Automatiser les flux de travail ERP avec des chatbots d'IA

Les progiciels de gestion intégrés (PGI) aident les entreprises à tout gérer, des stocks aux finances en passant par les ressources humaines et les opérations, mais leur utilisation n'est pas toujours aisée.

Même des tâches simples comme la vérification des niveaux de stock ou la soumission d'une demande d'achat peuvent sembler compliquées. Les plateformes ERP sont conçues pour la structure et le contrôle, pas pour l'utilisation quotidienne.

Les chatbots d'IA changent la donne. Transformant les interactions ERP en conversations naturelles, ils aident les équipes à accéder aux données et à déclencher des flux de travail plus rapidement - sans avoir à naviguer dans des tableaux de bord complexes.

Cela fait partie d'un changement plus large dans la façon dont les chatbots d'entreprise sont utilisés, non seulement pour le service à la clientèle, mais aussi pour rationaliser les opérations internes et réduire les tâches manuelles.

Voici comment ce changement est en train de remodeler l'ERP.

Qu'est-ce qu'un chatbot ERP AI ?

Un chatbot ERP AI est un assistant conversationnel qui se connecte à votre système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) pour aider les utilisateurs à récupérer des données, à automatiser des tâches et à déclencher des flux de travail en utilisant le langage naturel.

Au lieu de cliquer sur des tableaux de bord ERP complexes, les employés peuvent poser au chatbot des questions telles que "Quel est le stock actuel du produit X ?" ou "Pouvez-vous soumettre une demande de congé pour vendredi prochain ?

Le chatbot utilise l'IA pour comprendre l'intention et rechercher la bonne information - souvent à travers des outils tels que Slack, Microsoft Teams ou WhatsApp

Les chatbots ERP AI sont généralement connectés à des systèmes tels que SAP, Oracle, NetSuite ou Dynamics. Ils réduisent les frictions, augmentent l'adoption et facilitent l'interaction des utilisateurs non techniques avec l'ERP d'une manière rapide et intuitive.

De nombreuses entreprises commencent par automatiser les flux de travail fréquents tels que les approbations, les rapports et les vérifications d'état - le genre de tâches qui encombrent les opérations internes mais qui sont faciles à rationaliser avec le chat.

Les meilleurs flux de travail ERP que vous pouvez automatiser avec des chatbots d'IA

Les meilleurs flux de travail ERP à automatiser avec des chatbots IA sont les tâches répétitives à fort volume, comme les approbations, les vérifications d'inventaire, les rapports et les mises à jour d'enregistrements. Ce sont les processus qui ralentissent le plus les équipes - et qui bénéficient le plus rapidement de l'automatisation du langage naturel.

La plupart des flux de travail des ERP se décomposent au niveau de l'utilisateur.

En réalité, les approbations sont noyées dans les boîtes de réception, les contrôles d'inventaire sont effectués trop tard et les rapports ne parviennent pas aux personnes qui en ont besoin. Et les mises à jour des dossiers ? Soit elles n'ont pas lieu du tout, soit elles sont mal faites.

Les chatbots d'IA ne se contentent pas de rationaliser ces flux de travail - ils les rendent utilisables.

1. Flux de travail pour l'approbation des achats dans l'ERP

Les approbations sont faussement simples - jusqu'à ce que vous ayez à en gérer une. Quelqu'un soumet une demande, mais le responsable est en réunion. L'e-mail est enterré. La notification ERP n'est jamais vérifiée. Pendant ce temps, la cargaison attend, l'affaire piétine et toute l'équipe est bloquée.

Un chatbot supprime tous ces frais généraux. Il transmet la demande directement à l'approbateur dans le chat, avec le nom du fournisseur, les postes, le montant et les notes internes - tout ce dont il a besoin pour prendre une décision rapide et sûre. Une seule touche pour approuver. Une touche pour rejeter. Personne ne se connecte. Personne n'attend.

Ce type de flux est au cœur de l' automatisation des processus d'entreprise, mais c'est plus que cela : c'est un exemple de la manière dont l'interface s'efface pour permettre aux décisions de se concrétiser.

2. Vérification de l'inventaire dans les systèmes ERP

Les données d'inventaire se trouvent dans l'ERP, mais les personnes qui en ont besoin - représentants commerciaux, responsables d'entrepôt, techniciens de terrain - n'y ont souvent pas directement accès. Et même s'ils y ont accès, c'est trop lent. Ils sont en train de téléphoner à un client, d'arpenter le sol ou de préparer une commande. Il n'est pas possible de se connecter et d'exécuter un rapport sur les stocks.

