使用 AI 聊天機器人自動化 ERP 工作流程

1.ERP 採購核准工作流程

批准看起來很簡單 - 直到你不得不去追逐一個批准。有人提交了一個請求，但是經理正在連續開會。電子郵件被掩蓋。ERP 通知從來沒有被檢查過。與此同時，貨物還在等待，交易停滯不前，整個團隊都被阻擋了。

聊天机器人消除了所有这些开销。它會在聊天中直接將申請傳送給批核人員，並附上供應商名稱、明細項目、金額和內部備註 - 他們需要的一切，以便快速、自信地做出決定。點一下即可批准。點一下即可拒絕。無需登入。無需等待。

這種流程是 業務流程自動化的核心，但不僅如此 - 它是介面如何擺脫障礙，讓決策得以實現的範例。

2.ERP 系統內的庫存檢查

庫存資料存在於 ERP 中，但需要這些資料的人員 - 銷售代表、倉儲主管、現場技術人員 - 通常無法直接存取。即使有，也太慢了。他們正在與客戶通話、巡迴會場或預備訂單。登入並執行庫存報告根本不可能。

所以他們問別人。或者猜測。

AI 聊天機器人可以在幾秒鐘內解決這個問題。業務代表輸入「我們在亞特蘭大有 SKU 837 嗎？- 機器人就會檢查庫存、套用篩選條件，並從 ERP 回傳實時數字。它快速、準確，而且可以從Slack、WhatsApp 或任何地方存取。

它還能防止錯誤的資料變成錯誤的決策。不會過度承諾。當訂單無法完成時，也不會有意外發生。

3.自動化人力資源申請及休假追蹤

人力資源流程充滿摩擦。大多數員工都不知道該去哪裡尋找政策、追蹤餘額或正確地提交休假時間，老實說，他們不該這樣做。這些都是可預測的、基於規則的互動，應該像傳送訊息一樣容易。

這時人力資源聊天機器人就會成為第一個接觸點。員工可以說「我下週五可以休假嗎？- 機器人就會檢查他們的餘額，看看他們團隊中是否有其他人在那一天休假，然後將信息傳送給他們的經理，並將所有信息寫回 ERP。

它的功能也超越了 PTO。費用申請、福利問題、組織圖查詢- 聊天機器人可以處理重複的 80%，讓人力資源團隊可以專注於雜亂的 20%。

4.ERP 報告和隨選儀表板

沒有人想翻遍 ERP 來找上一季的數據。但事實就是如此 - 銷售或財務部門的人花了 15 分鐘點擊篩選器、匯出報表、格式化，然後以附件形式傳送......只為了讓經理能讀到其中的一行字。

聊天機器人完全改變了流程。您輸入「我們東北地區第一季的營收是多少？」，機器人就會回覆您已格式化、來自 ERP 的完整數字。

設定為每週五傳送。或在會議前按需拉取。無論哪種方式，都比另一個儀表板登入好。

5.針對延遲出貨或卡住的工作流程發出 ERP 警示

ERP 知道什麼時候出了問題 - 延遲出貨、未批核的發票、同步失敗。但除非有人要求，否則沒人會檢查。即使這樣，也為時已晚。

這就是聊天機器人接手的地方。它們會監控問題，並在適當的時間通知適當的人。「貨件 #2389 錯過了送貨窗口 」或 「採購請求 #4872 已經 3 天沒有被批准」。

這並不是要更換儀表板，而是要在火勢蔓延之前將訊號浮現出來。

6.採購或入職等多步驟工作流程

有些 ERP 流程不只是一個動作 - 而是一連串的動作。提交供應商要求。獲得批准。生成 PO。通知財務。記錄項目。確認交貨。

哪怕只有一步停滯不前，整件事都會拖上好幾天。

聊天機器人有助於保持這些鏈條的移動。它們會引導使用者完成整個流程、收集結構化的輸入、觸發正確的 ERP 動作，並通知下一個排隊的人。這讓人感覺像是在對話，但其實是在安排真正的邏輯。

