Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) pomagają firmom zarządzać wszystkim, od zapasów i finansów po HR i operacje - ale korzystanie z nich nie zawsze jest łatwe.
Nawet proste zadania, takie jak sprawdzanie stanów magazynowych lub składanie wniosków o zakup, mogą wydawać się nieporęczne. Platformy ERP są tworzone z myślą o strukturze i kontroli, a nie codziennej użyteczności.
Chatboty AI zmieniają ten stan rzeczy. Przekształcając interakcje ERP w naturalne konwersacje, pomagają zespołom szybciej uzyskiwać dostęp do danych i uruchamiać przepływy pracy - bez konieczności nawigowania po złożonych pulpitach nawigacyjnych.
Jest to część szerszej zmiany w sposobie wykorzystywania chatbotów biznesowych - nie tylko do obsługi klienta, ale także do usprawnienia operacji wewnętrznych i zmniejszenia kosztów ręcznych.
Oto, jak ta zmiana przekształca ERP.
Czym jest chatbot ERP AI?
Chatbot ERP AI to asystent konwersacyjny, który łączy się z systemem planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), aby pomóc użytkownikom w pobieraniu danych, automatyzacji zadań i uruchamianiu przepływów pracy przy użyciu języka naturalnego.
Zamiast przeklikiwać się przez skomplikowane pulpity ERP, pracownicy mogą zadawać chatbotowi pytania takie jak "Jaki jest aktualny stan magazynowy produktu X?" lub "Czy możesz złożyć wniosek urlopowy na następny piątek?".
Chatbot wykorzystuje sztuczną inteligencję do zrozumienia intencji i pobrania odpowiednich informacji - często w narzędziach takich jak Slack, Microsoft Teams lub WhatsApp.
Chatboty ERP AI są zazwyczaj połączone z systemami takimi jak SAP, Oracle, NetSuite czy Dynamics. Zmniejszają tarcia, zwiększają adopcję i ułatwiają użytkownikom nietechnicznym interakcję z ERP w sposób, który wydaje się szybki i intuicyjny.
Wiele firm zaczyna od automatyzacji przepływów pracy o wysokiej częstotliwości, takich jak zatwierdzanie, raportowanie i sprawdzanie statusu - rodzaj zadań, które zatykają wewnętrzne operacje, ale są łatwe do usprawnienia za pomocą czatu.
Najlepsze przepływy pracy ERP, które można zautomatyzować za pomocą chatbotów AI
Najlepsze przepływy pracy ERP do automatyzacji za pomocą chatbotów AI to powtarzalne zadania o dużej objętości, takie jak zatwierdzenia, kontrole zapasów, raportowanie i aktualizacje rekordów. Są to procesy, które najbardziej spowalniają pracę zespołów - i najszybciej korzystają z automatyzacji języka naturalnego.
Większość przepływów pracy w systemach ERP rozpada się na poziomie użytkownika.
W rzeczywistości zatwierdzenia giną w skrzynkach odbiorczych, kontrole zapasów odbywają się zbyt późno, a raporty nie docierają do osób, które ich potrzebują. A aktualizacje rekordów? Albo w ogóle się nie odbywają, albo odbywają się nieprawidłowo.
Chatboty AI nie tylko usprawniają te przepływy pracy - sprawiają, że są one użyteczne.
1. Obieg zatwierdzania zakupów w systemie ERP
Zatwierdzenia są zwodniczo proste - do czasu, gdy trzeba się za nimi uganiać. Ktoś składa wniosek, ale menedżer jest na dwóch spotkaniach. Wiadomość e-mail zostaje zablokowana. Powiadomienie ERP nigdy nie zostaje sprawdzone. Tymczasem przesyłka czeka, transakcja się przeciąga, a cały zespół jest zablokowany.
Chatbot usuwa cały ten narzut. Kieruje żądanie bezpośrednio do osoby zatwierdzającej na czacie, wraz z nazwą dostawcy, pozycjami, kwotą i wewnętrznymi notatkami - wszystko, czego potrzebują, aby podjąć szybką i pewną decyzję. Jedno dotknięcie, aby zatwierdzić. Jedno dotknięcie, aby odrzucić. Nikt się nie loguje. Nikt nie czeka.
