ERP AI Chatbot: 6 belangrijke toepassingen die de operaties stroomlijnen

ERP-systemen (Enterprise Resource Planning) helpen bedrijven om alles te beheren, van inventaris en financiën tot HR en bedrijfsvoering, maar het gebruik ervan is niet altijd eenvoudig.

Zelfs eenvoudige taken zoals het controleren van voorraadniveaus of het indienen van een inkoopaanvraag kunnen onhandig aanvoelen. ERP-platforms zijn gebouwd voor structuur en controle, niet voor alledaagse bruikbaarheid.

AI-chatbots veranderen dat. Door ERP-interacties om te zetten in natuurlijke conversaties, helpen ze teams sneller toegang te krijgen tot gegevens en workflows in gang te zetten - zonder door complexe dashboards te hoeven navigeren.

Het maakt deel uit van een bredere verschuiving in de manier waarop zakelijke chatbots worden gebruikt - niet alleen voor klantenservice, maar ook om interne activiteiten te stroomlijnen en handmatige overhead te verminderen.

Dit is hoe die verschuiving ERP een nieuwe vorm geeft.

Wat is een ERP AI Chatbot?

Een ERP AI chatbot is een conversatie-assistent die verbinding maakt met je enterprise resource planning (ERP) systeem om gebruikers te helpen gegevens op te halen, taken te automatiseren en workflows te activeren met behulp van natuurlijke taal.

In plaats van door complexe ERP-dashboards te klikken, kunnen medewerkers de chatbot vragen stellen als "Wat is de huidige voorraad voor product X?" of "Kun je een verlofaanvraag indienen voor volgende week vrijdag?".

De chatbot gebruikt AI om de intentie te begrijpen en de juiste informatie op te halen - vaak via tools als Slack, Microsoft Teams of WhatsApp.

ERP AI chatbots zijn meestal gekoppeld aan systemen zoals SAP, Oracle, NetSuite of Dynamics. Ze verminderen wrijving, verhogen adoptie en maken het makkelijker voor niet-technische gebruikers om te communiceren met het ERP op een manier die snel en intuïtief aanvoelt.

Veel bedrijven beginnen met het automatiseren van hoogfrequente workflows zoals goedkeuringen, rapportages en statuscontroles - het soort taken dat interne activiteiten verstopt, maar eenvoudig te stroomlijnen is met chat.

Top ERP-workflows die u kunt automatiseren met AI-chatbots

De beste ERP-workflows om te automatiseren met AI-chatbots zijn hoogvolume, repetitieve taken zoals goedkeuringen, voorraadcontroles, rapportage en recordupdates. Dit zijn de processen die teams het meest vertragen en het snelst profiteren van automatisering in natuurlijke taal.

De meeste ERP-workflows worden afgebroken op gebruikersniveau.

In werkelijkheid raken goedkeuringen verstopt in inboxen, gebeuren inventariscontroles te laat en bereiken rapporten niet de mensen die ze nodig hebben. En updates van dossiers? Die gebeuren helemaal niet of verkeerd.

AI-chatbots stroomlijnen deze workflows niet alleen - ze maken ze bruikbaar.

1. ERP-workflow voor goedkeuring van aankopen

Goedkeuringen zijn bedrieglijk eenvoudig - totdat je er achteraan moet. Iemand dient een aanvraag in, maar de manager zit in een drukke vergadering. De e-mail wordt begraven. De ERP-melding wordt nooit gecontroleerd. Ondertussen wacht de zending, loopt de deal vast en is het hele team geblokkeerd.

Een chatbot neemt al die overhead weg. Hij stuurt de aanvraag direct door naar de goedkeurder in de chat, samen met de naam van de leverancier, regelitems, het bedrag en interne notities - alles wat ze nodig hebben om snel en vol vertrouwen een beslissing te nemen. Eén tik om goed te keuren. Eén tik om af te wijzen. Niemand logt in. Niemand wacht.

Dit soort stromen vormen de kern van de automatisering van bedrijfsprocessen, maar het is meer dan dat - het is een voorbeeld van hoe de interface uit de weg gaat zodat beslissingen ook echt kunnen worden genomen.

2. Inventariscontrole binnen ERP-systemen

Voorraadgegevens leven in het ERP, maar de mensen die ze nodig hebben - verkopers, magazijnhoofden, buitendienstmedewerkers - hebben vaak geen directe toegang. En zelfs als dat wel zo is, is het te traag. Ze zitten midden in een gesprek met een klant, lopen over de vloer of bereiden een order voor. Inloggen en een voorraadrapport maken lukt gewoon niet.

