- AI 工作流程自動化讓 AI 代理人能在你的工具間,端到端執行業務流程。
- 它利用大型語言模型(LLM)規劃下一步,並透過 API 和 webhook 在你現有工具中執行。
- 到 2026 年,20% 的組織計畫使用 AI 來自動化管理任務,顯示出採用速度極快。
- 用一個 AI 代理人平台作為核心,透過 API 連接你的應用程式並跨系統運作,讓技術架構保持簡單。
經營企業已經需要你全神貫注。你不該還要花數小時追蹤進度、在工具間搬移資料,或重複回答同一個問題。
AI 工作流程自動化能把這些繁瑣轉化為推動力。你可以少花心思在管理任務上,多專注於讓流程自動運作。
從分派潛在客戶、提交報告到處理請求,企業級 AI 代理人正默默成為多數團隊倚賴的額外夥伴。
那麼,它究竟是如何運作的——又能在哪些地方發揮作用?讓我們一起來了解。
什麼是 AI 工作流程自動化?
AI 工作流程自動化重新定義了企業效率,能自動處理重複性任務並實現即時決策。
AI 驅動的工作流程利用 AI 代理人從歷史模式中學習,並能處理非結構化資料,與現有舊系統協作,優化重複性作業。
Gartner 預測,到 2026 年,20% 的組織將用 AI 自動化管理任務,這將成為企業生存的關鍵投資。
AI 消除 潛在客戶開發、人資入職、績效監控等流程中的低效率,降低營運成本並提升生產力。
以 Botpress 為例,我們用一個名為 Gordon 的機器人來安排產品演示。它會監控 Hubspot,並直接以企業聊天機器人的身份分享潛在客戶資訊給其他流程,每週為銷售團隊節省大量時間。
工作流程自動化的關鍵概念
AI 工作流程自動化如何運作
AI 工作流程自動化從事件觸發的那一刻開始——可能是一筆 CRM 潛在客戶,或是表單的 webhook。
觸發事件會帶來一組資訊,統稱為事件負載。負載會流向 AI 代理人,由它判斷請求的情境並選擇合適工具達成目標。每執行一次動作,代理人就會檢查新的狀態,重複這個循環,直到任務完成並交付結果。
讓我們拆解一下,從查詢進入系統到你收到回應,這中間發生了什麼。
工作流程從真實世界的觸發開始
一切的開端是某個變化發生。這組變化可以稱為現實生活中的觸發,可能是任何與系統的互動。
觸發器會攜帶該事件的初始資訊,並告訴系統:「嘿,該開始了。」
一旦註冊,這些資訊就會交給 AI 代理人,讓它接手整個管理流程。
AI 代理人讀取輸入並判斷下一步
AI 代理人會讀取這些資訊,無論是純文字還是結構化資料,並決定接下來該做什麼。
這時就會用到 LLM 或意圖分類模型。
在某些系統中,這是一個以提示為基礎的規劃器,意思就是:
「嘿,使用者說:『我可以重新安排我的時段嗎?』— 系統應該怎麼做?」
接著,系統會擬定處理查詢的計畫。
動作透過連接的工具或 API 執行
一旦任務被理解,系統會選擇能執行它的工具。
這可能是 API 呼叫、資料庫查詢、網路查找,甚至只是對收到的資料進行數學運算。
代理人會用正確的資料格式化請求,並傳給工具來完成子任務。
如有需要,結果會傳遞到下一步
工具執行完並產生結果後,代理人會根據結果決定下一步。
如果還有步驟,工作流程會繼續,資料一路傳遞並重新評估狀態,直到達成最終結果。
這個循環會持續運作,直到整個任務完成,不論是一個步驟的小更新,還是橫跨多個系統的多步驟流程。
AI 工作流程自動化的主要優勢
AI 工作流程自動化讓流程更聰明、更快,並能自我優化。企業不再需要面對一變動就崩潰的僵化流程。
如果你曾經花半天更新儀表板或轉發 Slack 訊息,這些優勢你一定感受特別深刻。
AI 工作流程自動化的熱門應用場景
1. 自動化從複雜文件中擷取資料
多數團隊都需要處理非結構化資料。這些資料有時是手寫的,或是印刷文件,通常沒有統一格式。
工作流程自動化讓這些資料能高效且大規模地被擷取出價值。
由 AI 文件索引驅動的工作流程,確保每個檔案都能被讀取並以結構化方式儲存在向量資料庫中。
結合檢索增強生成後,從文件擷取的資料可以直接被管理工作流程的 AI 代理人用來回答問題或觸發動作。
2. 跨渠道簡化客戶啟用流程
客戶入職不只是收集資料——它是一連串需要快速且同步完成的動作。
