Ferramentas de automatização sem código para fluxos de trabalho quotidianos

Automatização baseada em avisos

Um fluxo de trabalho baseado em comandos utiliza instruções escritas para orientar o comportamento da automatização. Em vez de ligar passos através de formulários ou nós de arrastar e largar, o utilizador escreve uma instrução em linguagem natural que descreve o que a automatização deve fazer. 

Por exemplo, um prompt pode dizer: "Resuma este evento numa frase e pergunte ao utilizador se o quer adicionar ao seu calendário."

Uma única mensagem pode substituir vários ramos lógicos, especialmente quando a resposta tem de soar natural ou mudar consoante a situação. 

Estes fluxos de trabalho encontram-se frequentemente dentro de uma automatização maior, em que o prompt trata do pensamento flexível e outros passos tratam das acções que se seguem.

Automatização do desencadeamento da ação

As automações de aplicações baseadas em gatilhos são os tipos mais simples de automações - construídas em torno de um único evento que causa uma única ação. Algo como: "Quando isto acontecer, faça aquilo".

Ferramentas como o Zapier ou o IFTTT tornam as funções do tipo trigger-to-action acessíveis aos utilizadores, muitas vezes através de interfaces de arrastar e largar.

A automação baseada em gatilhos é perfeita para automatizar o trabalho administrativo repetitivo, como o registo de submissões de formulários, o envio de convites de calendário ou a atualização de uma folha de cálculo. No entanto, muitas vezes carecem de lógica de ramificação ou de memória, o que significa que podem falhar facilmente se os dados forem alterados ou se o fluxo de trabalho aumentar.

Automatização lógica em várias etapas

A automatização lógica em várias etapas é construída a partir de uma cadeia de etapas definidas: accionadores, condições, acções e transformações de dados. Cada passo é executado por ordem e depende do resultado do passo anterior.

Um fluxo de trabalho típico pode começar com um acionador de submissão de formulário, seguido de uma condição que verifica um campo específico, uma ação que envia um e-mail ou actualiza um registo e um atraso ou estado de espera que faz uma pausa até ocorrer outro evento.

Esta estrutura suporta lógica de ramificação, loops, filtros e tratamento de erros. Permite que a automatização responda de forma diferente consoante a entrada recebida ou o estado dos dados em cada passo.

A automatização lógica em várias etapas é mais adequada para fluxos de trabalho que envolvem decisões estruturadas, operações repetidas e coordenação entre vários sistemas.

Automatização baseada em processos

A automatização baseada em processos segue uma estrutura fixa com fases claramente definidas. Cada tarefa passa por uma sequência - como "Submetido", "Revisto", "Aprovado" e "Concluído" - com regras que controlam quando e como progride.

Cada etapa inclui campos de formulário, atribuições e condições. Uma etapa pode exigir a aprovação de um gestor, impor campos obrigatórios ou acionar uma notificação quando o estado é alterado. Todo o processo permanece visível de ponta a ponta, com acompanhamento de cada transição.

Este tipo de automatização funciona melhor para operações internas repetíveis - como a integração, o aprovisionamento, os pedidos legais ou o acompanhamento de problemas de TI - em que os mesmos passos ocorrem sempre na mesma ordem.

A automatização baseada em processos proporciona consistência e controlo sem necessidade de escrever ou manter scripts.

1. O acionador dá início ao fluxo de trabalho

Todas as automatizações começam com um acionador - o evento que põe tudo em movimento. Pode ser o envio de um formulário, um clique num botão, uma nova entrada numa base de dados ou uma reserva feita numa ferramenta de calendário.

À medida que as ferramentas se tornam mais inteligentes, as integrações como as marcações no calendário ou as mensagens dos utilizadores passam a fazer parte da automatização inteligente dos processos, em que as decisões e a lógica são tomadas automaticamente com base em dados em tempo real.

