ERP AI Chatbot: 6 Kes Penggunaan Utama Yang Menyelaraskan Operasi

1. Aliran kerja kelulusan pembelian ERP

Kelulusan adalah sangat mudah — sehingga anda terpaksa mengejarnya. Seseorang menyerahkan permintaan, tetapi pengurus berada dalam mesyuarat berturut-turut. E-mel itu terkubur. Pemberitahuan ERP tidak pernah disemak. Sementara itu, penghantaran sedang menunggu, perjanjian terhenti, dan seluruh pasukan disekat.

Chatbot mengalih keluar semua overhed itu. Ia mengarahkan permintaan terus kepada pelulus dalam sembang, digabungkan dengan nama pembekal, item baris, jumlah dan nota dalaman — semua yang mereka perlukan untuk membuat keputusan yang cepat dan yakin. Satu ketik untuk meluluskan. Satu ketik untuk menolak. Tiada siapa yang log masuk. Tiada siapa yang menunggu.

Aliran jenis ini terletak di tengah-tengah automasi proses perniagaan , tetapi ia lebih daripada itu — ia adalah contoh cara antara muka menghalang supaya keputusan benar-benar boleh berlaku.

2. Semakan inventori di dalam sistem ERP

Data inventori hidup dalam ERP, tetapi orang yang memerlukannya — wakil jualan, petunjuk gudang, juruteknik lapangan — selalunya tidak mempunyai akses langsung. Walaupun mereka melakukannya, ia terlalu perlahan. Mereka sedang membuat panggilan tengah dengan pelanggan, berjalan di lantai, atau menyediakan pesanan. Log masuk dan menjalankan laporan saham tidak berlaku.

Jadi mereka bertanya kepada orang lain. Atau teka.

Chatbot AI menyelesaikan jurang itu dalam beberapa saat. Wakil itu menaip "Adakah kita mempunyai SKU 837 di Atlanta?" — dan bot menyemak inventori, menggunakan penapis dan mengembalikan nombor langsung daripada ERP. Ia pantas, tepat dan boleh diakses daripada Slack , WhatsApp , atau di mana sahaja mereka berada.

Ia juga menghalang data buruk daripada bertukar menjadi keputusan yang tidak baik. Tidak terlalu menjanjikan. Tiada kejutan apabila pesanan tidak dapat dipenuhi.

3. Permintaan HR automatik dan penjejakan cuti

Proses HR penuh dengan geseran. Kebanyakan pekerja tidak tahu di mana untuk mencari polisi, menjejaki baki atau menyerahkan masa cuti dengan betul — dan secara jujur, mereka tidak perlu melakukannya. Ini adalah interaksi berasaskan peraturan yang boleh diramalkan yang sepatutnya terasa semudah menghantar mesej.

Di situlah bot sembang HR menjadi titik hubungan pertama. Seorang pekerja boleh berkata "Bolehkah saya mengambil cuti Jumaat depan?" — dan bot menyemak baki mereka, melihat sama ada orang lain dalam pasukan mereka tidak aktif pada hari itu, mengarahkannya kepada pengurus mereka, dan menulis semuanya kembali ke ERP.

Ia juga berskala melebihi PTO. Tuntutan perbelanjaan, soalan faedah, carian carta organisasi — chatbot mengendalikan 80% berulang supaya pasukan HR boleh memberi tumpuan kepada 20% manusia yang tidak kemas.

4. Pelaporan ERP dan papan pemuka atas permintaan

Tiada siapa yang mahu menggali ERP untuk mencari nombor suku lepas. Tetapi itulah yang berlaku — seseorang daripada jualan atau kewangan meluangkan masa 15 minit untuk mengklik melalui penapis, mengeksport laporan, memformatkannya dan kemudian menghantarnya sebagai lampiran... supaya pengurus boleh membaca satu baris daripadanya.

Chatbots mengubah aliran sepenuhnya. Anda menaip "Apakah hasil Q1 kami untuk wilayah timur laut?" dan bot membalas dengan nombor bersih, sudah diformat, sudah diperoleh daripada ERP.

Tetapkan untuk dihantar setiap hari Jumaat. Atau tarik atas permintaan sebelum mesyuarat. Sama ada cara, ia lebih baik daripada log masuk papan pemuka yang lain.

5. Makluman ERP untuk penghantaran lewat atau aliran kerja yang tersekat

ERP tahu apabila ada sesuatu yang terkeluar dari landasan — penghantaran tertangguh, invois yang tidak diluluskan, penyegerakan yang gagal. Tetapi tiada siapa yang menyemak melainkan mereka diberitahu. Dan walaupun begitu, sudah terlambat.

