人事向けチャットボット

社内システムに行き詰まったことはないだろうか。経費報告など、やるべきことは分かっていても、どのシステムを使えばいいのか分からなかったり、分かっていても使い方が分からなかったりしたことはありませんか？もしかしたら、システムを使っていてエラーに遭遇したのかもしれない。

これらはすべてチャットボットで解決できるユースケースだ。

チャットボットは本質的に、ユーザーがどのシステムを使用しているか分からない程度に内部システムを抽象化することができる。

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なぜチャットボットで人事管理をサポートするのか？

人事部（HR）は、チャットボットのユースケースに適した部署だ。というのも、HRとユーザーとのエンゲージメントのほとんどは頻繁には発生しないため、ユーザーは与えられたタスクのためにどのシステムを使う必要があるのかを忘れてしまったり、ログイン情報を忘れてしまったり、問題のシステムの使い方を忘れてしまったりするからだ。目の前のタスクを達成するためにシステムを学ぶことは、時間や手間に見合わないことさえある。上記で取り上げたすべての問題。

人事部chatbots の最も明白なユースケースは、経費報告書の提出、休暇の申請、コンプライアンス・トレーニングの更新、会社のポリシーに関する質問といったタスクである。

いずれの場合も、ユーザーは正確な手順やシステムを覚える必要はなく、チャットボットによってプロセスを案内される。例えば、スライドデッキへのリンクとコンプライアンスを確認するシステムを送信する代わりに、ユーザーはチャットボット上でスライドを読み、そこでコンプライアンスを確認するだけで、ステップ・バイ・ステップでコンプライアンスを確認することができます。

上記のすべてのケースにおいて、ユーザーはチャットボットという一つの入口を持っている。質問やタスクが何であれ、彼らはチャットボットから始める。

もちろん、チャットボットが質問の答えを知らない場合もあるでしょう。この場合、質問は人事サポート担当者にエスカレーションするのが効率的です。この担当者は、質問に答えることができ、また、適切であれば、将来的にチャットボット自身が与えられた質問に答えることができるようにアップデートされるようにすることができます。

この機能はヒューマン・イン・ループ（HITL）と呼ばれ、サポート担当者がリアルタイムで、従業員が目の前のタスクに関わっている瞬間に返答できるように設定するのが最適だ。

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チャットボットが人事部門をサポートする方法とは？

上記のユースケースはかなり明白であるが、人事部門がどのように利用できるかは、それほど明白ではない。 chatbotsを人事部が使用する方法は、それほど明白ではない。

人事が人間によって行われる場合、その時間を有効に活用するために、物事は一定の方法で行われる。つまり、個々の従業員への対応という点では、カスタマイズはほとんどできない。利用可能なソフトウェア・ツールも、従業員を困らせることなく人事部が実行可能なことを制限している。

Chatbots 上記の2つの問題を解決する。従業員に対してカスタマイズされたエンゲージメントを提供することは、破壊的でない方法で、つまりカスタマイズを大規模に提供することで、はるかに容易になる。

関連するユースケースは、アンケートとコーチングである。

AIを使えば、どの従業員に特定のタイミングで特定の質問をし、その回答や他の従業員の回答に基づいていつフォローアップを行う必要があるかを把握することができる。例えば、仕事に対する満足度や、他の従業員との人間関係に関する質問である。質問は1つだけ、つまり複数の質問である必要はない。

上記は、コーチングやトレーニングプログラムと統合することができ、その一部はチャットボットによって提供される。このアイデアは、従業員が自分のニーズがケアされていないと感じることがないようにすることです。

このようなメンタリングタイプのエンゲージメントが、目標設定やタスク管理ソフトウェアと統合されるのは理にかなっている。

従業員との関わり方については、無限の可能性がある。

この分野での進歩は、従業員と関わるタイミングや質問内容を把握するために、チャットボットが総合的に学習することにあるだろう。目標は、最高レベルの従業員満足度を提供し、問題が大きくなる前に特定することだろう。

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Chatbots また、従業員の生産性を向上させることもできる。

Chatbotsは、人事部内で人事部社員が自らの生産性を向上させるために使用することもできる。この場合、chatbots を自由形式のワークフローツールのように使用することで、人事担当者は従業員の関与が必要なタスクを立ち上げ、必要なときだけそのタスクに関与することができる。例えば、従業員が年金規定を更新したり、最新の連絡先情報を提供したりするために、多段階のプロセスに関与する必要があるかもしれない。

少なくともチャットボットは、彼らに代わってタスクを実行できないとしても、このタスクを達成するための手順とガイダンスを提供することができる。

chatbots 、従業員の生活と生産性を向上させ、HRが従業員の満足度を高め、深刻な事態に発展する前に問題を特定するために、従業員との関わりを深めるのに役立つ方法がたくさんある。

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