您可以將其用於員工入職、供應商建立，甚至是涉及多位利害關係人的採購工作流程。不需要來回發送電子郵件或記錄票據，它只是......流動。

1.解釋真實問題，而非指令語法

大多數使用者都不知道他們需要的準確欄位名稱或報告篩選器 - 他們也不需要知道。AI 可以讓他們自然地提出問題：

「我們收到來自供應商 X 的訂單了嗎？」
「誰還沒有核准他們的工時表？」

機器人會將其對應到正確的 ERP 查詢或工作流程，而不需要精確度。

2.可根據上下文進行調整，並遵循談話流程

當使用者問：「上個月怎麼樣？」或說：「發送給團隊」時，AI 就會明白他們所指的是什麼。它會追蹤上下文，讓使用者可以像與人互動一樣，而不需要每次都重新設定對話。

3.將工作保留在人們已經使用的工具中

AI 驅動的聊天機器人可讓使用者直接在Slack、WhatsApp 或WhatsApp 中完成 ERP 任務。您不需要切換標籤或翻查功能表。您只需保持在一個流程中 - 而 ERP 只會在背景中安靜地工作。

4.有助於自動維護更好的 ERP 資料

聊天機器人不需傳送提醒或依賴手動輸入，而是即時收集並驗證輸入內容。這意味著更乾淨的資料、更好的報告和更少的缺口- 不需要您的團隊做額外的工作。

1. Botpress

Botpress 非常適合 ERP 聊天機專案，因為它能讓您完全控制對話邏輯、自訂程式碼和 API 整合，而不會讓您陷入僵化的使用者介面。如果您需要與 SAP、Oracle 或 Dynamics 等系統深入連線，您會需要這種彈性。

最突出的是結合了低程式 碼和開發人員就緒選項。您可以將結構化的 ERP 資料對應到自然語言提示、處理基於角色的邏輯，並直接從聊天中觸發實際的工作流程。您也可以輕鬆地在誰可以存取或修改特定 ERP 動作的範圍內加入警戒線 - 這對於稽核繁重的環境非常重要。

Botpress 支援多管道部署Slack、WhatsApp、WhatsApp)，並內建版本、測試與分析工具。價格以使用量為基礎，並提供寬鬆的免費層級，因此您可以在擴充之前先建立並驗證。

主要特點：

• 完全控制 API 整合與動作
• 情境會話的記憶體與變數處理
• 多渠道部署：Slack、WhatsApp、WhatsApp 等等

定價：

• 免費方案：$0/月包含$5每月AI信用額和按使用量計費
• Plus 計劃：89 美元/月，包括即時代理交接、分析和品牌移除。
• 團隊計劃：495 美元/月，包括協作工具和基於角色的存取權限
• 企業計劃：針對規模、合規性和白手套上線的客製化定價

2.Microsoft Copilot Studio

如果您的 ERP 位於 Microsoftstack -Dynamics 365、Dataverse 或Power Platform，那麼 Copilot Studio 就是最自然不過的選擇。它的前身是 Power Virtual Agents，現在則納入 Microsoft 更廣泛的 AI 願景，成為建立具備邏輯、工作流程和深入 M365 存取功能的會話式協同駕駛的工具。

當您需要使用 Power Automate 來觸發實際業務流程的機器人時，它就會發揮作用：請假請求、報告產生或簡單的核准，都不需要寫程式碼就能輕鬆連線。它也可以在 Teams 中本機執行，讓人感覺像是內建工具，而非外部附加元件。

雖然如此，如果您需要長時間的對話，或是想要跳脫 Microsoft 的生態系統，它並不是理想的選擇。但對於以 Microsoft 為基礎的企業而言，它快速、穩定，而且只需要很少的額外基礎架構。

主要特點：

• 內建 Microsoft 365 和 Dynamics 整合功能
• 與 Power Automate 的 ERP 工作流程無縫配合
• 具備低碼邏輯的視覺流程建立器
• 內部存取的原生 Teams 部署
  

定價：

• 標準方案：每月 $200，可收 25,000 則訊息
• 隨用隨付：每節 0.36 美元
• 附加元件：基於角色的 Copilot Agent：50 美元/使用者/月；Microsoft 365 Copilot 附加元件：20 美元/使用者/月

3.SAP 焦耳

Joule 並非傳統意義上的聊天機平台，而是直接內嵌於SAP 雲端套件中的生成式 AI 助理。這正是它運作良好的原因：如果您的企業是在 SAP 上運作，Joule 已經存在於您的 ERP 資料中，不需要任何整合工作。