Ils demandent donc à quelqu'un d'autre. Ou devinent.

Un chatbot d'IA résout ce problème en quelques secondes. Le représentant tape "Avons-nous la référence 837 à Atlanta ?" - et le robot vérifie l'inventaire, applique des filtres et renvoie des numéros en direct de l'ERP. C'est rapide, précis et accessible depuis Slack, WhatsApp ou tout autre endroit où ils se trouvent déjà.

Cela permet également d'éviter que de mauvaises données ne se transforment en mauvaises décisions. Pas de surpromesse. Pas de surprise lorsque la commande ne peut être honorée.

3. Demandes de ressources humaines et suivi des congés automatisés

Les processus RH sont pleins de frictions. La plupart des employés ne savent pas où trouver les politiques, suivre les soldes ou soumettre les congés correctement - et honnêtement, ils ne devraient pas avoir à le faire. Il s'agit d'interactions prévisibles, basées sur des règles, qui devraient être aussi simples que l'envoi d'un message.

C'est là qu'un chatbot RH devient le premier point de contact. Un employé peut dire "Puis-je prendre mon congé vendredi prochain ?" - et le robot vérifie son solde, voit si quelqu'un d'autre dans son équipe est en congé ce jour-là, transmet l'information à son manager et retranscrit le tout dans l'ERP.

Il s'étend également au-delà des PTO. Demandes de remboursement de frais, questions sur les avantages sociaux, recherche d'organigrammes - le chatbot prend en charge les 80% répétitifs afin que les équipes RH puissent se concentrer sur les 20% désordonnés et humains.

4. Rapports ERP et tableaux de bord à la demande

Personne n'a envie de fouiller dans l'ERP pour trouver les chiffres du dernier trimestre. C'est pourtant ce qui se passe : un employé du service des ventes ou des finances passe 15 minutes à cliquer sur des filtres, à exporter un rapport, à le formater, puis à l'envoyer en pièce jointe... juste pour qu'un responsable puisse en lire une ligne.

Les chatbots changent complètement la donne. Vous tapez "Quel a été notre chiffre d'affaires au premier trimestre pour la région nord-est ?" et le robot vous répond avec des chiffres clairs, déjà formatés, déjà issus de l'ERP.

Réglez-le pour qu'il soit envoyé tous les vendredis. Vous pouvez aussi l'envoyer à la demande avant les réunions. Dans tous les cas, c'est mieux qu'une autre connexion au tableau de bord.

5. Alertes ERP pour les envois en retard ou les flux de travail bloqués

L'ERP sait quand quelque chose ne va pas - une expédition retardée, une facture non approuvée, une synchronisation ratée. Mais personne ne vérifie, à moins qu'on ne le lui demande. Et même dans ce cas, il est trop tard.

C'est là que les chatbots prennent le relais. Ils surveillent les problèmes et envoient un message à la bonne personne au bon moment. "L'envoi n° 2389 n'a pas respecté la fenêtre de livraison" ou "La demande d'achat n° 4872 n'a pas été approuvée depuis 3 jours".

Il ne s'agit pas de remplacer les tableaux de bord, mais de faire remonter le signal avant que l'incendie ne se propage.

6. Flux de travail en plusieurs étapes, comme l'approvisionnement ou l'accueil des nouveaux arrivants

Certains processus ERP ne se limitent pas à une seule action, mais en constituent une chaîne. Soumettre une demande de fournisseur. La faire approuver. Générer un bon de commande. Notifier le service financier. Enregistrement de l'article. Confirmation de la livraison.

Lorsqu'une seule étape est bloquée, l'ensemble traîne pendant des jours.

Les chatbots aident à maintenir ces chaînes en mouvement. Ils guident les utilisateurs tout au long du processus, collectent des données structurées, déclenchent les actions ERP appropriées et informent la personne suivante dans la file d'attente. Ils donnent l'impression de converser, mais ils orchestrent une véritable logique en filigrane.

Vous pouvez l'utiliser pour l'intégration des employés, la création de fournisseurs et même les flux d'achat qui impliquent plusieurs parties prenantes. Au lieu d'envoyer des courriels ou d'enregistrer des tickets, le processus est tout simplement... fluide.

