2025'te İşletmeleri Dönüştüren Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonu

Bir işletmeyi yönetmek zaten tüm dikkatinizi gerektiriyor. Saatlerinizi güncellemeleri takip etmek, verileri araçlar arasında taşımak veya aynı soruya iki kez cevap vermekle harcamamalısınız.

Yapay zeka iş akışı otomasyonu bu yükü alır ve ivmeye dönüştürür. Görevleri yönetmeyi daha az, kendini yöneten iş akışlarını daha çok düşünün.

Potansiyel müşteri yönlendirmeden rapor dosyalamaya, talepleri çözmeye kadar kurumsal yapay zeka ajanları sessizce çoğu ekibin güvendiği ekstra bir ekip arkadaşı haline geliyor.

Peki, tam olarak nasıl çalışıyor ve nerede fayda sağlıyor? Hadi başlayalım.

Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonu nedir?

Yapay zeka iş akışı otomasyonu, tekrarlayan görevleri otomatikleştirerek ve gerçek zamanlı karar alma imkanı sunarak iş verimliliğini yeniden tanımlar.

Yapay zeka destekli iş akışları, yapay zeka ajanlarının geçmiş kalıplardan öğrenmesini ve yapılandırılmamış verileri mevcut eski uygulamalarla uyumlu şekilde işlemesini sağlar; böylece tekrarlayan işlemler optimize edilir.

Gartner'ın öngörüsüne göre 2026 yılına kadar kuruluşların %20'si yönetim görevlerini otomatikleştirmek için yapay zekayı kullanacak; bu da işletmeler için kritik bir yatırım anlamına geliyor.

Yapay zeka, potansiyel müşteri oluşturma, İK işe alım ve performans takibi gibi alanlardaki verimsizlikleri ortadan kaldırarak operasyonel maliyetleri düşürürken verimliliği artırır.

Örneğin Botpress'te, Gordon adında bir botu demo planlaması için kullanıyoruz. Hubspot'u izliyor ve potansiyel müşteri bilgilerini diğer işlemlerle doğrudan kurumsal sohbet botu olarak paylaşıyor; bu da satış ekibimizin her hafta saatler kazanmasını sağlıyor.

İş Akışı Otomasyonunda Temel Kavramlar

Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonu Nasıl Çalışır?

Yapay zeka iş akışı otomasyonu, bir olay tetikleyicisi gerçekleştiği anda başlar — örneğin CRM'inize bir potansiyel müşteri girişi ya da bir formdan gelen web kancası.

Tetikleyiciyle birlikte, topluca olay yükü olarak adlandırılabilecek bir dizi bilgi gelir. Bu yük, bir yapay zeka ajanına iletilir; ajan isteğin bağlamını yorumlar ve istenen sonuca ulaşmak için doğru aracı kullanır. Her işlemden sonra yeni durumu inceler ve iş tamamlanıp sonuç teslim edilene kadar döngüyü tekrarlar.

Bir sorgu sisteme girdiği andan yanıtı aldığınız ana kadar neler olduğunu adım adım inceleyelim.

İş akışı gerçek bir tetikleyiciyle başlar

Her şeyden önce bir değişiklik olur. Bu değişiklikler dizisine gerçek hayat tetikleyicisi denebilir; sistemle herhangi bir etkileşim olabilir.

Tetikleyici, o olaydan gelen ilk bilgiyi taşır ve sisteme şöyle der: “Hey, başlama zamanı geldi.”

Bu bilgi kaydedildikten sonra artık yapay zeka ajanı tarafından erişilebilir hale gelir ve tüm yönetim sürecini devralır.

Bir yapay zeka ajanı girdiyi okur ve sonraki adımı belirler

Yapay zeka ajanı bu bilgiyi — ister düz metin ister yapılandırılmış veri olsun — okur ve bir sonraki adımın ne olacağına karar verir.

Burada bir LLM veya niyet sınıflandırma modeli devreye girer.

Bazı sistemlerde bu, komut istemi tabanlı bir planlayıcıdır ve bu doğrudan şöyle bir şeye çevrilebilir:

“Hey, kullanıcı 'Oturumumu yeniden planlayabilir miyim?' diyor — sistem ne yapmalı?”

