ERP AI-chatbot: 6 belangrijke toepassingen die processen stroomlijnen

Enterprise resource planning (ERP)-systemen helpen bedrijven met alles van voorraadbeheer en financiën tot HR en operaties — maar het gebruik ervan is niet altijd eenvoudig.

Zelfs simpele taken als voorraad controleren of een inkoopverzoek indienen voelen omslachtig. ERP-platforms zijn gebouwd voor structuur en controle, niet voor dagelijks gebruiksgemak.

AI-chatbots veranderen dat. Door ERP-interacties om te zetten in natuurlijke gesprekken, helpen ze teams sneller data op te vragen en workflows te starten — zonder ingewikkelde dashboards te hoeven doorzoeken.

Dit maakt deel uit van een bredere verschuiving in hoe zakelijke chatbots worden ingezet — niet alleen voor klantenservice, maar ook om interne processen te stroomlijnen en handmatig werk te verminderen.

Zo verandert deze verschuiving ERP.

Wat is een ERP AI-chatbot?

Een ERP AI-chatbot is een conversatie-assistent die verbinding maakt met je enterprise resource planning (ERP)-systeem om gebruikers te helpen data op te vragen, taken te automatiseren en workflows te starten via natuurlijke taal.

In plaats van door complexe ERP-dashboards te klikken, kunnen medewerkers de chatbot vragen stellen als “Wat is de huidige voorraad van product X?” of “Kun je een verlofaanvraag indienen voor volgende week vrijdag?”.

De chatbot gebruikt AI om de bedoeling te begrijpen en de juiste informatie op te halen — vaak via tools als Slack, Microsoft Teams of WhatsApp.

ERP AI-chatbots zijn meestal verbonden met systemen als SAP, Oracle, NetSuite of Dynamics. Ze verminderen drempels, verhogen het gebruik en maken het makkelijker voor niet-technische gebruikers om snel en intuïtief met het ERP te werken.

Veel bedrijven beginnen met het automatiseren van high-frequency workflows zoals goedkeuringen, rapportages en statuscontroles — taken die interne processen vertragen, maar eenvoudig te stroomlijnen zijn via chat.

Belangrijkste ERP-workflows die je kunt automatiseren met AI-chatbots

De beste ERP-workflows om te automatiseren met AI-chatbots zijn veelvoorkomende, repetitieve taken zoals goedkeuringen, voorraadcontroles, rapportages en het bijwerken van gegevens. Dit zijn de processen die teams het meest vertragen — en die het snelst profiteren van automatisering met natuurlijke taal.

De meeste ERP-workflows lopen vast bij de gebruiker.

In de praktijk raken goedkeuringen zoek in inboxen, worden voorraadcontroles te laat gedaan en bereiken rapportages niet de juiste mensen. En gegevens bijwerken? Dat gebeurt vaak niet, of het gaat fout.

AI-chatbots stroomlijnen deze workflows niet alleen — ze maken ze ook bruikbaar.

1. Inkoopgoedkeuring in ERP

Goedkeuringen lijken simpel — tot je erachteraan moet. Iemand dient een verzoek in, maar de manager zit in vergaderingen. De e-mail raakt ondergesneeuwd. De ERP-melding wordt niet gezien. Ondertussen wacht de zending, loopt de deal vertraging op en staat het hele team stil.

Een chatbot haalt al dat gedoe weg. Het stuurt het verzoek direct naar de goedkeurder in de chat, samen met de leverancier, artikelen, bedrag en interne notities — alles wat nodig is voor een snelle, zekere beslissing. Eén tik om goed te keuren. Eén tik om te weigeren. Niemand hoeft in te loggen. Niemand hoeft te wachten.

Dit soort flow vormt de kern van automatisering van bedrijfsprocessen, maar het is meer dan dat — het laat zien hoe de interface op de achtergrond blijft zodat beslissingen daadwerkelijk genomen kunnen worden.

2. Voorraadcontrole in ERP-systemen

Voorraadgegevens staan in het ERP, maar de mensen die ze nodig hebben — verkopers, magazijnleiders, buitendienstmedewerkers — hebben vaak geen directe toegang. En als ze die wel hebben, is het te traag. Ze zijn in gesprek met een klant, lopen door het magazijn of bereiden een order voor. Inloggen en een rapport draaien gebeurt dan niet.