Avantages de l'utilisation de chatbots d'IA dans les systèmes ERP

L'automatisation des flux de travail n'est qu'une partie de l'histoire. Ce qui compte, c'est ce que vous débloquez lorsque l'ERP cesse d'être une corvée pour devenir une conversation.

C'est là que l'IA entre en jeu.

Tous les chatbots ne sont pas conçus pour gérer des flux de travail ERP. Les chatbots basés sur des règles - ceux qui se contentent de répondre à des FAQ - sont vite dépassés. Ils ne peuvent pas gérer le contexte, les mises à jour ou quoi que ce soit d'autre qu'un script prédéfini.

Le type de chatbot qui fonctionne ici est alimenté par un LLM. Ces robots comprennent les données désordonnées, demandent des précisions et peuvent déclencher des actions dans les systèmes. Certains vont même plus loin et agissent comme des agents d'intelligence artificielle à part entière qui extraient des données, personnalisent les réponses ou accomplissent automatiquement des tâches en plusieurs étapes.

Nous détaillons les différents types dans ce guide, mais pour l'ERP, l'IA est ce qui rend le système utilisable.

1. Interprète les questions réelles, et non la syntaxe des commandes

La plupart des utilisateurs ne connaissent pas le nom exact du champ ou le filtre de rapport dont ils ont besoin - et ils ne devraient pas avoir à le faire. L'IA leur permet de poser des questions de manière naturelle:

"Avons-nous reçu cette commande du fournisseur X ?"
"Qui n'a pas encore approuvé ses feuilles de temps ?"

Le robot associe cette information à la requête ou au flux de travail ERP approprié, sans avoir besoin d'une quelconque précision.

2. S'adapte au contexte et suit le fil de la conversation

Lorsqu'un utilisateur demande "Et le mois dernier ?" ou "Envoyez ça à l'équipe", l'IA comprend sa référence. Elle garde la trace du contexte, ce qui permet aux utilisateurs d'interagir comme ils le feraient avec une personne, sans avoir à réinitialiser la conversation à chaque fois.

3. Maintient le travail dans les outils que les gens utilisent déjà

Les chatbots alimentés par l'IA permettent aux utilisateurs d'effectuer des tâches ERP directement dans Slack, Teams ou WhatsApp. Il n'est pas nécessaire de changer d'onglet ou de fouiller dans les menus. Vous restez dans un seul flux - et l'ERP travaille tranquillement en arrière-plan.

4. Aide à maintenir automatiquement de meilleures données ERP

Au lieu d'envoyer des rappels ou de s'appuyer sur une saisie manuelle, le chatbot recueille et valide les données en temps réel. Cela signifie des données plus propres, de meilleurs rapports et moins de lacunes - sans travail supplémentaire de la part de votre équipe.

Top 5 des plateformes de chatbot IA pour l'intégration ERP

Les créateurs de chatbots ne manquent pas, mais dès qu'il s'agit d'en connecter un à un système ERP, les options se réduisent rapidement.

Il ne s'agit pas simplement de créer un robot d'assistance ou un assistant marketing ; vous avez besoin d'un outil capable de communiquer avec des systèmes tels que SAP, Oracle ou Dynamics, de travailler avec une logique commerciale structurée et de déclencher efficacement des flux de travail en arrière-plan.

1. Botpress

Botpress est bien adapté aux projets de chatbot ERP parce qu'il vous donne un contrôle total sur la logique de conversation, le code personnalisé, et les intégrations API - tout cela sans vous enfermer dans une interface utilisateur rigide. Si vous avez besoin de vous connecter profondément avec des systèmes comme SAP, Oracle, ou Dynamics, vous aurez besoin de cette flexibilité.

Ce qui est remarquable, c'est la combinaison d'options à code bas et prêtes pour les développeurs. Vous pouvez faire correspondre des données ERP structurées à des invites en langage naturel, gérer une logique basée sur les rôles et déclencher de véritables flux de travail directement à partir du chat. Il est également facile d'ajouter des garde-fous concernant les personnes autorisées à accéder à certaines actions ERP ou à les modifier, ce qui est important dans les environnements où les audits sont nombreux.

Botpress supporte le déploiement multi-canalSlack, Teams, WhatsApp) et dispose d'outils intégrés pour les versions, les tests et les analyses. Le prix est basé sur l'utilisation avec un niveau gratuit généreux, de sorte que vous pouvez construire et valider avant de passer à l'échelle.

Caractéristiques principales :

• Contrôle total des intégrations et des actions API
• Gestion de la mémoire et des variables pour les conversations contextuelles
• Déploiement multicanal : Slack, Teams, WhatsApp, etc.

