Mengotomatiskan Alur Kerja ERP dengan AI Chatbots

1. Alur kerja persetujuan pembelian ERP

Persetujuan terlihat sederhana - sampai Anda harus mengejarnya. Seseorang mengajukan permintaan, namun manajernya sedang rapat. Email tersebut terkubur. Notifikasi ERP tidak pernah diperiksa. Sementara itu, pengiriman sedang menunggu, kesepakatan terhenti, dan seluruh tim diblokir.

Chatbot menghilangkan semua biaya tambahan tersebut. Chatbot mengarahkan permintaan langsung ke pemberi persetujuan dalam obrolan, yang dilengkapi dengan nama pemasok, mata anggaran, jumlah, dan catatan internal - semua yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang cepat dan meyakinkan. Satu ketukan untuk menyetujui. Satu ketukan untuk menolak. Tidak ada yang masuk. Tidak ada yang menunggu.

Alur seperti ini merupakan inti dari otomatisasi proses bisnis, tetapi lebih dari itu - ini adalah contoh bagaimana antarmuka dapat menyingkir sehingga keputusan dapat benar-benar terjadi.

2. Pemeriksaan inventaris di dalam sistem ERP

Data inventaris ada di ERP, tetapi orang-orang yang membutuhkannya - perwakilan penjualan, pimpinan gudang, teknisi lapangan - sering kali tidak memiliki akses langsung. Kalaupun ada, aksesnya terlalu lambat. Mereka sedang menelepon klien, berjalan di lapangan, atau menyiapkan pesanan. Masuk dan menjalankan laporan stok tidak bisa dilakukan.

Jadi mereka bertanya kepada orang lain. Atau menebak.

Chatbot AI menyelesaikan kesenjangan itu dalam hitungan detik. Perwakilan mengetik "Apakah kami memiliki SKU 837 di Atlanta?" - dan bot akan memeriksa inventaris, menerapkan filter, dan mengembalikan nomor langsung dari ERP. Cepat, akurat, dan dapat diakses dari Slack, WhatsApp, atau di mana pun mereka berada.

Hal ini juga mencegah data yang buruk berubah menjadi keputusan yang buruk. Tidak ada janji yang berlebihan. Tidak ada kejutan ketika pesanan tidak dapat dipenuhi.

3. Permintaan SDM otomatis dan pelacakan cuti

Proses SDM penuh dengan gesekan. Sebagian besar karyawan tidak tahu di mana menemukan kebijakan, melacak saldo, atau mengajukan cuti dengan benar - dan sejujurnya, mereka tidak perlu melakukannya. Ini adalah interaksi berbasis aturan yang dapat diprediksi yang seharusnya terasa semudah mengirim pesan.

Di situlah chatbot HR menjadi titik kontak pertama. Seorang karyawan dapat mengatakan "Dapatkah saya mengambil cuti hari Jumat depan?" - dan bot akan memeriksa saldo mereka, melihat apakah ada orang lain di tim mereka yang libur pada hari itu, meneruskannya ke manajer mereka, dan menulis semuanya kembali ke ERP.

Ini juga memiliki skala yang lebih besar dari PTO. Klaim biaya, pertanyaan tunjangan, pencarian bagan organisasi - chatbot menangani 80% hal yang berulang sehingga tim SDM dapat fokus pada 20% hal yang berantakan dan bersifat manusiawi.

4. Pelaporan ERP dan dasbor sesuai permintaan

Tidak ada seorang pun yang ingin menggali ERP untuk menemukan angka-angka kuartal terakhir. Namun itulah yang terjadi - seseorang dari bagian penjualan atau keuangan menghabiskan waktu 15 menit untuk mengklik filter, mengekspor laporan, memformatnya, dan kemudian mengirimkannya sebagai lampiran... hanya agar manajer dapat membaca satu baris dari laporan tersebut.

Chatbot mengubah alur sepenuhnya. Anda mengetik "Berapa pendapatan Q1 kami untuk wilayah timur laut?" dan bot menjawab dengan angka yang jelas, sudah diformat, sudah bersumber dari ERP.

Atur agar dikirim setiap hari Jumat. Atau tarik sesuai permintaan sebelum rapat. Apa pun itu, ini lebih baik daripada login dasbor lainnya.

5. Peringatan ERP untuk pengiriman yang terlambat atau alur kerja yang macet

ERP mengetahui ketika ada sesuatu yang tidak sesuai dengan rencana - pengiriman yang tertunda, faktur yang tidak disetujui, sinkronisasi yang gagal. Namun tidak ada yang memeriksa kecuali jika diperintahkan. Dan bahkan saat itu pun sudah terlambat.