Di situlah chatbots mengambil alih. Mereka memantau isu dan ping orang yang betul pada masa yang sesuai. “Penghantaran #2389 terlepas tetingkap penghantaran” atau “Permintaan pembelian #4872 belum diluluskan dalam masa 3 hari.”

Ini bukan tentang menggantikan papan pemuka — ini tentang memunculkan isyarat sebelum api merebak.

6. Aliran kerja berbilang langkah seperti perolehan atau onboarding

Sesetengah proses ERP bukan hanya satu tindakan — ia adalah rangkaian daripadanya. Mengemukakan permintaan vendor. Mendapat kelulusan. Menjana PO. Memberitahu kewangan. Mengelog item. Mengesahkan penghantaran.

Apabila satu langkah terhenti, semuanya berlarutan selama beberapa hari.

Chatbots membantu mengekalkan rantaian itu bergerak. Mereka membimbing pengguna melalui proses, mengumpul input berstruktur, mencetuskan tindakan ERP yang betul dan memberitahu orang seterusnya dalam talian. Ia terasa perbualan — tetapi ia mendalangi logik sebenar di bawahnya .

Anda boleh menggunakan ini untuk kemasukan pekerja , penciptaan vendor dan juga aliran kerja pembelian yang melibatkan berbilang pihak berkepentingan. Daripada menghantar e-mel berulang-alik atau log tiket, ia hanya... mengalir.

1. Mentafsir soalan sebenar, bukan sintaks arahan

Kebanyakan pengguna tidak mengetahui nama medan atau penapis laporan yang tepat yang mereka perlukan — dan mereka tidak perlu melakukannya. AI membolehkan mereka bertanya secara semula jadi :

"Adakah kami menerima pesanan itu daripada Vendor X?"
“Siapa yang belum meluluskan lembaran masa mereka?”

Bot memetakannya ke pertanyaan atau aliran kerja ERP yang betul tanpa memerlukan ketepatan.

2. Melaraskan kepada konteks dan mengikut aliran perbualan

Apabila pengguna bertanya, "Bagaimana dengan bulan lepas?" atau berkata, "Hantar itu kepada pasukan," AI memahami rujukan mereka. Ia menjejaki konteks , membolehkan pengguna berinteraksi seperti yang mereka lakukan dengan seseorang — tanpa menetapkan semula perbualan setiap kali.

3. Menyimpan kerja di dalam alatan yang telah digunakan oleh orang ramai

Chatbot berkuasa AI membolehkan pengguna menyelesaikan tugas ERP secara terus Slack , Pasukan, atau WhatsApp . Tidak perlu menukar tab atau menggali menu. Anda kekal dalam satu aliran — dan ERP hanya berfungsi dengan senyap di latar belakang.

4. Membantu mengekalkan data ERP yang lebih baik secara automatik

Daripada menghantar peringatan atau bergantung pada kemasukan manual, chatbot mengumpul dan mengesahkan input dalam masa nyata. Ini bermakna data yang lebih bersih , pelaporan yang lebih baik dan jurang yang lebih sedikit — tanpa kerja tambahan daripada pasukan anda.

1. Botpress

Botpress sangat sesuai untuk projek chatbot ERP kerana ia memberi anda kawalan penuh ke atas logik perbualan, kod tersuai dan integrasi API — semuanya tanpa memasukkan anda ke dalam UI yang tegar. Jika anda perlu menyambung secara mendalam dengan sistem seperti SAP, Oracle, atau Dynamics, anda memerlukan fleksibiliti itu.

Apa yang menonjol ialah gabungan pilihan kod rendah dan sedia pembangun . Anda boleh memetakan data ERP berstruktur kepada gesaan bahasa semula jadi, mengendalikan logik berasaskan peranan dan mencetuskan aliran kerja sebenar terus daripada sembang. Ia juga mudah untuk menambah pagar di sekeliling orang yang boleh mengakses atau mengubah suai tindakan ERP tertentu — penting untuk persekitaran audit yang berat.

Botpress menyokong penggunaan berbilang saluran ( Slack , Pasukan, WhatsApp ) dan mempunyai alatan terbina dalam untuk versi, ujian dan analitis. Harga adalah berdasarkan penggunaan dengan peringkat percuma yang besar, jadi anda boleh membina dan mengesahkan sebelum membuat skala.