潛在客戶來自不同渠道,每一筆都要被記錄並在 CRM 中篩選。AI 工作流程自動化能串連這些步驟。
當潛在客戶進入系統時,潛在客戶開發聊天機器人會擷取關鍵資訊、檢查完整性並觸發後續動作。
這讓入職流程快速且即時,無需依賴人工檢查。
3. 以最少輸入自動產生商業內容
現今團隊持續產出大量營運內容——這些內容對行銷很重要,但很少被優化重複利用。
由於內容分散在不同平台,這類文件很難整合。
現代聊天機器人行銷工作流程會擷取這些原始資料,自動整合並轉換成可用內容。
只需簡單輸入或觸發,設計良好的RAG 聊天機器人就能自動產生完整摘要或草稿,無需人工追蹤來源或手動排版。
4. 以 AI 代理人管理人資作業
人資團隊經常面對源源不絕的請求——從政策詢問到核准流程及新人入職作業。這些事情雖然不複雜,卻會打斷正事,積壓得很快。
一個人資聊天機器人可以直接處理這些互動,回應問題、收集資料,並引導員工完成內部流程。
它能整合進你團隊現有的工具,讓一切順暢進行,不會再增加新的待辦事項。
5. 透過 AI 聊天機器人處理客服支援
大多數客服請求都有固定模式。使用者需要快速處理——可能是更新、修正,或只是需要指引。他們最在意的,就是回應速度。
一個客服聊天機器人可以即時處理這些互動。它能持續對話,在背景建立或更新工單,讓流程不中斷。
這類AI 工單管理讓團隊能專注於高影響力的案件。透過人工介入等功能,客服人員可在需要時接手,而例行問題則自動解決。
五大 AI 工作流程自動化工具
1. Make
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最適合: 需要建立大型、可視化自動化流程,涉及多工具與偶爾 AI 步驟的團隊
Make 是一個可視化自動化平台,讓你透過連接應用程式並定義邏輯來設計工作流程。
它很適合用於營運流程——像是同步 CRM 與試算表資料——同時也支援對話式 AI。
Make 也支援檔案解析與向量資料庫內容新增,對於執行文件擷取或 RAG 檢索等 AI 流程的團隊很實用。
特別適合想要逐步掌握整體流程的團隊。
主要特色:
- 可視化建構器,支援無限分支邏輯與錯誤處理
- 支援 OpenAI,能進行補全、摘要、檔案解析與 RAG
- 原生整合 Notion、Slack、Google Workspace、HubSpot 等應用
- 可排程或觸發執行,完整版本歷史紀錄
缺點:
- 大型流程學習曲線較陡峭
- AI 應用需具備提示詞與向量儲存的基本知識
2. Botpress
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最適合:利用 AI 節點自動化管理完整聊天工作流程
Botpress 是一款用於打造 AI 助理的視覺化工作流程建構器。
這個平台提供強大工具,讓你深入掌握流程間的互動與運作,遠超過其他平台僅有的表面卡片設計。
畫布式建構器可讓你掌控關鍵變數與情境,隨著流程在不同整合與平台間流動。
即使你不完全了解工具如何串接,只要連結並授權,自主節點就能管理整個流程。
如果你的團隊流程複雜、在其他平台難以呈現,Botpress 可與 Zapier 或 Make 等工具串接,協助你建立結構化流程。
主要特色:
- 逐步流程,每個節點有獨立變數範圍
- 內建知識庫,支援文件與網址檢索
- 支援 API、觸發器與 Zapier/Make 整合的外部工具
- 獨立記憶體與輸入,避免情境偏移
缺點: 設計範圍邏輯需先學習基本概念
3. N8n
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最適合: 需要彈性、開發者友善且可控開源工具的團隊
n8n 適合想完全掌控流程行為與執行環境的使用者。
它可自行架設、可用程式碼擴充,不會被預設模式限制。如果你想要 Zapier 的彈性但又像 Git 一樣可控,這就是你的選擇。
流程以可視化方式建立,但每一步都可加入自訂 JavaScript。
原生支援分支、重試、條件判斷與 webhook,並能與自訂 API 及內部系統良好整合。
主要特色:
