AI 챗봇으로 ERP 워크플로 자동화하기

1. ERP 구매 승인 워크플로

승인은 믿을 수 없을 정도로 간단합니다. 하지만 한 번쯤 추적해본 적이 있을 겁니다. 누군가 요청을 제출했지만 관리자가 연달아 회의 중입니다. 이메일은 묻혀 버립니다. ERP 알림은 확인되지 않습니다. 그 사이 배송은 대기 중이고 거래는 지연되며 팀 전체가 차단됩니다.

챗봇은 이러한 모든 오버헤드를 제거합니다. 챗봇은 채팅을 통해 요청을 승인자에게 직접 전달하고 공급업체 이름, 품목, 금액, 내부 메모 등 신속하고 확실한 결정을 내리는 데 필요한 모든 정보를 함께 전달합니다. 탭 한 번으로 승인. 탭 한 번으로 거절. 아무도 로그인하지 않습니다. 기다릴 필요도 없습니다.

이러한 종류의 흐름은 비즈니스 프로세스 자동화의 핵심이지만, 그 이상입니다. 인터페이스가 실제로 의사 결정이 이루어질 수 있도록 방해 요소를 제거하는 방법의 예입니다.

2. ERP 시스템 내부 재고 확인

재고 데이터는 ERP에 있지만 영업 담당자, 창고 책임자, 현장 기술자 등 데이터를 필요로 하는 사람들은 직접 액세스할 수 없는 경우가 많습니다. 액세스하더라도 속도가 너무 느립니다. 고객과 통화 중이거나, 현장을 돌아다니거나, 주문을 준비 중이기 때문입니다. 로그인하여 재고 보고서를 실행하는 것은 불가능합니다.

그래서 다른 사람에게 물어봅니다. 아니면 추측을 하기도 합니다.

AI 챗봇은 이러한 격차를 단 몇 초 만에 해결합니다. 담당자가 "애틀랜타에 SKU 837이 있나요?"라고 입력하면 - 그러면 봇이 재고를 확인하고 필터를 적용하여 ERP에서 실시간 번호를 반환합니다. 빠르고 정확하며 Slack, WhatsApp 또는 이미 있는 곳 어디에서나 액세스할 수 있습니다.

또한 잘못된 데이터가 잘못된 의사 결정으로 이어지는 것을 방지합니다. 과대 약속 금지. 주문을 이행할 수 없을 때 놀랄 일이 없습니다.

3. 자동화된 인사 요청 및 휴가 추적

HR 프로세스는 마찰로 가득 차 있습니다. 대부분의 직원은 정책을 어디서 찾아야 하는지, 잔액을 추적해야 하는지, 휴가를 제대로 제출해야 하는지 잘 모르고, 솔직히 그럴 필요도 없습니다. 이는 예측 가능한 규칙 기반의 상호 작용으로, 메시지를 보내는 것처럼 쉽게 느껴져야 합니다.

바로 여기에서 HR 챗봇이 첫 번째 접점이 됩니다. 직원이 "다음 주 금요일에 휴가를 내도 될까요?"라고 말하면 - 그러면 챗봇이 잔액을 확인하고 팀원 중 해당 날짜에 쉬는 사람이 있는지 확인한 후 관리자에게 전달하고 ERP에 기록합니다.

또한 PTO를 넘어 확장할 수 있습니다. 비용 청구, 복리후생 관련 질문, 조직도 조회 등 챗봇이 반복적인 80%의 업무를 처리하므로 HR 팀은 지저분한 20%의 인간 업무에 집중할 수 있습니다.

4. ERP 보고 및 온디맨드 대시보드

지난 분기의 수치를 찾기 위해 ERP를 뒤지고 싶어 하는 사람은 아무도 없습니다. 하지만 영업 또는 재무 담당자가 15분 동안 필터를 클릭하고, 보고서를 내보내고, 서식을 지정한 다음 첨부 파일로 전송하여 관리자가 한 줄이라도 읽을 수 있도록 하는 것이 바로 그런 일입니다.

챗봇은 흐름을 완전히 바꿔놓습니다. "북동부 지역의 1분기 매출은 얼마였나요?"라고 입력하면 봇이 이미 형식이 지정되어 있고 ERP에서 가져온 깔끔한 숫자로 답합니다.

매주 금요일에 보내도록 설정하세요. 또는 회의 전에 필요할 때 가져올 수도 있습니다. 어느 쪽이든 다른 대시보드 로그인보다 낫습니다.

