7 Schritte zur Erstellung eines WhatsApp Chatbots in weniger als 5 Minuten

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Höchstwahrscheinlich wäre ein WhatsApp für Ihr Unternehmen von großem Nutzen. 

Mit über 2 Milliarden aktiven Nutzern in mehr als 180 Ländern ist WhatsApp dort, wo Ihre Kunden bereits sind, und sie erwarten zunehmend eine sofortige, personalisierte Unterstützung.

Ein WhatsApp macht das möglich. Ob es um die Automatisierung des Supports, die Buchung von Terminen oder die Generierung von Leads geht, die Möglichkeiten sind enorm.

Aber wo soll man anfangen? Die plattformspezifischen Schritte und Besonderheiten bei der Einrichtung können einen etwas ratlos zurücklassen.

Aus diesem Grund habe ich diesen Leitfaden zusammengestellt - um alles zusammenzufassen, damit Sie mit Ihren Kunden kommunizieren können.

Was sind die Vorteile eines Business WhatsApp Chatbots?

Der Grund, Ihr Unternehmen auf WhatsApp zu bringen, ist einfach: Die Kunden sind bereits dort. Und mehr denn je ziehen sie es vor, Chatbots zu nutzen, um Dinge zu erledigen.

Hier erfahren Sie, warum WhatsApp zu effizienteren, zufriedenstellenderen und produktiveren Interaktionen führen.

Verbessertes Engagement

Eine freundliche, menschenähnliche Kommunikation ist ein großer Fortschritt gegenüber dem Überfliegen von Informationen auf einer Webseite. Chatbots können den Tonfall widerspiegeln und Mitgefühl simulieren. Mit einer leichten Anpassung können sie auf die Aktivitäten/Historie des Nutzers zugreifen, um zusätzlichen Kontext zu erhalten und eine ansonsten trockene Interaktion in einen persönlichen Austausch zu verwandeln.

Wenn dieser Arbeitsablauf in eine WhatsApp integriert wird, ist er sehr bequem. Die Nutzer müssen keine App installieren oder eine neue Schnittstelle lernen. Sie chatten einfach.

Mehr Verkaufsmöglichkeiten

Unternehmen, die WhatsApp nutzen, berichten von einer Konversionsrate von 45-60 %, verglichen mit 2-5 % bei E-Mail und SMS.

Warum? Weil sich Empfehlungen in einem Gesprächsformat relevanter anfühlen. Ein WhatsApp kann Nutzer durch die Produktentdeckung führen, Fragen in Echtzeit beantworten und sie zum Kauf anregen - alles in einem Durchgang.

Schnellerer Kundensupport

Chatbots sind rund um die Uhr verfügbar, antworten sofort und vergessen nicht, was sie gelernt haben. Dies ist wichtig, wenn Nutzer sofortige Antworten auf ihre Fragen erwarten.

Niedrigere Kosten

Einfache, sich wiederholende Fragen erfordern kein menschliches Eingreifen. Da 80 % der Fragen im Kundensupport Standardfragen sind, können Bots Ihre Aufmerksamkeit auf die komplexen Angelegenheiten lenken.

Häufige Anwendungsfälle für WhatsApp Chatbots

WhatsApp sind flexibel, aber die meisten lassen sich auf ein paar Kernfälle reduzieren. Hier sind einige der beliebtesten (und warum sie funktionieren).

Einzelhandels-Chatbot

Ein persönlicher Einkäufer muss nicht unbedingt ein Mensch sein. Chatbots für den Einzelhandel übernehmen die Kundenansprache, während sie gleichzeitig das Geschäft ankurbeln und Leads konvertieren. Mit Produktempfehlungen, Bestellmanagement und Checkout-Funktionalität geht dieser Anwendungsfall über den passiven Problemlöser hinaus.

FAQ und Kundenbetreuung

FAQ-Chatbots sind großartig, denn alles, was sich wiederholt, eignet sich gut für die Automatisierung. FAQs befinden sich in der Regel ohnehin auf einer trockenen Webseite, warum also nicht ein menschliches Flair hinzufügen?

Terminvereinbarung und Beratung

Können Sie sich eine mühsamere und fehleranfälligere Aufgabe vorstellen als die Buchung von Terminen? Ich kann aus Erfahrung sagen, dass mich Terminbuchungsagenten im Alleingang vor ständigen Doppelbuchungen bewahrt haben.