Ten rodzaj przepływu leży u podstaw automatyzacji procesów biznesowych, ale to coś więcej - to przykład tego, jak interfejs schodzi z drogi, dzięki czemu decyzje mogą być faktycznie podejmowane.
2. Kontrola zapasów w systemach ERP
Dane dotyczące zapasów znajdują się w systemie ERP, ale osoby, które ich potrzebują - przedstawiciele handlowi, kierownicy magazynów, technicy terenowi - często nie mają do nich bezpośredniego dostępu. Nawet jeśli go mają, jest on zbyt wolny. Są w trakcie rozmowy z klientem, chodzenia po hali lub przygotowywania zamówienia. Zalogowanie się i uruchomienie raportu magazynowego po prostu nie ma miejsca.
Pytają więc kogoś innego. Albo zgadują.
Chatbot AI rozwiązuje tę lukę w kilka sekund. Przedstawiciel wpisuje "Czy mamy SKU 837 w Atlancie?" - a bot sprawdza stany magazynowe, stosuje filtry i zwraca aktualne numery z systemu ERP. Jest to szybkie, dokładne i dostępne ze Slack, WhatsApp lub gdziekolwiek indziej.
Zapobiega to również przekształcaniu się złych danych w złe decyzje. Brak nadmiernych obietnic. Brak niespodzianek, gdy zamówienie nie może zostać zrealizowane.
3. Zautomatyzowane wnioski HR i śledzenie urlopów
Procesy HR są pełne tarć. Większość pracowników nie wie, gdzie znaleźć zasady, śledzić salda lub prawidłowo przesyłać czas wolny - i szczerze mówiąc, nie powinni tego robić. Są to przewidywalne, oparte na regułach interakcje, które powinny być tak proste, jak wysłanie wiadomości.
To właśnie tam chatbot HR staje się pierwszym punktem kontaktu. Pracownik może powiedzieć "Czy mogę wziąć wolne w następny piątek?". - a bot sprawdzi jego saldo, sprawdzi, czy ktoś inny w jego zespole ma wolne tego dnia, przekieruje go do jego menedżera i zapisze wszystko z powrotem do ERP.
Skaluje się również poza WOM. Wnioski o zwrot kosztów, pytania dotyczące świadczeń, wyszukiwanie schematów organizacyjnych - chatbot obsługuje powtarzalne 80%, dzięki czemu zespoły HR mogą skupić się na nieuporządkowanych, ludzkich 20%.
4. Raportowanie ERP i pulpity nawigacyjne na żądanie
Nikt nie chce przekopywać się przez ERP, aby znaleźć dane z ostatniego kwartału. Ale tak właśnie się dzieje - ktoś z działu sprzedaży lub finansów spędza 15 minut klikając filtry, eksportując raport, formatując go, a następnie wysyłając jako załącznik... tylko po to, aby menedżer mógł przeczytać jedną linijkę.
Chatboty całkowicie zmieniają przepływ informacji. Wpisujesz "Jakie były nasze przychody w pierwszym kwartale dla regionu północno-wschodniego?", a bot odpowiada czystymi liczbami, już sformatowanymi, już pochodzącymi z ERP.
Ustaw wysyłanie w każdy piątek. Lub pobieraj je na żądanie przed spotkaniami. Tak czy inaczej, jest to lepsze niż kolejne logowanie do pulpitu nawigacyjnego.
5. Alerty ERP dotyczące opóźnionych przesyłek lub zablokowanych przepływów pracy
System ERP wie, kiedy coś poszło nie tak - opóźniona wysyłka, niezatwierdzona faktura, nieudana synchronizacja. Ale nikt tego nie sprawdza, chyba że zostanie o to poproszony. A nawet wtedy jest już za późno.
To właśnie tutaj chatboty przejmują kontrolę. Monitorują one problemy i pingują odpowiednią osobę we właściwym czasie. "Przesyłka nr 2389 nie dotarła w terminie" lub "Żądanie zakupu nr 4872 nie zostało zatwierdzone w ciągu 3 dni".