Prix :

• Plan gratuit : 0 $/mois inclut un crédit AI mensuel de 5 $ et une facturation basée sur l'utilisation.
• PlanPlus : 89 $/mois, incluant le transfert d'agent en direct, l'analyse et la suppression de la marque.
• Plan d'équipe : 495 $/mois comprend des outils de collaboration et un accès basé sur les rôles
• Plan Entreprise : Tarification personnalisée pour la mise à l'échelle, la conformité et la mise en place d'un service d'accueil en douceur.

2. Microsoft Copilot Studio

Si votre ERP se trouve dans la stack Microsoft - Dynamics 365, Dataverse ou Power Platform - alors Copilot Studio est la solution la plus naturelle. Anciennement connu sous le nom de Power Virtual Agents, il s'inscrit désormais dans la vision plus large de Microsoft en matière d'IA en tant qu'outil permettant de créer des copilotes conversationnels avec une logique, des flux de travail et un accès approfondi à M365.

Il se distingue lorsque vous avez besoin de bots qui peuvent déclencher de véritables processus métier à l'aide de Power Automate : les demandes de congé, la génération de rapports ou les simples approbations sont faciles à mettre en place sans avoir à écrire de code. Il fonctionne également en mode natif dans Teams, ce qui lui donne l'impression d'être un outil intégré plutôt qu'un complément externe.

Cela dit, ce n'est pas la solution idéale si vous avez besoin de conversations de longue durée ou si vous souhaitez sortir de l'écosystème Microsoft. Mais pour les entreprises basées sur Microsoft, il est rapide, stable et ne nécessite que très peu d'infrastructure supplémentaire.

Caractéristiques principales :

• Intégration intégrée avec Microsoft 365 et Dynamics
• Fonctionne en toute transparence avec Power Automate pour les flux de travail ERP
• créateur visuel créateur flux avec logique low-code
• Déploiement de Native Teams pour l'accès interne
  

Prix :

• Plan standard : 200 $/mois pour 25 000 messages
• Pay-as-you-go : 0,36 $ par session
• Compléments : Agent Copilot basé sur les rôles : 50 $/utilisateur/mois ; Microsoft 365 Copilot add-on : 20 $/utilisateur/mois.

3. Joule SAP

Joule n'est pas une plateforme de chatbot au sens traditionnel du terme - c'est unassistant génératif d'IA intégré directement dans la suite cloud de SAP. C'est précisément la raison pour laquelle il fonctionne si bien : si votre entreprise fonctionne sur SAP, Joule vit déjà là où se trouvent vos données ERP et ne nécessite aucun effort d'intégration.

Il peut notamment résumer les indicateurs clés, déclencher des actions et guider les utilisateurs dans des tâches contextuelles au sein d'outils tels que S/4HANA, SuccessFactors ou Ariba. Parce qu'il est intégré, il sait comment vos données sont structurées, ce qui rend ses réponses plus rapides et plus pertinentes que celles que vous obtiendriez d'un chatbot généraliste.

Les options de personnalisation ou de déploiement par des tiers ne sont pas très nombreuses, mais pour les entreprises fortement dépendantes de SAP, Joule est le moyen le plus direct d'intégrer l'IA dans l'ERP sans ajouter une nouvelle couche de technologie.

Caractéristiques principales :

• Intégrée directement dans les applications SAP en nuage
• Utilise l'IA générative pour faire émerger des idées et des actions
• Travaille sur plusieurs modules SAP (finances, ressources humaines, chaîne d'approvisionnement).
• Aucune installation n'est nécessaire - pré-intégration

Prix :

• Inclus : Avec certains produits SAP Cloud
• Plan d'entreprise : Fait partie d'un ensemble plus large de licences SAP (tarification personnalisée).

4. Yellow.ai

Yellow.ai est conçu pour les grandes entreprises qui ont besoin d'une automatisation du chat et de la voix à travers de multiples cas d'utilisation - internes et externes. C'est un choix judicieux si vous souhaitez qu'une seule plateforme alimente les flux de travail des RH, l'automatisation des finances, les robots du service d'assistance et le service client, le tout lié à votre ERP.