Dus vragen ze het aan iemand anders. Of raden.

Een AI-chatbot lost dat gat in seconden op. De vertegenwoordiger typt "Hebben we SKU 837 in Atlanta? - en de bot controleert de voorraad, past filters toe en retourneert live nummers uit het ERP. Het is snel, nauwkeurig en toegankelijk vanuit Slack, WhatsApp of waar ze ook zijn.

Het voorkomt ook dat slechte gegevens slechte beslissingen worden. Geen te hoge beloften. Geen verrassingen als de bestelling niet kan worden uitgevoerd.

3. Geautomatiseerde HR-verzoeken en verlofopvolging

HR-processen zitten vol wrijving. De meeste werknemers weten niet waar ze beleidsregels kunnen vinden, saldi kunnen bijhouden of verlof op de juiste manier kunnen indienen - en eerlijk gezegd zou dat ook niet nodig moeten zijn. Dit zijn voorspelbare, op regels gebaseerde interacties die net zo eenvoudig zouden moeten zijn als het versturen van een bericht.

Dat is waar een HR-chatbot het eerste aanspreekpunt wordt. Een werknemer kan zeggen: "Kan ik volgende week vrijdag vrij nemen? - en de bot controleert hun saldo, kijkt of iemand anders in hun team die dag vrij is, stuurt het door naar hun manager en schrijft het allemaal terug naar het ERP.

Het gaat ook verder dan alleen PTO. Onkostendeclaraties, vragen over secundaire arbeidsvoorwaarden, organigrammen opzoeken - de chatbot handelt de repetitieve 80% af zodat HR-teams zich kunnen richten op de rommelige, menselijke 20%.

4. ERP-rapportage en dashboards op aanvraag

Niemand wil de ERP doorspitten om de cijfers van het vorige kwartaal te vinden. Maar dat is wat er gebeurt - iemand van verkoop of financiën besteedt 15 minuten aan het doorklikken van filters, het exporteren van een rapport, het opmaken ervan en het dan versturen als bijlage... alleen maar zodat een manager er één regel uit kan lezen.

Chatbots veranderen de stroom volledig. Je typt "Wat waren onze inkomsten in Q1 voor de regio Noordoost?" en de bot antwoordt met schone cijfers, al opgemaakt, al afkomstig uit het ERP.

Stel het in om elke vrijdag te versturen. Of trek het op verzoek vóór vergaderingen. Hoe dan ook, het is beter dan nog een dashboard login.

5. ERP-waarschuwingen voor te late zendingen of vastgelopen workflows

De ERP weet wanneer er iets mis is gegaan - een vertraagde verzending, een niet-goedgekeurde factuur, een mislukte synchronisatie. Maar niemand controleert het, tenzij het ze wordt opgedragen. En zelfs dan is het te laat.

Dat is waar chatbots het overnemen. Ze controleren op problemen en pingen de juiste persoon op het juiste moment. "Zending #2389 heeft het leveringsvenster gemist" of "Inkoopaanvraag #4872 is al 3 dagen niet goedgekeurd."

Het gaat niet om het vervangen van dashboards - het gaat om het opsporen van het signaal voordat het vuur zich verspreidt.

6. Workflows met meerdere stappen, zoals inkoop of onboarding

Sommige ERP-processen bestaan niet uit één actie, maar uit een aaneenschakeling ervan. Een leveranciersaanvraag indienen. Goedgekeurd krijgen. Een inkooporder genereren. Financiën op de hoogte brengen. Het artikel registreren. Levering bevestigen.

Als ook maar één stap vastloopt, sleept het hele proces zich dagen voort.

Chatbots helpen die ketens in beweging te houden. Ze begeleiden gebruikers door het proces, verzamelen gestructureerde input, activeren de juiste ERP-acties en brengen de volgende persoon in de rij op de hoogte. Het voelt conversationeel aan, maar er zit echte logica achter.

Je kunt dit gebruiken voor onboarding van medewerkers, het aanmaken van leveranciers en zelfs aankoopworkflows waarbij meerdere belanghebbenden betrokken zijn. In plaats van heen en weer te e-mailen of tickets te loggen,... stroomt het gewoon.

Voordelen van het gebruik van AI-chatbots in ERP-systemen

Het automatiseren van workflows is slechts een deel van het verhaal. Waar het om gaat is wat je ontgrendelt als ERP niet meer aanvoelt als een klusje, maar als een gesprek.

Dat is waar AI om de hoek komt kijken.

