No-Code automatiseringstools voor alledaagse workflows

Op prompt gebaseerde automatisering

Een op prompt gebaseerde workflow gebruikt geschreven instructies om te bepalen hoe automatisering zich gedraagt. In plaats van stappen te verbinden via formulieren of drag-and-drop knooppunten, schrijft de gebruiker een prompt in natuurlijke taal die beschrijft wat de automatisering moet doen. 

Een prompt kan bijvoorbeeld luiden: "Vat dit evenement samen in één zin en vraag de gebruiker of ze het willen toevoegen aan hun agenda."

Een enkele prompt kan meerdere logische takken vervangen, vooral als het antwoord natuurlijk moet klinken of moet veranderen afhankelijk van de situatie. 

Deze workflows maken vaak deel uit van een grotere automatisering, waarbij de prompt zorgt voor het flexibele denken en andere stappen zorgen voor de acties die volgen.

Trigger-naar-actie automatisering

Trigger-gebaseerde app automatiseringen zijn de eenvoudigste soorten automatiseringen - opgebouwd rond een enkele gebeurtenis die een enkele actie veroorzaakt. Zoiets als: "Wanneer dit gebeurt, doe dat."

Tools zoals Zapier of IFTTT maken functies van het type trigger-to-action toegankelijk voor gebruikers, vaak via drag-and-drop interfaces.

Trigger-gebaseerde automatisering is perfect voor het automatiseren van repetitief administratief werk, zoals het loggen van formulierinzendingen, het versturen van agenda-uitnodigingen of het bijwerken van een spreadsheet. Maar vaak ontbreekt het ze aan vertakkende logica of geheugen, waardoor ze snel kapot gaan als de invoer verandert of de workflow groeit.

Meerstaps logische automatisering

Meerstaps logische automatisering is opgebouwd uit een keten van gedefinieerde stappen: triggers, voorwaarden, acties en gegevenstransformaties. Elke stap wordt in volgorde uitgevoerd en is afhankelijk van het resultaat van de vorige stap.

Een typische workflow kan beginnen met een trigger voor het indienen van een formulier, gevolgd door een conditie die een specifiek veld controleert, een actie die een e-mail verstuurt of een record bijwerkt en een vertragings- of wachtstatus die pauzeert totdat er een andere gebeurtenis plaatsvindt.

Deze structuur ondersteunt vertakkende logica, lussen, filters en foutafhandeling. Hierdoor kan de automatisering anders reageren afhankelijk van de ontvangen invoer of de toestand van de gegevens bij elke stap.

Logische automatisering in meerdere stappen is het meest geschikt voor workflows waarbij sprake is van gestructureerde beslissingen, herhaalde handelingen en coördinatie tussen meerdere systemen.

Procesgebaseerde automatisering

Procesgebaseerde automatisering volgt een vaste structuur met duidelijk gedefinieerde fasen. Elke taak doorloopt een reeks - zoals "Ingediend", "Gereviseerd", "Goedgekeurd" en "Voltooid" - met regels die bepalen wanneer en hoe de taak vordert.

Elke stap bevat formuliervelden, opdrachten en voorwaarden. Een stap kan de goedkeuring van een manager vereisen, verplichte velden afdwingen of een melding triggeren wanneer de status verandert. Het hele proces blijft van begin tot eind zichtbaar, met tracking voor elke overgang.

Dit type automatisering werkt het best voor herhaalbare interne activiteiten - zoals onboarding, inkoop, juridische verzoeken of het bijhouden van IT-problemen - waarbij dezelfde stappen elke keer in dezelfde volgorde worden uitgevoerd.

Procesgebaseerde automatisering biedt consistentie en controle zonder scripts te hoeven schrijven of onderhouden.

1. Trigger start de workflow

Elke automatisering begint met een trigger - de gebeurtenis die alles in gang zet. Dit kan het indienen van een formulier zijn, een klik op een knop, een nieuwe invoer in een database of een boeking in een kalendertool.

Naarmate tools slimmer worden, worden integraties zoals agendaboekingen of gebruikersberichten onderdeel van intelligente procesautomatisering, waarbij beslissingen en logica automatisch gebeuren op basis van live gegevens.

