- AI 工作流程自動化讓 AI 代理人能在你的工具間，端到端執行業務流程。
- 它利用大型語言模型（LLM）規劃下一步，並透過 API 和 webhook 在你現有工具中執行。
- 到 2026 年，20% 的組織計畫使用 AI 來自動化管理任務，顯示出採用速度極快。
- 用一個 AI 代理人平台作為核心，透過 API 連接你的應用程式並跨系統運作，讓技術架構保持簡單。
經營企業已經需要你全神貫注。你不該還要花數小時追蹤進度、在工具間搬移資料，或重複回答同一個問題。
AI 工作流程自動化能把這些繁瑣轉化為推動力。你可以少花心思在管理任務上，多專注於讓流程自動運作。
從分派潛在客戶、提交報告到處理請求，企業級 AI 代理人正默默成為多數團隊倚賴的額外夥伴。
那麼，它究竟是如何運作的——又能在哪些地方發揮作用？讓我們一起來了解。
什麼是 AI 工作流程自動化？
AI 工作流程自動化重新定義了企業效率，能自動處理重複性任務並實現即時決策。
AI 驅動的工作流程利用 AI 代理人從歷史模式中學習，並能處理非結構化資料，與現有舊系統協作，優化重複性作業。
Gartner 預測，到 2026 年，20% 的組織將用 AI 自動化管理任務，這將成為企業生存的關鍵投資。
AI 消除 潛在客戶開發、人資入職、績效監控等流程中的低效率，降低營運成本並提升生產力。
以 Botpress 為例，我們用一個名為 Gordon 的機器人來安排產品演示。它會監控 Hubspot，並直接以企業聊天機器人的身份分享潛在客戶資訊給其他流程，每週為銷售團隊節省大量時間。
工作流程自動化的關鍵概念
AI 工作流程自動化如何運作
AI 工作流程自動化從事件觸發的那一刻開始——可能是一筆 CRM 潛在客戶，或是表單的 webhook。
觸發事件會帶來一組資訊，統稱為事件負載。負載會流向 AI 代理人，由它判斷請求的情境並選擇合適工具達成目標。每執行一次動作，代理人就會檢查新的狀態，重複這個循環，直到任務完成並交付結果。
讓我們拆解一下，從查詢進入系統到你收到回應，這中間發生了什麼。
工作流程從真實世界的觸發開始
一切的開端是某個變化發生。這組變化可以稱為現實生活中的觸發，可能是任何與系統的互動。
觸發器會攜帶該事件的初始資訊，並告訴系統：「嘿，該開始了。」
一旦註冊，這些資訊就會交給 AI 代理人，讓它接手整個管理流程。
AI 代理人讀取輸入並判斷下一步
AI 代理人會讀取這些資訊，無論是純文字還是結構化資料，並決定接下來該做什麼。
這時就會用到 LLM 或意圖分類模型。
在某些系統中，這是一個以提示為基礎的規劃器，意思就是：
「嘿，使用者說：『我可以重新安排我的時段嗎？』— 系統應該怎麼做？」
接著，系統會擬定處理查詢的計畫。
動作透過連接的工具或 API 執行
一旦任務被理解，系統會選擇能執行它的工具。
這可能是 API 呼叫、資料庫查詢、網路查找，甚至只是對收到的資料進行數學運算。
代理人會用正確的資料格式化請求，並傳給工具來完成子任務。
如有需要，結果會傳遞到下一步
工具執行完並產生結果後，代理人會根據結果決定下一步。
如果還有步驟，工作流程會繼續，資料一路傳遞並重新評估狀態，直到達成最終結果。
這個循環會持續運作，直到整個任務完成，不論是一個步驟的小更新，還是橫跨多個系統的多步驟流程。
AI 工作流程自動化的主要優勢
AI 工作流程自動化讓流程更聰明、更快，並能自我優化。企業不再需要面對一變動就崩潰的僵化流程。
如果你曾經花半天更新儀表板或轉發 Slack 訊息，這些優勢你一定感受特別深刻。
AI 工作流程自動化的熱門應用場景
1. 自動化從複雜文件中擷取資料
多數團隊都需要處理非結構化資料。這些資料有時是手寫的，或是印刷文件，通常沒有統一格式。
工作流程自動化讓這些資料能高效且大規模地被擷取出價值。
由 AI 文件索引驅動的工作流程，確保每個檔案都能被讀取並以結構化方式儲存在向量資料庫中。
結合檢索增強生成後，從文件擷取的資料可以直接被管理工作流程的 AI 代理人用來回答問題或觸發動作。
2. 跨渠道簡化客戶啟用流程
客戶入職不只是收集資料——它是一連串需要快速且同步完成的動作。