Niet alle chatbots zijn gemaakt om ERP-workflows te verwerken. Op regels gebaseerde bots - het soort dat alleen FAQ's beantwoordt - schieten al snel tekort. Ze kunnen niet omgaan met context, updates of iets anders dan een vooraf gedefinieerd script.

Het soort chatbot dat hier werkt, wordt aangedreven door een LLM. Deze bots begrijpen rommelige input, vragen om verduidelijking en kunnen acties in gang zetten in verschillende systemen. Sommige gaan zelfs verder en gedragen zich als volwaardige AI-agenten die gegevens verzamelen, antwoorden personaliseren of taken met meerdere stappen automatisch uitvoeren.

We onderscheiden de soorten in deze gids, maar voor ERP is AI wat het systeem bruikbaar maakt.

1. Interpreteert echte vragen, geen opdrachtsyntaxis

De meeste gebruikers weten niet precies welke veldnaam of rapportfilter ze nodig hebben - en dat zou ook niet nodig moeten zijn. Met AI kunnen ze op een natuurlijke manier vragen stellen:

"Hebben we die bestelling van Vendor X ontvangen?"
"Wie heeft zijn timesheets nog niet goedgekeurd?"

De bot koppelt dat aan de juiste ERP-query of -workflow zonder dat daarvoor precisie nodig is.

2. Past zich aan de context aan en volgt de gespreksstroom

Als een gebruiker vraagt: "Hoe zit het met vorige maand?" of zegt: "Stuur dat naar het team", dan begrijpt de AI wat ze bedoelen. Het houdt de context bij, waardoor gebruikers kunnen communiceren zoals ze dat met een persoon zouden doen - zonder het gesprek elke keer opnieuw te starten.

3. Houdt het werk binnen de gereedschappen die mensen al gebruiken

Dankzij AI-gestuurde chatbots kunnen gebruikers ERP-taken rechtstreeks in Slack, Teams of WhatsApp voltooien. Je hoeft niet van tabblad te wisselen of door menu's te bladeren. Je blijft in één flow - en het ERP werkt gewoon rustig op de achtergrond.

4. Helpt automatisch betere ERP-gegevens te onderhouden

In plaats van herinneringen te sturen of te vertrouwen op handmatige invoer, verzamelt en valideert de chatbot input in realtime. Dat betekent schonere gegevens, betere rapportage en minder hiaten - zonder extra werk voor je team.

Top 5 AI Chatbot-platforms voor ERP-integratie

Er is geen tekort aan chatbotbouwers, maar zodra je er een moet koppelen aan een ERP-systeem, worden de opties snel kleiner.

Je maakt niet alleen een supportbot of een marketingassistent; je hebt iets nodig dat kan communiceren met systemen zoals SAP, Oracle of Dynamics, kan werken met gestructureerde bedrijfslogica en effectief back-end workflows kan triggeren.

1. Botpress

Botpress is zeer geschikt voor ERP-chatbotprojecten omdat je volledige controle hebt over conversatielogica, aangepaste code en API-integraties, zonder dat je vastzit aan een starre gebruikersinterface. Als je diepgaande verbindingen nodig hebt met systemen zoals SAP, Oracle of Dynamics, dan wil je die flexibiliteit.

Wat opvalt is de combinatie van low-code en opties voor ontwikkelaars. Je kunt gestructureerde ERP-gegevens koppelen aan natuurlijke taalprompts, rolgebaseerde logica verwerken en echte workflows direct vanuit chat activeren. Het is ook eenvoudig om afrasteringen toe te voegen rond wie toegang heeft tot bepaalde ERP-acties of deze kan wijzigen - belangrijk voor omgevingen met veel audits.

Botpress ondersteunt de inzet via meerdere kanalenSlack, Teams, WhatsApp) en heeft ingebouwde tools voor versiebeheer, testen en analyse. De prijs is gebaseerd op gebruik, met een royale gratis tier, zodat je kunt bouwen en valideren voordat je gaat schalen.

Belangrijkste kenmerken:

• Volledige controle over API-integraties en acties
• Geheugen en variabele verwerking voor contextuele gesprekken
• Inzet van meerdere kanalen: Slack, Teams, WhatsApp en meer

Prijzen:

• Gratis plan: $0/maand inclusief $5 maandelijks AI-tegoed en facturering op basis van gebruik
• Plus Plan: $89/maand inclusief live agenthandoff, analyses en merkverwijdering
• Team Plan: $495/maand inclusief samenwerkingstools en rolgebaseerde toegang
• Ondernemingsplan: Aangepaste prijzen voor schaalbaarheid, compliance en een vlekkeloze inwerkperiode

2. Microsoft Copilot Studio

Als je ERP deel uitmaakt van de stack - Dynamics 365, Dataverse of Power Platform - dan is Copilot Studio de meest voor de hand liggende oplossing. Voorheen bekend als Power Virtual Agents, rolt het nu in Microsofts bredere AI-visie als een tool om conversational copilots te bouwen met logica, workflows en diepe M365-toegang.

