Cara Menggunakan Chatbot untuk Pendidikan Tinggi di Tahun 2025

1. Peningkatan Keterlibatan Siswa

Chatbot untuk pendidikan tinggi meningkatkan keterlibatan dengan menawarkan dukungan 24/7, membantu siswa mengakses sumber daya dan jawaban kapan pun mereka membutuhkannya.

Alat-alat ini mempersonalisasi interaksi, membantu proses penerimaan, dan memandu siswa melalui proses, membuat mereka tetap terhubung dan terlibat di seluruh zona waktu.

2. Proses Administrasi yang Efisien

Karyawan yang berpendidikan tinggi terlalu berharga untuk menghabiskan waktu untuk mengerjakan dokumen yang tak ada habisnya dan pertanyaan yang berulang-ulang. 

Dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti pendaftaran kursus, tanggapan FAQ, dan permintaan dokumen, chatbot membebaskan staf untuk fokus pada interaksi yang lebih kompleks atau personal.

3. Peningkatan Aksesibilitas dan Inklusivitas

Chatbot dapat mendukung beragam kebutuhan siswa dengan:

• Menyediakan informasi dalam berbagai bahasa
• Mengintegrasikan dengan alat bantu aksesibilitas
• Menawarkan sumber daya untuk siswa penyandang disabilitas

4. Dukungan yang Dipersonalisasi dalam Skala Besar

Didukung oleh AI, chatbot dapat menganalisis data untuk memberikan rekomendasi yang disesuaikan, seperti saran mata kuliah berdasarkan jurusan siswa, atau opsi bantuan keuangan yang sesuai dengan profil mereka. 

Hal ini memungkinkan sekolah untuk memberikan panduan yang dipersonalisasi untuk ribuan pengguna - pada waktu yang sama.

5. Efisiensi Biaya

Chatbot mengurangi biaya operasional dengan mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan mengurangi beban kerja pada staf administrasi dan pendukung - ini memungkinkan institusi untuk mengalokasikan sumber daya secara lebih strategis sambil terus memperluas penawaran layanan.

6. Komunikasi yang Konsisten

Ini adalah masalah klasik - mendengar satu hal dari bagian Admisi dan hal lainnya dari bagian Sumber Daya Mahasiswa. 

Tidak seperti dukungan manusia, chatbot memberikan respons standar, memastikan siswa menerima informasi yang akurat dan konsisten, mengurangi kebingungan dan miskomunikasi.

Jill dari Institut Teknologi Georgia

Jill Watson dari Georgia Tech memulai sebagai tambahan yang mengejutkan untuk kursus AI pascasarjana online pada tahun 2016 - asisten pengajar yang ternyata adalah chatbot AI.

Terlatih dengan pertanyaan-pertanyaan mahasiswa selama bertahun-tahun, Jill menjawab pertanyaan berulang tentang tugas dan tenggat waktu dengan akurasi 97%. Para mahasiswa tidak menyadari bahwa Jill bukanlah manusia sampai profesor ilmu komputer mereka mengungkapkan perangkat lunak tersebut ketika masa perkuliahan berakhir.

Dengan menangani ribuan pertanyaan rutin, Jill membebaskan TA manusia untuk fokus pada bimbingan yang bermakna - siswa lebih mampu mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan ketika pertanyaan berulang dapat diarahkan ke chatbot.

Cara dari Universitas Galway

"Saya merasa kesepian." 

"Saya kehilangan kartu identitas saya."

"Di mana AC201?"

Ini hanyalah beberapa pertanyaan yang dapat diajukan oleh mahasiswa di University of Galway kepada Cara, asisten virtual sekolah mereka.

Cara aktif 24/7, bertindak sebagai perhentian pertama untuk setiap dan semua informasi siswa. Siswa menggunakan Cara untuk mendapatkan informasi apa pun, sementara administrator mempelajari analisis chatbot untuk mendeteksi tren:

• Jika mereka melihat adanya peningkatan pertanyaan tentang ketersediaan konseling, mereka dapat mengalokasikan lebih banyak waktu konselor. 
• Jika mereka melihat kelompok baru yang bertanya di mana letak auditorium, mereka dapat mengambil tindakan dengan meningkatkan penunjuk arah.

Menerkam dari Universitas Negeri Georgia

Awalnya dirancang untuk membantu mahasiswa baru mengelola keuangan, pendaftaran, dan transisi ke perguruan tinggi, Pounce dari Georgia State University kini juga mendukung kinerja akademik secara langsung dalam program studi. 

Apa yang mereka temukan?

