Jak automatyzacja przepływów pracy oparta na AI zmienia biznes w 2025 roku

Prowadzenie firmy już teraz wymaga pełnej uwagi. Nie powinieneś tracić godzin na śledzenie aktualizacji, przenoszenie danych między narzędziami czy odpowiadanie na te same pytania po raz kolejny.

Automatyzacja przepływów pracy z AI zamienia tę uciążliwość w napęd. Myśl mniej o zarządzaniu zadaniami, a bardziej o procesach, które zarządzają się same.

Od przekierowywania leadów, przez sporządzanie raportów, po rozwiązywanie zgłoszeń — agenci AI dla firm po cichu stają się dodatkowym członkiem zespołu, na którym polega większość zespołów.

Co dokładnie sprawia, że to działa — i gdzie znajduje zastosowanie? Przyjrzyjmy się temu.

Czym jest automatyzacja przepływu pracy z wykorzystaniem AI?

Automatyzacja przepływów pracy z AI na nowo definiuje efektywność biznesową, automatyzując powtarzalne zadania i umożliwiając podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym.

Przepływy pracy oparte na AI wykorzystują agentów AI do nauki na podstawie wcześniejszych wzorców i przetwarzania nieustrukturyzowanych danych w sposób zgodny z istniejącymi aplikacjami, optymalizując powtarzalne operacje.

Gartner prognozuje, że do 2026 roku 20% organizacji będzie używać AI do automatyzacji zadań zarządczych, co czyni z tego kluczową inwestycję dla przetrwania biznesu.

Eliminując nieefektywności w generowaniu leadów, wdrażaniu pracowników i monitorowaniu wyników, AI obniża koszty operacyjne i zwiększa produktywność.

Na przykład w Botpress korzystamy z bota o nazwie Gordon do umawiania prezentacji. Monitoruje Hubspot i przekazuje informacje o potencjalnych klientach do innych działań bezpośrednio jako chatbot dla firm, co oszczędza naszemu zespołowi sprzedaży wiele godzin tygodniowo.

Kluczowe pojęcia w automatyzacji przepływów pracy

Jak działa automatyzacja przepływów pracy z AI

Automatyzacja przepływów pracy z AI zaczyna się w momencie pojawienia się wyzwalacza — może to być lead w CRM lub webhook z formularza.

Wyzwalacz niesie ze sobą zestaw informacji, które można nazwać ładunkiem zdarzenia. Ładunek trafia do agenta AI, który interpretuje kontekst żądania i uruchamia odpowiednie narzędzie, by osiągnąć zamierzony efekt. Po każdej akcji sprawdza nowy stan i powtarza cykl, aż zadanie zostanie wykonane i rezultat dostarczony.

Przeanalizujmy, co dzieje się od momentu, gdy zapytanie trafia do systemu, do chwili otrzymania odpowiedzi.

Przepływ pracy zaczyna się od rzeczywistego wyzwalacza

Pierwszą rzeczą, która się dzieje, jest jakaś zmiana. Ten zestaw zmian to tzw. rzeczywisty wyzwalacz, którym może być każda interakcja z systemem.

Wyzwalacz przenosi początkowe informacje z tego zdarzenia i informuje system: „Hej, czas zaczynać.”

Po zarejestrowaniu te informacje są już dostępne dla agenta AI, który przejmuje cały proces zarządzania.

Agent AI odczytuje dane wejściowe i ustala kolejny krok

Agent AI analizuje te informacje, które mogą być tekstem lub danymi strukturalnymi, i decyduje, co zrobić dalej.

W tym miejscu do gry wchodzi LLM lub model klasyfikacji intencji.

W niektórych systemach jest to planista oparty na promptach, co sprowadza się do czegoś tak prostego jak:

„Hej, użytkownik pyta: 'Czy mogę przełożyć swoją sesję?' — co system powinien zrobić?”

I na tej podstawie powstaje plan obsługi zapytania.

Działanie jest wykonywane przez podłączone narzędzie lub API

Gdy zadanie zostanie zrozumiane, system wybiera narzędzie, które może je wykonać.

Może to być wywołanie API, zapytanie do bazy danych, wyszukiwanie w internecie lub nawet proste obliczenie matematyczne na otrzymanych danych.

Agent formatuje żądanie z odpowiednimi danymi i przekazuje je do narzędzia, aby uzyskać wymagane zadanie cząstkowe.

Wynik jest przekazywany do kolejnego kroku, jeśli to potrzebne

Po wykonaniu działania i uzyskaniu wyniku agent wykorzystuje go, by zdecydować o dalszych krokach.

Jeśli są kolejne etapy, przepływ pracy trwa dalej, przekazując dane i ponownie oceniając stan, aż do osiągnięcia końcowego rezultatu.

