Hoe bouw je een WhatsApp Chatbot voor het maken van een afspraak?

Bedrijfsinformatie uploaden

Voor statische bedrijfsgegevens waar klanten vaak naar vragen, is het uploaden van een gestructureerd document de beste aanpak. Dit zorgt ervoor dat de bot altijd accurate en actuele informatie heeft.

1. Navigeer naar het linkermenu in Botpress en selecteer Knowledge Base.
2. Upload een document met essentiële gegevens, waaronder:
   
   • Vestigingen en adressen.
   • Beschikbare faciliteiten op elke locatie.
   • Prijzen, kortingen en lidmaatschapsopties.
   • Openingstijden en contactgegevens.

Tabellen gebruiken voor dynamische informatie

Voor aankomende evenementen of vaak veranderende details is het bijhouden van een gestructureerde tabel effectiever dan het bijwerken van een document. Met een tabel kun je:

• Eenvoudigere updates - Nieuwe gebeurtenissen kunnen als rijen worden toegevoegd zonder het hele bestand te wijzigen.
• Betere organisatie - Klanten ontvangen gestructureerde, gemakkelijk te lezen informatie.

Kosten optimaliseren met gecacheerde FAQ's

Statische informatie, zoals bedrijfsbeleid of veelgestelde vragen, moet worden opgeslagen in een FAQ-document. Dit vermindert de noodzaak voor constante updates en maakt gebruik van decachingmogelijkheden van de kennisbank, wat de API-kosten aanzienlijk verlaagt.

Tegelijkertijd kan de bot nog steeds dynamische en contextbewuste antwoorden genereren op basis van klantvragen. Door de kennisbank efficiënt te structureren, kunnen bedrijven een up-to-date chatbot onderhouden die waardevolle informatie levert en tegelijkertijd de operationele kosten optimaliseren.

1. Installeer de Calendly in Botpress

• Navigeer naar Botpress Hub en installeer de Calendly integratie.
• Deze integratie is essentieel voor het ophalen en beheren van planningsinformatie uit Calendly.

2. Genereer een API sleutel van Calendly

• Ga naar Calendly en kies "Integraties & Apps" in het menu aan de linkerkant.
• Selecteer API & Webhooks en maak een nieuw API-token.
• Geef het token een naam (bijvoorbeeldBotpress Access") en genereer het.
• Voltooi de verificatie met twee factoren als daarom wordt gevraagd.
• Kopieer de API-sleutel en plak deze in de Calendly in Botpress.
• Sla de configuratie op om de verbinding tot stand te brengen.

In dit stadium is Calendly succesvol verbonden met Botpress, waardoor je chatbot toegang heeft tot planningsgegevens.

1. De filiaalselectie van de gebruiker vastleggen

Omdat gebruikers op verschillende locaties afspraken kunnen maken, moet de chatbot de naam van het geselecteerde filiaal opslaan.

• Voeg een enkelvoudig keuzeknooppunt toe waar gebruikers een tak selecteren.
• Maak een variabele genaamd workflow.branch om de selectie op te slaan.

Dit zorgt ervoor dat alle planningskoppelingen en antwoorden op maat worden gemaakt voor de juiste vestiging.

2. De Calendly gebruiken

In plaats van de logica voor het maken van afspraken helemaal opnieuw te maken, kun je de Calendly Event Workflow in Botpress gebruiken.

• Open Workflows en zoek naar Calendly Event Workflow in de Botpress Hub.
• Kloon de workflow en pas deze aan als dat nodig is.
• Deze workflow genereert automatisch een aangepaste gebeurtenislink die de gespreks-ID van de gebruiker bevat.

Door de conversatie-ID door te geven, genereert de chatbot een unieke boekingslink die kan worden getraceerd naar individuele gebruikers.

3. De Calendly Event Trigger instellen

Zodra de chatbot de boekingslink stuurt, moet hij detecteren wanneer een afspraak is bevestigd.

• Klik met de rechtermuisknop in de workflow en selecteer Calendly Event Trigger.

In the trigger settings, pass the dynamic conversation ID using:
{{event.payload.conversation.id}}  

• Hierdoor kan de chatbot luisteren naar updates met betrekking tot de specifieke boeking van de gebruiker.
• Eenmaal geactiveerd, haalt de chatbot de geplande evenementgegevens op en bevestigt hij de afspraak aan de gebruiker.

Deze stap zorgt ervoor dat boekingen goed worden bijgehouden en bevestigd.

4. Zakelijke informatie en veelgestelde vragen verwerken

Voor gebruikers die naar filiaalgegevens vragen in plaats van een afspraak te maken:

• Maak een autonoom knooppunt dat verbonden is met de kennisbank.
• Schakel kennis zoeken in om de chatbot antwoorden te laten halen uit het geüploade FAQ-document.
• De chatbot kan nu details zoals prijzen, openingstijden en diensten ophalen zonder dat er handmatige updates nodig zijn.

Dit verbetert de efficiëntie en zorgt ervoor dat gebruikers altijd accurate informatie krijgen.