Chatbot für HR

Haben Sie sich schon einmal mit einem internen System herumgeschlagen? Sie wussten, was Sie tun mussten, z. B. eine Spesenabrechnung einreichen, aber Sie wussten nicht, welches System Sie verwenden sollten, oder wenn Sie es wussten, wussten Sie nicht, wie Sie das System verwenden sollten? Vielleicht haben Sie das System benutzt, sind aber auf einen Fehler gestoßen?

Dies sind alles Anwendungsfälle, die von einem Chatbot gelöst werden können.

Ein Chatbot kann ein internes System im Wesentlichen so weit abstrahieren, dass der Nutzer nicht weiß, welches System er gerade benutzt.

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Warum einen Chatbot zur Unterstützung der Verwaltung Ihrer Humanressourcen einsetzen?

Die Personalabteilung (HR) ist eine Abteilung, die sich gut für die Nutzung von Chatbots eignet. Der Grund dafür ist, dass die meisten HR-Interaktionen mit den Nutzern selten stattfinden, was bedeutet, dass die Nutzer vergessen, welche Systeme sie für eine bestimmte Aufgabe verwenden müssen, ihre Anmeldedaten vergessen oder nicht mehr wissen, wie sie das betreffende System verwenden. Möglicherweise lohnt es sich für sie nicht einmal, ein System zu erlernen, um die anstehende Aufgabe zu bewältigen. All die Probleme, die wir oben hervorgehoben haben.

Die offensichtlichsten Anwendungsfälle für HR chatbots sind Aufgaben wie das Einreichen von Spesenabrechnungen, das Beantragen von Urlaub, das Aktualisieren von Compliance-Schulungen oder das Stellen von Fragen zu bestimmten Aspekten der Unternehmensrichtlinien.

In jedem Fall muss sich der Nutzer nicht an ein genaues Verfahren und System erinnern, sondern wird von dem Chatbot durch den Prozess geführt. Anstatt beispielsweise einen Link zu einem Foliendokument zu senden und ein System zu verwenden, um die Einhaltung der Vorschriften zu überprüfen, kann der Nutzer einfach die Folien auf dem Chatbot lesen und dort Schritt für Schritt die Einhaltung der Vorschriften überprüfen.

In allen oben genannten Fällen hat der Nutzer nur eine Anlaufstelle: den Chatbot. Egal, welche Frage oder Aufgabe er hat, er beginnt mit dem Chatbot.

Natürlich kann es Fälle geben, in denen der Chatbot die Antwort auf eine bestimmte Frage nicht kennt. In diesem Fall ist es effizient, die Frage an eine Person aus dem HR-Support weiterzuleiten. Diese Person kann die Frage beantworten und auch dafür sorgen, dass der Chatbot gegebenenfalls aktualisiert wird, damit er die betreffende Frage in Zukunft selbst beantworten kann.

Diese Funktion wird als " Human in the Loop" (HITL ) bezeichnet und ist am besten so eingerichtet, dass der Support-Mitarbeiter in Echtzeit antworten kann, also in dem Moment, in dem der Mitarbeiter mit der Aufgabe beschäftigt ist.

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Auf welche Weise kann ein Chatbot die Personalabteilung unterstützen?

Während die oben genannten Anwendungsfälle ziemlich offensichtlich sind, gibt es Möglichkeiten, die chatbots von der Personalabteilung genutzt werden kann, die nicht so offensichtlich sind.

Wenn die Interaktionen der Personalabteilung von Menschen durchgeführt werden, werden die Dinge auf eine bestimmte Art und Weise erledigt, damit ihre Zeit optimal genutzt werden kann. Das bedeutet, dass die Art und Weise, wie mit den einzelnen Mitarbeitern umgegangen wird, kaum angepasst werden kann. Auch die verfügbaren Software-Tools schränken ein, was die Personalabteilung tun kann, ohne die Mitarbeiter zu verärgern.

Chatbots die beiden oben genannten Probleme zu lösen. Es ist viel einfacher, ein maßgeschneidertes Engagement für einen Mitarbeiter auf eine Art und Weise zu bieten, die weniger störend ist, d.h. eine Anpassung in großem Umfang.

Die relevanten Anwendungsfälle sind Umfragen und Coaching.

Mithilfe von KI lässt sich herausfinden, welchen Mitarbeitern zu bestimmten Zeiten bestimmte Fragen gestellt werden müssen und wann auf der Grundlage ihrer Antworten oder der Antworten anderer nachgehakt werden muss. Dabei kann es sich um gezielte Fragen zu ihrer Zufriedenheit mit ihrer Arbeit und ihren Arbeitsbeziehungen zu anderen handeln. Eine Frage kann auch nur eine Frage sein, d.h. es müssen nicht mehrere Fragen sein.

Dies kann mit Coaching- und Schulungsprogrammen verbunden werden, die zum Teil vom Chatbot durchgeführt werden können. Die Idee ist, dass der Mitarbeiter nie das Gefühl hat, dass seine Bedürfnisse nicht berücksichtigt werden.

Es ist sinnvoll, dass ein solches Mentoring-Engagement auch in jede Zielsetzungs- oder Aufgabenverwaltungssoftware integriert wird.

Die Möglichkeiten, wie die Mitarbeiter einbezogen werden können, sind endlos.

Die Fortschritte in diesem Bereich werden darin bestehen, dass der Chatbot insgesamt lernt, herauszufinden, wann er mit den Mitarbeitern in Kontakt treten und welche Fragen er stellen soll. Das Ziel wird sein, ein Höchstmaß an Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen und Probleme zu erkennen, bevor sie größer werden.

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Chatbots kann auch die Produktivität der Mitarbeiter verbessern.

Chatbots kann auch innerhalb der Personalabteilung von Mitarbeitern der Personalabteilung genutzt werden, um ihre eigene Produktivität zu verbessern. In diesem Fall kann chatbots wie ein Freiform-Workflow-Tool verwendet werden, bei dem die Mitarbeiter der Personalabteilung eine Aufgabe starten können, die ein Engagement des Mitarbeiters erfordert, und sich dann nur bei Bedarf an dieser Aufgabe beteiligen. So kann es beispielsweise sein, dass ein Mitarbeiter einen mehrstufigen Prozess durchlaufen muss, um seine Rentenversicherungspolice zu aktualisieren, oder dass er aktualisierte Kontaktinformationen angeben muss.

Zumindest kann der Chatbot ihnen ein Verfahren und eine Anleitung zur Bewältigung dieser Aufgabe bieten, selbst wenn er die Aufgabe nicht für sie erledigen kann.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie chatbots das Leben und die Produktivität der Mitarbeiter verbessern und die Personalabteilung dabei unterstützen kann, mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, um die Zufriedenheit zu steigern und Probleme zu erkennen, bevor sie sich zu etwas Ernstem entwickeln.

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