ERP AI 聊天機：簡化作業的 6 個主要使用案例

企業資源規劃 (ERP) 系統可協助公司管理從庫存、財務到人力資源和營運的一切事務，但使用這些系統卻並不容易。

即使是簡單的工作，如檢查庫存水平或提交採購請求，也會感覺笨拙。ERP 平台是為結構和控制而建立，而非日常可用性。

AI 聊天機器人正在改變這一切。將 ERP 互動轉換為自然對話，可協助團隊更快速地存取資料和啟動工作流程，而無需瀏覽複雜的儀表板。

這是企業聊天機器人使用方式廣泛轉變的一部分 - 不僅用於客戶服務，也用於簡化內部作業和減少人工開銷。

以下是這種轉變如何重塑 ERP。

什麼是 ERP AI 聊天機？

ERP AI 聊天機器人是與您的企業資源規劃 (ERP) 系統連線的會話助理，可協助使用者擷取資料、自動執行任務，並使用自然語言觸發工作流程。

員工不必點選複雜的 ERP 面板，而是可以詢問聊天機器人一些問題，例如「X 產品目前的庫存是多少？」或「您可以提交下週五的休假申請嗎？

聊天機器人使用 AI 來了解意圖並擷取正確的資訊 - 通常是跨Slack、Microsoft Teams 或WhatsApp 等工具。

ERP AI 聊天機器人通常連接至SAP、Oracle、NetSuite 或Dynamics 等系統。它們可減少摩擦、提高採用率，並讓非技術使用者更容易以快速、直覺的方式與 ERP 互動。

許多公司從自動化高頻工作流程開始，例如批核、報告和狀態檢查，這些任務會阻塞內部作業，但透過聊天卻很容易簡化。

您可以使用 AI 聊天機器人自動化的頂級 ERP 工作流程

最適合使用 AI 聊天機器人自動化的 ERP 工作流程是大量、重複性的工作，例如批核、庫存檢查、報告和記錄更新。這些流程最會拖慢團隊的工作進度，也最能從自然語言自動化中獲益。

大多數的 ERP 工作流程都是在使用者層級分解。

在現實中，批核被埋在收件匣中、庫存檢查發生得太遲、報告沒有送到需要的人手上。記錄更新呢？不是根本沒有更新，就是更新錯誤。

AI 聊天機器人不僅能簡化這些工作流程，還能讓這些流程變得可用。

1.ERP 採購核准工作流程

批准看起來很簡單 - 直到你不得不去追逐一個批准。有人提交了一個請求，但是經理正在連續開會。電子郵件被掩蓋。ERP 通知從來沒有被檢查過。與此同時，貨物還在等待，交易停滯不前，整個團隊都被阻擋了。

聊天机器人消除了所有这些开销。它會在聊天中直接將申請傳送給批核人員，並附上供應商名稱、明細項目、金額和內部備註 - 他們需要的一切，以便快速、自信地做出決定。點一下即可批准。點一下即可拒絕。無需登入。無需等待。

這種流程是 業務流程自動化的核心，但不僅如此 - 它是介面如何擺脫障礙，讓決策得以實現的範例。

2.ERP 系統內的庫存檢查

庫存資料存在於 ERP 中，但需要這些資料的人員 - 銷售代表、倉儲主管、現場技術人員 - 通常無法直接存取。即使有，也太慢了。他們正在與客戶通話、巡迴會場或預備訂單。登入並執行庫存報告根本不可能。

所以他們問別人。或者猜測。

AI 聊天機器人可以在幾秒鐘內解決這個問題。業務代表輸入「我們在亞特蘭大有 SKU 837 嗎？- 機器人就會檢查庫存、套用篩選條件，並從 ERP 回傳實時數字。它快速、準確，而且可以從Slack、WhatsApp 或任何地方存取。

它還能防止錯誤的資料變成錯誤的決策。不會過度承諾。當訂單無法完成時，也不會有意外發生。

3.自動化人力資源申請及休假追蹤

人力資源流程充滿摩擦。大多數員工都不知道該去哪裡尋找政策、追蹤餘額或正確地提交休假時間，老實說，他們不該這樣做。這些都是可預測的、基於規則的互動，應該像傳送訊息一樣容易。

這時人力資源聊天機器人就會成為第一個接觸點。員工可以說「我下週五可以休假嗎？- 機器人就會檢查他們的餘額，看看他們團隊中是否有其他人在那一天休假，然後將信息傳送給他們的經理，並將所有信息寫回 ERP。