潛在客戶來自不同渠道，每一筆都要被記錄並在 CRM 中篩選。AI 工作流程自動化能串連這些步驟。
當潛在客戶進入系統時，潛在客戶開發聊天機器人會擷取關鍵資訊、檢查完整性並觸發後續動作。
這讓入職流程快速且即時，無需依賴人工檢查。
3. 以最少輸入自動產生商業內容
現今團隊持續產出大量營運內容——這些內容對行銷很重要，但很少被優化重複利用。
由於內容分散在不同平台，這類文件很難整合。
現代聊天機器人行銷工作流程會擷取這些原始資料，自動整合並轉換成可用內容。
只需簡單輸入或觸發，設計良好的RAG 聊天機器人就能自動產生完整摘要或草稿，無需人工追蹤來源或手動排版。
4. 以 AI 代理人管理人資作業
人資團隊經常面對源源不絕的請求——從政策詢問到核准流程及新人入職作業。這些事情雖然不複雜，卻會打斷正事，積壓得很快。
一個人資聊天機器人可以直接處理這些互動，回應問題、收集資料，並引導員工完成內部流程。
它能整合進你團隊現有的工具，讓一切順暢進行，不會再增加新的待辦事項。
5. 透過 AI 聊天機器人處理客服支援
大多數客服請求都有固定模式。使用者需要快速處理——可能是更新、修正，或只是需要指引。他們最在意的，就是回應速度。
一個客服聊天機器人可以即時處理這些互動。它能持續對話，在背景建立或更新工單，讓流程不中斷。
這類AI 工單管理讓團隊能專注於高影響力的案件。透過人工介入等功能，客服人員可在需要時接手，而例行問題則自動解決。
五大 AI 工作流程自動化工具
1. Make
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最適合： 需要建立大型、可視化自動化流程，涉及多工具與偶爾 AI 步驟的團隊
Make 是一個可視化自動化平台，讓你透過連接應用程式並定義邏輯來設計工作流程。
它很適合用於營運流程——像是同步 CRM 與試算表資料——同時也支援對話式 AI。
Make 也支援檔案解析與向量資料庫內容新增，對於執行文件擷取或 RAG 檢索等 AI 流程的團隊很實用。
特別適合想要逐步掌握整體流程的團隊。
主要特色：
- 可視化建構器，支援無限分支邏輯與錯誤處理
- 支援 OpenAI，能進行補全、摘要、檔案解析與 RAG
- 原生整合 Notion、Slack、Google Workspace、HubSpot 等應用
- 可排程或觸發執行，完整版本歷史紀錄
缺點：
- 大型流程學習曲線較陡峭
- AI 應用需具備提示詞與向量儲存的基本知識
2. Botpress
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最適合：利用 AI 節點自動化管理完整聊天工作流程
Botpress 是一款用於打造 AI 助理的視覺化工作流程建構器。
這個平台提供強大工具，讓你深入掌握流程間的互動與運作，遠超過其他平台僅有的表面卡片設計。
畫布式建構器可讓你掌控關鍵變數與情境，隨著流程在不同整合與平台間流動。
即使你不完全了解工具如何串接，只要連結並授權，自主節點就能管理整個流程。
如果你的團隊流程複雜、在其他平台難以呈現，Botpress 可與 Zapier 或 Make 等工具串接，協助你建立結構化流程。
主要特色：
- 逐步流程，每個節點有獨立變數範圍
- 內建知識庫，支援文件與網址檢索
- 支援 API、觸發器與 Zapier/Make 整合的外部工具
- 獨立記憶體與輸入，避免情境偏移
缺點： 設計範圍邏輯需先學習基本概念
3. N8n
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最適合： 需要彈性、開發者友善且可控開源工具的團隊
n8n 適合想完全掌控流程行為與執行環境的使用者。
它可自行架設、可用程式碼擴充，不會被預設模式限制。如果你想要 Zapier 的彈性但又像 Git 一樣可控，這就是你的選擇。
流程以可視化方式建立，但每一步都可加入自訂 JavaScript。
原生支援分支、重試、條件判斷與 webhook，並能與自訂 API 及內部系統良好整合。
主要特色：