Elle comprend des connecteurs ERP prêts à l'emploi (SAP, Oracle, Dynamics) et vous permet de déclencher des flux de travail tels que des demandes de congés payés, des vérifications de l'état des commandes et des approbations d'approvisionnement. Vous pouvez également déployer sur des canaux tels que WhatsApp, Microsoft Teams et les applications mobiles - et la plateforme gère bien la logique de repli, les flux multilingues et la mémoire contextuelle.

Vous devrez passer par une phase d'intégration pour en tirer le meilleur parti, mais si vous recherchez une couverture de niveau entreprise avec une profondeur ERP, c'est un concurrent de taille.

Caractéristiques principales :

• Connecteurs ERP et modèles d'automatisation des flux de travail
• Support multicanal : chat, voix, WhatsApp, Teams
• Modèles de robots spécifiques à un rôle ou à un domaine
• Repli, traduction et analyse intégrés

Prix :

• Plan gratuit : Disponible pour les tests de base et les essais
• Plan Entreprise : Tarification personnalisée en fonction de l'utilisation, des canaux et de la portée du robot
• Options POC : Disponible sur demande pour des déploiements pilotes

5. Kore.ai

Kore.ai est une plateforme d'entreprise qui se concentre sur la construction d'une IA conversationnelle avec une structure, une gouvernance et une puissance de backend. Elle est idéale pour les entreprises qui souhaitent déployer des bots complexes (onboarding en plusieurs étapes, recherche de politiques, suivi des commandes), tous acheminés via des sources de données ERP telles que SAP ou Oracle.

La plateforme XO, qui combine un concepteur de conversation et une couche d'automatisation complète, se démarque ici. Elle est robuste mais évolutive et comprend des adaptateurs prédéfinis pour la plupart des grandes plateformes ERP. Vous bénéficiez également de la conformité, de l'analyse et de l'assistance vocale, ce qui en fait une solution idéale pour les équipes informatiques et opérationnelles des entreprises.

Ce n'est pas l'outil le plus facile à mettre en place rapidement, mais si vous construisez des agents d'IA qui doivent fonctionner dans un environnement d'entreprise structuré, Kore.ai a tout ce que vous attendez d'un fournisseur de premier plan.

Caractéristiques principales :

• Intégrations ERP prédéfinies (SAP, Oracle, Workday)
• Concepteur de conversation visuelle et d'automatisation
• Prise en charge de la voix, du web, de la téléphonie mobile et de la messagerie
• Gouvernance, RBAC, analyse et outils de conformité

Prix :

• Plan essentiel : À partir de 50 $/mois
• Plan Entreprise : Tarification personnalisée par paliers en fonction de l'utilisation et de la taille de l'équipe
• Compléments : Voice AI, suite analytique et mises à jour de sécurité

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La plupart des flux de travail ERP sont interrompus parce que les gens n'utilisent pas le système - et non parce que le système ne peut pas faire le travail.

Les chatbots d'IA résolvent ce problème en intégrant l'accès à l'ERP dans les outils que les gens utilisent déjà, comme Slack, Teams ou WhatsApp

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Questions fréquemment posées

Comment les chatbots d'IA améliorent-ils la qualité des données ERP ?

En collectant et en validant les données en temps réel, les chatbots garantissent que des données plus précises et plus complètes sont saisies dans l'ERP, ce qui améliore les rapports en aval.

Le chatbot peut-il comprendre des questions complémentaires ou des données vagues ?

Oui. Les robots LLM peuvent gérer des contextes tels que "Et le mois dernier ?" et adapter leurs réponses en fonction de la conversation en cours.

Ai-je besoin d'un développeur pour intégrer un chatbot à un ERP ?

Cela dépend de la plateforme. Certaines solutions, comme SAP Joule, sont conçues pour fonctionner au sein de leurs propres écosystèmes avec une configuration minimale. D'autres, comme Botpress, offrent des outils à code bas qui simplifient l'intégration tout en permettant au développeur d'exercer un contrôle total lorsque cela est nécessaire.

Un chatbot IA peut-il gérer des processus ERP en plusieurs étapes ?

Oui. Les chatbots d'IA peuvent guider les utilisateurs à travers des flux de travail structurés tels que l'approvisionnement ou l'onboarding, en déclenchant chaque étape dans l'ordre et en notifiant automatiquement les parties prenantes.

Comment les chatbots d'IA simplifient-ils les flux de travail de l'ERP ?

Ils convertissent les processus ERP manuels et structurés en conversations naturelles, aidant les employés à obtenir des réponses ou à effectuer des actions plus rapidement grâce à des outils tels que Slack, Teams ou WhatsApp