Het blinkt uit wanneer je bots nodig hebt die echte bedrijfsprocessen kunnen triggeren met Power Automate: verlofaanvragen, het genereren van rapporten of eenvoudige goedkeuringen zijn eenvoudig aan te sluiten zonder code te schrijven. Het draait ook direct in Teams, waardoor het aanvoelt als een ingebouwde tool in plaats van een externe add-on.

Dat gezegd hebbende, is het niet ideaal als je lange conversaties nodig hebt of buiten het Microsoft ecosysteem wilt treden. Maar voor Microsoft-gebaseerde bedrijven is het snel, stabiel en vereist het weinig extra infrastructuur.

Belangrijkste kenmerken:

• Ingebouwde integratie met Microsoft 365 en Dynamics
• Werkt naadloos samen met Power Automate voor ERP-workflows
• Visuele flow builder met low-code logica
• Inzet van native Teams voor interne toegang
  

Prijzen:

• Standaardpakket: $200/maand voor 25.000 berichten
• Pay-as-you-go: $0,36 per sessie
• Add-ons: Rolgebaseerde Copilot Agent: $50/gebruiker/maand; Microsoft 365 Copilot add-on: $20/gebruiker/maand

3. SAP Joule

Joule is geen chatbotplatform in de traditionele zin van het woord - het is eengeneratieve AI-assistent die rechtstreeks in de cloudsuite van SAP is geïntegreerd. Dat is precies waarom het zo goed werkt: als je bedrijf op SAP draait, leeft Joule al waar je ERP-gegevens zich bevinden en vereist het geen integratie-inspanningen.

Hij kan dingen doen zoals belangrijke statistieken samenvatten, acties activeren en gebruikers door contextuele taken leiden binnen tools zoals S/4HANA, SuccessFactors of Ariba. Omdat het is ingebed, weet het hoe uw gegevens zijn gestructureerd en dat maakt zijn antwoorden sneller en relevanter dan wat u zou krijgen van een algemene chatbot.

Je krijgt niet veel aanpassingsmogelijkheden of implementatieopties van derden, maar voor bedrijven met veel SAP is Joule de meest directe manier om AI in het ERP te brengen zonder een extra laag technologie toe te voegen.

Belangrijkste kenmerken:

• Rechtstreeks ingebed in SAP cloudapplicaties
• Gebruikt generatieve AI om inzichten en acties aan het licht te brengen
• Werkt met meerdere SAP-modules (Finance, HR, Supply Chain)
• Geen installatie vereist - vooraf geïntegreerd

Prijzen:

• Inbegrepen: Bij bepaalde SAP cloudproducten
• Ondernemingsplan: Onderdeel van bredere SAP-licentiepakketten (aangepaste prijzen)

4. Yellow.ai

Yellow.ai is gebouwd voor grote organisaties die chat- en spraakautomatisering nodig hebben voor meerdere use cases - intern en extern. Het is een goede keuze als je één platform wilt voor HR-workflows, financiële automatisering, helpdeskbots en klantenservice - allemaal gekoppeld aan je ERP.

Het bevat kant-en-klare ERP-connectors (SAP, Oracle, Dynamics) en laat je workflows triggeren zoals PTO-aanvragen, statuscontroles van bestellingen en goedkeuringen voor inkoop. Je kunt ook implementeren via kanalen als WhatsApp, Microsoft Teams en mobiele apps en het platform kan goed omgaan met fallback logica, meertalige flows en contextueel geheugen.

Je moet wel even wennen om er alles uit te halen, maar als je op zoek bent naar bedrijfsdekking met ERP-diepgang, is het een sterke concurrent.

Belangrijkste kenmerken:

• ERP-connectors en sjablonen voor workflowautomatisering
• Ondersteuning via meerdere kanalen: chat, spraak, WhatsApp, Teams
• Rol- en domeinspecifieke botsjablonen
• Ingebouwde fallback, vertaling en analyses

Prijzen:

• Gratis plan: Beschikbaar voor basistests en tests
• Ondernemingsplan: Aangepaste prijzen op basis van gebruik, kanalen en botbereik
• POC-opties: Op verzoek beschikbaar voor pilotimplementaties

5. Kore.ai

Kore.ai is een enterprise-grade platform dat zich richt op het bouwen van conversational AI met structuur, governance en backend power. Het is ideaal voor bedrijven die complexe bots willen implementeren - denk aan onboarding in meerdere stappen, opzoeken van beleidsregels, ordertracering - allemaal gerouteerd via ERP-gegevensbronnen zoals SAP of Oracle.