- 可視化流程建構器,採節點式邏輯
- 開源,支援自架與雲端選項
- 適合 webhook 與長時間執行任務
缺點:
- 相較於雲端工具,設定較繁瑣
- 不適合非技術用戶或需要快速上手的情境
4. Zapier

最適合: 需要快速自動化熱門 SaaS 工具、無技術背景的團隊
Zapier 追求速度與簡單。你只需選擇觸發條件、定義後續動作,其餘都自動完成。
適合只想流程順利運作、不需思考分支邏輯或基礎架構的團隊。
當你使用的工具都在其生態系內時,Zapier 表現最佳。無論是將表單名單送到 CRM,還是同步 Slack 與 Google Sheets,設定只需幾分鐘,背景穩定執行。
它不適合高度自訂,但這正是設計初衷。如果你的流程明確、條件不多,Zapier 比其他工具更快完成自動化。
主要特色:
- 超過 6,000 種應用整合,包括 Google Workspace、Slack、Salesforce
- 操作簡單的可視化編輯器,內建大量模板
缺點:
- 隨著任務量與進階功能使用,費用可能增加
- 複雜或高度自訂流程的彈性有限
5. Aisera
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最適合: 企業團隊自動化 IT、人資、客服等內部流程
Aisera 著重於大規模、領域專屬 AI 驅動的自動化。
它協助團隊管理高流量作業——從 IT 工單處理到員工入職或回應客戶需求。
Aisera 的獨特之處在於 AI 如何貫穿整個流程。其自然語言模型早於 GPT 時代就已應用於企業支援,現在則可視需求結合更大型的 LLM。
雖然不適合新創或個人開發者,但對於需要穩定 AI 自動化、無須從零開始的大型團隊來說,Aisera 是理想選擇。
主要特色:
- 領域訓練語言模型,實現精準且情境感知的自動化
- 可與 ServiceNow、Salesforce、Workday 等平台整合
缺點:
- 根據系統與資料來源,設定可能較複雜
- 最適合大規模應用——對小型團隊來說過於龐大
用 AI 自動化,讓你的工作流程更順暢
多數團隊都會遇到同樣的瓶頸:知道哪些流程該自動化,但現有工具卻無法配合自身系統運作。
Botpress 讓你能依照實際流程打造自動化,而不是套用別人的模板。你可以掌控邏輯執行方式、機器人行為,以及如何串接團隊每天使用的工具。
如果你曾經想過:「這應該要自動化才對」,那就從這裡開始。
立即開始打造——免費使用。
常見問題
1. 建立 AI 工作流程時,內部需要哪些資源或團隊成員?
要建立 AI 工作流程,通常需要了解您業務運作的人(如營運或流程負責人)、熟悉 API 或整合的人(例如技術主管或系統工程師),有時也會需要 AI/自動化專家。不過,像 Botpress 這類平台大幅降低了程式撰寫的需求,因此一個小型跨部門團隊通常就能勝任。
2. AI 工作流程可以在不影響現有業務運作的情況下部署嗎?
可以,AI 工作流程可以在不影響現有業務運作的情況下部署。大多數平台都支援分階段上線,並以疊加方式運作於現有系統之上,讓您能夠逐步測試與啟用,不會造成停機。
3. 我該如何從傳統自動化轉移到 AI 驅動的工作流程?
要從傳統自動化轉移到 AI 驅動的工作流程,建議先盤點現有以規則為基礎、負責重複性任務的流程,並評估哪些流程能從更高的彈性或情境理解中受益。接著,逐步導入 AI 代理或邏輯,通常會先採用混合方式,最後再完全取代原有的規則邏輯。
4. AI 工作流程自動化的初期與持續成本有哪些?
AI 工作流程自動化的初期成本取決於所選平台(有些平台提供免費方案)以及是否需要客製化開發。持續成本通常包含平台訂閱費、運算費用(如 API 呼叫或 LLM 使用),以及隨著流程擴展所需的更新與維護。
5. 如果 AI 工作流程做出錯誤決策會怎麼辦?
如果 AI 工作流程做出錯誤決策,大多數平台都允許您設定備援機制並手動覆寫邏輯。您也可以根據回饋與歷史資料,持續訓練或優化代理行為,以降低未來錯誤發生的機率。





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