Nie chodzi o wymianę desek rozdzielczych - chodzi o ujawnienie sygnału, zanim ogień się rozprzestrzeni.
6. Wieloetapowe przepływy pracy, takie jak zaopatrzenie lub onboarding
Niektóre procesy ERP to nie tylko jedna czynność - to cały ich łańcuch. Złożenie wniosku o dostawcę. Zatwierdzenie go. Wygenerowanie zamówienia. Powiadomienie działu finansowego. Rejestrowanie pozycji. Potwierdzenie dostawy.
Gdy nawet jeden krok utknie w martwym punkcie, cała sprawa przeciąga się na wiele dni.
Chatboty pomagają utrzymać te łańcuchy w ruchu. Prowadzą użytkowników przez proces, zbierają ustrukturyzowane dane wejściowe, uruchamiają odpowiednie działania ERP i powiadamiają następną osobę w kolejce. Sprawia to wrażenie konwersacji - ale pod spodem kryje się prawdziwa logika.
Można to wykorzystać do wdrażania pracowników, tworzenia dostawców, a nawet przepływów pracy związanych z zakupami, które obejmują wielu interesariuszy. Zamiast wysyłać e-maile tam i z powrotem lub rejestrować bilety, to po prostu... płynie.
Korzyści z używania chatbotów AI w systemach ERP
Automatyzacja przepływów pracy to tylko część sukcesu. Liczy się to, co odblokowujesz, gdy ERP przestaje być obowiązkiem, a zaczyna być rozmową.
Tutaj właśnie wkracza sztuczna inteligencja.
Nie wszystkie chatboty są stworzone do obsługi przepływów pracy ERP. Boty oparte na regułach - takie, które po prostu odpowiadają na najczęściej zadawane pytania - szybko się psują. Nie mogą one obsługiwać kontekstu, aktualizacji ani niczego poza wstępnie zdefiniowanym skryptem.
Rodzaj chatbota, który tu działa, jest zasilany przez LLM. Boty te rozumieją nieuporządkowane dane wejściowe, proszą o wyjaśnienia i mogą wyzwalać działania w różnych systemach. Niektóre z nich posuwają się nawet dalej - działają jak pełnoprawni agenci AI, którzy pobierają dane, personalizują odpowiedzi lub automatycznie wykonują wieloetapowe zadania.
W tym przewodniku omówimy ich rodzaje, ale w przypadku ERP sztuczna inteligencja jest tym, co sprawia, że system jest użyteczny.
1. Interpretuje rzeczywiste pytania, a nie składnię poleceń
Większość użytkowników nie zna dokładnej nazwy pola lub filtra raportu, którego potrzebują - i nie powinni tego robić. Sztuczna inteligencja pozwala im pytać naturalnie:
"Czy otrzymaliśmy to zamówienie od dostawcy X?"
"Kto jeszcze nie zatwierdził swoich kart czasu pracy?"
Bot mapuje to do odpowiedniego zapytania ERP lub przepływu pracy bez potrzeby precyzji.
2. Dostosowuje się do kontekstu i podąża za tokiem rozmowy
Gdy użytkownik pyta: "A co z zeszłym miesiącem?" lub mówi: "Wyślij to do zespołu", sztuczna inteligencja rozumie jego odniesienie. Śledzi kontekst, umożliwiając użytkownikom interakcję tak, jak z osobą - bez resetowania rozmowy za każdym razem.
3. Utrzymuje pracę w narzędziach, z których ludzie już korzystają
Chatboty oparte na sztucznej inteligencji umożliwiają użytkownikom wykonywanie zadań ERP bezpośrednio w Slack, Teams lub WhatsApp. Nie ma potrzeby przełączania kart ani przeglądania menu. Pozostajesz w jednym strumieniu - a ERP po prostu działa cicho w tle.
