Pag-automate ng ERP Workflows gamit ang AI Chatbots

1. Workflow ng pag-apruba sa pagbili ng ERP

Mapanlinlang na simple ang mga pag-apruba — hanggang sa kailanganin mong habulin ang isa. May nagsumite ng kahilingan, ngunit nasa back-to-back meeting ang manager. Ang email ay nabaon. Hindi nasusuri ang notification ng ERP. Samantala, naghihintay ang kargamento, natigil ang deal, at naharang ang buong koponan.

Tinatanggal ng chatbot ang lahat ng nasa itaas. Direkta nitong niruruta ang kahilingan sa nag-aapruba sa chat, kasama ng pangalan ng supplier, mga line item, halaga, at panloob na mga tala — lahat ng kailangan nila para makagawa ng mabilis at kumpiyansang desisyon. Isang tap para aprubahan. Isang tap para tanggihan. Walang nag-log in. Walang naghihintay.

Ang ganitong uri ng daloy ay nasa puso ng pag-automate ng proseso ng negosyo , ngunit higit pa rito — ito ay isang halimbawa kung paano naaalis ang interface upang aktwal na mangyari ang mga desisyon.

2. Pagsusuri ng imbentaryo sa loob ng mga sistema ng ERP

Ang data ng imbentaryo ay nabubuhay sa ERP, ngunit ang mga taong nangangailangan nito — mga sales rep, warehouse lead, field tech — ay kadalasang walang direktang access. Kahit na gawin nila, ito ay masyadong mabagal. Nasa kalagitnaan sila ng tawag kasama ang isang kliyente, naglalakad sa sahig, o naghahanda ng isang order. Ang pag-log in at pagpapatakbo ng ulat ng stock ay hindi nangyayari.

Kaya nagtatanong sila sa iba. O hulaan.

Niresolba ng AI chatbot ang gap na iyon sa loob ng ilang segundo. Ang mga uri ng rep ay "Mayroon ba tayong SKU 837 sa Atlanta?" — at sinusuri ng bot ang imbentaryo, naglalapat ng mga filter, at nagbabalik ng mga live na numero mula sa ERP. Ito ay mabilis, tumpak, at naa-access mula sa Slack , WhatsApp , o nasaan man sila.

Pinipigilan din nito ang masamang data na maging masasamang desisyon. Walang overpromising. Walang sorpresa kapag ang utos ay hindi matupad.

3. Mga awtomatikong kahilingan sa HR at umalis sa pagsubaybay

Ang mga proseso ng HR ay puno ng alitan. Karamihan sa mga empleyado ay hindi alam kung saan hahanapin ang mga patakaran, subaybayan ang mga balanse, o magsumite ng oras ng pahinga nang maayos — at sa totoo lang, hindi nila dapat kailanganin. Ang mga ito ay predictable, nakabatay sa panuntunan na mga pakikipag-ugnayan na dapat ay parang kasing dali ng pagpapadala ng mensahe.

Doon ang isang HR chatbot ang nagiging unang punto ng contact. Maaaring sabihin ng isang empleyado na "Maaari ba akong mag-alis sa susunod na Biyernes?" — at sinusuri ng bot ang kanilang balanse, tinitingnan kung may iba pa sa kanilang team na wala sa araw na iyon, iruruta ito sa kanilang manager, at isusulat ang lahat ng ito pabalik sa ERP.

Lumalampas din ito sa PTO. Mga claim sa gastos, mga tanong sa benepisyo, mga paghahanap sa chart ng org — pinangangasiwaan ng chatbot ang paulit-ulit na 80% para makapag-focus ang mga HR team sa magulo, 20% ng tao.

4. Pag-uulat ng ERP at on-demand na mga dashboard

Walang gustong maghukay sa ERP para mahanap ang mga numero noong nakaraang quarter. Ngunit iyon ang nangyayari — ang isang tao mula sa mga benta o pananalapi ay gumugugol ng 15 minuto sa pag-click sa mga filter, pag-export ng isang ulat, pag-format nito, at pagkatapos ay ipinadala ito bilang isang attachment... para lang mabasa ng isang manager ang isang linya mula dito.