Ve buradan itibaren, sorguyu ele almak için bir plan oluşturur.

İşlem, bağlı bir araç veya API üzerinden yürütülür

Görev anlaşıldıktan sonra, sistem bunu yapabilecek aracı seçer.

Bu, bir API çağrısı, veritabanına bir çağrı, internette arama yapmak ya da alınan veriler üzerinde matematiksel bir hesaplama uygulamak kadar basit bir şey olabilir.

Ajan, isteği doğru verilerle biçimlendirir ve alt görevi gerçekleştirmek için araca iletir.

Sonuç gerekiyorsa bir sonraki adıma aktarılır

Araç çalışıp çıktı elde edildiğinde, ajan bu sonucu bir sonraki adımı belirlemek için kullanır.

Daha fazla adım varsa, iş akışı devam eder; veriler aktarılır ve durum tekrar değerlendirilerek nihai sonuca ulaşılır.

Bu döngü, ister tek adımlı bir güncelleme ister birden fazla sistemi kapsayan çok adımlı bir süreç olsun, iş tamamen bitene kadar devam eder.

Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonunun Temel Faydaları

Yapay zeka iş akışı otomasyonu süreçleri daha akıllı, hızlı ve kendi kendini optimize eden hale getirir. İşletmeler artık koşullar değiştiğinde bozulan katı iş akışlarıyla uğraşmak zorunda kalmaz.

Günün yarısını panoları güncelleyerek veya Slack mesajlarını ileterek geçirdiyseniz, bu faydalar size tanıdık gelecektir.

Yapay Zeka İş Akışı Otomasyonunun Öne Çıkan Kullanım Alanları

1. Karmaşık belgelerden veri çıkarımının otomatikleştirilmesi

Çoğu ekip yapılandırılmamış verilerle çalışır. Bu veriler bazen el yazısı ya da basılı belgeler şeklindedir ve genellikle ortak bir kurala uymaz.

İş akışı otomasyonu, bu verilerden verimli ve ölçeklenebilir şekilde değer elde etmeyi mümkün kılar.

Yapay zeka belge indeksleme ile desteklenen iş akışları, her dosyanın okunup vektör veritabanı içinde yapılandırılmış şekilde saklanmasını sağlar.

Bilgi getirme destekli üretim ile birleştirildiğinde, belgelerden çıkarılan veriler iş akışını yöneten yapay zeka ajanı tarafından doğrudan sorguları yanıtlamak veya işlemleri tetiklemek için kullanılabilir.

2. Müşteri onboarding'i sürecinin tüm kanallarda kolaylaştırılması

Müşteri onboarding'i sadece bilgi toplamanın ötesindedir — hızlı ve uyumlu şekilde gerçekleşmesi gereken bir dizi adımdan oluşur.

Potansiyel müşteriler farklı kanallardan gelir ve her biri CRM'e kaydedilip nitelendirilmelidir. Yapay zeka iş akışı otomasyonu bu adımları birbirine bağlar.

Bir potansiyel müşteri sisteme girer girmez, potansiyel müşteri oluşturma sohbet botu temel bilgileri çıkarır, eksiklikleri kontrol eder ve takip işlemlerini tetikler.

Bu sayede onboarding süreci, manuel kontroller olmadan hızlı ve sorunsuz ilerler.

3. Minimum girdilerle iş içeriği üretimi

Ekipler bugün sürekli olarak operasyonel içerik üretir — pazarlama için gerekli olan ama yeniden kullanıma nadiren uygun olan türden içerikler.

İçerikler farklı platformlarda bulunduğu için bu belgeleri bir araya getirmek oldukça zor olabilir.

Modern sohbet botu pazarlama iş akışları, ham veriyi kullanır, birleştirir ve otomatik olarak kullanılabilir içeriğe dönüştürür.

Küçük bir giriş veya tetikleyiciyle, iyi tasarlanmış bir RAG sohbet botu kimsenin kaynağı aramasına veya elle biçimlendirmesine gerek kalmadan tam bir özet ya da taslak oluşturabilir.