Ten cykl powtarza się, aż całe zadanie zostanie zakończone — niezależnie, czy to jednoetapowa aktualizacja, czy wieloetapowy proces obejmujący kilka systemów.

Kluczowe korzyści z automatyzacji przepływów pracy z AI

Automatyzacja przepływów pracy z AI sprawia, że procesy są inteligentniejsze, szybsze i samooptymalizujące się. Firmy nie muszą już radzić sobie ze sztywnymi procesami, które zawodzą przy zmianie warunków.

Jeśli kiedykolwiek spędziłeś pół dnia na aktualizowaniu dashboardów lub przekazywaniu wątków na Slacku, te korzyści będą dla Ciebie oczywiste.

Najważniejsze zastosowania automatyzacji przepływów pracy z AI

1. Automatyczne wyodrębnianie danych ze złożonych dokumentów

Większość zespołów pracuje z nieustrukturyzowanymi danymi. Często są to dane odręczne lub wydrukowane, które nie podlegają żadnym wspólnym regułom.

Automatyzacja przepływów pracy pozwala efektywnie i na dużą skalę wydobywać z nich wartość.

Przepływy pracy oparte na indeksowaniu dokumentów przez AI gwarantują, że każdy plik jest odczytywany i przechowywany w uporządkowany sposób w bazie wektorowej.

W połączeniu z generowaniem wspieranym wyszukiwaniem, dane wyodrębnione z dokumentów mogą być bezpośrednio wykorzystywane przez agenta AI zarządzającego przepływem do odpowiadania na zapytania lub uruchamiania działań.

2. Usprawnianie onboardingu klientów w różnych kanałach

Onboarding klienta to nie tylko zbieranie informacji — to seria działań, które muszą być szybkie i zsynchronizowane.

Leady trafiają różnymi kanałami i każdy z nich musi być zarejestrowany i zakwalifikowany w CRM. Automatyzacja przepływów pracy z AI łączy te etapy.

Gdy tylko lead pojawi się w systemie, chatbot do generowania leadów wyciąga kluczowe dane, sprawdza ich kompletność i uruchamia działania następcze.

Dzięki temu onboarding jest szybki i responsywny, bez konieczności ręcznych kontroli.

3. Tworzenie treści biznesowych przy minimalnym wkładzie

Zespoły obecnie stale produkują treści operacyjne — niezbędne w marketingu, ale rzadko zoptymalizowane do ponownego użycia.

Ponieważ treści te są rozproszone na różnych platformach, ich konsolidacja bywa bardzo trudna.

Nowoczesne workflowy marketingowe chatbotów wykorzystują te surowe dane, łączą je i automatycznie przekształcają w użyteczne treści.

Przy minimalnym wkładzie lub wyzwalaczu dobrze zbudowany chatbot RAG może przygotować pełne podsumowanie lub szkic bez konieczności ręcznego szukania źródeł czy formatowania.

4. Zarządzanie procesami HR z agentami AI

Zespoły HR nieustannie otrzymują różne zgłoszenia — od pytań o polityki, przez prośby o akceptacje, po zadania związane z wdrożeniem nowych pracowników. To nie są skomplikowane sprawy, ale przerywają codzienną pracę i szybko się kumulują.

Chatbot HR może przejąć te interakcje, odpowiadając na pytania, zbierając dane i prowadząc pracowników przez wewnętrzne procesy.

Integruje się z narzędziami, z których już korzysta Twój zespół, i utrzymuje płynność pracy bez tworzenia kolejnych kolejek.

5. Obsługa klienta za pomocą chatbotów AI

Większość zgłoszeń do wsparcia wygląda podobnie. Użytkownik chce, by coś zostało szybko załatwione — może to być aktualizacja, naprawa lub po prostu wskazanie kierunku. Najważniejsze jest dla niego szybkie uzyskanie odpowiedzi.

Chatbot obsługi klienta może zająć się tymi sprawami bez opóźnień. Prowadzi rozmowę, tworzy lub aktualizuje zgłoszenia w tle i dba o płynność procesu.

Taki system ticketowy AI pozwala zespołom skupić się na najważniejszych sprawach. Dzięki funkcjom takim jak human-in-the-loop, agent wsparcia może włączyć się w razie potrzeby, a rutynowe sprawy rozwiązują się automatycznie.

Top 5 narzędzi do automatyzacji przepływów pracy z AI

1. Make

Najlepsze dla: Zespołów budujących rozbudowane, wizualne automatyzacje obejmujące wiele narzędzi i okazjonalne kroki AI

Make to wizualna platforma automatyzacji, na której projektujesz procesy, łącząc aplikacje i definiując logikę między nimi w sposób graficzny.

Jest popularny w procesach operacyjnych — np. synchronizacji danych między CRM a arkuszami kalkulacyjnymi — ale obsługuje też konwersacyjne AI.