Ganap na binabago ng mga chatbot ang daloy. I-type mo ang "Ano ang aming mga kita sa Q1 para sa hilagang-silangan na rehiyon?" at ang bot ay tumutugon ng malinis na mga numero, naka-format na, nagmula na sa ERP.

Itakda itong ipadala tuwing Biyernes. O hilahin ito on demand bago magpulong. Sa alinmang paraan, ito ay mas mahusay kaysa sa isa pang dashboard login.

5. Mga alerto sa ERP para sa mga late shipment o natigil na daloy ng trabaho

Alam ng ERP kapag may nawala — isang naantalang pagpapadala, isang hindi naaprubahang invoice, isang nabigong pag-sync. Ngunit walang nagsusuri maliban kung sasabihin sa kanila. At kahit na, huli na ang lahat.

Doon ang mga chatbot ang pumalit. Sinusubaybayan nila ang mga isyu at nagpi-ping sa tamang tao sa tamang oras. “Nalampasan ng shipment #2389 ang delivery window nito” o “Ang kahilingan sa pagbili #4872 ay hindi naaprubahan sa loob ng 3 araw.”

Hindi ito tungkol sa pagpapalit ng mga dashboard — tungkol ito sa pagpapalabas ng signal bago kumalat ang apoy.

6. Mga multi-step na daloy ng trabaho tulad ng pagkuha o onboarding

Ang ilang proseso ng ERP ay hindi lamang isang aksyon — sila ay isang kadena ng mga ito. Pagsusumite ng kahilingan sa vendor. Pagpapatibay nito. Pagbuo ng PO. Pag-abiso sa pananalapi. Pag-log sa item. Kinukumpirma ang paghahatid.

Kapag kahit isang hakbang ay tumigil, ang buong bagay ay nag-drag sa loob ng ilang araw.

Nakakatulong ang mga chatbot na panatilihing gumagalaw ang mga chain na iyon. Ginagabayan nila ang mga user sa proseso, nangongolekta ng mga structured na input, nagti-trigger ng mga tamang aksyon sa ERP, at nagpapaalam sa susunod na tao sa linya. Pakiramdam ito ay nakikipag-usap — ngunit ito ay nagsasaayos ng tunay na lohika sa ilalim .

Magagamit mo ito para sa onboarding ng empleyado , paggawa ng vendor , at kahit na pagbili ng mga daloy ng trabaho na kinabibilangan ng maraming stakeholder. Sa halip na mag-email nang pabalik-balik o mag-log ng mga tiket, dumadaloy lang ito.

1. Nagpapaliwanag ng mga totoong tanong, hindi ng command syntax

Karamihan sa mga user ay hindi alam ang eksaktong pangalan ng field o filter ng ulat na kailangan nila — at hindi nila dapat kailanganin. Hinahayaan sila ng AI na magtanong nang natural :

"Natanggap ba namin ang order na iyon mula sa Vendor X?"
“Sino ang hindi pa naaaprubahan ang kanilang mga timesheets?”

Itinama iyon ng bot sa tamang ERP query o workflow nang hindi nangangailangan ng katumpakan.

2. Nag-aayos sa konteksto at sumusunod sa daloy ng pag-uusap

Kapag nagtanong ang isang user, "Paano ang tungkol sa nakaraang buwan?" o nagsasabing, "Ipadala iyan sa koponan," naiintindihan ng AI ang kanilang sanggunian. Sinusubaybayan nito ang konteksto , na nagpapahintulot sa mga user na makipag-ugnayan gaya ng ginagawa nila sa isang tao — nang hindi nire-reset ang pag-uusap sa bawat oras.

3. Pinapanatili ang trabaho sa loob ng mga tool na ginagamit na ng mga tao

Hinahayaan ng AI-powered chatbots ang mga user na kumpletuhin ang mga gawain sa ERP nang direkta Slack , Mga Koponan, o WhatsApp . Hindi na kailangang lumipat ng mga tab o maghukay sa mga menu. Mananatili ka sa isang daloy — at tahimik lang na gumagana ang ERP sa background.