Di situlah chatbot mengambil alih. Mereka memantau masalah dan mengirim pesan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat. "Pengiriman #2389 melewatkan waktu pengirimannya" atau "Permintaan pembelian #4872 belum disetujui dalam 3 hari."

Ini bukan tentang mengganti dasbor - ini tentang memunculkan sinyal sebelum api menyebar.

6. Alur kerja multi-langkah seperti pengadaan atau orientasi

Beberapa proses ERP bukan hanya satu tindakan - melainkan serangkaian tindakan. Mengirimkan permintaan vendor. Mendapatkan persetujuan. Menghasilkan PO. Memberitahukan bagian keuangan. Mencatat item. Mengonfirmasi pengiriman.

Apabila satu langkah saja terhenti, maka semuanya akan berlarut-larut selama berhari-hari.

Chatbots membantu menjaga rantai tersebut tetap bergerak. Mereka memandu pengguna melalui proses, mengumpulkan input terstruktur, memicu tindakan ERP yang tepat, dan memberi tahu orang berikutnya dalam antrean. Rasanya seperti percakapan - tetapi mengatur logika nyata di baliknya.

Anda bisa menggunakan ini untuk orientasi karyawan, pembuatan vendor, dan bahkan alur kerja pembelian yang melibatkan banyak pemangku kepentingan. Alih-alih mengirim email bolak-balik atau mencatat tiket, semuanya mengalir begitu saja.

1. Menafsirkan pertanyaan nyata, bukan sintaks perintah

Sebagian besar pengguna tidak mengetahui nama bidang atau filter laporan yang mereka butuhkan - dan seharusnya mereka tidak perlu tahu. AI memungkinkan mereka bertanya secara alami:

"Apakah kita menerima pesanan itu dari Vendor X?"
"Siapa yang belum menyetujui timesheet mereka?"

Bot memetakannya ke kueri atau alur kerja ERP yang tepat tanpa perlu presisi.

2. Menyesuaikan dengan konteks dan mengikuti alur percakapan

Ketika pengguna bertanya, "Bagaimana dengan bulan lalu?" atau berkata, "Kirimkan itu ke tim," AI memahami referensi mereka. AI melacak konteks, sehingga pengguna dapat berinteraksi seperti layaknya berinteraksi dengan manusia - tanpa harus mengulang percakapan setiap saat.

3. Menjaga pekerjaan di dalam alat yang sudah digunakan orang lain

Chatbot bertenaga AI memungkinkan pengguna menyelesaikan tugas ERP secara langsung di Slack, Teams, atau WhatsApp. Tidak perlu berpindah tab atau menelusuri menu. Anda tetap berada dalam satu alur - dan ERP bekerja dengan tenang di latar belakang.

4. Membantu memelihara data ERP yang lebih baik secara otomatis

Alih-alih mengirim pengingat atau mengandalkan entri manual, chatbot mengumpulkan dan memvalidasi input secara real time. Ini berarti data yang lebih bersih, pelaporan yang lebih baik, dan lebih sedikit kesenjangan - tanpa pekerjaan tambahan dari tim Anda.

1. Botpress

Botpress sangat cocok untuk proyek-proyek chatbot ERP karena memberikan Anda kontrol penuh atas logika percakapan, kode kustom, dan integrasi API - semuanya tanpa mengurung Anda dalam UI yang kaku. Jika Anda perlu terhubung secara mendalam dengan sistem seperti SAP, Oracle, atau Dynamics, Anda akan menginginkan fleksibilitas itu.

Yang menonjol adalah kombinasi kode rendah dan opsi yang siap untuk pengembang. Anda bisa memetakan data ERP terstruktur ke permintaan bahasa alami, menangani logika berbasis peran, dan memicu alur kerja yang nyata langsung dari obrolan. Juga mudah untuk menambahkan pagar pembatas di sekitar siapa yang dapat mengakses atau memodifikasi tindakan ERP tertentu - penting untuk lingkungan yang penuh dengan audit.

Botpress mendukung penyebaran multi-saluranSlack, Teams, WhatsApp) dan memiliki piranti bawaan untuk pembuatan versi, pengujian, dan analisis. Penetapan harga berdasarkan penggunaan dengan tingkat gratis yang banyak, sehingga Anda dapat membangun dan memvalidasi sebelum melakukan penskalaan.

