Hoe Chatbots gebruiken in het hoger onderwijs in 2025

1. Verbeterde betrokkenheid van studenten

Een chatbot voor het hoger onderwijs verbetert de betrokkenheid door 24/7 ondersteuning te bieden, zodat studenten op elk gewenst moment toegang hebben tot bronnen en antwoorden.

Deze tools personaliseren interacties, helpen bij toelatingen en begeleiden studenten door processen, zodat ze verbonden en betrokken blijven in verschillende tijdzones.

2. Gestroomlijnde administratieve processen

Medewerkers in het hoger onderwijs zijn te waardevol om tijd te besteden aan eindeloos papierwerk en steeds terugkerende vragen. 

Door repetitieve taken zoals cursusregistratie, antwoorden op FAQ's en documentaanvragen te automatiseren, maken chatbots personeel vrij om zich te richten op complexere of persoonlijkere interacties.

3. Verbeterde toegankelijkheid en inclusiviteit

Chatbots kunnen diverse behoeften van studenten ondersteunen door:

• Informatie verstrekken in meerdere talen
• Integreren met toegankelijkheidstools
• Hulpmiddelen aanbieden voor studenten met een handicap

4. Gepersonaliseerde ondersteuning op schaal

Aangedreven door AI kunnen chatbots gegevens analyseren om aanbevelingen op maat te doen, zoals cursussuggesties op basis van het hoofdvak van een student, of opties voor financiële hulp die bij hun profiel passen. 

Hierdoor kunnen scholen gepersonaliseerde begeleiding bieden aan duizenden gebruikers - op hetzelfde moment.

5. Kostenefficiëntie

Chatbots verlagen de operationele kosten door repetitieve taken te automatiseren en de werkdruk op administratief en ondersteunend personeel te verlagen - hierdoor kunnen instellingen hun middelen strategischer toewijzen terwijl ze hun dienstenaanbod blijven uitbreiden.

6. Consistente communicatie

Het is een klassiek probleem - je hoort het ene van Admissions en het andere van Student Resources. 

In tegenstelling tot menselijke ondersteuning geven chatbots gestandaardiseerde antwoorden, zodat leerlingen accurate en consistente informatie ontvangen en er minder verwarring en miscommunicatie optreedt.

Jill van het Georgia Institute of Technology

Georgia Tech's Jill Watson begon in 2016 als een verrassende toevoeging aan een online AI-cursus voor afgestudeerden - een onderwijsassistent die een AI-chatbot bleek te zijn.

Getraind op basis van jarenlange vragen van studenten, beantwoordde Jill steeds terugkerende vragen over opdrachten en deadlines met 97% nauwkeurigheid. Studenten realiseerden zich niet dat Jill niet menselijk was totdat hun professor informatica de software onthulde aan het einde van het semester.

Door duizenden routinevragen af te handelen, maakte Jill de menselijke TA's vrij om zich te richten op zinvol mentorschap - studenten waren beter in staat om de hulp te krijgen die ze nodig hadden toen de repetitieve vragen naar de chatbot konden worden doorverwezen.

Cara van de universiteit van Galway

"Ik voel me eenzaam." 

"Ik ben mijn ID-kaart kwijt."

"Waar is AC201?"

Dit zijn maar een paar van de vragen die studenten aan de Universiteit van Galway kunnen stellen aan Cara, de virtuele assistent van hun school.

Cara is 24/7 actief en fungeert als eerste stop voor alle informatie over studenten. Studenten gebruiken Cara voor alle informatie, terwijl beheerders de analytics van de chatbot bestuderen om trends te ontdekken:

• Als ze zien dat het aantal vragen over de beschikbaarheid van counseling toeneemt, kunnen ze meer tijd toewijzen aan de counselor. 
• Als ze zien dat een nieuw cohort vraagt waar het auditorium is, kunnen ze actie ondernemen door de bewegwijzering te verbeteren.

Pounce van de staatsuniversiteit van Georgia

Pounce van de Georgia State University is oorspronkelijk ontworpen om binnenkomende studenten te helpen met het beheren van financiën, registratie en de overgang naar de universiteit. Het ondersteunt nu ook de academische prestaties direct binnen de cursussen. 

