Yapay Zeka Chatbotları ile ERP İş Akışlarını Otomatikleştirme

1. ERP satın alma onayı iş akışı

Onaylar aldatıcı bir şekilde basittir - ta ki bir tanesini takip etmek zorunda kalana kadar. Birisi bir talep gönderir, ancak yönetici arka arkaya toplantılardadır. E-posta gömülür. ERP bildirimi asla kontrol edilmez. Bu arada sevkiyat bekler, anlaşma durur ve tüm ekip bloke olur.

Bir chatbot tüm bu ek yükü ortadan kaldırır. Talebi, tedarikçi adı, satır kalemleri, tutar ve dahili notlarla birlikte doğrudan sohbetteki onaylayıcıya yönlendir ir - hızlı ve güvenli bir karar vermek için ihtiyaç duydukları her şey. Onaylamak için tek dokunuş. Reddetmek için tek dokunuş. Kimse giriş yapmaz. Kimse beklemez.

Bu tür bir akış, iş süreci otomasyonunun kalbinde yer alır, ancak bundan daha fazlasıdır - kararların gerçekten alınabilmesi için arayüzün nasıl yoldan çekildiğinin bir örneğidir.

2. ERP sistemleri içinde envanter kontrolü

Envanter verileri ERP'de bulunur, ancak buna ihtiyaç duyan kişilerin - satış temsilcileri, depo sorumluları, saha teknisyenleri - genellikle doğrudan erişimi yoktur. Erişebilseler bile bu çok yavaş oluyor. Bir müşteriyle telefon görüşmesi yapıyor, sahada dolaşıyor ya da bir sipariş hazırlıyorlardır. Giriş yapmak ve bir stok raporu çalıştırmak mümkün olmuyor.

Bu yüzden başkasına sorarlar. Ya da tahmin ederler.

Yapay zekalı bir sohbet robotu bu boşluğu saniyeler içinde çözer. Müşteri temsilcisi "Atlanta'da SKU 837 var mı?" diye soruyor. - ve bot envanteri kontrol ediyor, filtreler uyguluyor ve ERP'den canlı numaralar döndürüyor. Hızlı, doğru ve Slack, WhatsApp veya halihazırda bulundukları her yerden erişilebilir.

Ayrıca kötü verilerin kötü kararlara dönüşmesini de engeller. Fazla söz vermek yok. Sipariş yerine getirilemediğinde sürpriz olmaz.

3. Otomatik İK talepleri ve izin takibi

İK süreçleri sürtüşmelerle doludur. Çoğu çalışan politikaları nerede bulacağını, bakiyeleri nasıl takip edeceğini veya izinleri nasıl doğru şekilde göndereceğini bilmez. Bunlar, bir mesaj göndermek kadar kolay hissettirmesi gereken öngörülebilir, kural tabanlı etkileşimlerdir.

İşte bu noktada bir İK sohbet robotu ilk temas noktası haline gelir. Bir çalışan "Önümüzdeki Cuma izin alabilir miyim?" diyebilir. - Bot bakiyesini kontrol eder, ekibinde o gün izinli olan başka biri olup olmadığına bakar, yöneticisine yönlendirir ve hepsini ERP'ye geri yazar.

Ayrıca PTO'nun ötesine de ölçeklenir. Gider talepleri, sosyal yardım soruları, kuruluş şeması aramaları - sohbet robotu tekrarlayan %80'lik kısmı halleder, böylece İK ekipleri dağınık, insani %20'ye odaklanabilir.

4. ERP raporlaması ve isteğe bağlı gösterge tabloları

Kimse son çeyreğin rakamlarını bulmak için ERP'yi karıştırmak istemez. Ama olan budur - satış veya finanstan biri 15 dakikasını filtreleri tıklayarak, bir raporu dışa aktararak, biçimlendirerek ve ardından ek olarak göndererek geçirir... sadece bir yönetici ondan bir satır okuyabilsin diye.

Sohbet robotları akışı tamamen değiştiriyor. "Kuzeydoğu bölgesi için 1. çeyrek gelirlerimiz ne kadardı?" diye yazıyorsunuz ve bot size ERP'den alınmış, önceden biçimlendirilmiş temiz rakamlarla yanıt veriyor.

Her Cuma gönderilecek şekilde ayarlayın. Ya da toplantılardan önce talep üzerine çekin. Her iki durumda da, başka bir gösterge tablosu girişinden daha iyidir.

5. Geç sevkiyatlar veya takılan iş akışları için ERP uyarıları

ERP bir şeylerin yolunda gitmediğini bilir - geciken bir sevkiyat, onaylanmamış bir fatura, başarısız bir senkronizasyon. Ama söylenmedikçe kimse kontrol etmez. Ve o zaman bile çok geç oluyor.