Make umożliwia również przetwarzanie plików i dodawanie treści do baz wektorowych, co przydaje się zespołom korzystającym z AI do ekstrakcji dokumentów czy wyszukiwania opartego na RAG.

Szczególnie dobrze sprawdza się w zespołach, które chcą widzieć, jak wszystko łączy się krok po kroku.

Kluczowe funkcje:

• Wizualny kreator z nieograniczoną logiką rozgałęzień i obsługą błędów
• Obsługa OpenAI do generowania treści, podsumowań, przetwarzania plików i RAG
• Natywne integracje z aplikacjami takimi jak Notion, Slack, Google Workspace, HubSpot
• Wykonywanie na podstawie harmonogramu lub wyzwalacza z pełną historią wersji

Wady:

• Wyższy próg wejścia przy bardzo rozbudowanych procesach
• Zastosowania AI wymagają pewnej znajomości promptów i przechowywania wektorów

2. Botpress

‍Najlepsze do: Automatyzacji procesów opartych na czacie przy użyciu węzłów AI zarządzających całymi przepływami

Botpress to wizualny kreator przepływów do tworzenia agentów AI.

Platforma daje zaawansowane narzędzia do szczegółowego zarządzania interakcjami między procesami, znacznie wykraczając poza powierzchowne karty stosowane w innych narzędziach.

Kreator oparty na kanwie pozwala kontrolować kluczowe zmienne i kontekst w trakcie przechodzenia między integracjami i platformami.

Działa dobrze nawet wtedy, gdy nie masz pełnej wiedzy o połączeniach między narzędziami. Po ich połączeniu i nadaniu uprawnień, Autonomous Node może zarządzać przepływem.

Jeśli Twój zespół pracuje z chaotycznym procesem, który trudno odwzorować w innych narzędziach, Botpress może połączyć się z narzędziami takimi jak Zapier czy Make, by nadać mu strukturę.

Kluczowe funkcje:

• Procesy krok po kroku z zakresowymi zmiennymi dla każdego węzła
• Wbudowana Baza Wiedzy do wyszukiwania w dokumentach i po adresach URL
• Obsługa narzędzi zewnętrznych przez API, wyzwalacze i integracje z Zapier/Make
• Izolowana pamięć i dane wejściowe, by zapobiec utracie kontekstu

Wada: Projektowanie z logiką zakresową wymaga początkowego wdrożenia

3. N8n

Najlepsze dla: Zespołów szukających elastycznego, przyjaznego deweloperom narzędzia workflow z kontrolą open-source

n8n powstało dla użytkowników, którzy chcą pełnej kontroli nad działaniem procesów i miejscem ich uruchamiania.

Możesz je hostować samodzielnie, rozszerzać za pomocą kodu i nie ogranicza Cię do z góry ustalonych schematów. Jeśli zawsze chciałeś mieć Zapiera, ale z elastycznością jak w Gicie, to jest rozwiązanie dla Ciebie.

Procesy budujesz wizualnie, ale możesz dodać własny kod JavaScript na każdym etapie.

Obsługuje rozgałęzienia, ponowienia, warunki i webhooki natywnie, dobrze współpracuje z własnymi API i systemami wewnętrznymi.

Kluczowe funkcje:

• Wizualny kreator workflow z logiką opartą na węzłach
• Open-source z opcją samodzielnego hostowania i w chmurze
• Dobrze radzi sobie z webhookami i długotrwałymi zadaniami

Wady:

• Wymaga więcej konfiguracji niż narzędzia hostowane
• Nie jest przeznaczone dla nietechnicznych użytkowników ani do szybkiego startu

4. Zapier

Najlepsze dla: Zespołów nietechnicznych, które chcą szybko automatyzować procesy między popularnymi narzędziami SaaS

Zapier stawia na szybkość i prostotę. Wybierasz wyzwalacz, określasz, co ma się wydarzyć, a resztą zajmuje się platforma.

Dla zespołów, które chcą po prostu, by coś działało, bez zastanawiania się nad logiką rozgałęzień czy infrastrukturą.

Najlepiej sprawdza się z narzędziami już obecnymi w jego ekosystemie. Niezależnie czy przesyłasz leady z formularza do CRM, czy przenosisz aktualizacje między Slackiem a Google Sheets — konfiguracja zajmuje kilka minut i działa niezawodnie w tle.

Nie jest przeznaczony do głębokiej personalizacji, ale właśnie o to chodzi. Jeśli Twój proces jest prosty i nie wymaga wielu warunków, Zapier zrobi to szybciej niż cokolwiek innego.

