Outils d'automatisation sans code pour les flux de travail quotidiens

Automatisation basée sur des invites

Un flux de travail basé sur des invites utilise des instructions écrites pour guider le comportement de l'automatisation. Au lieu de relier les étapes par des formulaires ou des nœuds de glisser-déposer, l'utilisateur rédige une invite en langage naturel qui décrit ce que l'automate doit faire. 

Par exemple, une invite peut être formulée comme suit : "Résumez cet événement en une phrase et demandez à l'utilisateur s'il souhaite l'ajouter à son calendrier."

Une seule invite peut remplacer plusieurs branches logiques, en particulier lorsque la réponse doit sembler naturelle ou changer en fonction de la situation. 

Ces flux de travail s'inscrivent souvent dans le cadre d'une automatisation plus large, où l'invite gère la pensée flexible et les autres étapes gèrent les actions qui en découlent.

Automatisation des déclencheurs d'action

Les automatismes d'application basés sur des déclencheurs sont les types d'automatismes les plus simples - construits autour d'un événement unique entraînant une action unique. Quelque chose comme : "Lorsque ceci se produit, faites cela".

Des outils comme Zapier ou IFTTT rendent les fonctions de type déclencheur d'action accessibles aux utilisateurs, souvent grâce à des interfaces de type glisser-déposer.

L'automatisation basée sur des déclencheurs est parfaite pour automatiser les tâches administratives répétitives telles que l'enregistrement des soumissions de formulaires, l'envoi d'invitations au calendrier ou la mise à jour d'une feuille de calcul. Mais ils manquent souvent de logique de branchement ou de mémoire, ce qui signifie qu'ils se cassent facilement si les entrées changent ou si le flux de travail se développe.

Automatisation logique en plusieurs étapes

L'automatisation logique à plusieurs étapes est construite à partir d'une chaîne d'étapes définies : déclencheurs, conditions, actions et transformations de données. Chaque étape se déroule dans l'ordre et dépend du résultat de l'étape précédente.

Un flux de travail typique peut commencer par un déclencheur de soumission de formulaire, suivi d'une condition qui vérifie un champ spécifique, d'une action qui envoie un courrier électronique ou met à jour un enregistrement, et d'un délai ou d'un état d'attente qui se met en pause jusqu'à ce qu'un autre événement se produise.

Cette structure prend en charge la logique de branchement, les boucles, les filtres et la gestion des erreurs. Elle permet à l'automatisation de réagir différemment en fonction de l'entrée reçue ou de l'état des données à chaque étape.

L'automatisation logique en plusieurs étapes est mieux adaptée aux flux de travail qui impliquent des décisions structurées, des opérations répétées et une coordination entre plusieurs systèmes.

Automatisation basée sur les processus

L'automatisation basée sur les processus suit une structure fixe avec des étapes clairement définies. Chaque tâche suit une séquence - comme "Soumis", "Révisé", "Approuvé" et "Terminé" - avec des règles qui contrôlent quand et comment elle progresse.

Chaque étape comprend des champs de formulaire, des affectations et des conditions. Une étape peut nécessiter l'approbation d'un responsable, imposer des champs obligatoires ou déclencher une notification en cas de changement de statut. L'ensemble du processus reste visible de bout en bout, avec un suivi pour chaque transition.

Ce type d'automatisation fonctionne mieux pour les opérations internes répétitives - comme l'intégration, l'approvisionnement, les demandes juridiques ou le suivi des problèmes informatiques - où les mêmes étapes se déroulent dans le même ordre à chaque fois.

L'automatisation basée sur les processus assure la cohérence et le contrôle sans qu'il soit nécessaire d'écrire ou de maintenir des scripts.

1. Le déclencheur donne le coup d'envoi du flux de travail

Toute automatisation commence par un déclencheur - l'événement qui met tout en mouvement. Il peut s'agir d'une soumission de formulaire, d'un clic sur un bouton, d'une nouvelle entrée dans une base de données ou d'une réservation effectuée dans un outil de calendrier.

Au fur et à mesure que les outils deviennent plus intelligents, les intégrations telles que les réservations de calendrier ou les messages d'utilisateurs deviennent une partie de l'automatisation intelligente des processus, où les décisions et la logique se produisent automatiquement sur la base de données en temps réel.