它的功能也超越了 PTO。費用申請、福利問題、組織圖查詢- 聊天機器人可以處理重複的 80%，讓人力資源團隊可以專注於雜亂的 20%。

4.ERP 報告和隨選儀表板

沒有人想翻遍 ERP 來找上一季的數據。但事實就是如此 - 銷售或財務部門的人花了 15 分鐘點擊篩選器、匯出報表、格式化，然後以附件形式傳送......只為了讓經理能讀到其中的一行字。

聊天機器人完全改變了流程。您輸入「我們東北地區第一季的營收是多少？」，機器人就會回覆您已格式化、來自 ERP 的完整數字。

設定為每週五傳送。或在會議前按需拉取。無論哪種方式，都比另一個儀表板登入好。

5.針對延遲出貨或卡住的工作流程發出 ERP 警示

ERP 知道什麼時候出了問題 - 延遲出貨、未批核的發票、同步失敗。但除非有人要求，否則沒人會檢查。即使這樣，也為時已晚。

這就是聊天機器人接手的地方。它們會監控問題，並在適當的時間通知適當的人。「貨件 #2389 錯過了送貨窗口 」或 「採購請求 #4872 已經 3 天沒有被批准」。

這並不是要更換儀表板，而是要在火勢蔓延之前將訊號浮現出來。

6.採購或入職等多步驟工作流程

有些 ERP 流程不只是一個動作 - 而是一連串的動作。提交供應商要求。獲得批准。生成 PO。通知財務。記錄項目。確認交貨。

哪怕只有一步停滯不前，整件事都會拖上好幾天。

聊天機器人有助於保持這些鏈條的移動。它們會引導使用者完成整個流程、收集結構化的輸入、觸發正確的 ERP 動作，並通知下一個排隊的人。這讓人感覺像是在對話，但其實是在安排真正的邏輯。

您可以將其用於員工入職、供應商建立，甚至是涉及多位利害關係人的採購工作流程。不需要來回發送電子郵件或記錄票據，它只是......流動。

在 ERP 系統中使用 AI 聊天機器人的好處

工作流程自動化只是故事的一部分。重要的是，當 ERP 不再像一件苦差事，而開始像一場對話時，您所解鎖的是什麼。

這就是 AI 的用武之地。

並非所有聊天機器人都是為了處理 ERP 工作流程而建立的。基於規則的聊天機器人 - 那種只回答常見問題的機器人 - 很快就會失敗。它們無法處理情境、更新或任何超出預先定義的腳本。

這裡的聊天機器人是由LLM的。這些機器人可以理解雜亂的輸入、要求澄清，並可以觸發跨系統的動作。有些聊天機器人甚至更進一步--就像完全的 AI 代理，可以抽取資料、個人化回覆或自動完成多步驟任務。

我們會 在本指南中分類，但對 ERP 而言，AI 是讓系統可用的關鍵。

1.解釋真實問題，而非指令語法

大多數使用者都不知道他們需要的準確欄位名稱或報告篩選器 - 他們也不需要知道。AI 可以讓他們自然地提出問題：

「我們收到來自供應商 X 的訂單了嗎？」
「誰還沒有核准他們的工時表？」

機器人會將其對應到正確的 ERP 查詢或工作流程，而不需要精確度。

2.可根據上下文進行調整，並遵循談話流程

當使用者問：「上個月怎麼樣？」或說：「發送給團隊」時，AI 就會明白他們所指的是什麼。它會追蹤上下文，讓使用者可以像與人互動一樣，而不需要每次都重新設定對話。

3.將工作保留在人們已經使用的工具中

AI 驅動的聊天機器人可讓使用者直接在Slack、WhatsApp 或WhatsApp 中完成 ERP 任務。您不需要切換標籤或翻查功能表。您只需保持在一個流程中 - 而 ERP 只會在背景中安靜地工作。

4.有助於自動維護更好的 ERP 資料

聊天機器人不需傳送提醒或依賴手動輸入，而是即時收集並驗證輸入內容。這意味著更乾淨的資料、更好的報告和更少的缺口- 不需要您的團隊做額外的工作。

整合 ERP 的五大 AI 聊天機平台

聊天機器人建置商並不缺乏，但一旦您需要將聊天機器人連接到 ERP 系統，選擇範圍就會迅速縮小。

您需要的不僅僅是支援機器人或行銷助理；您需要的是能夠與SAP、Oracle 或Dynamics 等系統溝通、使用結構化商業邏輯，以及有效觸發後端工作流程的機器人。