Fitur Utama:

• Kontrol penuh atas integrasi dan tindakan API
• Memori dan penanganan variabel untuk percakapan kontekstual
• Penyebaran multisaluran: Slack, Teams, WhatsApp, dan lainnya

Harga:

• Paket Gratis: $0/bulan termasuk kredit AI bulanan sebesar $5 dan penagihan berdasarkan penggunaan
• PaketPlus : $89/bulan termasuk handoff agen langsung, analitik, dan penghapusan merek
• Paket Tim: $495/bulan termasuk alat kolaborasi dan akses berbasis peran
• Paket Perusahaan: Harga khusus untuk skala, kepatuhan, dan orientasi sarung tangan putih

2. Microsoft Copilot Studio

Jika ERP Anda berada di dalam stack Microsoft - Dynamics 365, Dataverse, atau Power Platform - maka Copilot Studio adalah yang paling cocok. Sebelumnya dikenal sebagai Power Virtual Agents, sekarang masuk ke dalam visi AI Microsoft yang lebih luas sebagai alat untuk membangun kopilot percakapan dengan logika, alur kerja, dan akses M365 yang mendalam.

Bot ini bersinar ketika Anda membutuhkan bot yang dapat memicu proses bisnis nyata menggunakan Power Automate: permintaan cuti, pembuatan laporan, atau persetujuan sederhana yang mudah disambungkan tanpa menulis kode. Bot ini juga berjalan secara native di Teams, yang membuatnya terasa seperti alat bawaan dan bukan add-on eksternal.

Meskipun demikian, ini tidak ideal jika Anda memerlukan percakapan dalam bentuk panjang, atau ingin keluar dari ekosistem Microsoft. Namun untuk bisnis berbasis Microsoft, aplikasi ini cepat, stabil, dan hanya membutuhkan sedikit infrastruktur tambahan.

Fitur Utama:

• Integrasi bawaan dengan Microsoft 365 dan Dynamics
• Bekerja secara mulus dengan Power Automate untuk alur kerja ERP
• Pembangun alur visual dengan logika kode rendah
• Penyebaran Native Teams untuk akses internal
  

Harga:

• Paket Standar: $200/bulan untuk 25.000 pesan
• Bayar sesuai penggunaan: $0,36 per sesi
• Pengaya: Agen Copilot berbasis peran: $50/pengguna/bulan; Pengaya Microsoft 365 Copilot: $20/pengguna/bulan

3. SAP Joule

Joule bukanlah platform chatbot dalam arti tradisional - Joule adalahasisten AI generatif yang tertanam langsung ke dalam rangkaian cloud SAP. Itulah mengapa ia bekerja dengan sangat baik: jika bisnis Anda berjalan di SAP, Joule sudah ada di tempat data ERP Anda berada dan tidak memerlukan upaya integrasi apa pun.

Chatbot dapat melakukan hal-hal seperti meringkas metrik utama, memicu tindakan, dan memandu pengguna melalui tugas-tugas kontekstual di dalam alat bantu seperti S/4HANA, SuccessFactors, atau Ariba. Karena tertanam, ia tahu bagaimana data Anda terstruktur - dan itu membuat jawabannya lebih cepat dan lebih relevan daripada yang Anda dapatkan dari chatbot tujuan umum.

Anda tidak mendapatkan banyak opsi kustomisasi atau penerapan pihak ketiga, tetapi untuk perusahaan yang menggunakan SAP, Joule adalah cara paling langsung untuk membawa AI ke dalam ERP tanpa menambahkan lapisan teknologi lain.

Fitur Utama:

• Tertanam langsung dalam aplikasi cloud SAP
• Menggunakan AI generatif untuk memunculkan wawasan dan tindakan
• Bekerja di berbagai modul SAP (Keuangan, SDM, Rantai Pasokan)
• Tidak perlu penyiapan - sudah terintegrasi sebelumnya

Harga:

• Termasuk: Dengan produk cloud SAP tertentu
• Paket Perusahaan: Bagian dari paket lisensi SAP yang lebih luas (harga khusus)

4. Yellow.ai

Yellow.ai dibuat untuk organisasi besar yang membutuhkan otomatisasi obrolan dan suara di berbagai kasus penggunaan - internal dan eksternal. Ini adalah pilihan yang kuat jika Anda menginginkan satu platform untuk mendukung alur kerja SDM, otomatisasi keuangan, bot meja bantuan, dan layanan pelanggan - semuanya terkait dengan ERP Anda.