Mas nas plataformas sem código, os accionadores são normalmente ouvintes webhook pré-construídos. O utilizador seleciona o evento, liga a aplicação (como o Calendly para um bot de marcação de consultas) e a plataforma trata do resto. Apenas é necessária uma chave de API ou um token para ligar a ferramenta.

Neste exemplo, o gatilho verde Iniciar escuta as mensagens do usuário, enquanto o gatilho roxo Evento do Calendly escuta uma nova reserva. Quando um dos eventos é acionado, a automação é iniciada.

2. As condições definem o que acontece a seguir

Quando um acionador dispara, as condições determinam o que acontece a seguir. Actuam como filtros lógicos que orientam o fluxo por diferentes caminhos, dependendo dos dados recebidos.

As regras são configuradas através de listas suspensas ou expressões, em vez de escrever instruções if/else.

As condições são essenciais para tornar os fluxos de trabalho conscientes do contexto. Permitem-lhe segmentar respostas, encaminhar para diferentes ferramentas ou saltar etapas com base no comportamento do utilizador ou nos valores de entrada.

Aqui, é perguntado ao utilizador o que procura: FAQs ou eventos futuros. Com base nessa escolha, o fluxo de trabalho divide-se em diferentes ramos lógicos - cada um tratado por um subfluxo separado.

3. Acções executadas em ferramentas ligadas

As acções são o que a automatização faz - enviar mensagens, atualizar registos, chamar APIs ou gerar respostas de IA. Num ambiente sem código, as acções são configuradas visualmente, ligando cada uma delas à mensagem ou aos dados de que depende. 

As interações entre ferramentas são típicas da automatização do fluxo de trabalho com IA, em que os bots respondem e se adaptam com base no contexto em tempo real. Neste caso, uma ação utiliza a IA para resumir o evento do calendário. Outra envia esse resumo para o utilizador através de um nó de mensagem. 

4. Os dados deslocam-se automaticamente entre as etapas

As plataformas de automatização sem código tratam o fluxo de dados automaticamente. Quando um utilizador submete dados, seleciona uma opção ou desencadeia um evento, essa informação fica disponível para todas as etapas seguintes.

Neste fluxo de trabalho, os detalhes como a localização selecionada, o email do utilizador e os dados do evento Calendly são todos transportados. Eles são usados para personalizar a coleta de formulários e conduzir a lógica condicional.

5. O fluxo de trabalho termina ou faz um ciclo por lógica

Todos os automatismos chegam a um ponto em que completam a tarefa, fazem uma pausa para esperar por algo ou mudam o controlo.

Em alguns fluxos, isso significa enviar uma mensagem e fechar o ciclo. Noutros, pode implicar o encaminhamento para uma equipa de apoio, accionando uma etapa de decisão humana no circuito.

Neste caso, o fluxo de trabalho termina quando o resumo do evento é enviado. A interação é resolvida e não é necessária mais nenhuma entrada.

Lançar fluxos de trabalho mais rapidamente do que a codificação

Antes de executar um único acionador, o código exige normalmente horas de preparação. Define-se o fluxo no papel, escolhem-se bibliotecas, constroem-se andaimes para mover dados entre ferramentas e escrevem-se manipuladores para todos os casos extremos. Mesmo os passos mais simples - como filtrar os contactos por país ou verificar se um prazo já passou - ficam enterrados num código longo que mal funciona.

Um profissional de marketing de ciclo de vida pode criar um fluxo de reativação de leads sem esperar pela configuração: filtrar contactos de CRM por data do último envolvimento, enriquecer com Clearbit e ativar um e-mail personalizado - tudo numa tela, numa sessão.

O que demora horas a fazer um andaime em código demora minutos a testar sem código - porque o resultado não é limitado pelo sistema. É executado enquanto se constrói.

Reduzir a dependência das equipas de engenharia

De acordo com a McKinsey, os empregados estimam que até 30% do seu trabalho poderia ser automatizado através de ferramentas sem código - um contraste surpreendente com o que muitos líderes supõem.

