AIチャットボットによるERPワークフローの自動化

1.ERP購買承認ワークフロー

稟議は簡単なものだ。誰かが依頼を出したが、マネージャーは会議続き。メールは埋もれてしまう。ERPの通知はチェックされない。その間、出荷は待たされ、取引は停滞し、チーム全体が妨害される。

チャットボットは、そのようなオーバーヘッドをすべて取り除きます。取引先名、品目、金額、社内メモなど、迅速で確実な意思決定に必要な情報がすべて含まれています。ワンタップで承認。ワンタップで却下。誰もログインしない。誰も待つことはありません。

このようなフローは、 ビジネス・プロセス・オートメーションの中心に位置するが、それ以上のもので、意思決定が実際に行われるように、インターフェイスが邪魔にならないようにする方法の一例である。

2.ERPシステム内の在庫チェック

在庫データはERPの中にあるが、それを必要とする人たち（販売担当者、倉庫主任、現場技術者）は、直接アクセスできないことが多い。たとえアクセスできたとしても、時間がかかりすぎる。顧客と電話をしている最中であったり、フロアを歩いている最中であったり、注文の準備をしている最中であったりする。ログインして在庫レポートを実行するのは、まさに不可能なことなのです。

だから誰かに尋ねる。あるいは推測する。

AIチャットボットはそのギャップを数秒で解決します。担当者は、"アトランタにSKU837はありますか？"と入力します。- と入力すると、ボットが在庫を確認し、フィルターをかけ、ERPから生きた数字を返します。迅速かつ正確で、Slack WhatsApp、担当者がすでにいる場所からアクセスできます。

また、悪いデータが悪い決断に変わることも防げる。過剰な約束はしない。注文に応えられなかったときの驚きもない。

3.自動化された人事リクエストと休暇トラッキング

人事プロセスは摩擦に満ちている。ほとんどの従業員は、どこにポリシーがあるのか、残高はどうなっているのか、休暇は適切に申請できるのか、といったことを知らない。これらは予測可能なルールベースのやり取りであり、メッセージを送るのと同じくらい簡単に感じられるはずだ。

そこで人事チャットボットが最初の接点になる。従業員が "来週の金曜日休んでもいいですか？"- と言うと、ボットが残高をチェックし、チーム内でその日に休みの人がいるかどうかを確認し、上司にそれを伝え、ERPにすべてを書き戻します。

また、PTOの枠を超えて拡張することもできます。経費請求、福利厚生に関する質問、組織図検索など、80％はチャットボットが処理するため、人事チームは面倒な20％の人間的な作業に集中することができます。

4.ERP レポートとオンデマンド・ダッシュボード

誰も前期の数字をERPから探し出したいとは思わない。営業や財務の担当者が15分かけてフィルタをクリックし、レポートをエクスポートし、書式を整え、添付ファイルとして送信する。

チャットボットは流れを完全に変える。あなたが「北東地域の第1四半期の売上はいくらでしたか」と入力すると、ボットは、すでにフォーマットされ、すでにERPからソースされた、きれいな数字で返信します。

毎週金曜日に送信するように設定する。あるいは会議の前にオンデマンドで送信する。いずれにせよ、他のダッシュボードにログインするよりはましだ。

5.出荷遅延やワークフローの滞留に対するERPアラート

ERPは、出荷の遅れ、未承認の請求書、同期の失敗など、何かが軌道から外れたことを把握している。しかし、指示されない限り誰もチェックしない。それでも手遅れなのだ。

そこでチャットボットが活躍する。問題を監視し、適切なタイミングで適切な担当者にpingを送ります。"出荷#2389が配送期限に間に合いませんでした "とか、"購買リクエスト#4872が3日経っても承認されません "とか。

それはダッシュボードを取り替えることではなく、火が燃え広がる前に信号を浮上させることなのだ。

6.調達やオンボーディングのようなマルチステップワークフロー

ERPのプロセスの中には、1つのアクションだけでなく、連鎖しているものもある。ベンダーのリクエストを提出する。それを承認してもらう。POを作成する。財務への通知商品を記録する。納品の確認

一歩でも停滞すると、全体が何日も引きずられる。

チャットボットは、これらのチェーンを動かすのに役立ちます。プロセスを通じてユーザーをガイドし、構造化された入力を収集し、適切なERPアクションをトリガーし、次の担当者に通知します。会話をしているように感じますが、その根底には本物のロジックがあるのです。

従業員のオンボーディング、ベンダーの作成、さらには複数の関係者が関与する購入のワークフローに使用することができます。メールでやり取りしたり、チケットを記録したりする代わりに、ただ...流れます。

1.コマンド構文ではなく、実際の質問を解釈する

ほとんどのユーザーは、必要なフィールド名やレポートフィルターを正確に知っているわけではありません。AIは、そのようなユーザーが自然に質問できるようにします：

"ベンダーXからその注文を受け取ったか？"
"まだタイムシートを承認していないのは誰か？"