Ciri-ciri Utama:

• Kawalan penuh ke atas penyepaduan dan tindakan API
• Memori dan pengendalian berubah untuk perbualan kontekstual
• Arahan berbilang saluran: Slack , Pasukan, WhatsApp , dan banyak lagi

harga:

• Pelan Percuma: $0/bulan termasuk kredit AI bulanan $5 dan pengebilan berasaskan penggunaan
• Pelan Plus : $89/bulan termasuk penyerahan ejen langsung, analitik dan penyingkiran penjenamaan
• Rancangan Pasukan: $495/bulan termasuk alatan kerjasama dan akses berasaskan peranan
• Pelan Perusahaan: Penetapan harga tersuai untuk skala, pematuhan dan pemasangan sarung tangan putih

2. Microsoft Copilot Studio

Jika ERP anda tinggal di dalam Microsoft stack — Dynamics 365 , Dataverse , atau Power Platform — maka Copilot Studio adalah kesesuaian yang paling semula jadi. Dahulu dikenali sebagai Ejen Maya Kuasa, ia kini beralih kepada visi AI Microsoft yang lebih luas sebagai alat untuk membina copilot perbualan dengan logik, aliran kerja dan akses M365 yang mendalam.

Ia bersinar apabila anda memerlukan bot yang boleh mencetuskan proses perniagaan sebenar menggunakan Power Automate: permintaan meninggalkan, penjanaan laporan atau kelulusan mudah mudah dihubungi tanpa menulis kod. Ia juga berjalan secara asli dalam Pasukan, yang menjadikannya seperti alat terbina dalam dan bukannya alat tambah luaran.

Walau bagaimanapun, ia tidak sesuai jika anda memerlukan perbualan panjang, atau ingin melangkah keluar dari ekosistem Microsoft. Tetapi untuk perniagaan berasaskan Microsoft, ia pantas, stabil dan memerlukan infrastruktur tambahan yang sangat sedikit.

Ciri-ciri Utama:

• Penyepaduan terbina dalam dengan Microsoft 365 dan Dynamics
• Berfungsi dengan lancar dengan Power Automate untuk aliran kerja ERP
• Pembina aliran visual dengan logik kod rendah
• Pengerahan Pasukan Asli untuk akses dalaman
  

harga:

• Pelan Standard: $200/bulan untuk 25,000 mesej
• Bayar semasa anda pergi: $0.36 setiap sesi
• Alat tambah: Ejen Copilot berasaskan peranan: $50/pengguna/bulan; Alat tambah Microsoft 365 Copilot: $20/pengguna/bulan

3. SAP Joule

Joule bukanlah platform chatbot dalam erti kata tradisional — ia adalah pembantu AI bertenaga yang dibenamkan terus ke dalam suite awan SAP . Itulah sebabnya ia berfungsi dengan baik: jika perniagaan anda berjalan pada SAP, Joule sudah tinggal di mana data ERP anda berada dan tidak memerlukan sebarang usaha penyepaduan.

Ia boleh melakukan perkara seperti meringkaskan metrik utama, mencetuskan tindakan dan membimbing pengguna melalui tugas kontekstual dalam alatan seperti S/4HANA , SuccessFactors atau Ariba . Kerana ia dibenamkan, ia mengetahui cara data anda distrukturkan — dan itu menjadikan jawapannya lebih pantas dan lebih relevan daripada apa yang anda akan dapat daripada chatbot tujuan umum.

Anda tidak mendapat banyak penyesuaian atau pilihan penempatan pihak ketiga, tetapi untuk syarikat yang berat SAP, Joule ialah cara paling langsung untuk membawa AI ke dalam ERP tanpa menambah lapisan teknologi lain.

Ciri-ciri Utama:

• Dibenamkan terus dalam aplikasi awan SAP
• Menggunakan AI generatif untuk memaparkan cerapan dan tindakan
• Berfungsi merentasi pelbagai modul SAP (Kewangan, HR, Rantaian Bekalan)
• Tiada persediaan diperlukan — prasepadu

harga:

• Termasuk: Dengan produk awan SAP terpilih
• Pelan Perusahaan: Sebahagian daripada pakej pelesenan SAP yang lebih luas (harga tersuai)

4. Yellow.ai

Yellow.ai dibina untuk organisasi besar yang memerlukan automasi sembang dan suara merentas pelbagai kes penggunaan — dalaman dan luaran. Ini adalah pilihan yang tepat jika anda mahukan satu platform untuk menggerakkan aliran kerja HR, automasi kewangan, bot meja bantuan dan perkhidmatan pelanggan — semuanya terikat kembali dengan ERP anda.

Ia termasuk penyambung ERP di luar kotak (SAP, Oracle, Dynamics) dan membolehkan anda mencetuskan aliran kerja seperti permintaan PTO , semakan status pesanan dan kelulusan perolehan . Anda juga boleh menggunakan merentas saluran seperti WhatsApp , Microsoft Teams , dan apl mudah alih — dan platform mengendalikan logik sandaran, aliran berbilang bahasa dan ingatan kontekstual dengan baik.