Maar in no-code platforms zijn triggers meestal voorgebouwde webhook listeners. Je selecteert de gebeurtenis, verbindt de app (zoals Calendly voor een afsprakenboekingsbot) en het platform doet de rest. Er is alleen een API-sleutel of token nodig om de tool te verbinden.

In dit voorbeeld luistert de groene Start trigger naar gebruikersberichten, terwijl de paarse Calendly Event trigger luistert naar een nieuwe boeking. Zodra een van beide gebeurtenissen triggert, begint de automatisering.

2. Voorwaarden bepalen wat er vervolgens gebeurt

Zodra een trigger afgaat, bepalen voorwaarden wat er vervolgens gebeurt. Ze fungeren als logische filters die de stroom langs verschillende paden leiden, afhankelijk van de ontvangen gegevens.

Regels worden geconfigureerd met behulp van dropdowns of expressies, in plaats van het schrijven van if/else statements.

Condities zijn essentieel om workflows contextbewust te maken. Ze laten je reacties segmenteren, naar verschillende tools leiden of stappen overslaan op basis van gebruikersgedrag of invoerwaarden.

Hier wordt de gebruiker gevraagd wat hij zoekt: FAQ's of komende evenementen. Op basis van die keuze splitst de workflow zich op in verschillende logische takken - elk behandeld door een aparte subflow.

3. Acties die worden uitgevoerd in aangesloten tools

Acties zijn wat de automatisering doet - berichten verzenden, records bijwerken, API's aanroepen of AI-reacties genereren. In een no-code-omgeving worden acties visueel geconfigureerd door ze te verbinden met het bericht of de gegevens waarvan ze afhankelijk zijn. 

Inter-tool interacties zijn typisch voor AI-workflow automatisering, waarbij bots reageren en zich aanpassen op basis van real-time context. In dit geval gebruikt één actie AI om de kalendergebeurtenis samen te vatten. Een andere stuurt die samenvatting naar de gebruiker via een berichtknooppunt. 

4. Gegevens worden automatisch tussen stappen verplaatst

No-code automatiseringsplatforms verwerken de gegevensstroom automatisch. Wanneer een gebruiker input invoert, een optie selecteert of een gebeurtenis triggert, wordt die informatie beschikbaar voor elke volgende stap.

In deze workflow worden details zoals de geselecteerde locatie, het e-mailadres van de gebruiker en de Calendly meegenomen. Ze worden gebruikt om de formulierverzameling te personaliseren en voorwaardelijke logica aan te sturen.

5. Workflow eindigt of loopt door logica

Elke automatisering bereikt een punt waarop het ofwel de taak voltooit, pauzeert om op iets te wachten, of de controle verlegt.

In sommige flows betekent dat het versturen van een bericht en het sluiten van de lus. In andere gevallen kan het gaan om het routeren naar een ondersteuningsteam door een menselijke beslissingsstap in de lus te activeren.

In dit geval eindigt de workflow zodra de samenvatting van de gebeurtenis is verzonden. De interactie is opgelost en er is geen verdere invoer nodig.

Start workflows sneller dan coderen

Voordat een enkele trigger wordt uitgevoerd, vergt code meestal uren voorbereiding. Je definieert de flow op papier, kiest bibliotheken, bouwt steigers om gegevens tussen tools te verplaatsen en schrijft handlers voor elke edge case. Zelfs eenvoudige stappen - zoals het filteren van leads op land of het controleren of een deadline is verstreken - worden bedolven onder lange code die nauwelijks werkt.

Een lifecycle marketeer kan een lead reactivation flow bouwen zonder te wachten op setup: filter CRM-contacten op datum van laatste engagement, verrijk met Clearbit en trigger een gepersonaliseerde e-mail - alles in één canvas, in één sessie.

Wat uren kost om in code te scaffold, kost minuten om in no-code te testen - omdat het resultaat niet wordt beperkt door het systeem. Het draait terwijl je bouwt.

Afhankelijkheid van engineeringteams verminderen

Volgens McKinsey schatten werknemers dat tot 30% van hun werk kan worden geautomatiseerd met behulp van no-code tools - een verrassend contrast met wat veel leiders aannemen.