ボットは、精度を必要とすることなく、それを適切なERPクエリやワークフローにマッピングする。

2.文脈に適応し、会話の流れに従う

ユーザーが "先月はどうだった？"と尋ねたり、"それをチームに送って "と言ったりすると、AIは彼らの言及を理解する。AIが文脈を把握することで、ユーザーは毎回会話をリセットすることなく、人と接するのと同じように対話することができる。

3.人々がすでに使っている道具の中で仕事をする。

AIを搭載したチャットボットにより、ユーザーはSlack、Teams、WhatsApp直接ERPタスクを完了できます。タブを切り替えたり、メニューを探し回ったりする必要はありません。ERPはバックグラウンドで静かに動作します。

4.より良いERPデータを自動的に維持する

リマインダーを送信したり、手入力に頼る代わりに、チャットボットはリアルタイムで入力を収集し、検証します。これは、よりクリーンなデータ、より良いレポート、より少ないギャップを意味します。

1.Botpress

Botpress 、会話ロジック、カスタムコード、API統合を完全にコントロールできるため、ERPチャットボットプロジェクトに適しています。SAP、Oracle、Dynamicsのようなシステムと深く接続する必要がある場合は、その柔軟性が必要です。

際立っているのは、ローコードと 開発者対応のオプションの組み合わせです。あなたは、自然言語プロンプトに構造化された ERP データをマッピングし、ロールベースのロジックを処理し、チャットから直接実際のワークフローをトリガすることができます。また、特定の ERP アクションにアクセスまたは変更できる人の周りにガードレールを追加することも簡単です。

Botpress マルチチャンネルSlack、Teams、WhatsApp）をサポートし、バージョン管理、テスト、分析のためのツールを内蔵しています。価格設定は使用量ベースで、無料版も充実しているため、規模を拡大する前に構築して検証することができます。

主な特徴

• API統合とアクションの完全制御
• 文脈に沿った会話のためのメモリと変数の処理
• マルチチャネル展開：Slack、Teams、WhatsApp

価格設定：

• 無料プラン:$0/月 月額$5のAIクレジットと使用量に応じた課金を含む
• Plus プラン：月額89ドル ライブエージェントハンドオフ、アナリティクス、ブランディング削除が含まれます。
• チームプラン：月額495ドル コラボレーションツールと役割ベースのアクセスを含む
• エンタープライズプラン：大規模化、コンプライアンス、ホワイトグローブオンボーディングのためのカスタム価格設定

2.マイクロソフトコパイロットスタジオ

ERPがDynamics 365、Dataverse、Power PlatformといったMicrosoftstack 内にある場合、Copilot Studioが最も自然にフィットする。以前はPower Virtual Agentsとして知られていたが、現在はロジック、ワークフロー、ディープM365アクセスを備えた会話型コパイロットを構築するツールとして、マイクロソフトの広範なAIビジョンに組み込まれている。

Power Automateを使用して実際のビジネスプロセスをトリガーできるボットが必要な場合に威力を発揮します。休暇申請、レポート作成、簡単な承認などは、コードを書くことなく簡単に設定できます。また、Teamsでネイティブに動作するため、外部アドオンではなく、ビルトインツールのように感じられます。

とはいえ、長時間の会話が必要な場合や、マイクロソフトのエコシステムから一歩外に出たい場合には理想的ではない。しかし、マイクロソフト・ベースのビジネスにとっては、高速で安定しており、余分なインフラはほとんど必要ない。

主な特徴

• Microsoft 365およびDynamicsとの統合
• ERPワークフローのPower Automateとシームレスに連携
• ローコード・ロジックによるビジュアル・フロー・ビルダー
• 社内アクセスのためのネイティブTeamsの展開
  

価格設定：

• スタンダードプラン：月額200ドル（25,000メッセージ
• 従量制：1セッションあたり0.36ドル
• アドオン：役割ベースのCopilotエージェント：50ドル/ユーザー/月、Microsoft 365 Copilotアドオン：20ドル/ユーザー/月

3.SAPジュール

Jouleは伝統的な意味でのチャットボット・プラットフォームではなく、SAPのクラウド・スイートに直接組み込まれたジェネレーティブAIアシスタントだ。あなたのビジネスがSAP上で動いているなら、JouleはすでにあなたのERPデータのある場所に存在し、統合の努力は必要ありません。

S/4HANA、SuccessFactors、Aribaなどのツールの中で、主要なメトリクスの要約、アクションのトリガー、コンテキストに沿ったタスクの案内などを行うことができます。組み込み型であるため、データがどのように構造化されているかを把握しており、汎用的なチャットボットから得られる回答よりも迅速かつ適切な回答が得られます。