- 可視化流程建構器，採節點式邏輯
- 開源，支援自架與雲端選項
- 適合 webhook 與長時間執行任務
缺點：
- 相較於雲端工具，設定較繁瑣
- 不適合非技術用戶或需要快速上手的情境
4. Zapier
最適合： 需要快速自動化熱門 SaaS 工具、無技術背景的團隊
Zapier 追求速度與簡單。你只需選擇觸發條件、定義後續動作，其餘都自動完成。
適合只想流程順利運作、不需思考分支邏輯或基礎架構的團隊。
當你使用的工具都在其生態系內時，Zapier 表現最佳。無論是將表單名單送到 CRM，還是同步 Slack 與 Google Sheets，設定只需幾分鐘，背景穩定執行。
它不適合高度自訂，但這正是設計初衷。如果你的流程明確、條件不多，Zapier 比其他工具更快完成自動化。
主要特色：
- 超過 6,000 種應用整合，包括 Google Workspace、Slack、Salesforce
- 操作簡單的可視化編輯器，內建大量模板
缺點：
- 隨著任務量與進階功能使用，費用可能增加
- 複雜或高度自訂流程的彈性有限
5. Aisera
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最適合： 企業團隊自動化 IT、人資、客服等內部流程
Aisera 著重於大規模、領域專屬 AI 驅動的自動化。
它協助團隊管理高流量作業——從 IT 工單處理到員工入職或回應客戶需求。
Aisera 的獨特之處在於 AI 如何貫穿整個流程。其自然語言模型早於 GPT 時代就已應用於企業支援，現在則可視需求結合更大型的 LLM。
雖然不適合新創或個人開發者，但對於需要穩定 AI 自動化、無須從零開始的大型團隊來說，Aisera 是理想選擇。
主要特色：
- 領域訓練語言模型，實現精準且情境感知的自動化
- 可與 ServiceNow、Salesforce、Workday 等平台整合
缺點：
- 根據系統與資料來源，設定可能較複雜
- 最適合大規模應用——對小型團隊來說過於龐大
用 AI 自動化，讓你的工作流程更順暢
多數團隊都會遇到同樣的瓶頸：知道哪些流程該自動化，但現有工具卻無法配合自身系統運作。
Botpress 讓你能依照實際流程打造自動化，而不是套用別人的模板。你可以掌控邏輯執行方式、機器人行為，以及如何串接團隊每天使用的工具。
如果你曾經想過：「這應該要自動化才對」，那就從這裡開始。
立即開始打造——免費使用。
常見問題
1. 建立 AI 工作流程時，內部需要哪些資源或團隊成員？
要建立 AI 工作流程，通常需要了解您業務運作的人（如營運或流程負責人）、熟悉 API 或整合的人（例如技術主管或系統工程師），有時也會需要 AI／自動化專家。不過，像 Botpress 這類平台大幅降低了程式撰寫的需求，因此一個小型跨部門團隊通常就能勝任。
2. AI 工作流程可以在不影響現有業務運作的情況下部署嗎？
可以，AI 工作流程可以在不影響現有業務運作的情況下部署。大多數平台都支援分階段上線，並以疊加方式運作於現有系統之上，讓您能夠逐步測試與啟用，不會造成停機。
3. 我該如何從傳統自動化轉移到 AI 驅動的工作流程？
要從傳統自動化轉移到 AI 驅動的工作流程，建議先盤點現有以規則為基礎、負責重複性任務的流程，並評估哪些流程能從更高的彈性或情境理解中受益。接著，逐步導入 AI 代理或邏輯，通常會先採用混合方式，最後再完全取代原有的規則邏輯。
4. AI 工作流程自動化的初期與持續成本有哪些？
AI 工作流程自動化的初期成本取決於所選平台（有些平台提供免費方案）以及是否需要客製化開發。持續成本通常包含平台訂閱費、運算費用（如 API 呼叫或 LLM 使用），以及隨著流程擴展所需的更新與維護。
5. 如果 AI 工作流程做出錯誤決策會怎麼辦？
如果 AI 工作流程做出錯誤決策，大多數平台都允許您設定備援機制並手動覆寫邏輯。您也可以根據回饋與歷史資料，持續訓練或優化代理行為，以降低未來錯誤發生的機率。
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