How to Build an Appointment Booking Chatbot

Statische bedrijfsinformatie uploaden

Begin met het uploaden van een eenvoudig, gestructureerd document met de meest voorkomende vragen die klanten stellen. Dit kan een PDF, Word-doc of spreadsheet zijn - zorg ervoor dat het overzichtelijk is.

Je document moet het volgende bevatten:

• Vestigingen en adressen
• Beschikbare diensten op elke locatie
• Prijzen, kortingen en lidmaatschapsopties
• Openingstijden en contactgegevens

Elk onderwerp moet een duidelijke sectie hebben, zodat de chatbot gemakkelijk relevante antwoorden kan vinden en terugsturen.

Tip: Gebruik kopteksten en opsommingstekens in je document om het scanbaar te houden voor zowel de bot als je team.

You can upload this document by heading to the Knowledge Base section:

1. From your project, open the left-hand menu.
2. Klik op Kennisbank.
3. Selecteer Document uploaden en voeg je bestand toe.

Geef het document een duidelijke naam (bijv. Filiaalgegevens - maart 2025) zodat je er later in workflows of query's naar kunt verwijzen.

Eenmaal geüpload kan de chatbot het document direct gebruiken om vragen van gebruikers te beantwoorden - er is geen extra training of codering nodig.

Using tables for dynamic information

Voor dingen zoals opkomende evenementen, seizoensaanbiedingen of roterende schema's kun je beter een tabel gebruiken in plaats van een statisch document te uploaden. Met tabellen kun je slechts één rij bijwerken zonder de rest van je gegevens aan te raken, waardoor ze sneller te onderhouden zijn.

Here’s how to create a table in your knowledge base:

1. Ga naar de Knowledge Base in het menu aan de linkerkant.
2. Klik op Create New (Nieuw maken) en selecteer Table (Tabel).
3. Geef je tafel een naam (bijv. Evenementenschema).
4. Voeg kolommen toe voor het soort informatie dat je de chatbot wilt laten ophalen, zoals:
   
   • gebeurtenis_naam
   • datum
   • locatie
   • prijs
   • beschrijving
5. Begin rijen toe te voegen voor elke gebeurtenis of elk item waarnaar de bot moet verwijzen.

Zodra je tabel is opgeslagen, kun je hem gebruiken om dynamische antwoorden te geven. Als een gebruiker bijvoorbeeld vraagt: "Welke evenementen zijn er komend weekend?", kan de bot de relevante rij ophalen en direct een antwoord geven.

Optimizing costs with cached FAQs

One of the biggest challenges with AI-powered bots is cost — especially if the bot hits the LLM every time someone asks a common question.

The knowledge base helps reduce this by automatically caching answers to frequently asked questions. That means if five people ask, “What’s the gym’s weekend schedule?”, the platform only queries your knowledge base or LLM once — then reuses that answer instantly the next time.

You don’t need to configure anything. Caching kicks in automatically if:

• The answer comes from structured content (a document, table, or FAQ)
• The bot is connected to an LLM or RAG pipeline
• The user stays in the same topic thread

This keeps your bot fast — and cuts down on token usage without compromising the experience.

Installeer de Calendly

Start from your project dashboard:

1. Go to the Hub from the left-hand menu.
2. Zoeken naar Calendly en klik op Installeren.
3. Once installed, open the Calendly Integration settings from your project.

Genereer en voeg je Calendly API sleutel toe

Next, you’ll need to generate a personal API key from Calendly and add it to the workflow:

1. Log in op je Calendly account.
2. Klik op Integrations & Apps in het menu aan de linkerkant.
3. Scroll naar beneden naar API & Webhooks en klik op Nu een token krijgen.
4. Name the token (e.g., Access) and complete two-factor authentication if prompted.
5. Kopieer de API-sleutel - je kunt deze later niet meer bekijken.
6. Ga terug naar Botpress en plak de sleutel in de Calendly .
7. Klik op Opslaan om de verbinding te voltooien.

Eenmaal verbonden kan je chatbot beschikbaarheidsgegevens ophalen en planningslinks genereren op basis van de locatie of voorkeuren van de gebruiker.

1. De filiaalselectie van de gebruiker vastleggen

Omdat je bedrijf waarschijnlijk meerdere locaties heeft, moet de bot weten welke vestiging de gebruiker wil voordat hij de beschikbaarheid toont.

1. Voeg een enkelvoudig keuzeknooppunt toe om de gebruiker te vragen een locatie te kiezen.
2. Maak een variabele (bijvoorbeeld workflow.branch) om hun selectie op te slaan.
3. Je zult dit later gebruiken om de juiste Calendly te sturen op basis van de gekozen branche.

Dit zorgt ervoor dat alle planningskoppelingen en antwoorden op maat worden gemaakt voor de juiste vestiging.

2. De Calendly gebruiken

The Hub also provides a prebuilt workflow that connects directly to your Calendly setup.

1. Zoek in de sectie Workflows naar Calendly Event Workflow.
2. Klik op Klonen om je bewerkbare versie te maken.
3. Pas de flow aan als dat nodig is - deze is al ingesteld om een boekingslink te genereren die is gekoppeld aan de sessie van de gebruiker met behulp van de conversatieId.

Door de conversatie-ID door te geven, genereert de chatbot een unieke boekingslink die kan worden getraceerd naar individuele gebruikers. Deze kant-en-klare workflow bespaart tijd en zorgt ervoor dat je planningslogica al correct is aangesloten.

3. De Calendly Event Trigger instellen

Zodra een boekingslink is verzonden, wil je dat de chatbot detecteert wanneer de gebruiker zijn afspraak heeft ingepland.

1. Klik met de rechtermuisknop in de workflow en voeg een Calendly Event Trigger knooppunt toe.
2. In the settings, pass the conversation ID using:
   {{event.payload.conversation.id}}
3. Hierdoor kan de chatbot luisteren naar de specifieke boeking van de gebruiker.
4. Wanneer deze wordt geactiveerd, kan de bot automatisch een bevestigingsbericht sturen.

Hierdoor voelt de bot slim en responsief aan en weten gebruikers dat hun afspraak is geboekt.

4. Zakelijke informatie en veelgestelde vragen verwerken

Niet iedereen zal meteen boeken. Sommige gebruikers zullen eerst vragen stellen over prijzen, uren of diensten. Je kunt dit aanpakken door je kennisbank aan te sluiten.

1. Voeg een autonoom knooppunt toe dat is gekoppeld aan de kennisbank.
2. Schakel kennis zoeken in zodat de bot antwoorden kan halen uit geüploade documenten of tabellen.
3. Gebruik dit knooppunt als terugval wanneer gebruikers algemene vragen stellen.

Op deze manier blijft je bot behulpzaam - zelfs voor gebruikers die nog niet klaar zijn om te boeken.