İşte bu noktada sohbet robotları devreye giriyor. Sorunları izler ve doğru zamanda doğru kişiye ping atarlar. "2389 numaralı gönderi teslimat süresini kaçırdı" veya "4872 numaralı satın alma talebi 3 gündür onaylanmadı."

Mesele gösterge panellerini değiştirmek değil - mesele yangın yayılmadan önce sinyali ortaya çıkarmak.

6. Satın alma veya işe alım gibi çok adımlı iş akışları

Bazı ERP süreçleri sadece tek bir eylemden ibaret değildir - bunlar bir zincirdir. Bir tedarikçi talebi gönderme. Onay almak. PO oluşturma. Finansı bilgilendirmek. Ürünün kaydedilmesi. Teslimatın onaylanması.

Bir adım bile durduğunda, her şey günlerce sürüncemede kalır.

Sohbet robotları bu zincirlerin devam etmesine yardımcı olur. Kullanıcılara süreç boyunca rehberlik eder, yapılandırılmış girdileri toplar, doğru ERP eylemlerini tetikler ve sıradaki kişiyi bilgilendirir. Konuşma hissi veriyor ama altında gerçek bir mantık yatıyor.

Bunu çalışan işe alımı, satıcı oluşturma ve hatta birden fazla paydaşı içeren satın alma iş akışları için kullanabilirsiniz. İleri geri e-posta göndermek veya biletleri günlüğe kaydetmek yerine, sadece... akar.

1. Komut sözdizimini değil, gerçek soruları yorumlar

Çoğu kullanıcı ihtiyaç duydukları alan adını veya rapor filtresini tam olarak bilmez ve bilmeleri de gerekmez. Yapay zeka, doğal bir şekilde sormalarını sağlar:

"X Satıcısından o siparişi aldık mı?"
"Zaman çizelgelerini henüz kim onaylamadı?"

Bot, hassasiyete ihtiyaç duymadan bunu doğru ERP sorgusu veya iş akışıyla eşleştirir.

2. Bağlama uyum sağlar ve konuşma akışını takip eder

Bir kullanıcı "Peki ya geçen ay?" diye sorduğunda veya "Bunu ekibe gönder" dediğinde, yapay zeka onların referansını anlıyor. Bağlamı takip ederek kullanıcıların her seferinde konuşmayı sıfırlamadan bir insanla etkileşime girdikleri gibi etkileşime girmelerine olanak tanır.

3. Çalışmayı insanların halihazırda kullandığı araçların içinde tutar

Yapay zeka destekli sohbet robotları, kullanıcıların ERP görevlerini doğrudan Slack, Teams veya WhatsApp'ta tamamlamalarını sağlar. Sekmeleri değiştirmeye veya menüler arasında gezinmeye gerek yok. Tek bir akışta kalırsınız ve ERP arka planda sessizce çalışır.

4. ERP verilerinin otomatik olarak daha iyi korunmasına yardımcı olur

Hatırlatıcı göndermek veya manuel girişe güvenmek yerine, chatbot girdileri gerçek zamanlı olarak toplar ve doğrular. Bu da daha temiz veri, daha iyi raporlama ve daha az boşluk anlamına gelir - hem de ekibiniz ekstra iş yapmadan.

1. Botpress

Botpress , ERP chatbot projeleri için çok uygundur çünkü sizi katı bir kullanıcı arayüzüne hapsetmeden konuşma mantığı, özel kod ve API entegrasyonları üzerinde tam kontrol sağlar. SAP, Oracle veya Dynamics gibi sistemlerle derinlemesine bağlantı kurmanız gerekiyorsa, bu esnekliği isteyeceksiniz.

Öne çıkan özellik, düşük kod ve geliştiriciye hazır seçeneklerin birleşimidir. Yapılandırılmış ERP verilerini doğal dil istemleriyle eşleyebilir, rol tabanlı mantığı işleyebilir ve gerçek iş akışlarını doğrudan sohbetten tetikleyebilirsiniz. Ayrıca, denetimin yoğun olduğu ortamlar için önemli olan belirli ERP eylemlerine kimlerin erişebileceği veya değiştirebileceği konusunda korkuluklar eklemek de kolaydır.

Botpress çok kanallı dağıtımıSlack, Teams, WhatsApp) destekler ve sürüm oluşturma, test etme ve analiz için yerleşik araçlara sahiptir. Fiyatlandırma, cömert bir ücretsiz katmanla kullanıma dayalıdır, böylece ölçeklendirmeden önce oluşturabilir ve doğrulayabilirsiniz.