4. Tumutulong na mapanatili ang mas mahusay na data ng ERP nang awtomatiko

Sa halip na magpadala ng mga paalala o umasa sa manu-manong pagpasok, kinokolekta at pinapatunayan ng chatbot ang mga input sa real time. Nangangahulugan iyon ng mas malinis na data , mas mahusay na pag-uulat , at mas kaunting gaps — nang walang karagdagang trabaho mula sa iyong team.

1. Botpress

Botpress ay angkop para sa mga proyekto ng ERP chatbot dahil binibigyan ka nito ng ganap na kontrol sa logic ng pag-uusap, custom na code, at mga pagsasama-sama ng API — lahat nang hindi inilalagay sa isang mahigpit na UI. Kung kailangan mong kumonekta nang malalim sa mga system tulad ng SAP, Oracle, o Dynamics, gugustuhin mo ang kakayahang umangkop na iyon.

Ang kapansin-pansin ay ang kumbinasyon ng mga opsyon na low-code at developer-ready . Maaari mong imapa ang structured ERP data sa natural na mga senyas ng wika, pangasiwaan ang lohika na nakabatay sa tungkulin, at direktang mag-trigger ng mga totoong workflow mula sa chat. Madali ring magdagdag ng mga guardrail sa paligid kung sino ang maaaring mag-access o magbago ng ilang partikular na pagkilos sa ERP — mahalaga para sa mga kapaligirang mabigat sa pag-audit.

Botpress sumusuporta sa multi-channel deployment ( Slack , Mga Koponan, WhatsApp ) at may mga built-in na tool para sa bersyon, pagsubok, at analytics. Nakabatay sa paggamit ang pagpepresyo na may malaking libreng tier, kaya maaari kang bumuo at mag-validate bago mag-scale.

Pangunahing tampok:

• Buong kontrol sa mga pagsasama at pagkilos ng API
• Memorya at variable na paghawak para sa kontekstwal na pag-uusap
• Multichannel deployment: Slack , Mga Koponan, WhatsApp , at higit pa

Pagpepresyo:

• Libreng Plano: Kasama sa $0/buwan ang $5 buwanang AI credit at pagsingil na nakabatay sa paggamit
• Plus na Plano: Kasama sa $89/buwan ang live na handoff ng ahente, analytics, at pag-aalis ng branding
• Plano ng Koponan: Ang $495/buwan ay may kasamang mga tool sa pakikipagtulungan at pag-access na nakabatay sa tungkulin
• Enterprise Plan: Custom na pagpepresyo para sa scale, compliance, at white-glove onboarding

2. Microsoft Copilot Studio

Kung ang iyong ERP ay nakatira sa loob ng Microsoft stack — Dynamics 365 , Dataverse , o Power Platform — kung gayon ang Copilot Studio ang pinaka natural na akma. Dating kilala bilang Power Virtual Agents, ngayon ay lumilipat ito sa mas malawak na AI vision ng Microsoft bilang isang tool upang bumuo ng mga copilot sa pakikipag-usap na may lohika, mga daloy ng trabaho, at malalim na access sa M365.

Nagniningning ito kapag kailangan mo ng mga bot na maaaring mag-trigger ng mga tunay na proseso ng negosyo gamit ang Power Automate: ang mga kahilingan sa pag-iwan, pagbuo ng ulat, o mga simpleng pag-apruba ay madaling i-wire up nang walang pagsulat ng code. Tumatakbo rin ito nang native sa Mga Koponan, na ginagawa itong parang isang built-in na tool sa halip na isang panlabas na add-on.

Sabi nga, hindi ito mainam kung kailangan mo ng pangmatagalang pag-uusap, o gusto mong lumabas sa Microsoft ecosystem. Ngunit para sa mga negosyong nakabase sa Microsoft, ito ay mabilis, matatag, at nangangailangan ng napakakaunting karagdagang imprastraktura.