• Siswa yang menerima pengingat dan dukungan yang dipersonalisasi melalui Pounce secara signifikan lebih mungkin untuk mendapatkan nilai yang lebih tinggi, dengan siswa generasi pertama yang melihat nilai mereka meningkat rata-rata 11 poin...

Pada tahun 2021, Negara Bagian Georgia memperluas kemampuan Pounce ke intervensi khusus mata kuliah Ilmu Politik 1101. 

Siswa menerima pesan teks yang ditargetkan tentang tugas, kuis latihan, dan persiapan ujian. Menggunakan Pounce menghasilkan peningkatan 16% pada nilai B atau lebih tinggi untuk siswa. 

Mahasiswa generasi pertama dan mereka yang berprestasi di sekolah menengah atas sangat berkembang, menghadiri pengajaran tambahan lebih sering dan menyelesaikan lebih banyak kredit per semester.

Orientasi dan Orientasi Siswa

1. Selamat Datang Tur

Menyediakan tur kampus virtual atau perburuan dengan permainan untuk membiasakan diri dengan lokasi-lokasi penting bagi mahasiswa baru.

2. Orientasi Budaya

Jelaskan norma-norma budaya, ekspektasi akademis, dan kiat-kiat lokal untuk tinggal di daerah tersebut bagi siswa yang baru datang ke wilayah tersebut.

3. Manajer RSVP Acara

Kumpulkan RSVP untuk acara kampus, kirim pengingat, dan bahkan tawarkan jadwal yang dipersonalisasi untuk acara multi-sesi seperti orientasi, konferensi, atau pertunjukan.

Dukungan Akademik

4. Teman Rekap Kuliah

Rangkum kuliah atau buat kuis singkat untuk memperkuat pembelajaran dari kelas terbaru menggunakan materi kuliah.

5. Asisten Peneliti

Setelah terhubung ke basis data perpustakaan, chatbot dapat menyarankan sumber daya seperti artikel, jurnal, atau arsip untuk esai dan proyek, yang disesuaikan dengan topik tertentu.

6. Jalur Pembelajaran yang Dipersonalisasi

Menyarankan kursus, lokakarya, atau sertifikasi online yang disesuaikan dengan aspirasi karier atau gaya belajar siswa.

7. Penasihat Akademik

Menyarankan mata kuliah untuk tahun yang akan datang berdasarkan jurusan, minat, penjadwalan mata kuliah, tujuan karier, dan preferensi lainnya.

8. Pengingat Tugas

Kirim pengingat tentang tenggat waktu yang akan datang, ujian, dan pengumpulan tugas. Siswa dapat memilih untuk menerima pengingat untuk kelas mana pun.

9. Rekomendasi Bimbingan Belajar

Mencocokkan siswa dengan sumber daya bimbingan yang tersedia di kampus, sumber daya dan video online, atau kelompok belajar.

Layanan dan Administrasi Mahasiswa

10. Menjawab Pertanyaan Umum

Memberikan jawaban instan untuk pertanyaan umum tentang penerimaan mahasiswa baru, program studi, dan fasilitas kampus.

11. Bantuan Aplikasi

Memandu calon mahasiswa melalui proses pendaftaran, termasuk tenggat waktu dan dokumen yang diperlukan.

12. Pendaftaran Kursus

Membantu siswa mendaftar kelas, mengelola jadwal, dan menavigasi prasyarat.

13. Navigasi Kampus

Menawarkan petunjuk arah ke gedung, kantor, ruang kelas, asrama, dan lokasi kampus lainnya.

14. Dukungan TI

Memecahkan masalah teknologi umum, seperti mengatur ulang kata sandi atau mengakses Wi-Fi.

15. Bantuan Perpustakaan

Membantu menemukan buku, memesan ruang belajar, atau menavigasi basis data penelitian.

16. Permintaan Dokumen

Memperlancar proses bagi siswa untuk meminta transkrip, surat rekomendasi, atau sertifikat.

Kesejahteraan dan Keterlibatan Mahasiswa

17. Dukungan Kesehatan Mental

Menyediakan sumber daya awal dan mengarahkan siswa ke konselor atau sumber daya lain untuk bantuan lebih lanjut bila diperlukan.

18. Info Tempat Makan

Bagikan menu ruang makan, jam, pilihan diet, dan pengumuman khusus.

19. Dukungan Perumahan

Membantu mahasiswa menemukan asrama atau tempat tinggal di luar kampus, termasuk ketersediaan dan biayanya.