A automatização sem código é especialmente útil para a IA na gestão de projectos, onde as pequenas alterações lógicas dependem frequentemente das equipas de engenharia. A pessoa que efectua o trabalho sabe normalmente como deve ser executado o fluxo de trabalho ou a tarefa pretendida. 

Exemplos como: 

• Um gestor de projectos pode configurar um agente de IA que reatribui automaticamente as tarefas quando os prazos se atrasam ou surgem obstáculos.
• Um líder de suporte pode acionar o escalonamento humano quando um modelo de sentimento assinala uma frustração crescente.

Com as ferramentas sem código, os dependentes não técnicos podem facilmente arrastar e largar operações como cartões simples e intuitivos que fazem o que queremos sem ter de lidar com as questões subjacentes.

Nas plataformas sem código, as competências para criar agentes de IA não são técnicas. Vêm do conhecimento de como o trabalho deve ser efectuado, quais os passos a seguir, o que conta como completo e onde é necessária a intervenção humana.

Reduzir o custo da automatização

A maioria das ferramentas SaaS cobra pelo acesso - não pela função. Pode precisar apenas de um webhook ou de um acionador de mensagens, mas mesmo assim é empurrado para um nível pago que inclui dashboards, relatórios e postos de utilizador em que nunca tocará. A funcionalidade que pretende está frequentemente bloqueada por um plano concebido para ser adotado por toda a equipa.

A automatização sem código permite-lhe reduzir o custo de acesso a uma plataforma inteira para apenas uma funcionalidade. Interage diretamente com as APIs que essas plataformas utilizam - e paga pela utilização e não pelo pacote.

Uma equipa de crescimento pode enviar respostas direcionadas através da messaging API daIntercom sem subscrever o conjunto completo de envolvimento. O RevOps pode sincronizar os dados do Salesforce com uma ferramenta interna sem pagar por lugares extra ou desbloquear objectos personalizados.

Quando você mesmo cria automações, não está comprando software - está pagando por chamada, por resultado, por operação. Esta mudança torna cada fluxo radicalmente mais barato de executar à escala, especialmente através de ferramentas que já utiliza.

Iteração simples e rápida

Com a automação tradicional, as mudanças são lentas e arriscadas. Se codificar um processo e algo se avariar, não existe uma forma fácil de testar uma correção sem editar o script, enviar uma nova versão e esperar não ter introduzido um novo problema.

Mesmo uma pequena alteração - como a atualização de uma condição ou a mudança de uma fonte de dados - pode exigir um recomeço ou um ciclo na engenharia. As ferramentas sem código funcionam de forma diferente. Não se edita todo o sistema para testar uma ideia - ajusta-se uma parte, experimenta-se e volta-se atrás se falhar.

Cada automação é versionada por padrão. Pode duplicar uma configuração de trabalho, ajustar a lógica e comparar os resultados lado a lado. Se não funcionar, basta restaurar a versão anterior e continuar.

Digamos que criou um pipeline que rotula o feedback do cliente utilizando IA. Se quiser experimentar um modelo diferente ou alterar quando marcar uma mensagem como urgente, pode fazê-lo diretamente, sem arriscar o resto da configuração. Pode testar, pré-visualizar e enviar alterações em tempo real, tudo sem escrever ou reescrever nada.

1. Botpress

Ideal para: Equipas que criam fluxos de automatização sem código que envolvem a compreensão da linguagem, a tomada de decisões e a execução de ferramentas em sistemas internos ou de chat.

Botpress é uma plataforma de agentes de IA para a criação de assistentes que compreendem a linguagem e actuam em sistemas digitais. Suporta o desenvolvimento sem código e com pouco código, para que as equipas possam começar visualmente e adicionar lógica apenas onde for necessário.