1. Botpress

Botpress 非常適合 ERP 聊天機專案，因為它能讓您完全控制對話邏輯、自訂程式碼和 API 整合，而不會讓您陷入僵化的使用者介面。如果您需要與 SAP、Oracle 或 Dynamics 等系統深入連線，您會需要這種彈性。

最突出的是結合了低程式 碼和開發人員就緒選項。您可以將結構化的 ERP 資料對應到自然語言提示、處理基於角色的邏輯，並直接從聊天中觸發實際的工作流程。您也可以輕鬆地在誰可以存取或修改特定 ERP 動作的範圍內加入警戒線 - 這對於稽核繁重的環境非常重要。

Botpress 支援多管道部署Slack、WhatsApp、WhatsApp)，並內建版本、測試與分析工具。價格以使用量為基礎，並提供寬鬆的免費層級，因此您可以在擴充之前先建立並驗證。

主要特點：

• 完全控制 API 整合與動作
• 情境會話的記憶體與變數處理
• 多渠道部署：Slack、WhatsApp、WhatsApp 等等

定價：

• 免費方案：$0/月包含$5每月AI信用額和按使用量計費
• Plus 計劃：89 美元/月，包括即時代理交接、分析和品牌移除。
• 團隊計劃：495 美元/月，包括協作工具和基於角色的存取權限
• 企業計劃：針對規模、合規性和白手套上線的客製化定價

2.Microsoft Copilot Studio

如果您的 ERP 位於 Microsoftstack -Dynamics 365、Dataverse 或Power Platform，那麼 Copilot Studio 就是最自然不過的選擇。它的前身是 Power Virtual Agents，現在則納入 Microsoft 更廣泛的 AI 願景，成為建立具備邏輯、工作流程和深入 M365 存取功能的會話式協同駕駛的工具。

當您需要使用 Power Automate 來觸發實際業務流程的機器人時，它就會發揮作用：請假請求、報告產生或簡單的核准，都不需要寫程式碼就能輕鬆連線。它也可以在 Teams 中本機執行，讓人感覺像是內建工具，而非外部附加元件。

雖然如此，如果您需要長時間的對話，或是想要跳脫 Microsoft 的生態系統，它並不是理想的選擇。但對於以 Microsoft 為基礎的企業而言，它快速、穩定，而且只需要很少的額外基礎架構。

主要特點：

• 內建 Microsoft 365 和 Dynamics 整合功能
• 與 Power Automate 的 ERP 工作流程無縫配合
• 具備低碼邏輯的視覺流程建立器
• 內部存取的原生 Teams 部署
  

定價：

• 標準方案：每月 $200，可收 25,000 則訊息
• 隨用隨付：每節 0.36 美元
• 附加元件：基於角色的 Copilot Agent：50 美元/使用者/月；Microsoft 365 Copilot 附加元件：20 美元/使用者/月

3.SAP 焦耳

Joule 並非傳統意義上的聊天機平台，而是直接內嵌於SAP 雲端套件中的生成式 AI 助理。這正是它運作良好的原因：如果您的企業是在 SAP 上運作，Joule 已經存在於您的 ERP 資料中，不需要任何整合工作。

它可以在S/4HANA、SuccessFactors 或Ariba 等工具中總結關鍵指標、觸發行動，並引導使用者完成情境任務。由於它是內嵌式的，因此知道您的資料是如何結構化的，這也讓它的回答比一般聊天機器人更快速、更適切。

您沒有太多的客製化或第三方部署選項，但對於 SAP 重度使用的公司來說，Joule 是將 AI 帶入 ERP 的最直接方式，而無需增加另一層技術。

主要特點：

• 直接嵌入 SAP 雲端應用程式
• 使用生成式 AI 來浮現洞察力和行動
• 跨多個 SAP 模組（財務、人力資源、供應鏈）工作
• 無需設定 - 預先整合

定價：

• 包括在內：隨附精選 SAP 雲端產品
• 企業計劃：更廣泛的 SAP 授權套件的一部分 (自訂價格)

4.Yellow.ai

Yellow.ai 專為需要聊天和語音自動化的大型企業打造，適用於多種使用個案 - 內部和外部。如果您想要使用一個平台來強化人力資源工作流程、財務自動化、服務台機器人和客戶服務，而且所有功能都與您的 ERP 相關聯，那麼 Yellow.ai 是您的最佳選擇。