カスタマイズやサードパーティの導入オプションはあまりないが、SAPを多用する企業にとって、ジュールは新たな技術レイヤーを追加することなくERPにAIを導入する最も直接的な方法だ。

主な特徴

• SAPクラウドアプリケーションに直接組み込み
• 生成的なAIを使用して、洞察と行動を浮上させる
• 複数のSAPモジュール（財務、人事、サプライチェーン）にまたがる業務
• セットアップ不要 - 統合済み

価格設定：

• 含まれます：一部のSAPクラウド製品
• エンタープライズプラン：広範なSAPライセンスパッケージの一部（カスタム価格）

4.Yellow.ai

Yellow.ai 、社内外を問わず複数のユースケースでチャットや音声の自動化を必要とする大規模な組織向けに構築されています。人事ワークフロー、財務オートメーション、ヘルプデスクボット、カスタマーサービスを1つのプラットフォームで実現したい場合、Yellow.iは強力な選択肢となります。

ERPコネクター（SAP、Oracle、Dynamics）も標準装備されており、PTO申請、注文状況確認、調達承認などのワークフローをトリガーすることができる。また、WhatsApp、Microsoft Teams、モバイルアプリなどのチャネルにまたがって展開することも可能で、このプラットフォームはフォールバックロジック、多言語フロー、コンテキストメモリをうまく処理する。

ERPを最大限に活用するためにはオンボーディングが必要だが、ERPの奥行きを生かしたエンタープライズグレードのカバレッジを求めるのであれば、有力な候補となるだろう。

主な特徴

• ERPコネクタとワークフロー自動化テンプレート
• マルチチャネルサポート：チャット、音声、WhatsApp、Teams
• 役割およびドメイン固有のボットテンプレート
• 内蔵のフォールバック、翻訳、分析

価格設定：

• 無料プラン：基本的なテストやトライアルに利用可能
• エンタープライズプラン：使用量、チャネル、ボットのスコープに応じたカスタム価格設定
• POCオプション：試験的な導入のためにリクエストに応じて利用可能

5.Kore.ai

Kore.ai 、構造、ガバナンス、バックエンドパワーを備えた会話型AIの構築に特化したエンタープライズグレードのプラットフォームです。SAPやOracleのようなERPデータソースを介して、複雑なボット（マルチステップ・オンボーディング、ポリシー検索、注文追跡など）を導入したい企業に最適です。

XOプラットフォームは、会話デザイナーとその下にある完全な自動化レイヤーを組み合わせたものだ。ヘビーデューティーでありながら拡張性があり、主要なERPプラットフォーム用のアダプターがあらかじめ組み込まれている。また、コンプライアンス、アナリティクス、音声サポートなど、企業のIT部門やオペレーション部門に最適な機能を備えている。

Kore.ai 、素早く立ち上げるのが最も簡単なツールではないが、構造化された企業環境内で動作する必要があるAIエージェントを構築する場合、Kore.ai トップクラスのベンダーに期待されるすべてを備えている。

主な特徴

• 事前構築済みのERP統合（SAP、Oracle、Workday）
• ビジュアル会話＋オートメーション・デザイナー
• 音声、ウェブ、モバイル、メッセージングのサポート
• ガバナンス、RBAC、アナリティクス、コンプライアンスツール

価格設定：

• エッセンシャルプラン月額50ドルから
• エンタープライズプラン：使用量とチーム規模に応じた段階的なカスタム価格設定
• アドオン：音声AI、アナリティクス・スイート、セキュリティ・アップグレード

AIチャットボットはERPのデータ品質をどのように向上させるのか？

リアルタイムで入力を収集し検証することで、チャットボットはより正確で完全なデータがERPに入力されることを保証し、下流のレポーティングを改善する。

チャットボットはフォローアップの質問や曖昧な入力を理解できますか？

そうです。LLMボットは、"先月はどうだった？"といった文脈を処理し、進行中の会話に基づいて応答を調整することができる。

チャットボットとERPの統合に開発者は必要ですか？

それはプラットフォームによる。SAP Jouleのように、最小限のセットアップで独自のエコシステム内で動作するように構築されているソリューションもある。また、Botpressように、統合を簡素化しながらも、必要に応じて開発者が完全にコントロールできるローコードツールを提供するものもある。

AIチャットボットはマルチステップのERPプロセスに対応できるか？

そうです。AIチャットボットは、調達やオンボーディングのような構造化されたワークフローを通じてユーザーをガイドし、各ステップを順番にトリガーして関係者に自動的に通知することができます。

AIチャットボットはどのようにERPワークフローを簡素化するのか？

Slack、Teams、WhatsAppようなツールを使って、構造化された手作業のERPプロセスを自然な会話に変換し、従業員が回答を得たり、アクションを迅速に実行できるようにする。