5. 배송 지연 또는 워크플로 중단에 대한 ERP 알림

ERP는 배송 지연, 승인되지 않은 송장, 동기화 실패 등 문제가 발생했을 때 이를 인지합니다. 하지만 아무도 지시를 받지 않는 한 확인하지 않습니다. 그리고 그 때는 이미 너무 늦습니다.

챗봇이 그 역할을 대신합니다. 챗봇은 문제를 모니터링하고 적시에 적절한 담당자에게 핑을 보냅니다. "배송 #2389가 배송 기간을 놓쳤습니다." 또는 "구매 요청 #4872가 3일 동안 승인되지 않았습니다."와 같은 메시지가 표시됩니다.

대시보드를 교체하는 것이 아니라 화재가 확산되기 전에 신호를 표면화하기 위한 것입니다.

6. 조달 또는 온보딩과 같은 다단계 워크플로

일부 ERP 프로세스는 한 가지 작업이 아니라 여러 작업의 연쇄로 이루어집니다. 공급업체 요청 제출. 승인 받기. 발주서 생성. 재무팀에 알리기. 품목 기록. 배송 확인.

한 걸음이라도 지체되면 모든 일이 며칠 동안 지체됩니다.

챗봇은 이러한 체인이 계속 움직일 수 있도록 도와줍니다. 챗봇은 프로세스를 통해 사용자를 안내하고, 구조화된 입력을 수집하고, 올바른 ERP 작업을 트리거하고, 다음 단계의 사람에게 알림을 보냅니다. 대화하는 것처럼 느껴지지만 그 아래에는 실제 논리가 조율되어 있습니다.

직원 온보딩, 공급업체 생성, 심지어 여러 이해관계자가 관련된 구매 워크플로에도 사용할 수 있습니다. 이메일을 주고받거나 티켓을 기록하는 대신 그냥... 흘러가면 됩니다.

1. 명령 구문이 아닌 실제 질문을 해석합니다.

대부분의 사용자는 필요한 필드 이름이나 보고서 필터를 정확히 알지 못하며, 그럴 필요도 없습니다. AI를 통해 자연스럽게 물어볼 수 있습니다:

"벤더 X로부터 주문을 받았나요?"
"누가 아직 작업표를 승인하지 않았나요?"

봇은 정밀한 작업 없이도 이를 올바른 ERP 쿼리 또는 워크플로에 매핑합니다.

2. 상황에 맞게 조정하고 대화 흐름을 따릅니다.

사용자가 "지난 달은 어땠어?"라고 질문하거나 "팀에 보내줘"라고 말하면 AI는 사용자의 참조를 이해합니다. AI는 문맥을 추적하여 사용자가 매번 대화를 초기화할 필요 없이 사람과 대화하듯이 상호작용할 수 있도록 합니다.

3. 사람들이 이미 사용하고 있는 도구 내에서 작업 유지

AI 기반 챗봇을 통해 사용자는 Slack, Teams 또는 WhatsApp 바로 ERP 작업을 완료할 수 있습니다. 탭을 전환하거나 메뉴를 탐색할 필요가 없습니다. 사용자는 하나의 흐름에 머물러 있고 ERP는 백그라운드에서 조용히 작동합니다.

4. 더 나은 ERP 데이터 자동 유지 관리 지원

알림을 보내거나 수동 입력에 의존하는 대신 챗봇이 실시간으로 입력을 수집하고 검증합니다. 따라서 팀의 추가 작업 없이도 더 깔끔한 데이터, 더 나은 보고, 더 적은 공백을 확보할 수 있습니다.

1. Botpress

Botpress 대화 로직, 사용자 지정 코드 및 API 통합을 완벽하게 제어할 수 있으며, 딱딱한 UI에 갇히지 않기 때문에 ERP 챗봇 프로젝트에 매우 적합합니다. SAP, Oracle 또는 Dynamics와 같은 시스템과 긴밀하게 연결해야 하는 경우 이러한 유연성을 원할 것입니다.

눈에 띄는 점은 로우코드와 개발자 지원 옵션의 조합입니다. 구조화된 ERP 데이터를 자연어 프롬프트에 매핑하고, 역할 기반 로직을 처리하고, 채팅에서 바로 실제 워크플로를 트리거할 수 있습니다. 또한 특정 ERP 작업에 액세스하거나 수정할 수 있는 사용자에 대한 가드레일을 쉽게 추가할 수 있으며, 이는 감사가 많은 환경에서 중요합니다.

Botpress 멀티채널 배포Slack, Teams, WhatsApp)를 지원하며 버전 관리, 테스트 및 분석을 위한 기본 제공 도구가 있습니다. 요금은 사용량에 따라 책정되며 넉넉한 무료 티어가 제공되므로 확장하기 전에 빌드하고 검증할 수 있습니다.