Wat hebben ze gevonden?

• Studenten die persoonlijke herinneringen en ondersteuning kregen via Pounce hadden significant meer kans om hogere cijfers te halen, waarbij studenten van de eerste generatie hun scores met gemiddeld 11 punten zagen verbeteren.

In 2021 breidde Georgia State de mogelijkheden van Pounce uit naar cursus-specifieke interventies in Political Science 1101. 

Studenten ontvingen gerichte sms-berichten over opdrachten, oefenquizzen en examenvoorbereiding. Het gebruik van Pounce resulteerde in een stijging van 16% in B- of hogere cijfers voor studenten. 

Vooral leerlingen van de eerste generatie en leerlingen die minder goed presteerden op de middelbare school deden het goed: ze volgden vaker aanvullende lessen en haalden meer studiepunten per semester.

Oriëntatie en introductie van studenten

1. Welkom rondleidingen

Bied nieuwe studenten virtuele rondleidingen op de campus of een speurtocht om vertrouwd te raken met belangrijke locaties.

2. Culturele oriëntatie

Leg culturele normen, academische verwachtingen en lokale tips voor het leven in het gebied uit aan studenten die nieuw zijn in de regio.

3. Evenement RSVP Manager

Verzamel RSVP's voor evenementen op de campus, stuur herinneringen en bied zelfs gepersonaliseerde schema's voor evenementen die uit meerdere sessies bestaan, zoals oriëntatie, conferenties of shows.

Academische ondersteuning

4. Lezing Recap Buddy

Vat lessen samen of maak snelle quizzen om het leren van recente lessen te versterken met behulp van het cursusmateriaal.

5. Assistent onderzoek

Nadat er verbinding is gemaakt met de bibliotheekdatabase, kan een chatbot bronnen voorstellen zoals artikelen, tijdschriften of archieven voor essays en projecten, afgestemd op specifieke onderwerpen.

6. Gepersonaliseerde leertrajecten

Stel online cursussen, workshops of certificeringen voor die zijn afgestemd op de carrièreaspiraties of leerstijl van een student.

7. Academisch Advies

Stel cursussen voor het komende jaar voor op basis van de majors, interesses, cursusplanning, carrièredoelen en andere voorkeuren van studenten.

8. Opdrachtherinneringen

Stuur herinneringen over deadlines, examens en projectinzendingen. Studenten kunnen ervoor kiezen om herinneringen te ontvangen voor elk van hun lessen.

9. Aanbevelingen voor bijles

Studenten koppelen aan beschikbare bijlesbronnen op de campus, online bronnen en video's of studiegroepen.

Studentenservice en administratie

10. FAQ's beantwoorden

Direct antwoord op veelgestelde vragen over toelatingen, cursussen en campusfaciliteiten.

11. Assistentie bij aanvragen

Begeleid toekomstige studenten bij de aanvraagprocedure, inclusief deadlines en vereiste documenten.

12. Cursus Registratie

Help studenten bij het inschrijven voor lessen, het beheren van roosters en het navigeren door vereisten.

13. Navigatie op de campus

Routebeschrijvingen geven naar gebouwen, kantoren, klaslokalen, slaapzalen en andere locaties op de campus.

14. IT-ondersteuning

Los veelvoorkomende technische problemen op, zoals het resetten van wachtwoorden of toegang tot Wi-Fi.

15. Bibliotheek

Helpen bij het zoeken naar boeken, het reserveren van studieruimtes of het navigeren door onderzoeksdatabases.

16. Verzoeken om documenten

Stroomlijn het proces voor studenten om transcripten, aanbevelingsbrieven of certificaten aan te vragen.

Welzijn en betrokkenheid van studenten

17. Ondersteuning geestelijke gezondheid

De eerste hulp bieden en leerlingen indien nodig doorverwijzen naar adviseurs of andere hulpbronnen voor verdere hulp.

18. Eetinfo

Deel menu's, openingstijden, dieetopties en speciale aankondigingen.

19. Ondersteuning huisvesting

Studenten helpen bij het vinden van slaapzalen of huisvesting buiten de campus, inclusief beschikbaarheid en kosten.

20. Loopbaanbegeleiding

Advies geven over cv's, stages, sollicitatiegesprekken en strategieën om een baan te vinden.