No-code automatisering is vooral nuttig voor AI in projectbeheer, waar kleine logische wijzigingen vaak afhankelijk zijn van engineeringteams. De persoon die het werk uitvoert, weet meestal hoe de beoogde workflow of taak moet worden uitgevoerd. 

Voorbeelden zoals: 

• Een projectmanager kan een AI-agent instellen die taken automatisch opnieuw toewijst wanneer deadlines verschuiven of blokkades opduiken.
• Een support lead kan menselijke escalatie triggeren wanneer een sentimentmodel toenemende frustratie signaleert.

Met no-code tools kunnen niet-technische medewerkers eenvoudig bewerkingen slepen en neerzetten als eenvoudige, intuïtieve kaarten die gewoon doen wat u wilt zonder zich echt bezig te houden met de onderliggende problemen.

In no-code platforms zijn de vaardigheden om AI-agenten te bouwen niet technisch. Ze komen voort uit weten hoe het werk moet gebeuren, welke stappen moeten worden gevolgd, wat telt als voltooid en waar menselijke input nodig is.

De kosten van automatisering verlagen

De meeste SaaS-tools rekenen voor toegang - niet voor functie. Je hebt misschien alleen een webhook of een berichtentrigger nodig, maar je wordt toch in een betaald pakket geduwd dat dashboards, rapporten en gebruikersstoelen bundelt die je nooit zult gebruiken. De functie die je wilt, zit vaak opgesloten achter een plan dat is ontworpen voor teambrede acceptatie.

Met automatisering zonder code kunt u de kosten verlagen van toegang tot een volledig platform voor slechts één functie. Je werkt rechtstreeks met de API's die deze platformen zelf gebruiken en betaalt voor het gebruik in plaats van voor de verpakking.

Een groeiteam kan gerichte antwoorden sturen via de messaging API vanIntercom zonder zich te abonneren op de volledige engagement suite. RevOps kan Salesforce-gegevens synchroniseren met een interne tool zonder te betalen voor extra seats of aangepaste objecten te ontgrendelen.

Als je zelf automatiseringen bouwt, koop je geen software - je betaalt per gesprek, per resultaat, per bewerking. Die verschuiving maakt elke flow radicaal goedkoper om op schaal uit te voeren, vooral met tools die je al gebruikt.

Eenvoudig en snel itereren

Met traditionele automatisering zijn wijzigingen traag en riskant. Als je een proces hard-codeert en er breekt iets, dan is er geen eenvoudige manier om een fix te testen zonder het script aan te passen, een nieuwe versie te pushen en te hopen dat je geen nieuw probleem hebt geïntroduceerd.

Zelfs een kleine wijziging - zoals het bijwerken van een conditie of het wijzigen van een gegevensbron - kan het nodig maken om opnieuw te beginnen of een lus te maken in de engineering. No-code tools werken anders. Je bewerkt niet het hele systeem om een idee te testen - je past een deel aan, probeert het uit en rolt terug als het mislukt.

Elke automatisering is standaard in versie. Je kunt een werkende setup dupliceren, de logica aanpassen en de resultaten naast elkaar vergelijken. Als het niet werkt, zet je gewoon de vorige versie terug en ga je verder.

Stel dat je een pijplijn hebt gebouwd die feedback van klanten labelt met behulp van AI. Als je een ander model wilt proberen, of wilt veranderen wanneer je een bericht als urgent wilt markeren, dan doe je dat direct - zonder de rest van de opstelling op het spel te zetten. Je kunt wijzigingen live testen, bekijken en verzenden, allemaal zonder iets te schrijven of te herschrijven.

1. Botpress

Het meest geschikt voor: Teams die no-code automatiseringsflows bouwen waarbij taal wordt begrepen, beslissingen worden genomen en tools worden uitgevoerd via chat of interne systemen.

Botpress is een AI-agent platform voor het bouwen van assistenten die taal begrijpen en actie ondernemen in digitale systemen. Het ondersteunt zowel no-code als low-code ontwikkeling, zodat teams visueel kunnen beginnen en alleen logica kunnen toevoegen waar dat nodig is.

Agenten zijn opgebouwd als workflows die bestaan uit onderling verbonden stappen. Eén stap kan een gebruikersbericht afhandelen. Een andere gaat naar een tool om gegevens op te halen. Een volgende stap stuurt een antwoord of zorgt voor een follow-up.