4. İK operasyonlarının yapay zeka ajanlarıyla yönetilmesi

İK ekipleri sürekli bir talep akışıyla uğraşır — politika sorularından onaylara ve işe alım görevlerine kadar. Bunlar karmaşık değildir, ancak gerçek işi böler ve hızla birikir.

Bir İK sohbet botu bu etkileşimleri doğrudan yönetebilir; soruları yanıtlar, bilgi toplar ve çalışanları iç süreçlerde yönlendirir.

Ekibinizin zaten kullandığı araçlara entegre olur ve yeni bir bekleme kuyruğu oluşturmadan işlerin akışını sürdürür.

5. Müşteri desteğini yapay zeka sohbet botlarıyla yönetmek

Çoğu destek talebi benzer bir kalıba uyar. Kullanıcı hızlıca bir işlem ister — belki bir güncelleme, bir düzeltme ya da sadece yönlendirme. Ve en çok da hızlı bir yanıt beklerler.

Bir müşteri hizmetleri sohbet botu bu etkileşimleri gecikmeden yönetebilir. Sohbeti sürdürür, arka planda talepleri oluşturur veya günceller ve sürecin ilerlemesini sağlar.

Bu tür bir yapay zeka tabanlı biletleme ekiplerin yüksek öneme sahip vakalara odaklanmasına olanak tanır. İnsan müdahalesi gibi özelliklerle, gerektiğinde bir destek temsilcisi devreye girebilir; rutin sorunlar ise otomatik olarak çözülür.

En İyi 5 Yapay Zeka İş Akışı Otomasyon Aracı

1. Make

En Uygun: Birden fazla aracı ve zaman zaman yapay zeka adımlarını içeren büyük, görsel otomasyonlar oluşturan ekipler

Make, uygulamaları görsel olarak bağlayıp aralarındaki mantığı tanımlayarak iş akışları tasarladığınız bir görsel otomasyon platformudur.

Operasyonel iş akışları için popülerdir — örneğin CRM'ler ile elektronik tablolar arasında veri senkronizasyonu — ancak aynı zamanda sohbet tabanlı yapay zekayı da destekler.

Make ayrıca dosya ayrıştırma ve içeriklerin vektör depolarına eklenmesini destekler; bu da belge çıkarımı veya RAG tabanlı veri çekme gibi yapay zeka iş akışları yürüten ekipler için kullanışlıdır.

Her şeyin adım adım nasıl ilerlediğini görmek isteyen ekipler için özellikle uygundur.

Başlıca Özellikler:

• Sınırsız dallanma mantığı ve hata yönetimiyle görsel oluşturucu
• Tamamlamalar, özetler, dosya ayrıştırma ve RAG için OpenAI desteği
• Notion, Slack, Google Workspace, HubSpot gibi uygulamalarla yerel entegrasyonlar
• Zamanlanmış veya tetikleyici tabanlı yürütme ve tam sürüm geçmişi

Dezavantajlar:

• Çok büyük iş akışlarında daha dik bir öğrenme eğrisi
• Yapay zeka kullanım senaryoları, istemler ve vektör depolama hakkında bir miktar anlayış gerektirir.

2. Botpress

‍En Uygun Kullanım: AI düğümleriyle sohbet tabanlı iş akışlarını tamamen otomatikleştirmek

Botpress, Yapay Zeka ajanları oluşturmak için görsel bir iş akışı oluşturucusudur.

Platform, iş akışlarının birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini detaylıca incelemeniz için güçlü araçlar sunar; bu, diğer platformların sunduğu yüzeysel kartların çok ötesindedir.

Tuval tabanlı oluşturucu, anahtar değişkenleri ve bağlamı entegrasyonlar ve platformlar arasında hareket ettikçe kontrol etmenizi sağlar.

Araçların nasıl bağlandığını tam olarak anlamasanız bile sorunsuz çalışır. Bağlantıyı kurup izinleri verdiğinizde, Otonom Düğüm akışı yönetebilir.

Ekibinizin diğer platformlarda iyi aktarılamayan karmaşık bir iş akışı varsa, Botpress bunu Zapier veya Make gibi araçlarla entegre ederek daha düzenli hale getirebilir.