Temel Özellikler:

• API entegrasyonları ve eylemleri üzerinde tam kontrol
• Bağlamsal konuşmalar için bellek ve değişken kullanımı
• Çok kanallı dağıtım: Slack, Teams, WhatsApp ve daha fazlası

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz Plan: 0$/ay, 5$ aylık AI kredisi ve kullanıma dayalı faturalandırma içerir
• Plus Plan: 89 $/ay canlı temsilci aktarımı, analizler ve marka kaldırma içerir
• Ekip Planı: 495 $/ay işbirliği araçları ve rol tabanlı erişim içerir
• Kurumsal Plan: Ölçek, uyumluluk ve beyaz eldivenle işe alım için özel fiyatlandırma

2. Microsoft Copilot Studio

ERP'niz Microsoft stack ( Dynamics 365, Dataverse veya Power Platform ) içinde yaşıyorsa, Copilot Studio en doğal uyumdur. Eskiden Power Virtual Agents olarak bilinen bu araç artık mantık, iş akışları ve derin M365 erişimine sahip diyalogsal yardımcı pilotlar oluşturmak için bir araç olarak Microsoft'un daha geniş yapay zeka vizyonuna dahil oluyor.

Power Automate kullanarak gerçek iş süreçlerini tetikleyebilen botlara ihtiyaç duyduğunuzda parlar: izin talepleri, rapor oluşturma veya basit onaylar kod yazmadan kolayca bağlanabilir. Ayrıca Teams'de yerel olarak çalışır, bu da harici bir eklenti yerine yerleşik bir araç gibi hissettirir.

Bununla birlikte, uzun biçimli konuşmalara ihtiyacınız varsa veya Microsoft ekosisteminin dışına çıkmak istiyorsanız ideal değildir. Ancak Microsoft tabanlı işletmeler için hızlı, istikrarlı ve çok az ekstra altyapı gerektiriyor.

Temel Özellikler:

• Microsoft 365 ve Dynamics ile yerleşik entegrasyon
• ERP iş akışları için Power Automate ile sorunsuz çalışır
• Düşük kod mantığına sahip görsel akış oluşturucu
• Dahili erişim için yerel Teams dağıtımı
  

Fiyatlandırma:

• Standart Plan: 25.000 mesaj için 200 $/ay
• Kullandıkça öde: Seans başına 0,36 ABD doları
• Eklentiler: Rol tabanlı Copilot Agent: 50 $/kullanıcı/ay; Microsoft 365 Copilot eklentisi: 20 $/kullanıcı/ay

3. SAP Joule

Joule, geleneksel anlamda bir chatbot platformu değil, doğrudan SAP'nin bulut paketine yerleştirilmiş,üretken bir yapay zeka asistanı. Tam da bu yüzden bu kadar iyi çalışıyor: İşletmeniz SAP üzerinde çalışıyorsa, Joule zaten ERP verilerinizin olduğu yerde yaşıyor ve herhangi bir entegrasyon çabası gerektirmiyor.

Temel ölçümleri özetlemek, eylemleri tetiklemek ve S/4HANA, SuccessFactors veya Ariba gibi araçların içindeki bağlamsal görevlerde kullanıcılara yol göstermek gibi şeyler yapabilir. Yerleşik olduğu için verilerinizin nasıl yapılandırıldığını bilir ve bu da yanıtlarını genel amaçlı bir sohbet botundan alacağınızdan daha hızlı ve daha alakalı hale getirir.

Çok fazla özelleştirme veya üçüncü taraf dağıtım seçeneğiniz yok, ancak SAP ağırlıklı şirketler için Joule, başka bir teknoloji katmanı eklemeden yapay zekayı ERP'ye getirmenin en doğrudan yoludur.

Temel Özellikler:

• Doğrudan SAP bulut uygulamalarına gömülü
• İçgörüleri ve eylemleri ortaya çıkarmak için üretken yapay zeka kullanır
• Birden fazla SAP modülünde çalışır (Finans, İK, Tedarik Zinciri)
• Kurulum gerektirmez - önceden entegre edilmiştir

Fiyatlandırma:

• Dahil edilmiştir: Belirli SAP bulut ürünleri ile
• Kurumsal Plan: Daha geniş SAP lisanslama paketlerinin bir parçası (özel fiyatlandırma)

4. Yellow.ai

Yellow.ai , dahili ve harici olmak üzere birden fazla kullanım durumunda sohbet ve ses otomasyonuna ihtiyaç duyan büyük kuruluşlar için tasarlanmıştır. İK iş akışlarını, finans otomasyonunu, yardım masası botlarını ve müşteri hizmetlerini güçlendirmek için tek bir platform istiyorsanız güçlü bir seçimdir - hepsi ERP'nize geri bağlanır.