Elk onderdeel is gebouwd om context mee te nemen en door te geven, zodat de agent kan handelen op basis van wat er al is gebeurd. Het platform is ontworpen om voortdurende veranderingen te ondersteunen.

Teams kunnen ter plekke nieuwe logica testen, aanpassen hoe het geheugen werkt of experimenteren met verschillende condities - allemaal zonder te verstoren wat al live is. Ingebouwde versiebeheer zorgt ervoor dat eerdere opstellingen veilig zijn en gemakkelijk kunnen worden hersteld.

Eenmaal ingezet kunnen AI-agenten continu taken uitvoeren en workflows doorlopen op basis van echte input - zonder dat iemand toezicht hoeft te houden op de activiteiten.

Het gratis plan van Botpress bevat één AI-agent met ondersteuning voor het uploaden van verschillende soorten inhoud, het opbouwen van conversatielogica en het verbinden met populaire tools. Je krijgt ook $5 aan AI-tegoed om echte interacties te testen vanaf de eerste dag.

Belangrijkste kenmerken:

• Visuele stroomeditor met stappen en geheugen
• Ingebouwde ondersteuning voor API's, variabelen en externe toolaanroepen
• Native implementatie op het web, Telegram, WhatsApp, Slack en anderen
• Eén-klik-integraties met platforms zoals HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom, enz.

2. Maak

Het meest geschikt voor: Teams die gestructureerde, uit meerdere stappen bestaande automatiseringen bouwen die logische controle, gegevensroutering en visuele traceerbaarheid tussen tools nodig hebben.

Make is een no-code automatiseringsplatform waarmee gebruikers workflows als tijdlijnen kunnen ontwerpen. Elke module voert een enkele bewerking uit - het genereren van een AI-antwoord, het ophalen van gegevens, het transformeren ervan of het triggeren van een actie in een andere app.

Gebruikers bouwen door modules naar het canvas te slepen en ze te verbinden met paden die bepalen hoe gegevens stromen en onder welke omstandigheden stappen worden uitgevoerd.

Wat Make onderscheidt is hoeveel controle het geeft zonder over te schakelen naar code. Je kunt loops, conditionals, fouttakken en op schema gebaseerde flows in hetzelfde scenario bouwen.

Dit werkt vooral goed wanneer automatiseringen over meerdere systemen moeten worden geschaald en zich moeten aanpassen aan veranderende invoer, terwijl ze allemaal transparant en bewerkbaar blijven vanuit één enkel overzicht.

Dat gezegd hebbende, hangt het grootste deel van de logica nog steeds af van hoe goed je de systemen begrijpt die je verbindt. Als één tool een antwoord terugstuurt dat je niet had verwacht, breekt de workflow tenzij je er omheen hebt gepland.

Het gratis plan van Make biedt 1.000 bewerkingen per maand en twee actieve workflows - genoeg om kleinschalige automatiseringen te bouwen en uit te voeren zonder tegen een paywall aan te lopen. Het bevat toegang tot de volledige builder, planning, foutafhandeling en realtime monitoring.

Belangrijkste kenmerken:

• Visuele flowchart-bouwer
• Native modules voor honderden apps en aangepaste HTTP
• Real-time scenariomonitoring met payloadinspectie en foutafhandeling
• Ingebouwde planning en pogingen

3. Zapier

Het meest geschikt voor: Teams die lichte workflows automatiseren in verschillende bedrijfstools waarbij snelheid en eenvoud belangrijker zijn dan aangepaste logica.

Zapier is een no-code automatiseringsplatform dat gebruik maakt van Zaps - lineaire workflows waarbij een trigger in één tool een keten van acties in andere tools start. Elke stap maakt gebruik van een vooraf gebouwde module, met velden in kaart gebracht via eenvoudige formulieren.

Gebruikers bouwen Zaps door stappen te stapelen. Het platform zorgt voor het doorgeven van gegevens, het opnieuw proberen van fouten en het uitvoeren van taken achter de schermen. De meeste stromen zijn eenrichtingsverkeer: er vindt een gebeurtenis plaats en er volgt iets.

In het gratis plan krijgen gebruikers 100 taken per maand en kunnen ze eenstaps-Zaps bouwen, waarmee ze basishandelingen kunnen automatiseren zoals formulierinzendingen doorsturen naar e-mail of nieuwe leads toevoegen aan een spreadsheet.