Mais dans les plateformes sans code, les déclencheurs sont généralement des récepteurs webhook pré-intégrés. Vous sélectionnez l'événement, connectez l'application (comme Calendly pour un bot de prise de rendez-vous) et la plateforme s'occupe du reste. Seule une clé API ou un jeton est nécessaire pour connecter l'outil.

Dans cet exemple, le déclencheur vert Start est à l'écoute des messages des utilisateurs, tandis que le déclencheur violet Calendly Event est à l'écoute d'une nouvelle réservation. Une fois que l'un des événements se déclenche, l'automatisation commence.

2. Les conditions définissent la suite des événements

Lorsqu'un déclencheur se déclenche, les conditions déterminent ce qui se passe ensuite. Elles agissent comme des filtres logiques qui guident le flux vers différents chemins en fonction des données reçues.

Les règles sont configurées à l'aide de listes déroulantes ou d'expressions, plutôt que d'écrire des instructions if/else.

Les conditions sont essentielles à la prise en compte du contexte dans les flux de travail. Elles permettent de segmenter les réponses, de diriger les utilisateurs vers différents outils ou de sauter des étapes en fonction du comportement de l'utilisateur ou des valeurs saisies.

Ici, on demande à l'utilisateur ce qu'il recherche : FAQ ou événements à venir. En fonction de ce choix, le flux de travail se divise en plusieurs branches logiques, chacune étant gérée par un sous-flux distinct.

3. Actions exécutées à l'intérieur d'outils connectés

Les actions sont ce que fait l'automatisation - envoyer des messages, mettre à jour des enregistrements, appeler des API ou générer des réponses d'IA. Dans un environnement sans code, les actions sont configurées visuellement en connectant chacune d'entre elles au message ou aux données dont elle dépend. 

Les interactions entre outils sont typiques de l'automatisation des flux de travail par l'IA, où les robots réagissent et s'adaptent en fonction du contexte en temps réel. Dans ce cas, une action utilise l'IA pour résumer l'événement du calendrier. Une autre action envoie ce résumé à l'utilisateur par l'intermédiaire d'un nœud de message. 

4. Les données passent automatiquement d'une étape à l'autre

Les plateformes d'automatisation sans code gèrent automatiquement le flux de données. Lorsqu'un utilisateur soumet des données, sélectionne une option ou déclenche un événement, cette information devient disponible à chaque étape suivante.

Dans ce flux de travail, des détails tels que le lieu sélectionné, l'e-mail de l'utilisateur et les données de l'événement Calendly sont tous reportés. Ils sont utilisés pour personnaliser la collecte des formulaires et piloter la logique conditionnelle.

5. Le flux de travail se termine ou se boucle par logique

Chaque automatisme atteint un point où il achève la tâche, s'interrompt pour attendre quelque chose ou passe le contrôle.

Dans certains flux, cela signifie envoyer un message et fermer la boucle. Dans d'autres, il peut s'agir d'un acheminement vers une équipe d'assistance en déclenchant une étape de décision humaine dans la boucle.

Dans ce cas, le flux de travail se termine lorsque le résumé de l'événement est envoyé. L'interaction est résolue et aucune autre donnée n'est requise.

Lancer des flux de travail plus rapidement que le codage

Avant qu'un seul déclencheur ne s'exécute, le code nécessite généralement des heures de préparation. Vous définissez le flux sur papier, choisissez des bibliothèques, construisez des échafaudages pour déplacer les données entre les outils et écrivez des gestionnaires pour tous les cas de figure. Même les étapes les plus simples, comme le filtrage des prospects par pays ou la vérification du dépassement d'un délai, sont noyées dans un long code qui fonctionne à peine.

Un spécialiste du marketing du cycle de vie peut créer un flux de réactivation des prospects sans attendre la configuration : filtrer les contacts CRM par date de dernier engagement, enrichir avec Clearbit et déclencher un e-mail personnalisé - le tout dans un seul canevas, en une seule séance.

Ce qui prend des heures à échafauder dans le code se teste en quelques minutes dans le no-code - parce que le résultat n'est pas limité par le système. Il s'exécute pendant que vous construisez.

Réduire la dépendance à l'égard des équipes d'ingénieurs

Selon McKinsey, les employés estiment que jusqu'à 30 % de leur travail pourrait être automatisé grâce à des outils sans code - un contraste surprenant avec ce que de nombreux dirigeants supposent.