De uitblinker hier is hun XO Platform, dat een conversatieontwerper combineert met een volledige automatiseringslaag eronder. Het is zwaar maar schaalbaar en bevat kant-en-klare adapters voor de meeste grote ERP-platforms. Je krijgt ook compliance, analytics en spraakondersteuning, waardoor het zeer geschikt is voor IT- en operationele teams in bedrijven.

Dit is niet de makkelijkste tool om snel op te starten, maar als je AI-agenten bouwt die moeten werken binnen een gestructureerde bedrijfsomgeving, dan heeft Kore.ai alles wat je mag verwachten van een topleverancier.

Belangrijkste kenmerken:

• Vooraf gebouwde ERP-integraties (SAP, Oracle, Workday)
• Visuele conversatie + automatiseringsontwerper
• Ondersteuning voor spraak, web, mobiel en berichtenverkeer
• Governance-, RBAC-, analyse- en compliance-tooling

Prijzen:

• Essentieel plan: Vanaf $50/maand
• Ondernemingsplan: Gedifferentieerde aangepaste prijzen op basis van gebruik en teamgrootte
• Toevoegingen: Voice AI, analysepakket en beveiligingsupgrades

Bouw vandaag nog uw eerste ERP AI Chatbot

De meeste ERP-workflows gaan kapot omdat mensen het systeem niet gebruiken - niet omdat het systeem het werk niet kan doen.

AI-chatbots lossen dat op door ERP-toegang te brengen naar de tools die mensen al gebruiken, zoals Slack, Teams of WhatsApp.

Botpress geeft je volledige controle over hoe je chatbot omgaat met logica, gegevens en machtigingen - zodat je echte taken zoals goedkeuringen, rapportage en inventariscontroles kunt automatiseren zonder systemen aan elkaar te hoeven knopen.

Begin vandaag nog met bouwen - het is gratis.

Veelgestelde vragen

1. Hoe verbeteren AI-chatbots de kwaliteit van ERP-gegevens?

AI-chatbots verbeteren de kwaliteit van ERP-gegevens door input te verzamelen via begeleide conversaties en handmatige invoerfouten te verminderen. Dit zorgt ervoor dat er completere en nauwkeurigere gegevens het systeem binnenkomen, waardoor de betrouwbaarheid van downstream analyses en rapportages toeneemt.

2. Kan de chatbot vervolgvragen of vage input begrijpen?

Ja, een chatbot met grote taalmodellenLLMs) kan vervolgvragen of vage input begrijpen door context tracking en intentieherkenning te gebruiken. Als een gebruiker bijvoorbeeld vraagt "Hoe zit het met vorige maand?", kan de bot verwijzen naar het vorige onderwerp en zijn antwoord daarop aanpassen.

3. Heb ik een ontwikkelaar nodig om een chatbot te integreren met een ERP?

Of je een ontwikkelaar nodig hebt om een chatbot te integreren met een ERP hangt af van het platform dat je kiest. Tools zoals Botpress bieden low-code integratiemogelijkheden met vooraf gebouwde connectoren of HTTP-verzoeken, maar complexere ERP-omgevingen (bijvoorbeeld aangepaste SAP-implementaties) kunnen nog steeds ontwikkelaarsondersteuning vereisen voor volledige integratie.

4. Kan een AI-chatbot ERP-processen in meerdere stappen afhandelen?

Ja, een AI-chatbot kan ERP-processen in meerdere stappen afhandelen door workflows te orkestreren die meerdere inputs en systeemacties omvatten. Hij kan gebruikers begeleiden bij stappen zoals het aanmaken van aanvragen of het inwerken van werknemers, terwijl hij ook herinneringen of updates naar belanghebbenden stuurt.

5. Hoe kunnen AI-chatbots ERP-workflows vereenvoudigen?

AI-chatbots vereenvoudigen ERP-workflows door gestructureerde, formuliergebaseerde interacties om te zetten in natuurlijke conversaties via chatinterfaces zoals Slack, Teams of WhatsApp. Hierdoor kunnen gebruikers taken uitvoeren, zoals het controleren van de inventaris of het indienen van urenstaten, zonder door complexe ERP-menu's te hoeven navigeren.