Chatbot voor HR

Ben je ooit vastgelopen met een intern systeem? Je wist wat je moest doen, zoals een onkostendeclaratie indienen, maar je wist niet welk systeem je moest gebruiken, of als je dat wel wist, wist je niet hoe je het systeem moest gebruiken? Misschien gebruikte u het systeem wel, maar liep u tegen een fout aan?

Dit zijn allemaal use cases die door een chatbot kunnen worden opgelost.

Een chatbot kan in wezen een intern systeem zo abstraheren dat de gebruiker niet weet welk systeem hij gebruikt.

‍

Waarom een Chatbot gebruiken om het beheer van uw human resources te ondersteunen?

Human Resources (HR) is een afdeling die zeer geschikt is voor chatbot use cases. Dit komt omdat de meeste HR-relaties met gebruikers onregelmatig zijn, wat betekent dat gebruikers vergeten welke systemen ze moeten gebruiken voor een bepaalde taak, hun inloggegevens vergeten of vergeten hoe ze het systeem in kwestie moeten gebruiken. Misschien is het zelfs niet de tijd en moeite waard om een systeem te leren om de betreffende taak uit te voeren. Alle problemen die we hierboven hebben genoemd.

De meest voor de hand liggende use cases voor HR chatbots zijn taken zoals het indienen van onkostendeclaraties, het aanvragen van een vakantie, het bijwerken van compliance training of het stellen van vragen over een bepaald aspect van het bedrijfsbeleid.

In elk geval hoeft de gebruiker geen exacte procedure en systeem te onthouden, maar wordt hij door de chatbot door het proces geleid. Bijvoorbeeld, in plaats van een link naar een slide deck en een systeem om hun naleving te verifiëren, kan de gebruiker gewoon de slides lezen op de chatbot en daar stap voor stap hun naleving verifiëren.

In alle bovenstaande gevallen heeft de gebruiker één ingang, de chatbot. Wat hun vraag of taak ook is, ze beginnen bij de chatbot.

Natuurlijk kunnen er gevallen zijn waarin de chatbot het antwoord op een bepaalde vraag niet weet. In dit geval is het efficiënt om de vraag te laten escaleren naar een HR-supportmedewerker. Deze persoon kan de vraag beantwoorden, en kan er ook voor zorgen dat de chatbot, indien nodig, wordt bijgewerkt zodat hij de gegeven vraag in de toekomst zelf kan beantwoorden.

Deze functie wordt human in the loop (HITL) genoemd en kan het beste zo worden ingesteld dat de supportmedewerker in realtime kan reageren, op het moment dat de medewerker betrokken is bij de betreffende taak.

‍

Op welke manieren kan een Chatbot de HR-afdeling ondersteunen?

Hoewel de bovenstaande use cases redelijk voor de hand liggen, zijn er manieren waarop chatbots HR kan gebruiken die niet zo voor de hand liggen.

Wanneer HR-interacties door mensen worden uitgevoerd, worden de dingen op een bepaalde manier gedaan zodat hun tijd optimaal kan worden benut. Dit betekent dat er weinig maatwerk is in de manier waarop individuele werknemers worden behandeld. De beschikbare softwaretools beperken ook wat haalbaar is voor HR zonder werknemers te irriteren.

Chatbots de twee bovenstaande problemen op te lossen. Het is veel eenvoudiger om een medewerker een op maat gemaakte betrokkenheid te bieden op een manier die minder verstorend is, d.w.z. maatwerk op schaal.

De relevante use cases zijn enquêtes en coaching.

AI kan worden gebruikt om uit te zoeken welke werknemers op bepaalde momenten bepaalde vragen moeten krijgen en wanneer ze moeten worden opgevolgd op basis van hun antwoorden of de antwoorden van anderen. Dit kunnen gerichte vragen zijn over hun tevredenheid met hun baan en hun werkrelaties met anderen. Een vraag kan één vraag zijn, het hoeven niet meerdere vragen te zijn.

Het bovenstaande kan worden geïntegreerd met coaching- en trainingsprogramma's die deels door de chatbot kunnen worden geleverd. Het idee is om ervoor te zorgen dat de werknemer nooit het gevoel heeft dat er niet naar zijn behoeften wordt gekeken.

Het is logisch dat zo'n mentorschap ook geïntegreerd kan worden met software voor het stellen van doelen of taakbeheer.

De mogelijkheden om medewerkers te betrekken zijn eindeloos.

De vooruitgang op dit gebied zit in de chatbot die leert wanneer hij met werknemers in contact moet komen en welke vragen hij moet stellen. Het doel zal zijn om het hoogste niveau van werknemerstevredenheid te bieden en problemen te identificeren voordat ze groter worden.

‍

Chatbots kan ook de productiviteit van werknemers verbeteren.

Chatbots kunnen ook binnen de HR-afdeling worden gebruikt door HR-medewerkers om hun eigen productiviteit te verbeteren. In dit geval kan chatbots worden gebruikt als een soort workflowtool waarbij HR-medewerkers een taak kunnen starten die de betrokkenheid van een medewerker vereist, maar zich alleen met die taak bezighouden wanneer dat nodig is. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat een medewerker een meerstappenproces moet doorlopen om zijn pensioenpolis bij te werken of om bijgewerkte contactgegevens op te geven.

Op zijn minst kan de chatbot hen voorzien van een procedure en begeleiding om deze taak uit te voeren, zelfs als het de taak niet voor hen kan doen.

Er zijn veel manieren waarop chatbots het leven en de productiviteit van werknemers kan verbeteren en HR kan helpen om de tevredenheid van werknemers te vergroten en problemen op te sporen voordat ze uitgroeien tot iets ernstigs.

‍