Dus vragen ze het aan iemand anders. Of ze doen maar een gok.

Een AI-chatbot lost dat in seconden op. De medewerker typt “Hebben we SKU 837 in Atlanta?” — en de bot controleert de voorraad, past filters toe en geeft live cijfers uit het ERP terug. Snel, accuraat en toegankelijk via Slack, WhatsApp of waar ze ook werken.

Het voorkomt ook dat slechte data tot verkeerde beslissingen leidt. Geen loze beloften. Geen verrassingen als een order niet geleverd kan worden.

3. Geautomatiseerde HR-verzoeken en verlofregistratie

HR-processen zitten vol wrijving. De meeste medewerkers weten niet waar ze beleid kunnen vinden, hun saldo kunnen checken of verlof correct aanvragen — en eigenlijk zouden ze dat ook niet hoeven weten. Dit zijn voorspelbare, regelgestuurde interacties die net zo makkelijk moeten zijn als een bericht sturen.

Daar komt een HR-chatbot in beeld als eerste aanspreekpunt. Een medewerker kan vragen: “Mag ik volgende week vrijdag vrij nemen?” — en de bot controleert het verlofsaldo, kijkt of er al iemand van het team afwezig is die dag, stuurt het verzoek door naar de manager en verwerkt alles in het ERP-systeem.

Het gaat verder dan alleen verlof. Declaraties, vragen over arbeidsvoorwaarden, organigram opzoeken — de chatbot handelt de repetitieve 80% af zodat HR zich kan richten op de complexe, menselijke 20%.

4. ERP-rapportages en dashboards op aanvraag

Niemand wil door het ERP spitten voor de cijfers van het afgelopen kwartaal. Toch gebeurt het — iemand van sales of finance klikt 15 minuten door filters, exporteert een rapport, formatteert het en stuurt het als bijlage... zodat een manager één regel kan lezen.

Chatbots veranderen dat proces volledig. Je typt “Wat waren onze Q1-omzetten voor de regio Noordoost?” en de bot antwoordt met duidelijke cijfers, al opgemaakt en direct uit het ERP gehaald.

Laat het elke vrijdag automatisch sturen. Of haal het op aanvraag voor een vergadering. Hoe dan ook, het is beter dan weer inloggen op een dashboard.

5. ERP-meldingen bij vertraagde zendingen of vastgelopen workflows

Het ERP weet wanneer er iets misgaat — een vertraagde zending, een niet-goedgekeurde factuur, een mislukte synchronisatie. Maar niemand kijkt tenzij ze een melding krijgen. En dan is het vaak al te laat.

Daar nemen chatbots het over. Ze houden problemen in de gaten en sturen op tijd een bericht naar de juiste persoon. “Zending #2389 heeft het bezorgvenster gemist” of “Inkoopverzoek #4872 is al 3 dagen niet goedgekeurd.”

Het gaat er niet om dashboards te vervangen — maar om het signaal te geven voordat het probleem escaleert.

6. Meerstapsworkflows zoals inkoop of onboarding

Sommige ERP-processen bestaan uit een hele keten van acties. Een leveranciersverzoek indienen. Goedkeuring krijgen. Een inkooporder aanmaken. Finance informeren. Het item registreren. Levering bevestigen.

Als één stap stokt, loopt alles dagen vertraging op.

Chatbots houden die ketens in beweging. Ze begeleiden gebruikers door het proces, verzamelen gestructureerde input, starten de juiste ERP-acties en informeren de volgende persoon. Het voelt als een gesprek — maar het orkestreert echte logica op de achtergrond.

Dit kun je inzetten voor onboarding van medewerkers, leveranciers aanmaken en zelfs inkoopprocessen waarbij meerdere mensen betrokken zijn. Geen eindeloos mailen of tickets aanmaken, het loopt gewoon... door.

Voordelen van AI-chatbots in ERP-systemen

Workflows automatiseren is slechts een deel van het verhaal. Het gaat erom wat je mogelijk maakt als ERP niet meer als een last voelt, maar als een gesprek.

Dat is waar AI om de hoek komt kijken.

Niet alle chatbots zijn geschikt voor ERP-workflows. Regelgebaseerde bots — die alleen veelgestelde vragen beantwoorden — schieten al snel tekort. Ze kunnen geen context aan, geen updates verwerken en niets doen buiten een vooraf bepaald script.