Beheer van evenementen en feedback

21. Evenement Promotie

Informeer studenten over komende evenementen, workshops en buitenschoolse activiteiten.

22. Feedback collectie

Verzamel feedback van studenten over cursussen, docenten of evenementen op de campus - zelfs in realtime.

Administratieve efficiëntie

23. Begeleiding bij financiële hulp

Beantwoord vragen over beurzen, subsidies en leningaanvragen.

24. Betalingsherinneringen

Herinneringen sturen voor betalingen van collegegeld of vergoedingen en assisteren bij betalingsprocessen.

25. Assistentie personeel

Interne processen stroomlijnen, zoals HR-ondersteuning voor personeel en faculteit.

26. Subsidievoorstel helper

Faculteiten of studenten begeleiden bij het schrijven en indienen van onderzoeksbeurzen of financieringsaanvragen.

27. Crisiscommunicatie

Geef updates tijdens noodgevallen, zoals weeralarmen of zorgen over de veiligheid op de campus.

1. Botpress

Botpress is een flexibel AI-agentplatform waarmee ontwikkelaars spraakgestuurde AI-toepassingen kunnen maken. 

Het biedt AI-chatbots en agents die worden aangestuurd door eender welke LLM, waardoor geavanceerde chatbots kunnen worden ontwikkeld zonder uitgebreide trainingsgegevens. De geavanceerde RAG-systemen zorgen voor communicatie op hoog niveau van complexe documenten en databases. 

2. Ocelot

Ocelot is gespecialiseerd in AI-chatbots voor het hoger onderwijs en biedt 24/7 ondersteuning aan studenten met meertalige mogelijkheden. Het platform is vooraf getraind om verschillende vragen van studenten te begrijpen, waardoor accurate en correcte informatievoorziening wordt gegarandeerd. 

Ocelot integreert met Student Information Systems (SIS) en Customer Relationship Management (CRM) platforms om gepersonaliseerde ervaringen te bieden.

3. LivePerson

LivePerson is een conversational AI-platform dat AI-gestuurde chatbots en live messaging mogelijk maakt via verschillende kanalen, waaronder websites, mobiele apps en sociale media. 

Het stelt instellingen in staat om in realtime contact te leggen met studenten en persoonlijke hulp en ondersteuning te bieden.

4. Intercom

Intercom biedt een platform voor klantberichten met chatbots voor realtime betrokkenheid. 

Het integreert met verschillende tools om de communicatie en ondersteuning te stroomlijnen. Intercom De functies omvatten live chat, gebruikerssegmentatie, event tracking en in-app messaging.

5. HubSpot

HubSpot biedt een uitgebreid CRM-platform met chatbotfunctionaliteit, dat helpt bij marketing-, verkoop- en serviceprocessen. 

De chatbots kunnen antwoorden op veelvoorkomende vragen automatiseren en helpen bij het genereren van leads.

1. Doelstellingen definiëren

Een goede scoping van je chatbot begint met het begrijpen van de belangrijkste stakeholders en logistieke vereisten

• Identificeer de afdeling of het team dat de chatbot zal beheren, aangezien hun expertise en bandbreedte de functionaliteit zal bepalen. 
• Bepaal waar het budget vandaan zal komen - of het nu een algemeen technologiefonds is, middelen van een specifieke afdeling of externe subsidies.
• Bedenk waar studenten of medewerkers toegang krijgen tot de chatbot: wordt hij geïntegreerd in je website, een mobiele app, een leermanagementsysteem of een ander platform? 

Het in kaart brengen van deze factoren helpt de reikwijdte van de chatbot te verduidelijken en zorgt ervoor dat deze voldoet aan praktische behoeften. 

Kies vervolgens de juiste oplossing, of het nu gaat om een eenvoudige FAQ-bot, een AI-chatbot of een robuuste AI-agent, op basis van de complexiteit en diepgang van de taken die moeten worden afgehandeld.

2. Kies een AI-platform

Selecteer een AI-platform dat voldoet aan de specifieke behoeften en doelstellingen van uw instelling. Denk aan aanpassingsmogelijkheden, integratiemogelijkheden, gebruiksgemak en beschikbare ondersteuning.