20. Bimbingan Karier

Menawarkan saran mengenai resume, magang, wawancara, dan strategi pencarian kerja.

Manajemen Acara dan Umpan Balik

21. Promosi Acara

Memberitahukan kepada siswa tentang acara, lokakarya, dan kegiatan ekstrakurikuler yang akan datang.

22. Pengumpulan Umpan Balik

Kumpulkan umpan balik dari mahasiswa mengenai mata kuliah, fakultas, atau acara kampus - bahkan dalam waktu nyata.

Efisiensi Administrasi

23. Panduan Bantuan Keuangan

Menjawab pertanyaan tentang beasiswa, hibah, dan aplikasi pinjaman.

24. Pengingat Pembayaran

Mengirim pengingat untuk pembayaran uang sekolah atau biaya dan membantu proses pembayaran.

25. Bantuan Staf

Merampingkan proses internal seperti dukungan SDM untuk staf dan fakultas.

26. Pembantu Proposal Hibah

Memandu fakultas atau mahasiswa melalui proses penulisan dan pengajuan hibah penelitian atau permintaan pendanaan.

27. Komunikasi Krisis

Berikan informasi terbaru selama keadaan darurat, seperti peringatan cuaca atau masalah keamanan kampus.

1. Botpress

Botpress adalah platform agen AI yang fleksibel yang memungkinkan pengembang untuk membuat aplikasi AI percakapan. 

Ini menawarkan chatbot dan agen AI yang didukung oleh LLM, memungkinkan pengembangan chatbot yang canggih tanpa data pelatihan yang ekstensif. Sistem RAG yang canggih memastikan komunikasi tingkat tinggi untuk dokumen dan basis data yang kompleks. 

2. Ocelot

Ocelot berspesialisasi dalam chatbot AI yang dirancang untuk pendidikan tinggi, menawarkan dukungan siswa 24/7 dengan kemampuan multibahasa. Platformnya telah dilatih sebelumnya untuk memahami beragam pertanyaan siswa, memastikan penyampaian informasi yang akurat dan sesuai. 

Ocelot terintegrasi dengan Sistem Informasi Siswa (SIS) dan platform Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM) untuk memberikan pengalaman yang dipersonalisasi.

3. LivePerson

LivePerson adalah platform AI percakapan yang memfasilitasi chatbot berbasis AI dan pesan langsung di berbagai saluran, termasuk situs web, aplikasi seluler, dan media sosial. 

Hal ini memungkinkan institusi untuk berinteraksi dengan siswa secara real-time, memberikan bantuan dan dukungan yang dipersonalisasi.

4. Intercom

Intercom menawarkan platform perpesanan pelanggan yang menyertakan chatbot untuk keterlibatan waktu nyata. 

Aplikasi ini terintegrasi dengan berbagai alat untuk merampingkan komunikasi dan dukungan. Intercom Fitur-fiturnya meliputi obrolan langsung, segmentasi pengguna, pelacakan peristiwa, dan pesan dalam aplikasi.

5. HubSpot

HubSpot menyediakan platform CRM yang komprehensif dengan fungsionalitas chatbot, yang membantu proses pemasaran, penjualan, dan layanan. 

Chatbot-nya dapat mengotomatiskan respons terhadap pertanyaan umum dan membantu dalam menghasilkan prospek.

1. 1. Tentukan Tujuan

Melingkupi chatbot Anda dengan benar dimulai dengan memahami pemangku kepentingan utama dan persyaratan logistik

• Identifikasi departemen atau tim yang akan mengelola chatbot, karena keahlian dan bandwidth mereka akan membentuk fungsionalitasnya. 
• Tentukan dari mana anggaran akan berasal - apakah itu dana teknologi umum, sumber daya departemen tertentu, atau hibah eksternal.
• Pertimbangkan di mana siswa atau staf akan mengakses chatbot: apakah akan diintegrasikan ke dalam situs web Anda, aplikasi seluler, sistem manajemen pembelajaran, atau platform lain? 

Memetakan faktor-faktor ini membantu memperjelas ruang lingkup chatbot dan memastikannya memenuhi kebutuhan praktis. 

Dari sana, pilih solusi yang sesuai, apakah itu bot FAQ dasar, chatbot AI, atau agen AI yang tangguh, berdasarkan kompleksitas dan kedalaman tugas yang perlu ditangani.

2. Pilih Platform AI

Pilih platform AI yang memenuhi kebutuhan dan tujuan spesifik institusi Anda. Pertimbangkan opsi penyesuaian, kemampuan integrasi, kemudahan penggunaan, dan dukungan yang tersedia.