Başlıca Özellikler:

• Her düğüm için kapsamlanmış değişkenlerle adım adım akışlar
• Belge ve URL tabanlı veri çekme için yerleşik Bilgi Tabanı
• API'ler, tetikleyiciler ve Zapier/Make entegrasyonlarıyla harici araç desteği
• Bağlam kaymasını önlemek için izole hafıza ve girdiler

Dezavantaj: Kapsamlı mantıkla tasarım yapmak başlangıçta öğrenme gerektirir

3. N8n

En Uygun: Açık kaynak kontrolüyle esnek, geliştirici dostu bir iş akışı aracı isteyen ekipler

n8n, iş akışlarının nasıl çalıştığına ve nerede yürütüldüğüne tam kontrol isteyen kullanıcılar için tasarlanmıştır.

Kendi sunucunuzda barındırılabilir, kodla genişletilebilir ve sizi önceden tanımlı kalıplara zorlamaz. Eğer Zapier'i, ancak Git tarzı bir esneklikle istiyorsanız, işte aradığınız araç.

İş akışları görsel olarak oluşturulur, ancak her adımda özel JavaScript desteği vardır.

Dallanma, tekrar deneme, koşullar ve web kancalarını yerel olarak yönetir; özel API'ler ve dahili sistemlerle uyumludur.

Başlıca Özellikler:

• Düğüm tabanlı mantıkla görsel iş akışı oluşturucu
• Açık kaynaklı; kendi sunucunuzda veya bulutta çalıştırılabilir
• Web kancaları ve uzun süreli işler için uygundur

Dezavantajlar:

• Barındırılan araçlara göre daha fazla kurulum gerektirir
• Teknik olmayan kullanıcılar veya hızlı başlangıç senaryoları için uygun değildir

4. Zapier

En Uygun: Popüler SaaS araçları arasında hızlı otomasyon isteyen teknik olmayan ekipler

Zapier hız ve sadelik için tasarlanmıştır. Bir tetikleyici seçersiniz, sonraki adımı tanımlarsınız ve gerisini arka planda halleder.

Sadece bir şeyin çalışmasını isteyen, dallanma mantığı veya altyapı düşünmek istemeyen ekipler için idealdir.

Ekosistemindeki araçlarla çalışırken öne çıkar. Bir formdan CRM'e potansiyel müşteri göndermek ya da Slack ile Google Sheets arasında güncellemeleri taşımak gibi işlemler dakikalar içinde kurulur ve arka planda güvenle çalışır.

Derin özelleştirme için tasarlanmamıştır, ancak zaten amacı da budur. İş akışınız netse ve çok fazla koşul gerektirmiyorsa, Zapier sizi en hızlı şekilde sonuca ulaştırır.

Başlıca Özellikler:

• Google Workspace, Slack ve Salesforce dahil 6.000'den fazla uygulama entegrasyonu
• Hazır şablon kitaplığına sahip kullanıcı dostu görsel düzenleyici

Dezavantajlar:

• Görev kullanımı ve premium özellikler arttıkça maliyetler yükselebilir
• Karmaşık veya çok özel iş akışları için sınırlı özelleştirme

5. Aisera

En Uygun: BT, İK ve müşteri desteğinde dahili iş akışlarını otomatikleştiren kurumsal ekipler

Aisera, alanına özel yapay zeka ile büyük ölçekli otomasyona odaklanır.

Ekiplerin yüksek hacimli operasyonları yönetmesine yardımcı olmak için tasarlanmıştır — BT taleplerinin çözümünden çalışanların işe alımına veya müşteri taleplerine yanıt vermeye kadar.

Aisera'yı öne çıkaran, yapay zekasının iş akışına nasıl entegre edildiğidir. Doğal dil modelleri — GPT döneminden çok önce geliştirilmiş — yıllardır kurumsal destek senaryolarında kullanılıyor ve gerektiğinde daha büyük LLM'lerle destekleniyor.