L'automatisation sans code est particulièrement utile pour l'IA dans la gestion de projet, où les petites modifications logiques dépendent souvent des équipes d'ingénieurs. La personne qui effectue le travail sait généralement comment le flux de travail ou la tâche prévus doivent être exécutés. 

Exemples : 

• Un chef de projet peut mettre en place un agent d'intelligence artificielle qui réaffecte automatiquement les tâches lorsque les délais ne sont pas respectés ou que des obstacles apparaissent.
• Un responsable de l'assistance peut déclencher une escalade humaine lorsqu'un modèle de sentiment signale une frustration croissante.

Avec les outils sans code, les personnes dépendantes non techniques peuvent facilement glisser et déposer des opérations sous forme de cartes simples et intuitives qui font ce que l'on veut qu'elles fassent sans vraiment s'occuper des problèmes sous-jacents.

Dans les plateformes sans code, les compétences nécessaires à la création d'agents d'IA ne sont pas techniques. Elles consistent à savoir comment le travail doit se dérouler, quelles sont les étapes à suivre, ce qui est considéré comme achevé et où une intervention humaine est nécessaire.

Réduire le coût de l'automatisation

La plupart des outils SaaS sont facturés à l'accès, et non à la fonction. Vous n'avez peut-être besoin que d'un webhook ou d'un déclencheur de message, mais vous êtes quand même poussé vers un niveau payant qui regroupe des tableaux de bord, des rapports et des sièges d'utilisateurs que vous ne toucherez jamais. La fonction que vous souhaitez est souvent bloquée derrière un plan conçu pour être adopté par l'ensemble de l'équipe.

L'automatisation sans code vous permet de réduire le coût d'accès à une plateforme entière pour une seule fonctionnalité. Vous interagissez directement avec les API que ces plateformes utilisent elles-mêmes - et vous payez pour l'utilisation plutôt que pour l'emballage.

Une équipe de développement peut envoyer des réponses ciblées via l' messaging API d'Intercom sans s'abonner à la suite d'engagement complète. L'équipe RevOps peut synchroniser les données Salesforce avec un outil interne sans payer d'abonnement supplémentaire ni débloquer d'objets personnalisés.

Lorsque vous créez vous-même des automatismes, vous n'achetez pas un logiciel, vous payez par appel, par résultat, par opération. Ce changement rend chaque flux radicalement moins cher à exécuter à l'échelle, en particulier avec les outils que vous utilisez déjà.

Itérer simplement et rapidement

Avec l'automatisation traditionnelle, les changements sont lents et risqués. Si un processus est codé en dur et que quelque chose se brise, il n'y a pas de moyen facile de tester une correction sans modifier le script, lancer une nouvelle version et espérer que vous n'avez pas introduit un nouveau problème.

Même une petite modification - comme la mise à jour d'une condition ou le changement d'une source de données - peut nécessiter de recommencer ou de faire une boucle dans l'ingénierie. Les outils sans code fonctionnent différemment. Vous ne modifiez pas l'ensemble du système pour tester une idée - vous modifiez une partie, vous l'essayez et vous revenez en arrière en cas d'échec.

Chaque automatisation est versionnée par défaut. Vous pouvez dupliquer une configuration qui fonctionne, ajuster la logique et comparer les résultats côte à côte. Si cela ne fonctionne pas, il vous suffit de restaurer la version précédente et de continuer.

Supposons que vous ayez construit un pipeline qui étiquette les commentaires des clients à l'aide de l'IA. Si vous souhaitez essayer un modèle différent ou modifier le moment où un message doit être marqué comme urgent, vous pouvez le faire directement, sans risquer de compromettre le reste de la configuration. Vous pouvez tester, prévisualiser et expédier les modifications en direct, sans rien écrire ni réécrire.

1. Botpress

Idéal pour : Les équipes construisant des flux d'automatisation sans code qui impliquent la compréhension du langage, la prise de décision et l'exécution de l'outil à travers le chat ou les systèmes internes.

Botpress est une plateforme d'agents d'intelligence artificielle pour construire des assistants qui comprennent le langage et prennent des mesures dans les systèmes numériques. Elle supporte à la fois le développement "no-code" et "low-code", ce qui permet aux équipes de commencer visuellement et d'ajouter de la logique seulement là où c'est nécessaire.