Platform yang ideal seharusnya:

• Mendukung berbagai kasus penggunaan dalam persiapan untuk perluasan di masa depan - seperti pertanyaan siswa dan guru, koordinasi jadwal, promosi acara, atau dukungan eksternal (misalnya untuk calon siswa). 
• Jadilah LLM-agnostik atau tawarkan LLMs yang lebih disukai untuk memastikan fleksibilitas.
• Menyediakan opsi integrasi yang kuat untuk terhubung dengan alat, platform, dan sistem yang sudah ada.

3. Mengintegrasikan Alat

Universitas sudah memiliki saluran, platform, dan layanan yang sudah ada. 

Pastikan Anda memilih platform yang menyediakan opsi integrasi yang fleksibel - sehingga tim Anda dapat menghubungkan chatbot ke sumber data apa pun.

Langkah integrasi ini sangat penting untuk memungkinkan chatbot bekerja dengan lancar dengan teknologi yang sudah ada di institusi Anda stack. 

Pertimbangkan untuk menyertakan alat bantu seperti:

• Sistem Informasi Siswa (SIS): Untuk mengakses dan memperbarui data siswa.
• Sistem Manajemen Pembelajaran (LMS): Seperti Canvas atau Blackboard, untuk bantuan yang berhubungan dengan mata kuliah.
• Sistem Perpustakaan: Untuk pencarian katalog dan pemesanan sumber daya.
• Perangkat Lunak Manajemen Acara: Untuk melacak dan mempromosikan acara kampus.
• Alat Kalender: Untuk membantu siswa dan staf menjadwalkan pertemuan atau janji temu.
• Platform Analisis: Untuk memantau interaksi chatbot dan mengukur keberhasilan.

4. Menguji dan Memperbaiki

Uji chatbot Anda secara menyeluruh sebelum diluncurkan. Gunakan alat pengujian platform untuk mensimulasikan skenario umum dan menyempurnakan parameter, alur kerja, dan frasa permintaan berdasarkan hasil.

Pastikan chatbot intuitif dan efektif untuk pengguna dari berbagai latar belakang, termasuk siswa internasional dan mereka yang memiliki kebutuhan aksesibilitas.

5. Menyebarkan dan Memantau

Setelah menerapkan chatbot, prioritaskan pemantauan dan pengoptimalan jangka panjang. Gunakan alat analisis chatbot platform untuk melacak kinerja, mengidentifikasi tren, dan mengumpulkan umpan balik.

Perbaiki chatbot secara teratur untuk beradaptasi dengan kebutuhan yang terus berkembang, baik itu menambahkan integrasi baru, meningkatkan akurasi respons, atau memperluas kemampuannya untuk menangani kasus penggunaan tambahan.

Seberapa mahal harga chatbot untuk pendidikan tinggi?

Biaya chatbot untuk pendidikan tinggi bervariasi berdasarkan kompleksitas dan kemampuannya. Chatbot dasar untuk FAQ dapat dimulai dari beberapa ratus dollars per tahun, sementara solusi bertenaga AI tingkat lanjut dapat menelan biaya beberapa ribu, tergantung pada integrasi dan fitur. Platform seperti Botpress menawarkan opsi bayar sesuai penggunaan yang memungkinkan untuk memadupadankan fitur dengan kebutuhan spesifik Anda. 

Dapatkah Anda menggunakan chatbot sebagai asisten pengajar pribadi?

Ya, chatbot dapat bertindak sebagai asisten pengajar pribadi dengan membantu siswa dengan ringkasan kuliah, pengingat tugas, dan rencana belajar yang dipersonalisasi. Mereka dapat menjawab pertanyaan, merekomendasikan sumber daya, dan bahkan memberikan kuis kepada siswa untuk memperkuat pembelajaran. Sekolah-sekolah seperti Georgia Tech dan University of Galway sudah menggunakan chatbot untuk bantuan pengajaran yang penting. 

Apa saja keuntungan chatbot dalam dunia pendidikan?

Chatbots meningkatkan keterlibatan siswa, memberikan dukungan 24/7, dan mengotomatiskan tugas-tugas administratif, menghemat waktu dan sumber daya. Chatbot meningkatkan aksesibilitas dengan menawarkan dukungan multibahasa dan berintegrasi dengan sistem seperti SIS dan LMS. Dengan mempersonalisasi interaksi dan menangani pertanyaan yang berulang, chatbot membantu institusi fokus pada penyampaian pendidikan berkualitas tinggi sambil mendorong lingkungan kampus yang lebih responsif.