Das Auslagern des Hin- und Herschiebens an einen Bot ist einfach, zuverlässig und erspart Ihnen Terminüberschneidungen.

Lead-Generierung

Zum Thema mühsame, aber sensible Aufgaben. Unternehmenseigentümer sind oft so sehr damit beschäftigt, sich über Wasser zu halten, dass sie vergessen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Wachstum.

Bots zur Lead-Generierung machen die Datenerfassung und Kaltakquise überflüssig. Sie behalten die Bedürfnisse der Kunden und Ihre Ziele im Auge und führen sie in einem freundlichen, dialogorientierten Fluss aus.

Wie man einen WhatsApp Chatbot in 7 Schritten erstellt

Nachdem wir nun einen Eindruck von den Möglichkeiten bekommen haben, die WhatsApp bietet, stellt sich die Frage, wie wir unseren Chatbot auf die Beine stellen können.

1. Definieren Sie Ihren Anwendungsfall

Einige Anwendungsfälle stachen wahrscheinlich mehr heraus als andere - insbesondere in Branchen, in denen Chatbots bereits florieren. Entscheiden Sie, was Ihr Unternehmen braucht, und gehen Sie von dort aus.

2. Wählen Sie eine Plattform

Mit einer Chatbot-Plattform können Sie einen Bot mit wenig oder gar keinem Code in wenigen Minuten zum Laufen bringen. Hier sind ein paar beliebte Optionen:

Botpress

Eine hochgradig erweiterbare Plattform zur Erstellung von KI-gesteuerten Chatbots mit zahlreichen Integrationen - einschließlich WhatsApp.

• Es bietet einen intuitiven visuellen Builder mit Codierungsunterstützung für fortgeschrittene Abläufe. 
• Integrationen sind schnell und einfach - die Einrichtung von WhatsApp, Slack, Twilio und anderen erfordert nur wenige Einstellungen.
• Ressourcen wie die Botpress Academy, Video-Tutorials und der Discord führen Sie durch den Prozess der Erstellung, Optimierung und Fehlerbehebung.

Landbot

Eine einfache, programmierfreie Plattform mit einer übersichtlichen Drag-and-Drop-Benutzeroberfläche zur Gestaltung grundlegender Unterhaltungen.

• Ideal für schnelle Iterationen bei der Lead-Erfassung, Umfragen und einfachen Workflows.
• Die NLP-Engine von Landbot ist jedoch begrenzt und hat möglicherweise Schwierigkeiten mit Gesprächen, die mehrere Runden umfassen.
• Weniger Flexibilität für Teams, die individuelle Abläufe wünschen.

Engati

Eine sofort einsatzbereite Plattform, die den schnellen Einsatz von WhatsApp unterstützt.

• Einfach einzurichten und anfängerfreundlich, mit einem visuellen Builder und vorgefertigten Vorlagen.
• Wie bei Landbot sind die NLP-Funktionen recht einfach und die Anpassungsmöglichkeiten begrenzt.

3. Erstellen Sie ein Meta-Business-Portfolio

Um Nachrichten von einem Bot zu senden und zu empfangen, ist ein WhatsApp erforderlich. Dazu müssen Sie ein Meta Business Portfolio erstellen. Dazu benötigen Sie einen Namen und eine Webpräsenz - entweder eine Website oder eine Seite in den sozialen Medien.

4. Hinzufügen einer Wissensdatenbank

In fast allen Fällen wird Ihr Bot auf Informationen angewiesen sein. Dazu gehören Richtlinien und FAQ, Produktbestände, Kundendaten und vieles mehr.

Saubere, gut formatierte Dokumente machen den Unterschied aus, wenn es darum geht, Bots mit RAG-Fähigkeiten (retrieval-augmented generation) zu erstellen.

5. Bestimmen Sie den Fluss

Das Ziel eines Bots - insbesondere bei WhatsApp - ist es, dass sich die Interaktionen wie ein Chat anfühlen und gleichzeitig klar und effektiv sind. Hier geht es um Persönlichkeit und Funktionalität.

Persönlichkeit

Ich betrachte diesen Schritt als Antwort auf die Frage: Wie werden die Nutzer mit dem Bot interagieren?

Wollen sie schnelle Antworten auf einfache Fragen oder einen persönlicheren Service? Wollen wir einen freundlichen oder einen eher autoritären Ton?