Kluczowe funkcje:

• Ponad 6 000 integracji z aplikacjami, w tym Google Workspace, Slack i Salesforce
• Przyjazny edytor wizualny z biblioteką gotowych szablonów

Wady:

• Koszty mogą rosnąć wraz ze wzrostem liczby zadań i korzystaniem z funkcji premium
• Ograniczone możliwości personalizacji dla złożonych lub bardzo specyficznych procesów

5. Aisera

Najlepsze dla: Zespołów korporacyjnych automatyzujących procesy wewnętrzne w IT, HR i obsłudze klienta

Aisera skupia się na automatyzacji na dużą skalę, napędzanej AI wyspecjalizowaną w danej dziedzinie.

Jest stworzona, by pomagać zespołom zarządzać dużą liczbą zgłoszeń — od rozwiązywania ticketów IT, przez wdrażanie pracowników, po obsługę zapytań klientów.

To, co wyróżnia Aiserę, to sposób wykorzystania AI w całym procesie. Jej modele językowe — rozwijane jeszcze przed erą GPT — od lat wspierają obsługę korporacyjną, a teraz są uzupełniane przez większe LLM-y, gdy jest to potrzebne.

Nie jest skierowana do startupów czy pojedynczych twórców, ale dla dużych zespołów, które chcą niezawodnej automatyzacji opartej na AI bez budowania wszystkiego od zera, to mocny wybór.

Kluczowe funkcje:

• Modele językowe wyszkolone w danej dziedzinie zapewniające precyzyjną, kontekstową automatyzację
• Integracja z platformami takimi jak ServiceNow, Salesforce i Workday

Wady:

• Konfiguracja może być złożona w zależności od systemów i źródeł danych
• Najlepiej sprawdza się w dużych organizacjach — dla małych zespołów to zbyt rozbudowane rozwiązanie

Usprawnij swoje procesy dzięki automatyzacji AI

Większość zespołów napotyka ten sam problem: wiedzą, co trzeba zautomatyzować, ale dostępne narzędzia nie pasują do ich systemów.

Botpress pozwala budować automatyzacje wokół Twoich rzeczywistych procesów, a nie gotowych szablonów. Ty decydujesz, jak działa logika, co robi bot i jak łączy się z narzędziami, z których Twój zespół korzysta na co dzień.

Jeśli kiedykolwiek pomyślałeś: „To powinno być automatyczne”, to właśnie tutaj możesz zacząć.

Zacznij budować już dziś — to nic nie kosztuje.

Najczęstsze pytania

1. Jakie zasoby wewnętrzne lub członkowie zespołu są potrzebni do skonfigurowania przepływów pracy opartych na AI?

Aby skonfigurować przepływy pracy oparte na AI, zazwyczaj potrzebna jest osoba znająca Twoje procesy (np. właściciel procesu lub operacji), ktoś zaznajomiony z API lub integracjami (np. lider techniczny lub inżynier systemów) oraz opcjonalnie specjalista ds. AI lub automatyzacji. Jednak wiele platform, takich jak Botpress, ogranicza konieczność programowania, więc często wystarczy niewielki, interdyscyplinarny zespół.

2. Czy przepływy pracy oparte na AI można wdrożyć bez zakłócania bieżących operacji biznesowych?

Tak, przepływy pracy oparte na AI można wdrożyć bez zakłócania bieżących operacji biznesowych. Większość platform umożliwia stopniowe wdrażanie i działa jako nakładka na istniejące systemy, co pozwala testować i uruchamiać rozwiązania etapami bez przestojów.

3. Jak przejść z tradycyjnej automatyzacji na przepływy pracy oparte na AI?

Aby przejść z tradycyjnej automatyzacji na przepływy pracy oparte na AI, zacznij od zmapowania procesów opartych na regułach, które wykonują powtarzalne zadania i mogłyby skorzystać na większej elastyczności lub zrozumieniu kontekstu. Następnie stopniowo wprowadzaj agentów AI lub logikę AI, często zaczynając od podejścia hybrydowego, zanim całkowicie zastąpisz logikę opartą na regułach.

4. Jakie są początkowe i bieżące koszty związane z automatyzacją przepływów pracy przy użyciu AI?

Początkowy koszt automatyzacji przepływów pracy z wykorzystaniem AI zależy od platformy (niektóre oferują darmowe plany) oraz od tego, czy potrzebujesz niestandardowych rozwiązań. Koszty bieżące zazwyczaj obejmują opłaty abonamentowe za platformę, ewentualne koszty obliczeniowe (np. za wywołania API lub LLM), a także okresowe aktualizacje lub utrzymanie, zwłaszcza gdy przepływy pracy się rozrastają.

5. Co się stanie, jeśli przepływ pracy AI podejmie błędną decyzję?

Jeśli przepływ pracy AI podejmie błędną decyzję, większość platform pozwala zdefiniować mechanizmy awaryjne i ręcznie nadpisać logikę. Możesz także z czasem udoskonalać zachowanie agenta, wykorzystując opinie użytkowników i dane historyczne, aby ograniczyć liczbę błędów w przyszłości.