Anda perlu melalui onboarding untuk memanfaatkannya sepenuhnya, tetapi jika anda mencari liputan gred perusahaan dengan kedalaman ERP, ia adalah pesaing yang kuat.

Ciri-ciri Utama:

• Penyambung ERP dan templat automasi aliran kerja
• Sokongan berbilang saluran: sembang, suara, WhatsApp , Pasukan
• Templat bot khusus peranan dan domain
• Sandar, terjemahan dan analitis terbina dalam

harga:

• Pelan Percuma: Tersedia untuk ujian asas dan percubaan
• Pelan Perusahaan: Penetapan harga tersuai berdasarkan penggunaan, saluran dan skop bot
• Pilihan POC: Tersedia atas permintaan untuk penempatan perintis

5. Kore.ai

Kore.ai ialah platform gred perusahaan yang memfokuskan pada membina AI perbualan dengan struktur, tadbir urus dan kuasa belakang. Ia sesuai untuk syarikat yang ingin menggunakan bot yang kompleks — fikirkan onboarding berbilang langkah, carian dasar, penjejakan pesanan — semuanya dihalakan melalui sumber data ERP seperti SAP atau Oracle.

Yang menonjol di sini ialah Platform XO mereka, yang menggabungkan pereka bentuk perbualan dengan lapisan automasi penuh di bawahnya. Ia adalah tugas berat tetapi boleh berskala, dan termasuk penyesuai pra-bina untuk kebanyakan platform ERP utama. Anda juga mendapat pematuhan, analitis dan sokongan suara — menjadikannya sangat sesuai untuk IT perusahaan dan pasukan operasi.

Ini bukan alat yang paling mudah untuk berputar dengan cepat, tetapi jika anda membina ejen AI yang perlu bekerja dalam persekitaran perusahaan berstruktur, Kore.ai mempunyai semua yang anda harapkan daripada vendor peringkat atasan.

Ciri-ciri Utama:

• Penyepaduan ERP pra-bina (SAP, Oracle, Hari Kerja)
• Perbualan visual + pereka bentuk automasi
• Sokongan suara, web, mudah alih dan pemesejan
• Tadbir urus, RBAC, analitik dan alatan pematuhan

harga:

• Pelan Penting: Bermula pada $50/bulan
• Pelan Perusahaan: Harga tersuai berperingkat berdasarkan penggunaan dan saiz pasukan
• Alat tambah: AI Suara, suite analitik dan peningkatan keselamatan

1. Bagaimanakah AI chatbots meningkatkan kualiti data ERP?

AI chatbots meningkatkan kualiti data ERP dengan mengumpul input melalui perbualan berpandu dan mengurangkan ralat kemasukan manual. Ini memastikan bahawa data yang lebih lengkap dan tepat memasuki sistem, yang meningkatkan kebolehpercayaan analisis dan pelaporan hiliran.

2. Bolehkah chatbot memahami soalan susulan atau input yang tidak jelas?

Ya, chatbot yang dikuasakan oleh model bahasa yang besar ( LLMs ) boleh memahami soalan susulan atau input yang tidak jelas dengan menggunakan penjejakan konteks dan pengecaman niat. Contohnya, jika pengguna bertanya "Bagaimana dengan bulan lepas?", bot boleh merujuk kepada topik sebelumnya dan melaraskan responsnya dengan sewajarnya.

3. Adakah saya memerlukan pembangun untuk menyepadukan chatbot dengan ERP?

Sama ada anda memerlukan pembangun untuk menyepadukan chatbot dengan ERP bergantung pada platform yang anda pilih. Alat seperti Botpress menawarkan pilihan penyepaduan kod rendah dengan penyambung prabina atau permintaan HTTP, tetapi persekitaran ERP yang lebih kompleks (cth, pelaksanaan SAP tersuai) mungkin masih memerlukan sokongan pembangun untuk penyepaduan penuh.

4. Bolehkah chatbot AI mengendalikan proses ERP berbilang langkah?

Ya, chatbot AI boleh mengendalikan proses ERP berbilang langkah dengan mengatur aliran kerja yang melibatkan berbilang input dan tindakan sistem. Ia boleh membimbing pengguna melalui langkah-langkah seperti pembuatan permintaan atau penerimaan pekerja, sambil menghantar peringatan atau kemas kini kepada pihak berkepentingan.

5. Bagaimanakah AI chatbots memudahkan aliran kerja ERP?

AI chatbots memudahkan aliran kerja ERP dengan mengubah interaksi berstruktur dan berasaskan bentuk kepada perbualan semula jadi melalui antara muka sembang seperti Slack , Pasukan atau WhatsApp . Ini membolehkan pengguna menyelesaikan tugas - seperti menyemak inventori atau menyerahkan helaian masa - tanpa menavigasi menu ERP yang kompleks.