How to Build an Appointment Booking Chatbot

อัพโหลดข้อมูลธุรกิจแบบคงที่

เริ่มต้นด้วยการอัปโหลดเอกสารที่มีโครงสร้างเรียบง่ายซึ่งครอบคลุมคำถามที่พบบ่อยที่สุดที่ลูกค้าถาม ซึ่งอาจเป็น PDF เอกสาร Word หรือสเปรดชีต เพียงแต่ต้องแน่ใจว่าจัดระเบียบอย่างชัดเจน

เอกสารของคุณควรมี:

• ที่ตั้งและที่อยู่สาขา
• บริการที่มีในแต่ละสถานที่
• ราคา ส่วนลด และตัวเลือกการเป็นสมาชิก
• เวลาทำการและข้อมูลการติดต่อ

หัวข้อแต่ละหัวข้อควรมีส่วนที่ชัดเจน เพื่อให้แชทบอทค้นหาและส่งคำตอบที่เกี่ยวข้องกลับมาได้อย่างง่ายดาย

เคล็ดลับ: ใช้ส่วนหัวและจุดหัวข้อในเอกสารของคุณเพื่อให้สามารถสแกนได้ทั้งสำหรับบอตและทีมของคุณ

You can upload this document by heading to the Knowledge Base section:

1. From your project, open the left-hand menu.
2. คลิก ฐานความรู้
3. เลือก อัปโหลดเอกสาร และเพิ่มไฟล์ของคุณ

ตั้งชื่อเอกสารให้ชัดเจน (เช่น รายละเอียดสาขา – มีนาคม 2025 ) เพื่อให้คุณสามารถอ้างอิงในเวิร์กโฟลว์หรือแบบสอบถามในภายหลังได้

เมื่ออัพโหลดแล้ว แชทบอทจะสามารถเริ่มใช้เอกสารเพื่อตอบคำถามของผู้ใช้ได้ทันที โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมหรือเขียนโค้ดเพิ่มเติม

Using tables for dynamic information

สำหรับเหตุการณ์ต่างๆ เช่น กิจกรรมที่กำลังจะมีขึ้น ข้อเสนอตามฤดูกาล หรือกำหนดการหมุนเวียน ควรใช้ ตาราง แทนการอัปโหลดเอกสารแบบคงที่ ตารางช่วยให้คุณอัปเดตเพียงหนึ่งแถวโดยไม่ต้องแตะต้องข้อมูลที่เหลือ ทำให้ดูแลรักษาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

Here’s how to create a table in your knowledge base:

1. ไปที่ส่วน ฐานความรู้ จากเมนูทางด้านซ้ายมือ
2. คลิก สร้างใหม่ จากนั้นเลือก ตาราง
3. ตั้งชื่อตารางของคุณ (เช่น ตารางกิจกรรม )
4. เพิ่มคอลัมน์สำหรับประเภทข้อมูลที่คุณต้องการให้แชทบอทดึงข้อมูล เช่น:
   
   • ชื่อกิจกรรม
   • วันที่
   • ที่ตั้ง
   • ราคา
   • คำอธิบาย
5. เริ่มเพิ่มแถวสำหรับแต่ละเหตุการณ์หรือรายการที่คุณต้องการให้บอทอ้างอิง

เมื่อบันทึกตารางของคุณแล้ว คุณสามารถใช้ตารางนั้นเพื่อส่งการตอบสนองแบบไดนามิกได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้ใช้ถามว่า "กิจกรรมใดจะเกิดขึ้นในสุดสัปดาห์หน้า" บอตสามารถดึงแถวที่เกี่ยวข้องและให้คำตอบโดยตรงแก่ผู้ใช้ได้

Optimizing costs with cached FAQs

One of the biggest challenges with AI-powered bots is cost — especially if the bot hits the LLM every time someone asks a common question.

The knowledge base helps reduce this by automatically caching answers to frequently asked questions. That means if five people ask, “What’s the gym’s weekend schedule?”, the platform only queries your knowledge base or LLM once — then reuses that answer instantly the next time.

You don’t need to configure anything. Caching kicks in automatically if:

• The answer comes from structured content (a document, table, or FAQ)
• The bot is connected to an LLM or RAG pipeline
• The user stays in the same topic thread

This keeps your bot fast — and cuts down on token usage without compromising the experience.

ติดตั้ง Calendly การบูรณาการ

Start from your project dashboard:

1. Go to the Hub from the left-hand menu.
2. ค้นหา Calendly และคลิก ติดตั้ง
3. Once installed, open the Calendly Integration settings from your project.