Kutudan çıkar çıkmaz ERP konektörleri (SAP, Oracle, Dynamics) içerir ve PTO talepleri, sipariş durumu kontrolleri ve tedarik onayları gibi iş akışlarını tetiklemenizi sağlar. Ayrıca WhatsApp, Microsoft Teams ve mobil uygulamalar gibi kanallar arasında dağıtım yapabilirsiniz ve platform geri dönüş mantığını, çok dilli akışları ve bağlamsal belleği iyi bir şekilde işler.

En iyi şekilde yararlanmak için işe alıştırma sürecinden geçmeniz gerekecek, ancak ERP derinliğine sahip kurumsal düzeyde kapsama alanı arıyorsanız, güçlü bir rakip.

Temel Özellikler:

• ERP bağlayıcıları ve iş akışı otomasyon şablonları
• Çok kanallı destek: sohbet, ses, WhatsApp, Teams
• Role ve etki alanına özel bot şablonları
• Yerleşik geri dönüş, çeviri ve analizler

Fiyatlandırma:

• Ücretsiz Plan: Temel testler ve denemeler için kullanılabilir
• Kurumsal Plan: Kullanıma, kanallara ve bot kapsamına göre özel fiyatlandırma
• POC Seçenekleri: Pilot dağıtımlar için istek üzerine mevcuttur

5. Kore.ai

Kore.ai , yapı, yönetişim ve arka uç gücü ile diyalogsal yapay zeka oluşturmaya odaklanan kurumsal düzeyde bir platformdur. Hepsi SAP veya Oracle gibi ERP veri kaynakları üzerinden yönlendirilen çok adımlı işe alım, politika aramaları, sipariş takibi gibi karmaşık botları dağıtmak isteyen şirketler için idealdir.

Burada öne çıkan, bir konuşma tasarımcısını altında tam bir otomasyon katmanıyla birleştiren XO Platformudur. Ağır hizmet tipi ancak ölçeklenebilir ve çoğu büyük ERP platformu için önceden oluşturulmuş adaptörler içeriyor. Ayrıca uyumluluk, analiz ve ses desteğine de sahip oluyorsunuz - bu da onu kurumsal BT ve operasyon ekipleri için güçlü bir uyum haline getiriyor.

Bu, hızlı bir şekilde çalıştırılması en kolay araç değildir, ancak yapılandırılmış bir kurumsal ortamda çalışması gereken yapay zeka aracıları oluşturuyorsanız, Kore.ai üst düzey bir satıcıdan bekleyebileceğiniz her şeye sahiptir.

Temel Özellikler:

• Önceden oluşturulmuş ERP entegrasyonları (SAP, Oracle, Workday)
• Görsel konuşma + otomasyon tasarımcısı
• Ses, web, mobil ve mesajlaşma desteği
• Yönetişim, RBAC, analitik ve uyumluluk araçları

Fiyatlandırma:

• Temel Plan: Aylık 50 $'dan başlar
• Kurumsal Plan: Kullanıma ve ekip büyüklüğüne göre katmanlı özel fiyatlandırma
• Eklentiler: Sesli yapay zeka, analiz paketi ve güvenlik yükseltmeleri

Yapay zeka sohbet robotları ERP veri kalitesini nasıl iyileştirir?

Sohbet robotları, girdileri gerçek zamanlı olarak toplayıp doğrulayarak ERP'ye daha doğru ve eksiksiz veri girilmesini sağlar ve sonraki raporlamayı iyileştirir.

Sohbet robotu takip eden soruları veya belirsiz girdileri anlayabilir mi?

Evet. LLM botlar, "Peki ya geçen ay?" gibi bağlamları ele alabilir ve yanıtlarını devam eden konuşmaya göre ayarlayabilir.

Bir chatbotu ERP ile entegre etmek için bir geliştiriciye ihtiyacım var mı?

Bu platforma göre değişir. SAP Joule gibi bazı çözümler, minimum kurulumla kendi ekosistemleri içinde çalışmak üzere tasarlanmıştır. Botpress gibi diğerleri ise entegrasyonu basitleştirirken gerektiğinde tam geliştirici kontrolüne izin veren düşük kodlu araçlar sunar.

Yapay zekalı bir chatbot çok adımlı ERP süreçlerini yönetebilir mi?

Evet. Yapay zeka sohbet robotları, kullanıcıları satın alma veya işe alım gibi yapılandırılmış iş akışları boyunca yönlendirebilir, her adımı sırayla tetikleyebilir ve paydaşları otomatik olarak bilgilendirebilir.

Yapay zeka sohbet robotları ERP iş akışlarını nasıl basitleştiriyor?

Yapılandırılmış, manuel ERP süreçlerini doğal konuşmalara dönüştürerek çalışanların Slack, Teams veya WhatsApp gibi araçlar aracılığıyla yanıt almalarına veya eylemleri daha hızlı gerçekleştirmelerine yardımcı olurlar.