4. Pomaga automatycznie utrzymywać lepsze dane ERP
Zamiast wysyłać przypomnienia lub polegać na ręcznym wprowadzaniu danych, chatbot zbiera i weryfikuje dane wejściowe w czasie rzeczywistym. Oznacza to czystsze dane, lepsze raportowanie i mniej luk - bez dodatkowej pracy ze strony zespołu.
5 najlepszych platform AI Chatbot do integracji z ERP
Nie brakuje twórców chatbotów, ale gdy trzeba połączyć je z systemem ERP, opcje szybko się zawężają.
Nie tworzysz jedynie bota wsparcia lub asystenta marketingowego; potrzebujesz czegoś zdolnego do komunikowania się z systemami takimi jak SAP, Oracle lub Dynamics, pracy z ustrukturyzowaną logiką biznesową i skutecznego uruchamiania przepływów pracy zaplecza.
1. Botpress
Botpress doskonale nadaje się do projektów chatbotów ERP, ponieważ zapewnia pełną kontrolę nad logiką konwersacji, niestandardowym kodem i integracjami API - a wszystko to bez sztywnego interfejsu użytkownika. Jeśli potrzebujesz głębokiego połączenia z systemami takimi jak SAP, Oracle lub Dynamics, będziesz potrzebować tej elastyczności.
.webp)
To, co wyróżnia tę aplikację, to połączenie opcji niskokodowych i gotowych do użycia przez deweloperów. Można mapować ustrukturyzowane dane ERP na podpowiedzi w języku naturalnym, obsługiwać logikę opartą na rolach i uruchamiać rzeczywiste przepływy pracy bezpośrednio z czatu. Łatwo jest również dodać zabezpieczenia dotyczące tego, kto może uzyskać dostęp lub modyfikować określone działania ERP - co jest ważne w środowiskach o dużym natężeniu audytów.
Botpress obsługuje wielokanałowe wdrażanieSlack, Teams, WhatsApp) i ma wbudowane narzędzia do wersjonowania, testowania i analizy. Ceny są oparte na zużyciu z hojną warstwą bezpłatną, dzięki czemu można tworzyć i sprawdzać przed skalowaniem.
Kluczowe cechy:
- Pełna kontrola nad integracjami i działaniami API
- Obsługa pamięci i zmiennych dla konwersacji kontekstowych
- Wdrożenie wielokanałowe: Slack, Teams, WhatsApp i nie tylko
Ceny:
- Plan darmowy: 0 USD/miesiąc obejmuje 5 USD miesięcznego kredytu AI i rozliczenia oparte na zużyciu.
- PlanPlus : 89 USD/miesiąc obejmuje przekazywanie agentów na żywo, analitykę i usuwanie marki.
- Team Plan: 495 USD/miesiąc obejmuje narzędzia do współpracy i dostęp oparty na rolach
- Plan Enterprise: Niestandardowy cennik zapewniający skalowalność, zgodność z przepisami i kompleksowe wdrożenie.
2. Microsoft Copilot Studio
Jeśli Twój system ERP działa w ramach stack Microsoft - Dynamics 365, Dataverse lub Power Platform - to Copilot Studio jest najbardziej naturalnym rozwiązaniem. Dawniej znane jako Power Virtual Agents, teraz włącza się do szerszej wizji AI Microsoftu jako narzędzie do tworzenia konwersacyjnych copilotów z logiką, przepływami pracy i głębokim dostępem do M365.
.webp)
Świetnie sprawdza się, gdy potrzebujesz botów, które mogą wyzwalać rzeczywiste procesy biznesowe za pomocą Power Automate: wnioski o urlop, generowanie raportów lub proste zatwierdzenia można łatwo podłączyć bez pisania kodu. Działa również natywnie w Teams, co sprawia, że czuje się jak wbudowane narzędzie, a nie zewnętrzny dodatek.
To powiedziawszy, nie jest to idealne rozwiązanie, jeśli potrzebujesz długich rozmów lub chcesz wyjść poza ekosystem Microsoft. Ale dla firm opartych na Microsoft jest szybki, stabilny i wymaga bardzo niewielkiej dodatkowej infrastruktury.