它包含開箱即用的 ERP 連結器 (SAP、Oracle、Dynamics)，並可讓您觸發工作流程，例如PTO 請求、訂單狀態檢查和採購批核。您也可以跨渠道部署，例如WhatsApp、Microsoft Teams 和行動應用程式，而且該平台可以很好地處理回退邏輯、多語言流程和情境記憶。

您需要經過入職訓練才能充分運用它，但如果您正在尋找具有 ERP 深度的企業級涵蓋範圍，它是您的有力競爭者。

主要特點：

• ERP 連接器和工作流程自動化範本
• 多管道支援：聊天、語音、WhatsApp、WhatsApp
• 角色和領域特定的機器人模板
• 內建回退、翻譯和分析功能

定價：

• 免費計劃：可用於基本測試和試用
• 企業計畫：根據使用量、通路和機器人範圍自訂價格
• POC 選項：可根據要求提供試點部署

5.Kore.ai

Kore.ai 是一個企業級平台，專注於建立具有結構、治理和後端功能的會話式 AI。它是想要部署複雜機器人的公司的理想選擇 - 多步上線、政策查詢、訂單追蹤 - 全都透過 SAP 或 Oracle 等 ERP 資料來源。

其中的佼佼者是他們的XO Platform，結合了會話設計器與完整的自動化層。它的功能強大但可擴充，並包含適用於大多數主要 ERP 平台的預先建立的適配器。您還可以獲得合規性、分析和語音支援，因此非常適合企業 IT 和營運團隊使用。

這不是最容易快速啟動的工具，但如果您要建立需要在結構化企業環境中運作的 AI 代理，Kore.ai 頂尖供應商所能提供的一切。

主要特點：

• 預先建立的 ERP 整合 (SAP、Oracle、Workday)
• 視覺對話 + 自動化設計師
• 語音、網路、行動和訊息支援
• 治理、RBAC、分析和法規遵循工具

定價：

• 基本計劃：起價 50 美元/月
• 企業計劃：根據使用量和團隊規模分級自訂價格
• 附加元件：語音 AI、分析套件和安全性升級

立即建立您的第一個 ERP AI 聊天機器人

大多數 ERP 工作流程的破壞都是因為人們不使用系統 - 而不是因為系統無法完成工作。

AI 聊天機器人將 ERP 存取功能帶入人們已經在使用的工具中，例如Slack、WhatsApp 或WhatsApp，從而解決這個問題。

Botpress 讓您完全控制聊天機器人處理邏輯、資料和權限的方式，因此您可以自動執行真正的任務，例如批核、報告和庫存檢查，而無需將系統整合在一起。

今天就開始建立 - 這是免費的。

常見問題

1.AI 聊天機器人如何改善 ERP 資料品質？

AI 聊天機器人透過引導式對話收集輸入資料，減少手動輸入錯誤，進而改善 ERP 資料品質。這可確保更完整和準確的資料進入系統，從而提高下游分析和報告的可靠性。

2.聊天機器人能理解後續問題或含糊不清的輸入嗎？

是的，由大型語言模型LLMs) 驅動的聊天機器人可以透過上下文追蹤和意向識別，瞭解後續問題或含糊不清的輸入。例如，如果使用者問「上個月呢？」，機器人可以參考之前的主題，並相應調整回應。

3.我需要開發人員將聊天機器人與 ERP 整合嗎？

您是否需要開發人員將聊天機器人與 ERP 整合取決於您選擇的平台。Botpress 等工具提供低程式碼整合選項，預先建立連接器或 HTTP 請求，但更複雜的 ERP 環境（例如客製化 SAP 實作）可能仍需要開發人員支援才能完全整合。

4.AI 聊天機器人能處理多步驟的 ERP 流程嗎？

是的，人工智能聊天機器人可以透過協調涉及多重輸入和系統動作的工作流程，處理多步驟的 ERP 流程。它可以引導使用者完成請購單建置或員工上線等步驟，同時也可以傳送提醒或更新訊息給利害關係人。

5.AI 聊天機器人如何簡化 ERP 工作流程？

AI 聊天機器人透過Slack、WhatsApp 或WhatsApp 等聊天介面，將結構化、表單式互動轉換為自然對話，從而簡化 ERP 工作流程。這可讓使用者在不瀏覽複雜 ERP 選單的情況下完成任務，例如檢查庫存或提交工時表。