Les agents sont conçus comme des flux de travail composés d'étapes connectées. Une étape peut traiter un message d'utilisateur. Une autre étape permet d'accéder à un outil pour récupérer des données. Une dernière étape envoie une réponse ou déclenche un suivi.

Chaque partie est conçue pour porter le contexte et le transmettre, ce qui permet à l'agent d'agir en fonction de ce qui s'est déjà passé. La plateforme est conçue pour supporter des changements continus.

Les équipes peuvent tester une nouvelle logique en place, ajuster le fonctionnement de la mémoire ou expérimenter différentes conditions, le tout sans perturber ce qui est déjà en place. Grâce à la gestion intégrée des versions, les configurations précédentes sont sécurisées et il est facile d'y revenir.

Une fois déployés, les agents d'intelligence artificielle peuvent fonctionner en continu, s'acquitter de tâches et se déplacer dans les flux de travail sur la base d'entrées réelles - sans que personne ne supervise les opérations.

L'offre gratuite de Botpress comprend un agent d'intelligence artificielle capable de télécharger différents types de contenu, de construire une logique de conversation et de se connecter à des outils populaires. Il est également livré avec 5 $ de crédit d'IA pour tester des interactions réelles dès le premier jour.

Caractéristiques principales :

• Éditeur visuel de flux avec des étapes et des mémoires délimitées
• Prise en charge intégrée des API, des variables et des appels d'outils externes
• Déploiement natif sur le web, Telegram, WhatsApp, Slack, etc.
• Intégration en un clic à des plateformes telles que HubSpot, Google Drive, Teams, Intercom, etc.

2. Faire

Idéal pour : Les équipes qui construisent des automatismes structurés, à plusieurs étapes, qui nécessitent un contrôle logique, un routage des données et une traçabilité visuelle entre les outils.

Make est une plateforme d'automatisation sans code qui permet aux utilisateurs de concevoir des flux de travail sous forme de lignes temporelles. Chaque module effectue une seule opération - générer une réponse d'IA, extraire des données, les transformer ou déclencher une action dans une autre application.

Les utilisateurs construisent en faisant glisser des modules sur le canevas, en les reliant par des chemins qui définissent la manière dont les données circulent et les conditions dans lesquelles les étapes sont exécutées.

Ce qui distingue Make, c'est l'étendue du contrôle qu'il offre sans passer par le code. Vous pouvez construire des boucles, des conditionnelles, des branches d'erreur et des flux basés sur le calendrier dans le même scénario.

Cela fonctionne particulièrement bien lorsque les automatismes doivent s'étendre à plusieurs systèmes et s'adapter à des données changeantes, tout en restant transparents et modifiables à partir d'une vue unique.

Cela dit, la majeure partie de la logique dépend toujours de la façon dont vous comprenez les systèmes que vous connectez. Si un outil renvoie une réponse à laquelle vous ne vous attendiez pas, le flux de travail s'interrompt, à moins que vous ne l'ayez prévu.

Le plan gratuit de Make propose 1 000 opérations par mois et deux flux de travail actifs, ce qui est suffisant pour créer et exécuter des automatismes à petite échelle sans se heurter à un mur payant. Il comprend l'accès au créateur complet, la planification, la gestion des erreurs et la surveillance en temps réel.

Caractéristiques principales :

• créateur visuel de type organigramme
• Modules natifs pour des centaines d'applications et HTTP personnalisés
• Suivi du scénario en temps réel avec inspection de la charge utile et traitement des erreurs
• Programmation et tentatives intégrées

3. Zapier

Idéal pour : Les équipes qui automatisent des flux de travail légers à travers des outils d'entreprise où la vitesse et la simplicité comptent plus que la logique personnalisée.

Zapier est une plateforme d'automatisation sans code qui utilise des Zaps - des flux de travail linéaires où un déclencheur dans un outil démarre une chaîne d'actions à travers d'autres outils. Chaque étape utilise un module préconstruit, avec des champs mappés par le biais de formulaires simples.

Les utilisateurs construisent des Zaps en empilant des étapes. La plateforme se charge de transmettre les données, de réessayer les échecs et d'exécuter les tâches en arrière-plan. La plupart des flux sont unidirectionnels : un événement se produit et quelque chose s'ensuit.