Het type chatbot dat hier werkt, draait op een LLM. Deze bots begrijpen rommelige input, vragen om verduidelijking en kunnen acties in verschillende systemen uitvoeren. Sommige gaan zelfs verder — ze functioneren als volwaardige AI-agenten die gegevens ophalen, antwoorden personaliseren of automatisch meerstaps taken afronden.

We leggen de verschillende typen in deze gids uit, maar voor ERP is AI wat het systeem bruikbaar maakt.

1. Begrijpt echte vragen, geen commando’s

De meeste gebruikers kennen het exacte veld of rapportfilter niet dat ze nodig hebben — en dat hoeft ook niet. AI laat ze gewoon natuurlijk vragen stellen:

“Hebben we die bestelling van Vendor X ontvangen?”
“Wie heeft zijn urenstaten nog niet goedgekeurd?”

De bot vertaalt dit naar de juiste ERP-query of workflow, zonder dat precisie vereist is.

2. Past zich aan de context aan en volgt het gesprek

Als een gebruiker vraagt: “En vorige maand?” of zegt: “Stuur dat naar het team,” begrijpt de AI waar het over gaat. De context wordt bijgehouden, zodat gebruikers kunnen praten zoals met een mens — zonder het gesprek steeds opnieuw te moeten starten.

3. Houdt het werk binnen de tools die mensen al gebruiken

AI-chatbots laten gebruikers ERP-taken direct uitvoeren in Slack, Teams of WhatsApp. Je hoeft niet te wisselen tussen tabbladen of menu’s te doorzoeken. Je blijft in één flow — en ERP werkt gewoon stilletjes op de achtergrond.

4. Helpt automatisch betere ERP-data te behouden

In plaats van herinneringen te sturen of te vertrouwen op handmatige invoer, verzamelt en controleert de chatbot gegevens direct. Dat betekent schonere data, betere rapportages en minder hiaten — zonder extra werk voor je team.

Top 5 AI-chatbotplatforms voor ERP-integratie

Er zijn veel chatbotbouwers, maar zodra je er één aan een ERP-systeem wilt koppelen, blijven er maar weinig opties over.

Je bouwt niet zomaar een supportbot of marketingassistent; je hebt iets nodig dat kan communiceren met systemen als SAP, Oracle of Dynamics, werkt met gestructureerde bedrijfslogica en effectief backend-workflows kan starten.

1. Botpress

Botpress is zeer geschikt voor ERP-chatbotprojecten omdat je volledige controle krijgt over gesprekslogica, eigen code en API-integraties — zonder vast te zitten aan een starre interface. Als je diep wilt koppelen met systemen als SAP, Oracle of Dynamics, heb je die flexibiliteit nodig.

Wat opvalt is de combinatie van low-code en ontwikkelaarsklare opties. Je kunt gestructureerde ERP-data koppelen aan natuurlijke taal, logica op basis van rollen toepassen en echte workflows direct vanuit chat starten. Het is ook eenvoudig om beperkingen in te stellen voor wie bepaalde ERP-acties mag uitvoeren of wijzigen — belangrijk in omgevingen met veel audits.

Botpress ondersteunt multichannel deployment (Slack, Teams, WhatsApp) en heeft ingebouwde tools voor versiebeheer, testen en analytics. De prijs is gebaseerd op gebruik, met een royaal gratis plan, zodat je kunt bouwen en testen voordat je opschaalt.

Belangrijkste functies:

• Volledige controle over API-integraties en acties
• Geheugen en variabelen voor contextuele gesprekken
• Multichannel deployment: Slack, Teams, WhatsApp, en meer

Prijzen:

• Gratis plan: $0/maand inclusief $5 maandelijkse AI-tegoed en gebruiksgebaseerde facturatie
• Plus-plan: $89/maand inclusief live agent-overdracht, analytics en verwijdering van branding
• Team-plan: $495/maand inclusief samenwerkingstools en rolgebaseerde toegang
• Enterprise-plan: Prijs op maat voor schaal, compliance en persoonlijke onboarding

2. Microsoft Copilot Studio

Als je ERP binnen de Microsoft-stack draait — Dynamics 365, Dataverse of Power Platform — is Copilot Studio de meest logische keuze. Voorheen bekend als Power Virtual Agents, maakt het nu deel uit van Microsofts bredere AI-visie als tool om conversationele copilots te bouwen met logica, workflows en diepe M365-integratie.

