Chatbot untuk SDM

Pernahkah Anda mengalami kebingungan dengan sistem internal? Anda tahu apa yang harus Anda lakukan, seperti membuat laporan pengeluaran, namun Anda tidak tahu sistem mana yang harus digunakan, atau jika Anda tahu, Anda tidak tahu cara menggunakan sistem tersebut? Mungkin Anda sudah menggunakan sistem namun mengalami kesalahan?

Ini semua adalah kasus penggunaan yang dapat diselesaikan oleh chatbot.

Chatbot pada dasarnya dapat mengabstraksikan sistem internal sejauh pengguna tidak tahu sistem mana yang mereka gunakan.

‍

Mengapa menggunakan Chatbot untuk mendukung manajemen Sumber Daya Manusia Anda?

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah departemen yang sangat cocok untuk kasus penggunaan chatbot. Hal ini karena sebagian besar keterlibatan SDM dengan pengguna jarang terjadi, yang berarti pengguna lupa sistem mana yang perlu mereka gunakan untuk tugas yang diberikan, lupa detail login mereka, atau lupa cara menggunakan sistem yang dimaksud. Bahkan mungkin tidak sepadan dengan waktu dan kerumitan bagi mereka untuk mempelajari sebuah sistem untuk menyelesaikan tugas yang ada. Semua masalah yang kami soroti di atas.

Kasus penggunaan yang paling jelas untuk HR chatbots adalah tugas-tugas seperti mengajukan laporan pengeluaran, mengajukan cuti, memperbarui pelatihan kepatuhan atau mengajukan pertanyaan tentang beberapa aspek kebijakan perusahaan.

Dalam setiap kasus, pengguna tidak perlu mengingat prosedur dan sistem yang tepat, melainkan dipandu melalui proses oleh chatbot. Misalnya, alih-alih mengirim tautan ke dek slide dan sistem untuk memverifikasi kepatuhan mereka, pengguna cukup membaca slide di chatbot dan memverifikasi kepatuhan mereka di sana, dengan cara selangkah demi selangkah.

Dalam semua kasus di atas, pengguna memiliki satu titik masuk, yaitu chatbot. Apa pun pertanyaan atau tugas mereka, mereka mulai dengan chatbot.

Tentu saja mungkin ada kasus di mana chatbot mungkin tidak mengetahui jawaban atas pertanyaan yang diberikan. Dalam kasus ini, akan lebih efisien jika pertanyaan tersebut diteruskan ke bagian HR. Orang ini dapat menjawab pertanyaan tersebut, dan juga dapat memastikan bahwa, jika perlu, chatbot diperbarui sehingga dapat menjawab pertanyaan yang diberikan itu sendiri di masa mendatang.

Fungsi ini disebut human in the loop (HITL ) dan paling baik diatur agar orang yang membantu dapat memberikan tanggapan secara real-time, pada saat karyawan terlibat dalam tugas yang sedang dikerjakan.

‍

Apa saja cara Chatbot dapat mendukung departemen SDM?

Meskipun kasus-kasus penggunaan di atas cukup jelas, ada beberapa cara yang chatbots yang dapat digunakan oleh SDM yang tidak begitu jelas.

Ketika interaksi SDM dilakukan oleh manusia, segala sesuatunya dilakukan dengan cara tertentu agar waktu mereka dapat dimanfaatkan. Ini berarti ada sedikit penyesuaian dalam hal cara menangani setiap karyawan. Perangkat lunak yang tersedia juga membatasi apa yang dapat dilakukan oleh HR tanpa mengganggu karyawan.

Chatbots menyelesaikan dua masalah di atas. Jauh lebih mudah untuk memberikan keterlibatan yang disesuaikan kepada karyawan dengan cara yang tidak terlalu mengganggu, yaitu memberikan penyesuaian pada skala besar.

Kasus penggunaan yang relevan adalah survei dan pelatihan.

AI dapat digunakan untuk mengetahui karyawan mana yang perlu diberi pertanyaan pada waktu-waktu tertentu dan kapan harus menindaklanjuti berdasarkan tanggapan mereka atau tanggapan orang lain. Pertanyaan-pertanyaan tersebut dapat berupa pertanyaan langsung mengenai tingkat kepuasan mereka terhadap pekerjaan dan hubungan kerja mereka dengan orang lain. Sebuah pertanyaan bisa saja hanya satu pertanyaan, yaitu tidak harus terdiri dari beberapa pertanyaan.

Hal-hal di atas dapat diintegrasikan dengan program pembinaan dan pelatihan yang sebagian dapat disampaikan oleh chatbot. Idenya adalah untuk memastikan bahwa karyawan tidak pernah merasa bahwa kebutuhan mereka tidak diperhatikan.

Masuk akal jika keterlibatan jenis pendampingan seperti itu juga diintegrasikan dengan perangkat lunak penetapan tujuan atau manajemen tugas.

Kemungkinan bagaimana karyawan dapat dilibatkan tidak terbatas.

Kemajuan di bidang ini adalah dalam pembelajaran chatbot secara agregat untuk mengetahui kapan harus berinteraksi dengan karyawan dan pertanyaan apa yang harus diajukan. Tujuannya adalah untuk memberikan tingkat kepuasan karyawan yang tertinggi dan mengidentifikasi masalah sebelum menjadi lebih besar.

‍

Chatbots juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan.

Chatbots juga dapat digunakan di dalam departemen SDM oleh karyawan SDM untuk meningkatkan produktivitas mereka sendiri. Dalam hal ini, chatbots dapat digunakan seperti alat bantu alur kerja bentuk bebas di mana karyawan SDM dapat meluncurkan tugas yang membutuhkan keterlibatan dari seorang karyawan, namun hanya melibatkan diri mereka sendiri dalam tugas tersebut jika diperlukan. Sebagai contoh, seorang karyawan mungkin perlu terlibat dalam proses multi-langkah untuk memperbarui kebijakan pensiun mereka atau perlu memberikan informasi kontak yang diperbarui.

Setidaknya chatbot dapat memberi mereka prosedur dan panduan untuk menyelesaikan tugas ini meskipun tidak dapat melakukan tugas tersebut untuk mereka.

Ada banyak cara yang dapat dilakukan oleh chatbots untuk meningkatkan kehidupan dan produktivitas karyawan serta membantu HR terlibat dengan karyawan untuk meningkatkan kepuasan dan mengidentifikasi masalah sebelum menjadi sesuatu yang serius.

‍