Funktionsweise

Bei einem gesunden Arbeitsfluss geht es darum, die Effizienz bei minimaler Komplexität zu maximieren. Der Benutzer sollte bei einfachen Vorgängen nicht durch Reifen springen müssen; einfache FAQ-Anfragen sollten nicht eine Reihe von Folgefragen erfordern. Andererseits sollten heikle Vorgänge - wie Käufe und Rücksendungen - dem Nutzer die Möglichkeit zur Bestätigung geben.

Denken Sie darüber nach, wie Sie WhatsApp verwenden und was dazu führt, dass sich Unterhaltungen, nun ja, unterhaltsam anfühlen.

6. Verbinden und Bereitstellen auf WhatsApp

Wir haben ein Meta Business Portfolio und einen funktionierenden Chatbot, und jetzt ist es an der Zeit, beide miteinander zu verbinden.

So stellen Sie eine Verbindung zu WhatsApp her:

1. Öffnen Sie Ihr Chatbot-Projekt und navigieren Sie zum Studio

2. Blättern Sie auf der Registerkarte Home zu Kommunikationskanäle

3. Wählen Sie WhatsApp aus der Liste der Optionen aus.
4. Klicken Sie auf Integration installieren

5. Klicken Sie auf WhatsApp autorisieren

6. Folgen Sie den Anweisungen im Pop-up-Fenster.

Dies wird Sie durch den Prozess der Verbindung Ihres Meta Business Portfolios und der Erstellung eines WhatsApp Business Profils führen.

Sie benötigen eine Telefonnummer, die nicht bereits mit einem WhatsApp verknüpft ist. Wenn Sie keine haben, kann WhatsApp Ihnen während der Einrichtung eine neue Nummer zuweisen - und sie wird in der Produktion funktionieren.

7. Klicken Sie auf Konfiguration speichern.

Das war's! Zum Bereitstellen müssen Sie nur auf Veröffentlichen in der oberen rechten Ecke des Studios klicken.

 7. Iterieren und Verbessern

Rom wurde nicht an einem Tag erbaut (weil es dort keine Chatbots gab).

Sie werden sicherlich auf Macken, Fehler und Ineffizienzen stoßen. Zum Glück ist eine gute Plattform in hohem Maße anpassbar.

Die Antworten einiger Bots sind nicht zielgerichtet. Es könnte helfen, Anfragen an separate Knoten weiterzuleiten.

Vielleicht gefällt Ihnen der Ton Ihres Bots nicht. Ein paar Beispielansagen könnten helfen.

Um die Leistung zu überwachen und zu sehen, wie die Kunden den Bot nutzen, ist es wichtig, das Beste aus ihm herauszuholen. Glücklicherweise bietet die WhatsApp die Möglichkeit, vergangene Konversationen einzusehen.

Es kann vorkommen, dass der Bot in einem langen Chat mit mehreren Folgefragen von der Wissensdatenbank abweicht. Eine Schleife zu bestimmten Knoten kann hier Abhilfe schaffen.

Die Möglichkeiten sind endlos: Das ist ein Segen, eine Herausforderung und eine Lösung.

Die besten Praktiken für die Erstellung von WhatsApp Chatbots

Es gibt so viele Bots wie es Unternehmen gibt, aber es gibt einige Weisheiten, die Sie in die richtige Richtung lenken werden.

Machen Sie Ihren Bot sympathisch

Bots müssen nicht roboterhaft klingen. Ein wenig Persönlichkeit kann einen großen Beitrag zur Benutzerzufriedenheit leisten.

• Verwenden Sie eine sich nicht wiederholende, freundliche Sprache: Vermeiden Sie geskriptete Antworten, die altbacken wirken.
• Passen Sie sich dem Tonfall des Sprechers an: Wenn sie leger sind, seien Sie leger. Kurze Fragen? Kurze Antworten. Andere sind vielleicht etwas ausführlicher, also passen Sie sich an.
• Schaffen Sie Raum für natürliche Gespräche: Lassen Sie Rückfragen, Korrekturen und Klarstellungen zu.
• Vereinfachen Sie nicht zu sehr: Vermeiden Sie starre Ja/Nein-Abläufe, die unterbrochen werden, wenn der Benutzer vom Skript abweicht.

Iterieren, Iterieren, Iterieren

Ihr Bot wird nicht von Anfang an perfekt sein. Man muss einiges ausprobieren, um es richtig hinzubekommen.