Başlangıç seviyesindeki ekipler veya bireysel kullanıcılar için değil, ancak sıfırdan inşa etmek istemeyen büyük ekipler için güvenilir, yapay zeka destekli otomasyonlar isteyenler için güçlü bir seçenektir.

Başlıca Özellikler:

• Doğru ve bağlama duyarlı otomasyon için alanında eğitilmiş dil modelleri
• ServiceNow, Salesforce ve Workday gibi platformlarla entegrasyon

Dezavantajlar:

• Kurulum, sistemlerinize ve veri kaynaklarınıza bağlı olarak karmaşık olabilir
• Büyük ölçekli kullanım için en uygun — küçük ekipler için gereğinden fazla olabilir

İş Akışlarınızı Yapay Zeka Otomasyonu ile Kolaylaştırın

Çoğu ekip aynı noktada takılır: Ne otomatikleştirileceğini bilirler, ancak denedikleri araçlar sistemlerine uymaz.

Botpress, başkasının şablonuna değil, kendi gerçek süreciniz etrafında inşa etmenizi sağlar. Mantığın nasıl çalıştığını, botun ne yaptığını ve ekibinizin her gün kullandığı araçlarla nasıl bağlantı kurduğunu siz belirlersiniz.

Eğer hiç "Bu otomatik olmalı" dediyseniz, işte başlangıç noktası burası.

Hemen oluşturmaya başlayın — ücretsizdir.

Sıkça Sorulan Sorular

1. Yapay zeka iş akışlarını kurmak için hangi dahili kaynaklara veya ekip üyelerine ihtiyaç var?

AI iş akışlarını kurmak için genellikle operasyonlarınızı iyi bilen biri (örneğin bir operasyon veya süreç sahibi), API’ler ya da entegrasyonlar konusunda bilgili biri (örneğin bir teknik lider veya sistem mühendisi) ve isteğe bağlı olarak bir yapay zeka/otomasyon uzmanı gerekir. Ancak, Botpress gibi birçok platform kodlama ihtiyacını azaltır, bu nedenle genellikle küçük ve farklı disiplinlerden oluşan bir ekip bu işi halledebilir.

2. Yapay zeka iş akışları, mevcut iş operasyonlarını kesintiye uğratmadan devreye alınabilir mi?

Evet, yapay zeka iş akışları mevcut iş operasyonlarını kesintiye uğratmadan devreye alınabilir. Çoğu platform, kademeli geçişleri destekler ve mevcut sistemlerinizin üzerine ek olarak çalışır; böylece kesinti olmadan test edip aşamalı olarak yayına alabilirsiniz.

3. Geleneksel otomasyondan yapay zeka tabanlı iş akışlarına nasıl geçiş yapabilirim?

Geleneksel otomasyondan yapay zeka tabanlı iş akışlarına geçmek için, öncelikle tekrarlayan görevleri yöneten ve esneklik veya bağlamsal anlayıştan fayda sağlayabilecek kural tabanlı süreçleri haritalayın. Ardından, genellikle hibrit bir yaklaşımla başlayarak, aşamalı olarak yapay zeka ajanları veya mantığı ekleyin ve sonunda tamamen kural tabanlı mantığın yerini alın.

4. Yapay zeka iş akışı otomasyonunun başlangıç ve devam eden maliyetleri nelerdir?

Yapay zeka iş akışı otomasyonunun başlangıç maliyeti, kullandığınız platforma (bazıları ücretsiz katmanlar sunar) ve özel geliştirme gerekip gerekmediğine bağlıdır. Devam eden maliyetler genellikle platform abonelik ücretlerini, işlem maliyetlerini (API çağrıları veya LLM’ler için) ve iş akışları büyüdükçe ara sıra yapılan güncelleme veya bakımları içerir.

5. Yapay zeka iş akışı yanlış bir karar verirse ne olur?

Bir yapay zeka iş akışı yanlış bir karar verirse, çoğu platformda geri dönüş mekanizmaları tanımlayabilir ve mantığı manuel olarak geçersiz kılabilirsiniz. Ayrıca, zamanla geri bildirim ve geçmiş verilerle ajanın davranışını yeniden eğiterek veya iyileştirerek gelecekteki hataları azaltabilirsiniz.