Prenotare un appuntamento non significa solo scegliere una fascia oraria, ma assicurarsi che il cliente si presenti. Le persone non si limitano a fissare un appuntamento, ma chiedono informazioni sulla sede, sui prezzi, sugli sconti, sugli orari di lavoro e se vale la pena visitare il sito.
Per le aziende multi-catena, la gestione di queste richieste in più sedi può risultare opprimente. Le chiamate e le e-mail si accumulano, i clienti si ritirano e gli appuntamenti persi significano mancati introiti.
La soluzione? Creare un chatbot AI che non solo automatizzi la programmazione, ma fornisca anche risposte immediate e precise, direttamente su WhatsApp.
Questa guida vi mostrerà come creare un chatbot WhatsApp utilizzando Botpress e Calendly per semplificare la programmazione, gestire le domande dei clienti e garantire che ogni appuntamento si trasformi in un vero affare.
Come costruire un Bot per la prenotazione di appuntamenti
Prima di immergerci nella costruzione del chatbot, ecco di cosa avrete bisogno:
- Calendly Standard Plan - Richiesto per l'accesso alle API, ma si può iniziare con una prova gratuita di 14 giorni.
- Account Meta for Business - gratuito da configurare e necessario per l'integrazione di WhatsApp .
- AccountBotpress - Si può creare gratuitamente ed è utilizzato per costruire e gestire il chatbot.
Una volta impostati, pensate alle informazioni che il vostro bot deve gestire. Prenotare un appuntamento non significa solo scegliere un orario, ma anche assicurarsi che i clienti abbiano tutti i dettagli necessari. Il vostro chatbot deve essere in grado di:
- Conferma la disponibilità - Mostra gli slot aperti in base al calendario di Calendly.
- Raccogliere i dettagli del cliente: nome, informazioni di contatto, luogo preferito e qualsiasi richiesta speciale.
- Fornire informazioni specifiche sulla sede: orari, prezzi, servizi offerti e sconti in corso.
- Rispondete alle domande più comuni: politiche di cancellazione, riprogrammazione, dettagli sul parcheggio e qualsiasi altra cosa i clienti chiedano di solito prima di prenotare.
Gestendo tutto questo in un'unica conversazione, il vostro chatbot assicura ai clienti tutto ciò di cui hanno bisogno per prenotare con fiducia.
Passo 1: Impostazione dell'ambiente bot
Iniziate creando un nuovo progetto in Botpress. Una volta effettuato l'accesso, selezionare il modello "Start from Scratch" per una completa personalizzazione e flessibilità.
Passo 2: Aggiungere la Knowledge Base
Una base di conoscenze ben strutturata garantisce che il chatbot possa fornire ai clienti informazioni accurate, al di là della semplice programmazione degli appuntamenti. Questa può essere impostata in modo efficiente aggiungendo documenti pertinenti e dati strutturati.
Caricamento delle informazioni aziendali
Per i dettagli statici dell'azienda che i clienti chiedono spesso, caricare un documento strutturato è l'approccio migliore. In questo modo si garantisce che il bot abbia sempre informazioni precise e aggiornate.
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- Navigare nel menu di sinistra di Botpress e selezionare Knowledge Base.
- Caricare un documento contenente i dettagli essenziali, tra cui:
- Sedi e indirizzi delle filiali.
- Strutture disponibili in ogni sede.
- Prezzi, sconti e opzioni di adesione.
- Orari di funzionamento e contatti.
Utilizzo delle tabelle per le informazioni dinamiche
Per eventi imminenti o per dettagli che cambiano frequentemente, mantenere una tabella strutturata è più efficace che aggiornare un documento. Una tabella consente di:
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- Aggiornamenti più semplici - È possibile aggiungere nuovi eventi come righe senza modificare l'intero file.
- Migliore organizzazione - I clienti ricevono informazioni strutturate e di facile lettura.
Ottimizzazione dei costi con le FAQ nella cache
Le informazioni statiche, come le politiche aziendali o le domande frequenti, dovrebbero essere archiviate in un documento FAQ. In questo modo si riduce la necessità di aggiornamenti costanti e si sfruttano lecapacità di caching della knowledge base, riducendo in modo significativo i costi dell'API.
Allo stesso tempo, il bot può generare risposte dinamiche e consapevoli del contesto in base alle richieste dei clienti. Strutturando la base di conoscenza in modo efficiente, le aziende possono mantenere un chatbot aggiornato che fornisce informazioni preziose ottimizzando i costi operativi.
Passo 3: Aggiungere l'integrazione di Calendly
Per consentire al chatbot di fissare appuntamenti, è necessario collegare Calendly a Botpress. Questo permette al bot di accedere alle fasce orarie disponibili e di generare link di prenotazione per gli utenti.