Dans le cadre de la formule gratuite, les utilisateurs reçoivent 100 tâches par mois et peuvent créer des Zaps en une seule étape, ce qui permet d'automatiser des opérations de base telles que le transfert des soumissions de formulaires par courrier électronique ou l'ajout de nouveaux clients potentiels dans une feuille de calcul.

Zapier prend également en charge certains automatismes conversationnels, comme un chatbotGPT qui permet aux utilisateurs d'interagir avec Zaps via une interface familière, alimentée par l'IA.

Il fonctionne mieux lorsque la logique est simple et que les outils sont bien pris en charge. Mais au fur et à mesure que les flux de travail se développent, Zapier a souvent besoin de flux de contournement ou de Zaps distincts pour gérer une logique plus avancée.

Caractéristiques principales :

• créateur par étapes utilisant des modules d'application préconstruits
• Délai, filtre et étapes de formatage intégrés
• Des milliers d'intégrations avec une configuration guidée
• Historique des tâches et gestion des tentatives en une seule vue

4. Pipefy

Idéal pour : Les équipes qui automatisent les processus internes qui suivent des étapes strictes, comme les approbations, les examens de documents ou les flux de tâches en plusieurs étapes.

Pipefy est une plateforme d'automatisation des processus sans code conçue pour les équipes qui ont besoin de contrôler la façon dont les tâches internes se déroulent à travers des phases définies.

Au lieu de concevoir des flux de travail sous forme de diagrammes libres ou de flux de type "chat", les utilisateurs les construisent comme des tuyaux, chacun étant une séquence d'étapes telles que "Soumettre", "Approuver", "Réviser" et "Terminé".

Chaque étape (appelée phase) contient des règles, des champs obligatoires et des automatismes. Par exemple, vous pouvez attribuer automatiquement des approbations en fonction du département, faire en sorte que les champs soient remplis avant d'avancer ou déclencher des courriels lorsque des conditions sont remplies.

Pipefy est particulièrement adapté à l'automatisation des processus métier, pour des opérations structurées telles que l'approvisionnement, l'intégration des ressources humaines, les signatures juridiques ou les demandes informatiques - le type de flux de travail qui suit toujours le même ensemble de règles et d'exigences.

Vous n'allez pas créer des agents adaptatifs ou une logique pilotée par l'IA, mais vous obtiendrez de la cohérence et de la visibilité dans tous les processus internes.

Pipefy permet aux équipes de gérer des flux de travail structurés grâce à des tuyaux visuels et à une automatisation basée sur des règles. Le plan gratuit comprend un tuyau et l'accès à des règles d'automatisation de base, adaptées à la gestion de processus simples tels que les approbations, les formulaires d'admission ou les affectations de tâches avec une configuration minimale.

Caractéristiques principales :

• créateur phases par glisser-déposer avec logique basée sur les formulaires
• Automatisation au niveau du terrain et règles requises
• Base de données intégrée pour stocker et réutiliser les données relatives au flux de travail
• Suivi des demandes, contrôle des accords de niveau de service et affectation des utilisateurs

5. Table d'aération

Idéal pour : Les équipes qui conçoivent des automatisations légères directement à partir de données internes structurées.

Airtable fournit une base de données visuelle qui se comporte comme une feuille de calcul mais qui supporte une logique puissante en dessous. Vous travaillez avec des tables, des vues et des enregistrements liés, puis vous automatisez ce qui se passe lorsque les choses changent.

Les automatismes sont intégrés à chaque base. Vous choisissez un déclencheur, comme une nouvelle ligne ou une valeur mise à jour, puis vous définissez ce qui suit à l'aide d'actions intégrées ou d'étapes d'intelligence artificielle, comme la classification d'un enregistrement ou la génération d'un message.

Là où il brille, c'est dans les configurations qui tournent déjà autour de champs structurés. L'accent est mis sur les équipes qui existent déjà dans l'écosystème Airtable.

Mais si l'automatisation va au-delà d'Airtable, la complexité augmente. Vous finirez souvent par l'associer à des outils comme Make ou Zapier pour aller vers le multi-application.

La version gratuite d'Airtable comprend une base, une automatisation par base et un nombre limité d'exécutions mensuelles - des conditions simples pour tester des processus internes simples tels que les approbations ou les soumissions de formulaires.

Caractéristiques principales :

• Tableaux de type base de données avec synchronisation en temps réel et vues
• Intégration avec des outils courants et prise en charge des webhooks