• Analysieren Sie vergangene Gespräche, um herauszufinden, wo Sie besser werden können.
• Halten Sie Ihre Wissensdatenbank auf dem neuesten Stand, wenn sich die Informationen über Ihr Unternehmen ändern.
• Aktualisieren Sie Ihre Ablauflogik nach Bedarf. Kleine Anpassungen können große Verbesserungen bewirken.

Vertrauen aufbauen und aufrechterhalten

Die Nutzer werden Ihrem Chatbot vertrauen - wenn er es verdient hat. Ein paar bewährte Verfahren können dafür sorgen, dass sich Ihr Bot zuverlässig und sicher anfühlt.

• Halten Sie es einfach: Geben Sie den Nutzern direkte Antworten auf Fragen, genaue Informationen und stellen Sie sicher, dass der Bot transparent macht, was er nicht tun kann. Tun Sie Ihr Bestes, damit der Bot nicht halluziniert (falsche Informationen erfindet).
• Befolgen Sie Datenschutz- und Sicherheitspraktiken: Stellen Sie sicher, dass Sie die Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen in Ihrem Land und in vielen Fällen auch in den Ländern Ihrer Nutzer einhalten. Es ist hilfreich, sich über Compliance-Praktiken zu informieren, z. B. über den Aufbau von GDPR-konformen Chatbots. Am besten ist es, eine Plattform mit robusten integrierten Sicherheitsmaßnahmen zu verwenden.

Erstellen Sie noch heute einen WhatsApp Chatbot

Ihre Kunden sind bereits auf WhatsApp, und jetzt ist es an der Zeit, sie dort zu treffen. Mit der integrierten WhatsApp und der Unterstützung für RAG macht Botpress es einfach, leistungsstarke, individuelle KI-Chatbots zu erstellen.

Mit unseren kostenlosen und kostenpflichtigen Tarifen können Sie klein anfangen und dann skalieren.

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FAQs

1. Was ist ein WhatsApp und wie funktioniert er?

Ein WhatsApp ist ein automatisierter Gesprächsagent, der über die WhatsApp Business API mit Nutzern auf WhatsApp interagiert. Er funktioniert, indem er Ihr WhatsApp Business-Konto mit einer Chatbot-Plattform verbindet, die den Nachrichtenfluss und die Logik verwaltet und Funktionen wie die Buchung von Terminen oder die Bearbeitung von FAQs in Echtzeit ermöglicht.

2. Warum sollte ich WhatsApp anstelle von anderen Nachrichtenkanälen wie E-Mail oder SMS verwenden?

Sie sollten WhatsApp gegenüber E-Mail oder SMS bevorzugen, da die Öffnungsrate bei 98 % liegt und die Antwortzeiten wesentlich kürzer sind. Außerdem unterstützt WhatsApp Rich Media (Bilder, Dateien, Schnellantworten) in einem Konversationsformat, das sich für die Nutzer natürlich anfühlt. Außerdem ermöglicht es dauerhafte Sitzungen und ist weltweit als vertrauenswürdige Messaging-App anerkannt.

3. Welche Art von Unternehmen profitieren am meisten von WhatsApp ?

Zu den Unternehmen, die am meisten von WhatsApp profitieren, gehören der Einzelhandel (für Auftragsaktualisierungen und Werbeaktionen), das Gesundheitswesen (für Terminerinnerungen), die Logistik (für die Lieferverfolgung), das Gastgewerbe (für Buchungsbestätigungen) und lokale Dienstleistungen, die auf eine schnelle, mobile Kundeninteraktion angewiesen sind. 

4. Wie sicher ist ein WhatsApp für den Austausch von Kundeninformationen?

Ein WhatsApp ist für Kundeninteraktionen sicher, da WhatsApp eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Nachrichten während der Übertragung bietet. Dennoch müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Chatbot-Plattform Nutzerdaten sicher speichert oder verarbeitet und regionale Compliance-Gesetze (wie GDPR, HIPAA oder POPIA) einhält.

5. Kann derselbe Chatbot sowohl auf WhatsApp als auch auf meiner Website laufen?

Ja, Sie können denselben Chatbot auf WhatsApp und Ihrer Website betreiben, indem Sie Plattformen wie Botpress nutzen, die den Einsatz über mehrere Kanäle unterstützen. Die Kernlogik des Bots und die Wissensdatenbank werden gemeinsam genutzt, während die Schnittstelle für jeden Kanal angepasst wird.