Kluczowe cechy:
- Wbudowana integracja z Microsoft 365 i Dynamics
- Płynnie współpracuje z Power Automate dla przepływów pracy ERP
- Wizualny kreator przepływów z niskokodową logiką
- Natywne wdrożenie Teams dla dostępu wewnętrznego
Ceny:
- Plan standardowy: 200 USD/miesiąc za 25 000 wiadomości
- Płatność zgodnie z rzeczywistym użyciem: 0,36 USD za sesję
- Dodatki: Agent Copilot oparty na rolach: 50 USD/użytkownik/miesiąc; Dodatek Microsoft 365 Copilot: 20 USD/użytkownik/miesiąc
3. SAP Joule
Joule nie jest platformą chatbotową w tradycyjnym sensie - togeneratywny asystent AI osadzony bezpośrednio w pakiecie chmurowym SAP. Właśnie dlatego działa tak dobrze: jeśli Twoja firma działa na SAP, Joule już znajduje się tam, gdzie są Twoje dane ERP i nie wymaga żadnego wysiłku integracyjnego.
.webp)
Może podsumowywać kluczowe wskaźniki, wyzwalać działania i prowadzić użytkowników przez kontekstowe zadania w narzędziach takich jak S/4HANA, SuccessFactors lub Ariba. Ponieważ jest wbudowany, wie, jak ustrukturyzowane są dane - a to sprawia, że jego odpowiedzi są szybsze i bardziej trafne niż te, które można uzyskać od chatbota ogólnego przeznaczenia.
Nie ma zbyt wielu opcji dostosowywania lub wdrażania innych firm, ale dla firm korzystających z SAP, Joule jest najbardziej bezpośrednim sposobem na wprowadzenie sztucznej inteligencji do ERP bez dodawania kolejnej warstwy technologii.
Kluczowe cechy:
- Wbudowane bezpośrednio w aplikacje SAP w chmurze
- Wykorzystuje generatywną sztuczną inteligencję do uzyskiwania spostrzeżeń i działań
- Praca w wielu modułach SAP (finanse, HR, łańcuch dostaw)
- Nie wymaga konfiguracji - wstępnie zintegrowany
Ceny:
- W zestawie: Z wybranymi produktami SAP w chmurze
- Enterprise Plan: Część szerszych pakietów licencyjnych SAP (ceny niestandardowe)
4. Yellow.ai
Yellow.ai jest przeznaczony dla dużych organizacji, które potrzebują automatyzacji czatu i głosu w wielu przypadkach użycia - wewnętrznych i zewnętrznych. Jest to dobry wybór, jeśli chcesz, aby jedna platforma obsługiwała przepływy pracy HR, automatyzację finansów, boty pomocy technicznej i obsługę klienta - wszystko powiązane z ERP.
.webp)
Od razu po wyjęciu z pudełka zawiera konektory ERP (SAP, Oracle, Dynamics) i umożliwia wyzwalanie przepływów pracy, takich jak żądania WOM, sprawdzanie statusu zamówień i zatwierdzanie zamówień. Platforma obsługuje również logikę awaryjną, wielojęzyczne przepływy i pamięć kontekstową.
Aby w pełni wykorzystać jego możliwości, będziesz musiał przejść przez wdrożenie, ale jeśli szukasz zasięgu klasy korporacyjnej z głębią ERP, jest to silny konkurent.
Kluczowe cechy:
- Konektory ERP i szablony automatyzacji przepływu pracy
- Obsługa wielu kanałów: czat, głos, WhatsApp, Teams
- Szablony botów specyficzne dla ról i domen
- Wbudowane funkcje awaryjne, tłumaczenia i analizy
Ceny:
- Plan darmowy: Dostępny do podstawowych testów i prób
- Plan Enterprise: Niestandardowe ceny oparte na wykorzystaniu, kanałach i zakresie bota
- Opcje POC: Dostępne na żądanie dla wdrożeń pilotażowych
5. Kore.ai
Kore.ai to platforma klasy korporacyjnej, która koncentruje się na budowaniu konwersacyjnej sztucznej inteligencji ze strukturą, zarządzaniem i mocą zaplecza. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które chcą wdrożyć złożone boty - na przykład wieloetapowe wdrażanie, wyszukiwanie zasad, śledzenie zamówień - wszystkie kierowane przez źródła danych ERP, takie jak SAP lub Oracle.