Os agentes são criados como fluxos de trabalho constituídos por etapas ligadas. Um passo pode tratar uma mensagem do utilizador. Outro passo acede a uma ferramenta para obter dados. Um passo posterior envia uma resposta ou acciona um seguimento.

Cada parte é construída para transportar o contexto e transmiti-lo, permitindo que o agente actue com base no que já aconteceu. A plataforma foi concebida para suportar alterações contínuas.

As equipas podem testar uma nova lógica no local, ajustar a forma como a memória funciona ou experimentar diferentes condições - tudo sem perturbar o que já está em funcionamento. O controle de versão integrado mantém as configurações anteriores seguras e fáceis de retornar.

Uma vez implementados, os agentes de IA podem funcionar continuamente, tratando de tarefas e movendo-se através de fluxos de trabalho com base em contributos reais - sem ter alguém a supervisionar as operações.

O plano gratuito do Botpress inclui um agente de IA com suporte para carregar diferentes tipos de conteúdo, criar lógica de conversação e conectar-se a ferramentas populares. Ele também vem com US$ 5 em crédito de IA para testar interações reais desde o primeiro dia.

Características principais:

• Editor de fluxo visual com etapas e memória delimitadas
• Suporte integrado para APIs, variáveis e chamadas de ferramentas externas
• Implementação nativa na web, Telegram, WhatsApp, Slack e outros
• Integrações de um clique com plataformas como HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom, etc.

2. Fazer

Ideal para: Equipas que criam automatizações estruturadas e de vários passos que necessitam de controlo lógico, encaminhamento de dados e rastreabilidade visual entre ferramentas.

Make é uma plataforma de automação sem código que permite aos utilizadores conceber fluxos de trabalho como linhas de tempo. Cada módulo executa uma única operação - gerando uma resposta de IA, extraindo dados, transformando-os ou accionando uma ação noutra aplicação.

Os utilizadores constroem arrastando módulos para a tela, ligando-os com caminhos que definem como os dados fluem e em que condições as etapas são executadas.

O que distingue o Make é a quantidade de controlo que proporciona sem ter de mudar para o código. É possível criar loops, condicionais, ramos de erro e fluxos baseados em horários dentro do mesmo cenário.

Isto funciona especialmente bem quando as automatizações precisam de ser escaladas em vários sistemas e de se adaptarem a entradas variáveis, mantendo-se transparentes e editáveis a partir de uma única vista.

Dito isto, a maior parte da lógica ainda depende da compreensão dos sistemas que está a ligar. Se uma ferramenta devolver uma resposta que não esperava, o fluxo de trabalho é interrompido, a menos que o tenha planeado.

O plano gratuito do Make oferece 1.000 operações por mês e dois fluxos de trabalho activos - o suficiente para criar e executar automatizações de pequena escala sem ter de pagar. Inclui acesso ao construtor completo, agendamento, tratamento de erros e monitorização em tempo real.

Características principais:

• Construtor visual do tipo fluxograma
• Módulos nativos para centenas de aplicações e HTTP personalizados
• Monitorização do cenário em tempo real com inspeção da carga útil e tratamento de erros
• Programação e novas tentativas integradas

3. Zapier

Ideal para: Equipas que automatizam fluxos de trabalho ligeiros em ferramentas empresariais onde a velocidade e a simplicidade são mais importantes do que a lógica personalizada.

Zapier é uma plataforma de automatização sem código que utiliza Zaps - fluxos de trabalho lineares em que um acionador numa ferramenta inicia uma cadeia de acções noutras. Cada passo utiliza um módulo pré-construído, com campos mapeados através de formulários simples.

Os utilizadores criam Zaps empilhando passos. A plataforma trata da transmissão de dados, da repetição de falhas e da execução de tarefas nos bastidores. A maioria dos fluxos tem uma direção única: acontece um evento e segue-se algo.