주요 기능:

• API 통합 및 작업에 대한 완벽한 제어
• 문맥에 맞는 대화를 위한 메모리 및 변수 처리
• 멀티채널 배포: Slack, Teams, WhatsApp 등

가격:

• 무료 요금제: 월 $0(월 $5 AI 크레딧 및 사용량 기반 청구 포함)
• Plus 플랜: 월 $89/월에 실시간 상담원 핸드오프, 분석 및 브랜딩 제거가 포함됩니다.
• 팀 요금제: 월 $495(협업 도구 및 역할 기반 액세스 포함)
• 엔터프라이즈 요금제: 규모, 규정 준수 및 화이트 글러브 온보딩을 위한 맞춤형 가격 책정

2. 마이크로소프트 코파일럿 스튜디오

ERP가 Microsoft stack ( Dynamics 365, Dataverse 또는 Power Platform ) 내에 있는 경우 Copilot Studio가 가장 적합합니다. 이전에는 Power Virtual Agents로 알려졌던 이 도구는 이제 로직, 워크플로 및 심층적인 M365 액세스를 갖춘 대화형 코파일럿을 구축하는 도구로서 Microsoft의 광범위한 AI 비전에 포함됩니다.

휴가 요청, 보고서 생성 또는 간단한 승인을 코드 작성 없이 쉽게 연결하여 실제 비즈니스 프로세스를 트리거할 수 있는 봇이 필요할 때 Power Automate가 빛을 발합니다. 또한 Teams에서 기본적으로 실행되므로 외부 애드온이 아닌 기본 제공 도구처럼 느껴집니다.

즉, 긴 형식의 대화가 필요하거나 Microsoft 에코시스템 외부로 나가려는 경우에는 적합하지 않습니다. 하지만 Microsoft 기반 비즈니스의 경우 빠르고 안정적이며 추가 인프라가 거의 필요하지 않습니다.

주요 기능:

• Microsoft 365 및 Dynamics와의 기본 제공 통합
• ERP 워크플로우를 위한 Power Automate와 원활하게 작동
• 로우 코드 로직이 포함된 시각적 흐름 빌더
• 내부 액세스를 위한 네이티브 Teams 배포
  

가격:

• 표준 요금제: 월 $200(25,000개 메시지)
• 종량제: 세션당 $0.36
• 추가 기능: 역할 기반 코파일럿 에이전트: $50/사용자/월; Microsoft 365 코파일럿 추가 기능: $20/사용자/월

3. SAP 줄

Joule은 전통적인 의미의 챗봇 플랫폼이 아니라 SAP의 클라우드 제품군에 직접 내장된생성형 AI 어시스턴트입니다. 그렇기 때문에 비즈니스가 SAP에서 운영되는 경우 Joule은 이미 ERP 데이터가 있는 곳에 존재하므로 통합 작업이 필요하지 않습니다.

주요 메트릭을 요약하고, 작업을 트리거하고, S/4HANA, SuccessFactors 또는 Ariba와 같은 도구 내에서 사용자에게 상황에 맞는 작업을 안내하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 임베디드이기 때문에 데이터 구조가 어떻게 구성되어 있는지 알고 있으므로 범용 챗봇에서 얻을 수 있는 것보다 더 빠르고 관련성 높은 답변을 제공합니다.

사용자 지정이나 타사 배포 옵션이 많지는 않지만, SAP를 주로 사용하는 기업의 경우 Joule은 다른 기술 계층을 추가하지 않고도 ERP에 AI를 도입할 수 있는 가장 직접적인 방법입니다.

주요 기능:

• SAP 클라우드 애플리케이션에 직접 임베디드
• 제너레이티브 AI를 사용하여 인사이트 및 조치 표시
• 여러 SAP 모듈(재무, HR, 공급망)에서 사용 가능
• 설정 필요 없음 - 사전 통합

가격:

• 포함: 일부 SAP 클라우드 제품 사용
• 엔터프라이즈 플랜: 광범위한 SAP 라이선스 패키지의 일부(사용자 지정 가격)

4. Yellow.ai

Yellow.ai 내부 및 외부의 다양한 사용 사례에서 채팅 및 음성 자동화를 필요로 하는 대규모 조직을 위해 만들어졌습니다. 하나의 플랫폼으로 HR 워크플로, 재무 자동화, 헬프데스크 봇, 고객 서비스를 모두 ERP에 연결하여 지원하고자 하는 경우 강력한 선택이 될 수 있습니다.