สร้างและเพิ่มของคุณ Calendly รหัส API

Next, you’ll need to generate a personal API key from Calendly and add it to the workflow:

1. เข้าสู่ระบบของคุณ Calendly บัญชี.
2. คลิก การผสานรวมและแอป จากเมนูทางด้านซ้าย
3. เลื่อนลงไปที่ API และ Webhooks แล้วคลิก รับโทเค็นทันที
4. Name the token (e.g., Access) and complete two-factor authentication if prompted.
5. คัดลอกรหัส API — คุณจะไม่สามารถดูมันอีกครั้งในภายหลัง
6. ย้อนกลับไปยัง Botpress และวางคีย์ลงในส่วนการตั้งค่า Calendly Integration
7. คลิก บันทึก เพื่อสิ้นสุดการเชื่อมต่อ

เมื่อเชื่อมต่อแล้ว แชทบอทของคุณจะสามารถดึงข้อมูลความพร้อมใช้งานและสร้างลิงก์การกำหนดเวลาตามตำแหน่งหรือการตั้งค่าของผู้ใช้ได้

1. การบันทึกการเลือกสาขาของผู้ใช้

เนื่องจากธุรกิจของคุณอาจมีหลายสาขา บอทจึงต้องทราบว่าผู้ใช้ต้องการสาขา ใด ก่อนที่จะแสดงความพร้อมใช้งาน

1. เพิ่มโหนด ตัวเลือกเดียว เพื่อขอให้ผู้ใช้เลือกตำแหน่ง
2. สร้างตัวแปร (เช่น workflow.branch) เพื่อจัดเก็บการเลือกของพวกเขา
3. คุณจะใช้สิ่งนี้ในภายหลังเพื่อส่งสิทธิ์ Calendly ลิงค์ตามสาขาที่เลือก

วิธีนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าลิงก์การกำหนดตารางเวลาและการตอบกลับทั้งหมดได้รับการปรับแต่งให้เหมาะกับสาขาที่ถูกต้อง

2. การใช้ Calendly เวิร์กโฟลว์ของกิจกรรม

The Hub also provides a prebuilt workflow that connects directly to your Calendly setup.

1. ในส่วน เวิร์กโฟลว์ ให้ค้นหา เวิร์กโฟลว์เหตุการณ์ Calendly
2. คลิก โคลน เพื่อสร้างเวอร์ชันที่คุณแก้ไขได้
3. ปรับแต่งการไหลหากจำเป็น — มีการตั้งค่าไว้แล้วเพื่อสร้างลิงก์การจองที่เชื่อมโยงกับเซสชันของผู้ใช้โดยใช้ conversationId

ด้วยการส่งรหัสการสนทนา แชทบอทจะสร้างลิงก์การจองเฉพาะที่สามารถติดตามไปยังผู้ใช้แต่ละราย เวิร์กโฟลว์ที่สร้างไว้ล่วงหน้านี้ช่วยประหยัดเวลาและรับรองว่าตรรกะการจัดตารางเวลาของคุณเชื่อมต่ออย่างถูกต้องแล้ว

3. การตั้งค่า Calendly ทริกเกอร์เหตุการณ์

เมื่อส่งลิงก์การจองแล้ว คุณต้องการให้แชทบอทตรวจจับเมื่อผู้ใช้ได้กำหนดการนัดหมายของตน

1. คลิกขวาภายในเวิร์กโฟลว์ และเพิ่มโหนดตัว กระตุ้นเหตุการณ์ Calendly
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. สิ่งนี้จะช่วยให้แชทบอทสามารถฟังการจองที่เฉพาะเจาะจงของผู้ใช้ได้
4. เมื่อถูกทริกเกอร์ บอทสามารถส่งข้อความยืนยันโดยอัตโนมัติ

สิ่งนี้ทำให้บอทรู้สึกชาญฉลาดและตอบสนองได้ดี และทำให้ผู้ใช้ทราบว่าการนัดหมายของตนได้รับการจองแล้ว

4. การจัดการข้อมูลทางธุรกิจและคำถามที่พบบ่อย

ไม่ใช่ทุกคนที่จะจองทันที ผู้ใช้บางคนอาจถามเกี่ยวกับราคา เวลาทำการ หรือบริการก่อน คุณสามารถจัดการเรื่องนี้ได้โดยเชื่อมต่อ ฐานความรู้ ของคุณ

1. เพิ่มโหนด อัตโนมัติ ที่เชื่อมโยงกับฐานความรู้
2. เปิดใช้งาน การค้นหาความรู้ เพื่อให้บอทสามารถดึงคำตอบจากเอกสารหรือตารางที่อัพโหลดได้
3. ใช้โหนดนี้เป็นทางเลือกสำรองเมื่อผู้ใช้ถามคำถามทั่วไป

วิธีนี้จะทำให้บอทของคุณยังคงช่วยเหลือได้ แม้ว่าผู้ใช้จะยังไม่พร้อมที่จะจองก็ตาม