Pangunahing tampok:

• Built-in na pagsasama sa Microsoft 365 at Dynamics
• Gumagana nang walang putol sa Power Automate para sa mga workflow ng ERP
• Visual flow builder na may low-code na lohika
• Pag-deploy ng Native Teams para sa internal na pag-access
  

Pagpepresyo:

• Karaniwang Plano: $200/buwan para sa 25,000 mensahe
• Pay-as-you-go: $0.36 bawat session
• Mga Add-on: Ahente ng Copilot na nakabatay sa tungkulin: $50/user/buwan; Microsoft 365 Copilot add-on: $20/user/buwan

3. SAP Joule

Ang Joule ay hindi isang chatbot platform sa tradisyonal na kahulugan — ito ay isang mahusay na AI assistant na direktang naka-embed sa cloud suite ng SAP . Iyan ang eksaktong dahilan kung bakit ito gumagana nang mahusay: kung tumatakbo ang iyong negosyo sa SAP, nakatira na si Joule kung saan naroroon ang iyong data ng ERP at hindi nangangailangan ng anumang pagsisikap sa pagsasama.

Maaari itong gumawa ng mga bagay tulad ng pagbubuod ng mga pangunahing sukatan, pag-trigger ng mga pagkilos, at paggabay sa mga user sa mga gawaing ayon sa konteksto sa loob ng mga tool tulad ng S/4HANA , SuccessFactors , o Ariba . Dahil naka-embed ito, alam nito kung paano nakaayos ang iyong data — at ginagawa nitong mas mabilis at mas may-katuturan ang mga sagot nito kaysa sa kung ano ang makukuha mo mula sa isang pangkalahatang layunin na chatbot.

Hindi ka masyadong nakakakuha ng mga pagpipilian sa pag-customize o pag-deploy ng third-party, ngunit para sa mga kumpanyang mabigat sa SAP, ang Joule ang pinakadirektang paraan upang dalhin ang AI sa ERP nang hindi nagdaragdag ng isa pang layer ng tech.

Pangunahing tampok:

• Direktang naka-embed sa mga SAP cloud application
• Gumagamit ng generative AI para ipakita ang mga insight at aksyon
• Gumagana sa maraming SAP modules (Finance, HR, Supply Chain)
• Walang kinakailangang setup — pre-integrated

Pagpepresyo:

• Kasama: Sa mga piling produkto ng SAP cloud
• Enterprise Plan: Bahagi ng mas malawak na SAP licensing packages (custom pricing)

4. Yellow.ai

Yellow.ai ay binuo para sa malalaking organisasyon na nangangailangan ng chat at voice automation sa maraming sitwasyon ng paggamit — panloob at panlabas. Ito ay isang malakas na pagpipilian kung gusto mo ng isang platform na magpagana ng mga HR workflow, finance automation, helpdesk bots, at customer service — lahat ay nakatali sa iyong ERP.

Kabilang dito ang mga ERP connectors out of the box (SAP, Oracle, Dynamics), at hinahayaan kang mag-trigger ng mga workflow tulad ng mga kahilingan sa PTO , mga pagsusuri sa status ng order , at mga pag-apruba sa pagkuha . Maaari ka ring mag-deploy sa mga channel tulad ng WhatsApp , Microsoft Teams , at mga mobile app — at maayos na pinangangasiwaan ng platform ang fallback logic, multilinggwal na daloy, at contextual memory.

Kakailanganin mong dumaan sa onboarding para masulit ito, ngunit kung naghahanap ka ng enterprise-grade coverage na may lalim na ERP, isa itong malakas na kalaban.