Platform ini menyertakan konektor ERP di luar kotak (SAP, Oracle, Dynamics), dan memungkinkan Anda memicu alur kerja seperti permintaan PTO, pemeriksaan status pesanan, dan persetujuan pengadaan. Anda juga bisa menerapkannya di berbagai saluran seperti WhatsApp, Microsoft Teams, dan aplikasi seluler - dan platform ini menangani logika mundur, aliran multibahasa, dan memori kontekstual dengan baik.

Anda harus melalui proses orientasi untuk mendapatkan hasil maksimal darinya, tetapi bila Anda mencari cakupan tingkat perusahaan dengan kedalaman ERP, VPN ini merupakan pesaing yang kuat.

Fitur Utama:

• Konektor ERP dan templat otomatisasi alur kerja
• Dukungan multisaluran: obrolan, suara, WhatsApp, Tim
• Templat bot khusus peran dan domain
• Pengalihan, terjemahan, dan analitik bawaan

Harga:

• Paket Gratis: Tersedia untuk pengujian dan uji coba dasar
• Paket Perusahaan: Harga khusus berdasarkan penggunaan, saluran, dan cakupan bot
• Opsi POC: Tersedia berdasarkan permintaan untuk penerapan percontohan

5. Kore.ai

Kore.ai adalah platform tingkat perusahaan yang berfokus pada pembangunan AI percakapan dengan struktur, tata kelola, dan kekuatan backend. Ini ideal untuk perusahaan yang ingin menggunakan bot yang kompleks - pikirkan orientasi multi-langkah, pencarian kebijakan, pelacakan pesanan - semua diarahkan melalui sumber data ERP seperti SAP atau Oracle.

Yang menonjol di sini adalah Platform XO mereka, yang menggabungkan perancang percakapan dengan lapisan otomatisasi penuh di bawahnya. Platform ini tugas berat tetapi dapat diskalakan, dan menyertakan adaptor yang sudah dibuat sebelumnya untuk sebagian besar platform ERP utama. Anda juga mendapatkan dukungan kepatuhan, analisis, dan suara - menjadikannya sangat cocok untuk tim TI dan operasi perusahaan.

Ini bukan alat yang paling mudah untuk dibuat dengan cepat, tetapi jika Anda membangun agen AI yang perlu bekerja di dalam lingkungan perusahaan yang terstruktur, Kore.ai memiliki semua yang Anda harapkan dari vendor tingkat atas.

Fitur Utama:

• Integrasi ERP yang telah dibangun sebelumnya (SAP, Oracle, Workday)
• Percakapan visual + perancang otomatisasi
• Dukungan suara, web, seluler, dan perpesanan
• Tata kelola, RBAC, analitik, dan perangkat kepatuhan

Harga:

• Paket Esensial: Mulai dari $50/bulan
• Paket Perusahaan: Harga khusus berjenjang berdasarkan penggunaan dan ukuran tim
• Pengaya: AI suara, rangkaian analisis, dan peningkatan keamanan

Bagaimana chatbot AI meningkatkan kualitas data ERP?

Dengan mengumpulkan dan memvalidasi input secara real time, chatbot memastikan data yang lebih akurat dan lengkap dimasukkan ke dalam ERP, sehingga meningkatkan pelaporan hilir.

Dapatkah chatbot memahami pertanyaan lanjutan atau masukan yang tidak jelas?

Ya. Bot yang LLM dapat menangani konteks seperti "Bagaimana dengan bulan lalu?" dan menyesuaikan respons mereka berdasarkan percakapan yang sedang berlangsung.

Apakah saya memerlukan pengembang untuk mengintegrasikan chatbot dengan ERP?

Hal ini tergantung pada platformnya. Beberapa solusi, seperti SAP Joule, dibuat untuk bekerja dalam ekosistem mereka sendiri dengan pengaturan minimal. Lainnya, seperti Botpress, menawarkan alat bantu kode rendah yang menyederhanakan integrasi sambil tetap memberikan kontrol penuh kepada pengembang saat dibutuhkan.

Dapatkah chatbot AI menangani proses ERP multi-langkah?

Ya. Chatbot AI dapat memandu pengguna melalui alur kerja terstruktur seperti pengadaan atau orientasi, memicu setiap langkah secara berurutan dan memberi tahu pemangku kepentingan secara otomatis.

Bagaimana chatbot AI menyederhanakan alur kerja ERP?

Mereka mengubah proses ERP manual yang terstruktur menjadi percakapan alami, membantu karyawan mendapatkan jawaban atau melakukan tindakan lebih cepat melalui alat bantu seperti Slack, Teams, atau WhatsApp.