Het is ideaal als je bots nodig hebt die echte bedrijfsprocessen kunnen starten via Power Automate: verlofaanvragen, rapportages of eenvoudige goedkeuringen zijn eenvoudig te koppelen zonder te programmeren. Het werkt ook native in Teams, waardoor het aanvoelt als een ingebouwde tool in plaats van een externe toevoeging.

Het is minder geschikt als je lange gesprekken wilt voeren of buiten het Microsoft-ecosysteem wilt werken. Maar voor Microsoft-gebaseerde bedrijven is het snel, stabiel en vraagt het nauwelijks extra infrastructuur.

Belangrijkste functies:

• Ingebouwde integratie met Microsoft 365 en Dynamics
• Werkt naadloos met Power Automate voor ERP-workflows
• Visuele flowbouwer met low-code logica
• Native Teams-implementatie voor intern gebruik
  

Prijzen:

• Standaardplan: $200/maand voor 25.000 berichten
• Pay-as-you-go: $0,36 per sessie
• Add-ons: Rolgebaseerde Copilot Agent: $50/gebruiker/maand; Microsoft 365 Copilot add-on: $20/gebruiker/maand

3. SAP Joule

Joule is niet een chatbotplatform in de traditionele zin — het is een generatieve AI-assistent die direct is ingebouwd in SAP’s cloudsuite. Precies daarom werkt het zo goed: als je bedrijf op SAP draait, bevindt Joule zich al waar je ERP-data is en is er geen integratie nodig.

Het kan bijvoorbeeld kerncijfers samenvatten, acties starten en gebruikers begeleiden bij contextuele taken in tools als S/4HANA, SuccessFactors of Ariba. Omdat het ingebouwd is, weet het hoe je data is gestructureerd — en daardoor zijn de antwoorden sneller en relevanter dan bij een algemene chatbot.

Je hebt weinig mogelijkheden voor maatwerk of externe implementatie, maar voor bedrijven die zwaar op SAP leunen is Joule de meest directe manier om AI in de ERP te brengen zonder extra technische lagen.

Belangrijkste functies:

• Direct ingebouwd in SAP-cloudapplicaties
• Gebruikt generatieve AI voor inzichten en acties
• Werkt over meerdere SAP-modules (Financiën, HR, Supply Chain)
• Geen installatie nodig — vooraf geïntegreerd

Prijzen:

• Inbegrepen: Bij geselecteerde SAP-cloudproducten
• Enterprise-abonnement: Onderdeel van bredere SAP-licentiepakketten (maatwerkprijzen)

4. Yellow.ai

Yellow.ai is gebouwd voor grote organisaties die chat- en spraakautomatisering nodig hebben voor uiteenlopende toepassingen — intern en extern. Het is een sterke keuze als je één platform wilt voor HR-workflows, financiële automatisering, helpdesk-bots en klantenservice — allemaal gekoppeld aan je ERP.

Het bevat standaard ERP-connectors (SAP, Oracle, Dynamics) en laat je workflows starten zoals PTO-aanvragen, orderstatuscontroles en goedkeuringen voor inkoop. Je kunt ook uitrollen op kanalen als WhatsApp, Microsoft Teams en mobiele apps — en het platform regelt fallback-logica, meertalige flows en contextueel geheugen goed.

Je moet wel een onboarding doorlopen om alles eruit te halen, maar als je op zoek bent naar enterprise-dekking met ERP-diepte, is het een sterke kandidaat.

Belangrijkste functies:

• ERP-connectors en workflow-automatiseringssjablonen
• Multichannel-ondersteuning: chat, spraak, WhatsApp, Teams
• Bot-sjablonen per rol en domein
• Ingebouwde fallback, vertaling en analytics

Prijzen:

• Gratis abonnement: Beschikbaar voor basistests en proefversies
• Enterprise-abonnement: Maatwerkprijzen op basis van gebruik, kanalen en botomvang
• POC-opties: Op aanvraag beschikbaar voor pilotimplementaties

5. Kore.ai

Kore.ai is een platform op ondernemingsniveau dat zich richt op het bouwen van conversationele AI met structuur, governance en krachtige backend-mogelijkheden. Het is ideaal voor bedrijven die complexe bots willen inzetten — denk aan meerstaps-onboarding, beleidsopvragingen, ordertracking — allemaal gekoppeld aan ERP-databronnen zoals SAP of Oracle.

