預約不只是挑選一個時段，而是要確保顧客出席。人們不僅會預約，還會詢問地點、價格、折扣、營業時間，以及是否值得花時間造訪。
對於多連鎖企業來說，在多個據點處理這些詢問可能會令人應接不暇。電話和電子郵件堆積如山，客戶流失，而失去預約則意味著收入的損失。
解決方案是什麼？建立一個 AI 聊天機器人，不僅能自動排程，還能在WhatsApp 上提供即時、精準的答案。
本指南將教您如何使用Botpress 和Calendly 建立WhatsApp 聊天機，以簡化排程、處理客戶問題，並確保每次約會都能轉化為真正的業務。
如何建立預約機器人
在我們開始建立聊天機器人之前，以下是您需要的東西：
- Calendly 標準方案- API 存取需要，但您可以從 14 天免費試用開始。
- Meta for Business 帳戶- 免費設定，是整合WhatsApp 的必要條件。
- Botpress 帳戶- 免費建立，用於建立和管理您的聊天機器人。
一旦這些設定完成，請考慮您的機器人需要處理的資訊。預約不只是選擇時間，還要確保客戶有他們需要的所有詳細資訊。您的聊天機器人應該可以
- 確認可用性- 根據Calendly的排程顯示開放時段。
- 收集客戶詳細資料- 姓名、聯絡資訊、首選地點及任何特別要求。
- 提供地點特定資訊- 營業時間、價格、提供的服務和持續折扣。
- 回答常見問題- 取消政策、重新安排時間、停車場詳細資料，以及客戶在預約前通常會詢問的其他事項。
您的聊天機器人可以在一次對話中處理所有這些問題，確保客戶有信心預約所需的一切。
步驟 1：設定機器人環境
首先在Botpress 中建立新專案。登入後，選擇「從零開始」範本，以獲得完整的客製化和彈性。
步驟 2：新增知識庫
結構良好的知識庫可確保您的聊天機器人能提供客戶精確的資訊，而不只是預約排程。這可以透過新增相關文件和結構化資料來有效建立。
上傳業務資訊
對於客戶經常詢問的靜態業務詳細資訊，上傳結構化文件是最好的方法。這可確保機器人始終擁有精確且最新的資訊。
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- 導覽到Botpress 的左側功能表，然後選擇知識庫。
- 上傳包含基本詳細資訊的文件，包括
- 分行位置和地址。
- 每個地點的可用設施。
- 價格、折扣及會員選項。
- 營業時間與詳細聯絡資訊。
使用表格取得動態資訊
對於即將發生的事件或經常改變的細節，維護結構化的表格比更新文件更有效。表格允許
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- 更新更輕鬆- 可將新事件新增為行，而無需修改整個檔案。
- 更好的組織- 客戶可獲得結構化、易於閱讀的資訊。
使用快取常見問題優化成本
靜態資訊，例如業務政策或常見問題，應儲存在常見問題文件中。這樣可以減少不斷更新的需求，並利用知識庫的快取功能，大幅降低 API 成本。
同時，機器人仍可根據客戶查詢產生動態和情境感知的回應。透過有效結構化知識庫，企業可以維持最新的聊天機器人，提供有價值的資訊，同時優化營運成本。
步驟 3：新增Calendly 整合
要讓您的聊天機器人安排約會，您需要將Calendly 與Botpress 連線。這可讓機器人存取可用的時段，並產生使用者的預約連結。
1.在Botpress中安裝Calendly 整合
- 導覽到 Botpress Hub並安裝Calendly 整合。
- 此整合對於從Calendly 擷取和管理排程資訊非常重要。
2.從Calendly產生 API 金鑰
- 前往Calendly ，從左側功能表中選擇「Integrations & Apps」。
- 選取 API & Webhooks 並建立新的 API 令牌。
- 命名令牌（例如，Botpress Access"）並生成它。
- 如果出現提示，請完成雙因素驗證。
- 複製 API 金鑰並貼入Botpress 中的Calendly 整合設定。
- 儲存設定以建立連線。
在此階段，Calendly 已成功連線至Botpress，允許您的聊天機器人存取排程資料。
9 月 4 日：建立聊天機器人工作流程
現在Calendly 已經整合，是時候建立聊天機器人工作流程，處理約會排程和擷取業務資訊。
1.擷取使用者的分支選擇
由於使用者會在不同地點預約，聊天機器人需要儲存選取的分行名稱。
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- 新增使用者選擇分支的單選節點。
- 建立一個名為 workflow.branch 的變數來儲存選擇。
這可確保所有排程連結和回應都是針對正確的分公司量身打造。
2.使用Calendly 活動工作流程
您可以在Botpress 中使用Calendly Event Workflow，而無需從頭開始建立約會排程邏輯。
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- 開啟工作流程，並在Botpress Hub 中搜尋Calendly Event Workflow。
- 複製工作流程，並根據需要進行修改。
- 此工作流程會自動產生包含使用者對話 ID的自訂事件連結。
透過傳送對話 ID，聊天機器人會產生唯一的預約連結，可以追蹤到個別使用者。
3.設定Calendly 事件觸發器
一旦聊天機器人傳送預約連結，它就需要偵測預約確認的時間。
- 在工作流程中按一下滑鼠右鍵，然後選擇Calendly 事件觸發器。
In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}
- 這可讓聊天機器人聆聽與使用者特定預約相關的更新。
- 一旦觸發，聊天機器人就會擷取排程活動的詳細資訊，並向使用者確認約會。
此步驟能確保預訂得到適當追蹤和確認。
4.處理業務資訊和常見問題
適用於詢問分行詳細資訊而非預約的使用者：
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- 建立連接到知識庫的自主節點。
- 啟用知識搜尋，讓聊天機器人從上傳的常見問題文件中取得答案。
- 聊天機器人現在可以檢索價格、營業時間和服務等詳細資訊，而不需要手動更新。
這可提高效率，同時確保使用者永遠獲得準確的資訊。
步驟 5：在WhatsApp上部署聊天機器人
聊天機器人完成建置後，最後一步就是將它部署在WhatsApp 上，讓使用者可以直接與它互動。這樣就可以進行無縫的預約排程，並即時回應詢問。
- 從Botpress 的左側功能表移至「首頁」。
- 點擊授權WhatsApp並將其連接到您的Meta Business 帳戶。
- 按照螢幕上的步驟完成設定。
一旦連線，您的聊天機器人就會在WhatsApp 上啟動，隨時處理客戶互動。
立即部署您的第一個預約聊天機器人
建立一個預約排程聊天機器人只是一個開始。使用Botpress，您可以透過整合豐富的媒體元素（如圖片、旋轉窗和互動按鈕）進一步強化聊天機器人，為使用者在WhatsApp 上提供視覺上引人入勝的預約體驗。
除了WhatsApp 之外，您的聊天機器人也可以部署在Slack、Microsoft Teams、Telegram 及其他平台上，確保在多種溝通管道上提供無縫排程體驗。
立即開始構建。 它是免費的。
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