기본적으로 ERP 커넥터(SAP, Oracle, Dynamics)가 포함되어 있으며, PTO 요청, 주문 상태 확인, 조달 승인과 같은 워크플로우를 트리거할 수 있습니다. 또한 WhatsApp, Microsoft Teams, 모바일 앱과 같은 채널에 배포할 수 있으며, 플랫폼은 폴백 로직, 다국어 흐름 및 컨텍스트 메모리를 잘 처리합니다.

이를 최대한 활용하려면 온보딩 과정을 거쳐야 하지만, ERP의 깊이를 갖춘 엔터프라이즈급 서비스를 찾고 있다면 강력한 경쟁자입니다.

주요 기능:

• ERP 커넥터 및 워크플로 자동화 템플릿
• 멀티채널 지원: 채팅, 음성, WhatsApp, Teams
• 역할 및 도메인별 봇 템플릿
• 기본 제공 폴백, 번역 및 분석 기능

가격:

• 무료 요금제: 기본 테스트 및 평가판 사용 가능
• 엔터프라이즈 요금제: 사용량, 채널, 봇 범위에 따른 맞춤형 요금제
• POC 옵션: 파일럿 배포 요청 시 사용 가능

5. Kore.ai

Kore.ai 구조, 거버넌스, 백엔드 성능을 갖춘 대화형 AI 구축에 중점을 둔 엔터프라이즈급 플랫폼입니다. 다단계 온보딩, 정책 조회, 주문 추적 등 복잡한 봇을 배포하려는 기업에 이상적인 플랫폼으로, 모두 SAP나 Oracle과 같은 ERP 데이터 소스를 통해 라우팅됩니다.

여기서 가장 눈에 띄는 것은 대화 디자이너와 그 밑의 완전한 자동화 레이어를 결합한 XO 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 강력하지만 확장성이 뛰어나며 대부분의 주요 ERP 플랫폼을 위한 사전 구축된 어댑터를 포함하고 있습니다. 또한 규정 준수, 분석 및 음성 지원도 제공되므로 엔터프라이즈 IT 및 운영 팀에 매우 적합합니다.

빠르게 스핀업하기 쉬운 도구는 아니지만, 구조화된 엔터프라이즈 환경에서 작동해야 하는 AI 에이전트를 구축하는 경우 Kore.ai 최고 수준의 공급업체에서 기대할 수 있는 모든 기능을 갖추고 있습니다.

주요 기능:

• 사전 구축된 ERP 통합(SAP, Oracle, Workday)
• 시각적 대화 + 자동화 디자이너
• 음성, 웹, 모바일 및 메시징 지원
• 거버넌스, RBAC, 분석 및 규정 준수 도구

가격:

• 에센셜 요금제: 월 $50부터 시작
• 엔터프라이즈 요금제: 사용량 및 팀 규모에 따라 계층화된 맞춤형 요금제
• 추가 기능 음성 AI, 분석 제품군 및 보안 업그레이드

AI 챗봇은 ERP 데이터 품질을 어떻게 개선하나요?

챗봇은 실시간으로 입력을 수집하고 검증함으로써 보다 정확하고 완전한 데이터가 ERP에 입력되도록 하여 다운스트림 보고를 개선합니다.

챗봇이 후속 질문이나 모호한 입력을 이해할 수 있나요?

예. LLM 봇은 "지난 달은 어땠나요?"와 같은 문맥을 처리하고 진행 중인 대화에 따라 응답을 조정할 수 있습니다.

챗봇을 ERP와 통합하려면 개발자가 필요하나요?

플랫폼에 따라 다릅니다. SAP Joule과 같은 일부 솔루션은 최소한의 설정으로 자체 에코시스템 내에서 작동하도록 구축되었습니다. Botpress 같은 다른 솔루션은 통합을 간소화하는 로우코드 도구를 제공하면서도 필요할 때 개발자가 완벽하게 제어할 수 있도록 합니다.

AI 챗봇이 다단계 ERP 프로세스를 처리할 수 있나요?

예. AI 챗봇은 조달이나 온보딩과 같은 구조화된 워크플로를 통해 사용자를 안내하여 각 단계를 순서대로 트리거하고 이해 관계자에게 자동으로 알릴 수 있습니다.

AI 챗봇은 ERP 워크플로를 어떻게 간소화하나요?

구조화된 수동 ERP 프로세스를 자연스러운 대화로 전환하여 직원들이 Slack, Teams 또는 WhatsApp 같은 도구를 통해 더 빠르게 답변을 얻거나 작업을 수행할 수 있도록 도와줍니다.