Het ideale platform moet:

• Een verscheidenheid aan use cases ondersteunen ter voorbereiding op toekomstige schaalvergroting - zoals vragen van studenten en docenten, roostercoördinatie, promotie van evenementen of externe ondersteuning (bijvoorbeeld voor toekomstige studenten). 
• Wees LLM-agnostisch of geef de voorkeur aan LLMs om flexibiliteit te garanderen.
• Bied robuuste integratieopties om verbinding te maken met uw bestaande tools, platforms en systemen.

3. Tools integreren

Universiteiten zitten al vol met bestaande kanalen, platforms en diensten. 

Zorg ervoor dat je een platform kiest dat flexibele integratieopties biedt, zodat je team een chatbot kan koppelen aan elke gegevensbron.

Deze integratiestap is essentieel om een chatbot naadloos te laten samenwerken met de bestaande technologie van je instelling stack. 

Overweeg om tools zoals:

• Studenteninformatiesystemen (SIS): Om studentendossiers in te zien en bij te werken.
• Leerbeheersystemen (LMS): zoals Canvas of Blackboard, voor cursusgerelateerde ondersteuning.
• Bibliotheeksystemen: Voor zoeken in catalogi en reserveren van bronnen.
• Software voor evenementenbeheer: Om evenementen op de campus bij te houden en te promoten.
• Kalenderhulpmiddelen: Om studenten en medewerkers te helpen bij het plannen van vergaderingen of afspraken.
• Analytics-platforms: Om chatbotinteracties te monitoren en succes te meten.

4. Testen en verfijnen

Test je chatbot grondig voor de lancering. Gebruik de testtools van het platform om veelvoorkomende scenario's te simuleren en verfijn parameters, workflows en promptzinnen op basis van de resultaten.

Zorg ervoor dat de chatbot intuïtief en effectief is voor gebruikers met verschillende achtergronden, waaronder internationale studenten en mensen met toegankelijkheidsbehoeften.

5. Uitrollen en bewaken

Geef na het inzetten van de chatbot prioriteit aan langetermijnmonitoring en optimalisatie. Gebruik de chatbot-analysetools van het platform om de prestaties te volgen, trends te identificeren en feedback te verzamelen.

Verfijn de chatbot regelmatig om deze aan te passen aan veranderende behoeften, of het nu gaat om het toevoegen van nieuwe integraties, het verbeteren van de nauwkeurigheid van antwoorden of het uitbreiden van de mogelijkheden om extra use cases aan te pakken.

Hoe duur is een chatbot voor het hoger onderwijs?

De kosten van een chatbot voor het hoger onderwijs variëren afhankelijk van de complexiteit en mogelijkheden. Basis chatbots voor FAQ's kunnen beginnen bij een paar honderd dollars per jaar, terwijl geavanceerde AI-oplossingen enkele duizenden euro's kunnen kosten, afhankelijk van integraties en functies. Platformen zoals Botpress bieden pay-as-you-go-opties waarmee je functies kunt mixen en matchen op basis van je specifieke behoeften. 

Kun je een chatbot gebruiken als persoonlijke onderwijsassistent?

Ja, chatbots kunnen fungeren als persoonlijke onderwijsassistenten door studenten te helpen met samenvattingen van colleges, opdrachtherinneringen en gepersonaliseerde studieplannen. Ze kunnen vragen beantwoorden, bronnen aanbevelen en zelfs quizzen houden om het leren te versterken. Scholen zoals Georgia Tech en de Universiteit van Galway gebruiken al chatbots voor essentiële hulp bij het lesgeven. 

Wat zijn de voordelen van chatbots in het onderwijs?

Chatbots vergroten de betrokkenheid van studenten, bieden 24/7 ondersteuning en automatiseren administratieve taken, waardoor tijd en middelen worden bespaard. Ze verbeteren de toegankelijkheid door meertalige ondersteuning te bieden en te integreren met systemen zoals SIS en LMS. Door het personaliseren van interacties en het afhandelen van terugkerende vragen, helpen chatbots instellingen zich te concentreren op het leveren van onderwijs van hoge kwaliteit, terwijl ze een meer responsieve campusomgeving bevorderen.