Zapier ondersteunt ook een aantal conversational automations, zoals een GPT chatbot die gebruikers laat communiceren met Zaps via een vertrouwde, AI-gestuurde interface.

Het werkt het beste als de logica eenvoudig is en de tools goed worden ondersteund. Maar als workflows groeien, heeft Zapier vaak workaround flows of aparte Zaps nodig om meer geavanceerde logica te verwerken.

Belangrijkste kenmerken:

• Stapsgewijze bouwer met vooraf gebouwde app-modules
• Ingebouwde vertragings-, filter- en formatteerstappen
• Duizenden integraties met begeleide setup
• Taakgeschiedenis en opnieuw proberen beheer in één overzicht

4. Pipefy

Het meest geschikt voor: Teams die interne processen automatiseren die strikte stappen volgen, zoals goedkeuringen, documentbeoordelingen of taakstromen die uit meerdere fasen bestaan.

Pipefy is een no-code procesautomatiseringsplatform dat is gebouwd voor teams die controle nodig hebben over hoe interne taken door gedefinieerde fasen bewegen.

In plaats van workflows te ontwerpen als vrije diagrammen of chat-achtige flows, bouwen gebruikers ze als pijpen - elk een opeenvolging van stappen zoals "Indienen", "Goedkeuren", "Beoordelen" en "Gereed".

Elke stap (een fase genoemd) bevat regels, verplichte velden en automatiseringen. Je kunt bijvoorbeeld automatisch goedkeuringen toewijzen op basis van afdeling, voltooiing van velden afdwingen voordat je verder gaat of e-mails triggeren als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

Pipefy is vooral geschikt voor het automatiseren van bedrijfsprocessen, voor gestructureerde activiteiten zoals inkoop, HR onboarding, juridische handtekeningen of IT-verzoeken - het soort workflows dat altijd dezelfde set regels en vereisten volgt.

Je gaat hier geen adaptieve agenten of AI-gestuurde logica bouwen, maar je krijgt wel consistentie en zichtbaarheid in elk intern proces.

Met Pipefy kunnen teams gestructureerde workflows beheren via visuele pipes en regelgebaseerde automatisering. Het gratis plan bevat één pipe en toegang tot basisautomatiseringsregels, geschikt voor het afhandelen van eenvoudige processen zoals goedkeuringen, intakeformulieren of taakopdrachten met minimale configuratie.

Belangrijkste kenmerken:

• Fase-bouwer met slepen en neerzetten en op formulieren gebaseerde logica
• Automatisering op veldniveau en vereiste regels
• Ingebouwde database voor het opslaan en hergebruiken van workflowgegevens
• Aanvragen bijhouden, SLA-controle en gebruikerstoewijzingen

5. Luchttafel

Het meest geschikt voor: Teams die lichtgewicht automatiseringen ontwerpen direct bovenop gestructureerde interne gegevens.

Airtable biedt een visuele database die zich gedraagt als een spreadsheet maar krachtige logica ondersteunt. Je werkt met tabellen, weergaven en gekoppelde records en automatiseert wat er gebeurt als er iets verandert.

Automatiseringen leven binnen elke basis. Je kiest een trigger zoals een nieuwe rij of een bijgewerkte waarde, en definieert dan wat volgt met behulp van ingebouwde acties of AI-stappen zoals het classificeren van een record of het genereren van een bericht.

Waar het in uitblinkt is in opstellingen die al draaien om gestructureerde velden. Met een grote focus op teams die al bestaan in het ecosysteem van Airtable.

Maar als de automatisering verder gaat dan Airtable, neemt de complexiteit toe. Vaak zul je het moeten koppelen met tools als Make of Zapier om meerdere apps te kunnen gebruiken.

De gratis tier voor Airtable bevat één basis, één automatisering per basis en een beperkt aantal maandelijkse runs - eenvoudige vereisten om eenvoudige interne processen zoals goedkeuringen of formulierverzendingen te testen.

Belangrijkste kenmerken:

• Tabellen in databasestijl met realtime synchronisatie en weergaven
• Integreert met veelgebruikte tools en ondersteunt webhooks