangani Informasi Bisnis dan Pertanyaan Umum
Untuk pengguna yang bertanya tentang detail cabang alih-alih membuat janji temu:
.webp)
- Buat simpul otonom yang terhubung ke basis pengetahuan.
- Aktifkan pencarian pengetahuan agar chatbot dapat mengambil jawaban dari dokumen FAQ yang diunggah.
- Chatbot sekarang dapat mengambil detail seperti harga, jam operasional, dan layanan tanpa memerlukan pembaruan manual.
Hal ini meningkatkan efisiensi sekaligus memastikan pengguna selalu mendapatkan informasi yang akurat.
Langkah 5: Menerapkan Chatbot di WhatsApp
Dengan chatbot yang telah selesai dibangun, langkah terakhir adalah menerapkannya di WhatsApp sehingga pengguna dapat berinteraksi secara langsung. Hal ini memungkinkan penjadwalan janji temu yang lancar dan respons instan terhadap pertanyaan.
- Buka Beranda dari menu sebelah kiri di Botpress.
- Klik Otorisasi WhatsApp dan hubungkan ke Akun Meta Business Anda.
- Ikuti langkah-langkah pada layar untuk menyelesaikan penyiapan.
Setelah terhubung, chatbot Anda akan langsung aktif di WhatsApp, siap menangani interaksi pelanggan.
Terapkan Chatbot Janji Temu pertama Anda Hari Ini
Membangun chatbot penjadwalan janji temu hanyalah permulaan. Dengan Botpress, Anda dapat meningkatkan chatbot lebih lanjut dengan mengintegrasikan elemen media yang kaya seperti gambar, korsel, dan tombol interaktif untuk memberikan pengalaman pemesanan yang menarik secara visual kepada pengguna di WhatsApp.
Selain WhatsApp, chatbot Anda juga dapat digunakan di Slack, Microsoft Teams, Telegram, dan platform lainnya, untuk memastikan pengalaman penjadwalan yang mulus di berbagai saluran komunikasi.
Mulai membangun hari ini. Gratis.
.svg)
.webp)