Pangunahing tampok:

• ERP connectors at workflow automation templates
• Multichannel na suporta: chat, boses, WhatsApp , Mga Koponan
• Mga template ng bot na tukoy sa tungkulin at domain
• Built-in na fallback, pagsasalin, at analytics

Pagpepresyo:

• Libreng Plano: Available para sa pangunahing pagsubok at pagsubok
• Enterprise Plan: Custom na pagpepresyo batay sa paggamit, mga channel, at saklaw ng bot
• Mga Opsyon sa POC: Available kapag hiniling para sa mga pilot deployment

5. Kore.ai

Kore.ai ay isang enterprise-grade platform na tumutuon sa pagbuo ng pakikipag-usap na AI na may istraktura, pamamahala, at backend na kapangyarihan. Tamang-tama ito para sa mga kumpanyang gustong mag-deploy ng mga kumplikadong bot — isipin ang multi-step na onboarding, mga paghahanap ng patakaran, pagsubaybay sa order — lahat ay niruruta sa mga pinagmumulan ng data ng ERP tulad ng SAP o Oracle.

Ang kapansin-pansin dito ay ang kanilang XO Platform , na pinagsasama ang isang taga-disenyo ng pag-uusap na may buong automation na layer sa ilalim. Ito ay mabigat ngunit nasusukat, at may kasamang mga pre-built na adapter para sa karamihan ng mga pangunahing platform ng ERP. Makakakuha ka rin ng pagsunod, analytics, at suporta sa boses — ginagawa itong isang malakas na akma para sa enterprise IT at mga operations team.

Hindi ito ang pinakamadaling tool upang mabilis na umikot, ngunit kung nagtatayo ka ng mga ahente ng AI na kailangang magtrabaho sa loob ng isang structured na kapaligiran ng enterprise, Kore.ai ay mayroong lahat ng iyong inaasahan mula sa isang nangungunang vendor.

Pangunahing tampok:

• Pre-built ERP integrations (SAP, Oracle, Workday)
• Visual na pag-uusap + taga-disenyo ng automation
• Voice, web, mobile, at suporta sa pagmemensahe
• Pamamahala, RBAC, analytics, at tool sa pagsunod

Pagpepresyo:

• Mahahalagang Plano: Magsisimula sa $50/buwan
• Enterprise Plan: Naka-tier na custom na pagpepresyo batay sa paggamit at laki ng team
• Mga Add-on: Voice AI, analytics suite, at mga upgrade sa seguridad

Paano pinapabuti ng AI chatbots ang kalidad ng data ng ERP?

Sa pamamagitan ng pagkolekta at pagpapatunay ng mga input sa real time, tinitiyak ng mga chatbot na mas tumpak at kumpletong data ang naipasok sa ERP, na nagpapahusay sa downstream na pag-uulat.

Maiintindihan ba ng chatbot ang mga follow-up na tanong o hindi malinaw na input?

Oo. LLM -Ang mga pinagagana ng bot ay maaaring humawak ng konteksto gaya ng "Paano ang tungkol sa nakaraang buwan?" at ayusin ang kanilang mga tugon batay sa patuloy na pag-uusap.

Kailangan ko ba ng developer para isama ang isang chatbot sa isang ERP?

Depende ito sa platform. Ang ilang mga solusyon, tulad ng SAP Joule, ay binuo upang gumana sa loob ng sarili nilang mga ecosystem na may kaunting setup. Ang iba, tulad ng Botpress , nag-aalok ng mga tool na may mababang code na nagpapasimple sa pagsasama habang pinapayagan pa rin ang ganap na kontrol ng developer kapag kinakailangan.

Maaari bang pangasiwaan ng AI chatbot ang mga multi-step na proseso ng ERP?

Oo. Maaaring gabayan ng AI chatbots ang mga user sa pamamagitan ng mga structured na workflow tulad ng procurement o onboarding, na nagti-trigger sa bawat hakbang sa pagkakasunud-sunod at awtomatikong nag-aabiso sa mga stakeholder.

Paano pinapasimple ng AI chatbots ang mga workflow ng ERP?

Kino-convert nila ang mga structured, manu-manong proseso ng ERP sa mga natural na pag-uusap, na tumutulong sa mga empleyado na makakuha ng mga sagot o magsagawa ng mga aksyon nang mas mabilis sa pamamagitan ng mga tool tulad ng Slack , Mga Koponan, o WhatsApp .