Chatbot para RH

Já alguma vez esteve preso a um sistema interno? Sabia o que precisava de fazer, tal como apresentar um relatório de despesas, mas não sabia que sistema utilizar, ou se sabia, não sabia como utilizar o sistema? Talvez estivesse a utilizar o sistema, mas encontrou um erro?

Todos estes são casos de utilização que podem ser resolvidos por um chatbot.

Um chatbot pode essencialmente abstrair um sistema interno na medida em que o utilizador não sabe qual o sistema que está a utilizar.

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Porquê utilizar um Chatbot para apoiar a gestão dos seus recursos humanos ?

Recursos Humanos (RH) é um departamento que se adapta bem a casos de utilização de chatbot. Isto porque a maior parte do envolvimento dos RH com os utilizadores acontece com pouca frequência, o que significa que os utilizadores se esquecem dos sistemas que precisam de utilizar para uma determinada tarefa, esquecem os seus dados de login ou esquecem como utilizar o sistema em questão. Pode até mesmo não valer a pena o tempo e o incómodo de aprenderem um sistema para realizarem a tarefa em questão. Todos os problemas que salientámos acima.

Os casos de utilização mais óbvios para os RH chatbots são tarefas como preencher relatórios de despesas, solicitar férias, actualizar a formação de conformidade ou fazer perguntas sobre algum aspecto da política da empresa.

Em cada caso, o utilizador não tem de se lembrar de um procedimento e sistema exactos, mas é guiado através do processo pelo chatbot. Por exemplo, em vez de enviar um link para um slide deck e um sistema para verificar a sua conformidade, o utilizador pode simplesmente ler os slides no chatbot e verificar a sua conformidade ali, passo a passo.

Em todos os casos acima referidos o utilizador tem um ponto de entrada, o chatbot. Qualquer que seja a sua pergunta ou tarefa, eles começam com o chatbot.

É claro que pode haver casos em que o chatbot pode não saber a resposta a uma dada pergunta. Neste caso, é eficiente que a pergunta seja escalada para uma pessoa de apoio de RH. Esta pessoa pode responder à pergunta, e pode também assegurar que, se apropriado, o chatbot seja actualizado para que possa responder ela própria à pergunta em questão no futuro.

Esta função é denominada Human in the loop (HITL ) e é melhor configurada para que a pessoa de apoio possa dar respostas em tempo real, no momento em que o empregado está envolvido na tarefa em questão.

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Quais são as formas como um Chatbot pode apoiar o departamento de RH?

Embora os casos de utilização acima mencionados sejam bastante óbvios, existem formas em que chatbots podem ser utilizados pelos RH que não são tão óbvios.

Quando as interacções de RH são levadas a cabo por humanos, as coisas são feitas de uma certa forma para que o seu tempo seja aproveitado. Isto significa que há pouca personalização em termos da forma como os empregados individuais são tratados. As ferramentas de software disponíveis também limitam o que pode ser feito pelo RH sem incomodar os empregados.

Chatbots resolver os dois problemas acima referidos. É muito mais fácil fornecer um compromisso personalizado a um funcionário de formas menos perturbadoras, ou seja, fornecer uma personalização em escala.

Os casos de utilização relevantes são os inquéritos e o coaching.

A IA pode ser utilizada para descobrir quais os funcionários que precisam de ser interrogados em determinados momentos e quando devem ser seguidos com base nas suas respostas ou nas respostas de outros. Estas podem ser apontadas perguntas sobre o seu nível de satisfação com o seu trabalho e as suas relações de trabalho com os outros. Uma pergunta pode ser apenas uma pergunta, ou seja, não tem de ser várias perguntas.

O acima referido pode ser integrado com programas de treino e treino que em parte podem ser entregues pelo chatbot. A ideia é assegurar que o funcionário nunca sinta que as suas necessidades não estão a ser atendidas.

Faz sentido que esse tipo de envolvimento de mentores também seja integrado com qualquer definição de objectivos ou software de gestão de tarefas.

As possibilidades de contratar empregados são infinitas.

Os avanços nesta área estarão na aprendizagem de chatbot no agregado para descobrir quando se envolver com os empregados e que perguntas fazer. O objectivo será proporcionar o mais alto nível de satisfação dos funcionários e identificar problemas antes que estes se tornem maiores.

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Chatbots pode também melhorar a produtividade dos empregados.

Chatbots também pode ser utilizado dentro do departamento de RH pelos funcionários de RH para melhorar a sua própria produtividade. Neste caso, chatbots pode ser utilizado como ferramentas de fluxo de trabalho gratuito, através das quais os empregados de RH podem lançar uma tarefa que requer o envolvimento de um empregado, mas depois só se envolvem nessa tarefa quando necessário. Por exemplo, um empregado pode precisar de se envolver num processo em várias etapas para actualizar a sua política de pensões ou de fornecer informações de contacto actualizadas.

No mínimo, o chatbot pode fornecer-lhes um procedimento e orientação para realizarem esta tarefa, mesmo que não possa fazer a tarefa por eles.

Há muitas formas de chatbots melhorar a vida e a produtividade dos empregados e ajudar os RH a envolverem-se com os empregados para aumentar a satisfação e identificar problemas antes que estes se transformem em algo sério.

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