Wyróżnia się tutaj ich platforma XO, która łączy w sobie projektanta konwersacji z pełną warstwą automatyzacji pod spodem. Jest wytrzymała, ale skalowalna i zawiera gotowe adaptery dla większości głównych platform ERP. Zapewnia również zgodność, analitykę i wsparcie głosowe, dzięki czemu doskonale nadaje się dla zespołów IT i operacyjnych w przedsiębiorstwach.
Nie jest to najłatwiejsze narzędzie do szybkiego uruchomienia, ale jeśli tworzysz agentów AI, którzy muszą działać w ustrukturyzowanym środowisku korporacyjnym, Kore.ai ma wszystko, czego można oczekiwać od dostawcy z najwyższej półki.
Kluczowe cechy:
- Gotowe integracje ERP (SAP, Oracle, Workday)
- Projektant konwersacji wizualnych i automatyzacji
- Obsługa połączeń głosowych, internetowych, mobilnych i wiadomości
- Zarządzanie, RBAC, analityka i narzędzia zgodności
Ceny:
- Plan podstawowy: Od 50 USD/miesiąc
- Plan Enterprise: Warstwowe ceny niestandardowe oparte na wykorzystaniu i wielkości zespołu
- Dodatki: Sztuczna inteligencja głosowa, pakiet analityczny i aktualizacje zabezpieczeń
Zbuduj swojego pierwszego Chatbota ERP AI już dziś
Większość przepływów pracy w systemach ERP psuje się, ponieważ ludzie nie korzystają z systemu, a nie dlatego, że system nie jest w stanie wykonać zadania.
Chatboty AI rozwiązują ten problem, zapewniając dostęp do ERP w narzędziach, z których ludzie już korzystają - takich jak Slack, Teams czy WhatsApp.
Botpress zapewnia pełną kontrolę nad sposobem, w jaki chatbot obsługuje logikę, dane i uprawnienia - dzięki czemu można zautomatyzować rzeczywiste zadania, takie jak zatwierdzanie, raportowanie i kontrole zapasów bez konieczności łączenia systemów.
Zacznij budować już dziś - to nic nie kosztuje.
Często zadawane pytania
W jaki sposób chatboty AI poprawiają jakość danych ERP?
Zbierając i weryfikując dane wejściowe w czasie rzeczywistym, chatboty zapewniają dokładniejsze i pełniejsze wprowadzanie danych do systemu ERP, usprawniając raportowanie.
Czy chatbot może zrozumieć kolejne pytania lub niejasne dane wejściowe?
Tak. Boty LLM mogą obsługiwać kontekst, taki jak "A co z zeszłym miesiącem?" i dostosowywać swoje odpowiedzi w oparciu o trwającą rozmowę.
Czy potrzebuję programisty, aby zintegrować chatbota z ERP?
To zależy od platformy. Niektóre rozwiązania, takie jak SAP Joule, są stworzone do pracy w ramach własnych ekosystemów przy minimalnej konfiguracji. Inne, takie jak Botpress, oferują narzędzia o niskim kodzie, które upraszczają integrację, jednocześnie umożliwiając pełną kontrolę programistyczną w razie potrzeby.
Czy chatbot AI może obsługiwać wieloetapowe procesy ERP?
Tak. Chatboty AI mogą prowadzić użytkowników przez ustrukturyzowane przepływy pracy, takie jak zaopatrzenie lub onboarding, uruchamiając każdy krok w sekwencji i automatycznie powiadamiając interesariuszy.
W jaki sposób chatboty AI upraszczają procesy ERP?
Przekształcają ustrukturyzowane, ręczne procesy ERP w naturalne konwersacje, pomagając pracownikom szybciej uzyskać odpowiedzi lub wykonać działania za pośrednictwem narzędzi takich jak Slack, Teams lub WhatsApp.
.png)