它可以在S/4HANA、SuccessFactors 或Ariba 等工具中總結關鍵指標、觸發行動，並引導使用者完成情境任務。由於它是內嵌式的，因此知道您的資料是如何結構化的，這也讓它的回答比一般聊天機器人更快速、更適切。

您沒有太多的客製化或第三方部署選項，但對於 SAP 重度使用的公司來說，Joule 是將 AI 帶入 ERP 的最直接方式，而無需增加另一層技術。

主要特點：

• 直接嵌入 SAP 雲端應用程式
• 使用生成式 AI 來浮現洞察力和行動
• 跨多個 SAP 模組（財務、人力資源、供應鏈）工作
• 無需設定 - 預先整合

定價：

• 包括在內：隨附精選 SAP 雲端產品
• 企業計劃：更廣泛的 SAP 授權套件的一部分 (自訂價格)

4.Yellow.ai

Yellow.ai 專為需要聊天和語音自動化的大型企業打造，適用於多種使用個案 - 內部和外部。如果您想要使用一個平台來強化人力資源工作流程、財務自動化、服務台機器人和客戶服務，而且所有功能都與您的 ERP 相關聯，那麼 Yellow.ai 是您的最佳選擇。

它包含開箱即用的 ERP 連結器 (SAP、Oracle、Dynamics)，並可讓您觸發工作流程，例如PTO 請求、訂單狀態檢查和採購批核。您也可以跨渠道部署，例如WhatsApp、Microsoft Teams 和行動應用程式，而且該平台可以很好地處理回退邏輯、多語言流程和情境記憶。

您需要經過入職訓練才能充分運用它，但如果您正在尋找具有 ERP 深度的企業級涵蓋範圍，它是您的有力競爭者。

主要特點：

• ERP 連接器和工作流程自動化範本
• 多管道支援：聊天、語音、WhatsApp、WhatsApp
• 角色和領域特定的機器人模板
• 內建回退、翻譯和分析功能

定價：

• 免費計劃：可用於基本測試和試用
• 企業計畫：根據使用量、通路和機器人範圍自訂價格
• POC 選項：可根據要求提供試點部署

5.Kore.ai

Kore.ai 是一個企業級平台，專注於建立具有結構、治理和後端功能的會話式 AI。它是想要部署複雜機器人的公司的理想選擇 - 多步上線、政策查詢、訂單追蹤 - 全都透過 SAP 或 Oracle 等 ERP 資料來源。

其中的佼佼者是他們的XO Platform，結合了會話設計器與完整的自動化層。它的功能強大但可擴充，並包含適用於大多數主要 ERP 平台的預先建立的適配器。您還可以獲得合規性、分析和語音支援，因此非常適合企業 IT 和營運團隊使用。

這不是最容易快速啟動的工具，但如果您要建立需要在結構化企業環境中運作的 AI 代理，Kore.ai 頂尖供應商所能提供的一切。

主要特點：

• 預先建立的 ERP 整合 (SAP、Oracle、Workday)
• 視覺對話 + 自動化設計師
• 語音、網路、行動和訊息支援
• 治理、RBAC、分析和法規遵循工具

定價：

• 基本計劃：起價 50 美元/月
• 企業計劃：根據使用量和團隊規模分級自訂價格
• 附加元件：語音 AI、分析套件和安全性升級

AI 聊天機器人如何改善 ERP 資料品質？

聊天機器人可即時收集並驗證輸入的資料，確保將更精確完整的資料輸入 ERP，改善下游報告。

聊天機器人能理解後續問題或含糊不清的輸入嗎？

是的。LLM機器人可以處理上下文，例如「上個月呢？

我需要開發人員將聊天機器人與 ERP 整合嗎？

這取決於平台。有些解決方案，如 SAP Joule，可在其本身的生態系統中運作，只需最少的設定。其他解決方案（如Botpress）則提供低程式碼工具，可簡化整合過程，同時仍允許開發人員在需要時完全控制。

AI 聊天機器人能處理多步驟的 ERP 流程嗎？

是的。AI 聊天機器人可以引導使用者完成採購或入職等結構化工作流程，依序觸發每個步驟，並自動通知利害關係人。

AI 聊天機器人如何簡化 ERP 工作流程？

它們可將結構化的手動 ERP 流程轉換為自然對話，協助員工透過Slack、WhatsApp 或WhatsApp 等工具，更快速地獲得答案或執行作業。