No plano gratuito, os utilizadores recebem 100 tarefas por mês e podem criar Zaps de um único passo, que podem automatizar transferências básicas, como reencaminhar envios de formulários para o correio eletrónico ou adicionar novos contactos a uma folha de cálculo.

Zapier também suporta algumas automações de conversação, como um chatbotGPT que permite que os utilizadores interajam com os Zaps através de uma interface familiar, alimentada por IA.

Funciona melhor quando a lógica é simples e as ferramentas são bem suportadas. Mas, à medida que os fluxos de trabalho crescem, Zapier precisa frequentemente de fluxos de trabalho alternativos ou de Zaps separados para lidar com uma lógica mais avançada.

Características principais:

• Construtor por etapas utilizando módulos de aplicações pré-construídos
• Atraso, filtro e etapas de formatação incorporados
• Milhares de integrações com configuração guiada
• Histórico de tarefas e gestão de novas tentativas numa única vista

4. Pipefy

Ideal para: Equipas que automatizam processos internos que seguem passos rigorosos, como aprovações, revisões de documentos ou fluxos de tarefas em várias fases.

O Pipefy é uma plataforma de automatização de processos sem código criada para equipas que precisam de controlar a forma como as tarefas internas passam por fases definidas.

Em vez de conceberem os fluxos de trabalho como diagramas de forma livre ou fluxos ao estilo de chat, os utilizadores constroem-nos como tubos - cada um deles uma sequência de passos como "Submeter", "Aprovar", "Rever" e "Concluído".

Cada passo (designado por fase) contém regras, campos obrigatórios e automatizações. Por exemplo, pode atribuir automaticamente aprovações com base no departamento, impor o preenchimento de campos antes de avançar ou acionar e-mails quando as condições são cumpridas.

O Pipefy é especialmente adequado para a automação de processos de negócios, para operações estruturadas como compras, integração de RH, assinaturas legais ou solicitações de TI - os tipos de fluxos de trabalho que sempre seguem o mesmo conjunto de regras e requisitos.

Não vai criar aqui agentes adaptativos ou lógica orientada por IA, mas vai obter consistência e visibilidade em todos os processos internos.

O Pipefy permite às equipas gerir fluxos de trabalho estruturados através de pipes visuais e automação baseada em regras. O plano gratuito inclui um pipe e acesso a regras básicas de automação, adequadas para lidar com processos simples como aprovações, formulários de admissão ou atribuições de tarefas com configuração mínima.

Características principais:

• Criador de fases de arrastar e largar com lógica baseada em formulários
• Automatização a nível do terreno e regras necessárias
• Base de dados incorporada para armazenar e reutilizar dados do fluxo de trabalho
• Acompanhamento de pedidos, controlo de SLA e atribuição de utilizadores

5. Mesa de ar

Ideal para: Equipas que concebem automatizações leves diretamente sobre dados internos estruturados.

O Airtable fornece uma base de dados visual que se comporta como uma folha de cálculo, mas que suporta uma lógica poderosa subjacente. Trabalha com tabelas, vistas e registos ligados - e depois automatiza o que acontece quando as coisas mudam.

As automatizações residem dentro de cada base. Escolhe um acionador, como uma nova linha ou um valor atualizado, e depois define o que se segue utilizando acções incorporadas ou passos de IA, como classificar um registo ou gerar uma mensagem.

O seu ponto forte são as configurações que já giram em torno de campos estruturados. Com grande ênfase nas equipas já existentes no ecossistema Airtable.

Mas se a automatização for para além do Airtable, a complexidade aumenta. Muitas vezes, acabará por associá-lo a ferramentas como o Make ou Zapier para se tornar multi-app.

O nível gratuito do Airtable inclui uma base, uma automação por base e um número limitado de execuções mensais - requisitos simples para testar processos internos simples, como aprovações ou envios de formulários.

Características principais:

• Tabelas de estilo de base de dados com sincronização e visualizações em tempo real
• Integra-se com ferramentas comuns e suporta webhooks