1. Installare l'integrazione Calendly in Botpress
- Vai a Botpress Hub e installare l'integrazioneCalendly .
- Questa integrazione è essenziale per recuperare e gestire le informazioni di pianificazione da Calendly.
2. Generare una chiave API da Calendly
- Andate su Calendly e scegliete "Integrazioni e applicazioni" dal menu a sinistra.
- Selezionare API e Webhook e creare un nuovo token API.
- Assegnare un nome al token (ad esempio,Botpress Access") e generarlo.
- Completare l'autenticazione a due fattori, se richiesto.
- Copiare la chiave API e incollarla nelle impostazioni di integrazione di Calendly in Botpress.
- Salvare la configurazione per stabilire la connessione.
A questo punto, Calendly è collegato con successo a Botpress, consentendo al chatbot di accedere ai dati di pianificazione.
Sep 4: Costruire il flusso di lavoro del chatbot
Ora che Calendly è integrato, è il momento di costruire il flusso di lavoro del chatbot che gestisce la programmazione degli appuntamenti e recupera le informazioni aziendali.
1. Acquisizione della selezione del ramo da parte dell'utente
Poiché gli utenti prenoteranno appuntamenti in sedi diverse, il chatbot deve memorizzare il nome della filiale selezionata.
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- Aggiungere un nodo a scelta singola in cui gli utenti selezionano un ramo.
- Creare una variabile chiamata workflow.branch per memorizzare la selezione.
In questo modo si garantisce che tutti i collegamenti di pianificazione e le risposte siano adattati alla filiale giusta.
2. Utilizzo del flusso di lavoro degli eventi Calendly
Invece di creare la logica di pianificazione degli appuntamenti da zero, è possibile utilizzare il flusso di lavoro degli eventi Calendly in Botpress.
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- Aprite i flussi di lavoro e cercate Calendly Event Workflow nel Botpress Hub.
- Clonare il flusso di lavoro e modificarlo secondo le necessità.
- Questo flusso di lavoro genera automaticamente un link personalizzato all'evento che include l'ID di conversazione dell'utente.
Passando l'ID della conversazione, il chatbot genera un link di prenotazione unico che può essere rintracciato per i singoli utenti.
3. Impostazione dell'attivazione dell'evento Calendly
Una volta inviato il link di prenotazione, il chatbot deve rilevare quando un appuntamento è confermato.
- Fate clic con il pulsante destro del mouse all'interno del flusso di lavoro e selezionate Calendly Event Trigger.
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- Ciò consente al chatbot di ascoltare gli aggiornamenti relativi alla prenotazione specifica dell'utente.
- Una volta attivato, il chatbot recupera i dettagli dell'evento programmato e conferma l'appuntamento all'utente.
Questa fase assicura che le prenotazioni siano correttamente tracciate e riconosciute.
4. Gestione delle informazioni commerciali e delle domande frequenti
Per gli utenti che chiedono informazioni sulla filiale invece di prenotare un appuntamento:
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- Creare un nodo autonomo collegato alla base di conoscenza.
- Abilitare la ricerca delle conoscenze per consentire al chatbot di ottenere risposte dal documento FAQ caricato.
- Il chatbot può ora recuperare dettagli come prezzi, orari di funzionamento e servizi senza richiedere aggiornamenti manuali.
Questo migliora l'efficienza e assicura che gli utenti ricevano sempre informazioni accurate.
Passo 5: Distribuzione del Chatbot su WhatsApp
Una volta costruito il chatbot, il passo finale consiste nel distribuirlo su WhatsApp , in modo che gli utenti possano interagire direttamente con esso. In questo modo è possibile programmare senza problemi gli appuntamenti e rispondere istantaneamente alle richieste di informazioni.
- Andare su Home dal menu di sinistra di Botpress.
- Cliccate su Autorizza WhatsApp e collegatelo al vostro account Meta Business.
- Seguire i passaggi sullo schermo per completare l'impostazione.
Una volta collegato, il vostro chatbot sarà attivo su WhatsApp, pronto a gestire le interazioni con i clienti.
Distribuite oggi il vostro primo chatbot per appuntamenti
Costruire un chatbot per la prenotazione di appuntamenti è solo l'inizio. Con Botpress, è possibile migliorare ulteriormente il chatbot integrando elementi rich media come immagini, caroselli e pulsanti interattivi per fornire agli utenti un'esperienza di prenotazione visivamente coinvolgente su WhatsApp.
Oltre che su WhatsApp, il vostro chatbot può essere distribuito anche su Slack, Microsoft Teams, Telegram e altre piattaforme, garantendo un'esperienza di pianificazione senza soluzione di continuità su più canali di comunicazione.
Iniziate a costruire oggi stesso. È gratuito.
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