Het opvallende hier is hun XO Platform, dat een conversatie-ontwerper combineert met een volledige automatiseringslaag eronder. Het is krachtig maar schaalbaar, en bevat kant-en-klare adapters voor de meeste grote ERP-platforms. Je krijgt ook compliance, analytics en voice-ondersteuning — waardoor het zeer geschikt is voor IT- en operationele teams binnen grote organisaties.

Dit is niet het makkelijkste hulpmiddel om snel op te zetten, maar als je AI-agenten bouwt die binnen een gestructureerde bedrijfsomgeving moeten werken, biedt Kore.ai alles wat je van een topaanbieder mag verwachten.

Belangrijkste functies:

• Kant-en-klare ERP-integraties (SAP, Oracle, Workday)
• Visuele conversatie- en automatiseringsontwerper
• Ondersteuning voor voice, web, mobiel en messaging
• Governance, RBAC, analytics en compliance-tools

Prijzen:

• Essential-abonnement: Vanaf $50/maand
• Enterprise-abonnement: Gelaagde maatwerkprijzen op basis van gebruik en teamgrootte
• Add-ons: Voice AI, analysetools en beveiligingsupgrades

Bouw vandaag nog je eerste ERP AI-chatbot

De meeste ERP-processen lopen vast omdat mensen het systeem niet gebruiken — niet omdat het systeem het niet aankan.

AI-chatbots lossen dit op door ERP-toegang te bieden in de tools die mensen al gebruiken — zoals Slack, Teams of WhatsApp.

Met Botpress heb je volledige controle over hoe je chatbot omgaat met logica, data en rechten — zo kun je echte taken automatiseren zoals goedkeuringen, rapportages en voorraadcontroles zonder systemen aan elkaar te knopen.

Begin vandaag nog met bouwen — het is gratis.

Veelgestelde vragen

1. Hoe verbeteren AI-chatbots de kwaliteit van ERP-data?

AI-chatbots verbeteren de kwaliteit van ERP-data door input te verzamelen via begeleide gesprekken en het aantal handmatige invoerfouten te verminderen. Zo komt er meer volledige en nauwkeurige data in het systeem, wat de betrouwbaarheid van analyses en rapportages downstream vergroot.

2. Kan de chatbot vervolgvragen of vage input begrijpen?

Ja, een chatbot die draait op grote taalmodellen (LLMs) kan vervolgvragen of vage input begrijpen door context te volgen en intenties te herkennen. Als een gebruiker bijvoorbeeld vraagt: “En vorige maand?”, kan de bot teruggrijpen op het vorige onderwerp en het antwoord daarop aanpassen.

3. Heb ik een ontwikkelaar nodig om een chatbot met een ERP te integreren?

Of je een ontwikkelaar nodig hebt om een chatbot met een ERP te integreren, hangt af van het gekozen platform. Tools zoals Botpress bieden low-code integratieopties met kant-en-klare connectors of HTTP-verzoeken, maar complexere ERP-omgevingen (zoals maatwerk SAP-implementaties) kunnen alsnog ontwikkelaarsondersteuning vereisen voor volledige integratie.

4. Kan een AI-chatbot meerstaps ERP-processen afhandelen?

Ja, een AI-chatbot kan meerstaps ERP-processen afhandelen door workflows te coördineren die meerdere invoeren en systeemacties omvatten. De bot kan gebruikers begeleiden bij stappen zoals het aanmaken van aanvragen of onboarding van medewerkers, en tegelijkertijd herinneringen of updates sturen naar betrokkenen.

5. Hoe vereenvoudigen AI-chatbots ERP-workflows?

AI-chatbots vereenvoudigen ERP-workflows door gestructureerde, formuliergebaseerde interacties om te zetten in natuurlijke gesprekken via chatinterfaces zoals Slack, Teams of WhatsApp. Zo kunnen gebruikers taken uitvoeren, zoals voorraad controleren of urenstaten indienen, zonder door complexe ERP-menu’s te hoeven navigeren.