Chatbot per le risorse umane

Vi è mai capitato di essere bloccati da un sistema interno? Sapevate cosa dovevate fare, ad esempio archiviare una nota spese, ma non sapevate quale sistema usare o, se lo sapevate, non sapevate come usarlo? Forse stavate usando il sistema ma avete riscontrato un errore?

Questi sono tutti casi d'uso che possono essere risolti da un chatbot.

Un chatbot può essenzialmente astrarre un sistema interno nella misura in cui l'utente non sa quale sistema sta utilizzando.

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Perché utilizzare un Chatbot per supportare la gestione delle risorse umane?

Le risorse umane (HR) sono un reparto che si presta bene all'utilizzo di chatbot. Questo perché la maggior parte degli impegni delle Risorse Umane con gli utenti avviene di rado, il che significa che gli utenti dimenticano quali sistemi devono usare per un determinato compito, dimenticano i loro dati di accesso o dimenticano come usare il sistema in questione. Potrebbe anche non valere la pena di imparare un sistema per svolgere il compito in questione. Tutti problemi che abbiamo evidenziato in precedenza.

I casi d'uso più ovvi per HR chatbots sono attività come la compilazione di note spese, la richiesta di ferie, l'aggiornamento della formazione sulla conformità o le domande su alcuni aspetti della politica aziendale.

In ogni caso, l'utente non deve ricordare una procedura e un sistema precisi, ma viene guidato dal chatbot attraverso il processo. Ad esempio, invece di inviare un link a un fascicolo di diapositive e un sistema per verificare la conformità, l'utente può semplicemente leggere le diapositive sul chatbot e verificare lì la propria conformità, in modo graduale.

In tutti i casi sopra descritti, l'utente ha un unico punto di accesso, il chatbot. Qualunque sia la sua domanda o il suo compito, inizia con il chatbot.

Naturalmente ci possono essere casi in cui il chatbot non conosce la risposta a una determinata domanda. In questo caso, è efficiente che la domanda venga inoltrata a una persona di supporto alle risorse umane. Questa persona può rispondere alla domanda e può anche garantire che, se opportuno, il chatbot venga aggiornato in modo da poter rispondere da solo alla domanda in futuro.

Questa funzione si chiama human in the loop (HITL) ed è meglio impostarla in modo che la persona di supporto possa dare risposte in tempo reale, nel momento in cui il dipendente è coinvolto nell'attività in corso.

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Quali sono i modi in cui un Chatbot può supportare il dipartimento HR?

Sebbene i casi d'uso sopra descritti siano abbastanza ovvi, ci sono modi in cui le risorse umane possono chatbots può essere utilizzato dalle risorse umane in modi non così ovvi.

Quando le interazioni con le risorse umane sono condotte da esseri umani, le cose vengono fatte in un certo modo per poter sfruttare il loro tempo. Ciò significa che c'è poca personalizzazione in termini di trattamento dei singoli dipendenti. Gli strumenti software disponibili limitano inoltre ciò che le risorse umane possono fare senza infastidire i dipendenti.

Chatbots risolvere i due problemi di cui sopra. È molto più facile fornire un impegno personalizzato a un dipendente in modi che siano meno dirompenti, ossia fornire una personalizzazione su scala.

I casi d'uso rilevanti sono i sondaggi e il coaching.

L'intelligenza artificiale può essere utilizzata per capire quali dipendenti devono essere sottoposti a determinate domande in determinati momenti e quando dare un seguito in base alle loro risposte o a quelle degli altri. Si può trattare di domande puntuali sul livello di soddisfazione per il proprio lavoro e sui rapporti di lavoro con gli altri. Una domanda può essere una sola, cioè non deve essere necessariamente composta da più domande.

Quanto sopra può essere integrato con programmi di coaching e formazione che in parte possono essere erogati dal chatbot. L'idea è quella di fare in modo che il dipendente non abbia mai la sensazione che le sue esigenze non vengano prese in considerazione.

È logico che questo tipo di impegno di mentoring sia integrato con qualsiasi software di definizione degli obiettivi o di gestione delle attività.

Le possibilità di coinvolgimento dei dipendenti sono infinite.

I progressi in questo settore riguarderanno l'apprendimento del chatbot in aggregato per capire quando impegnarsi con i dipendenti e quali domande porre. L'obiettivo sarà quello di garantire il massimo livello di soddisfazione dei dipendenti e di identificare i problemi prima che si aggravino.

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Chatbots può anche migliorare la produttività dei dipendenti.

Chatbots può essere utilizzato anche all'interno del dipartimento HR dai dipendenti delle risorse umane per migliorare la propria produttività. In questo caso, chatbots può essere utilizzato come uno strumento di flusso di lavoro libero, grazie al quale i dipendenti delle risorse umane possono avviare un'attività che richiede l'impegno di un dipendente, ma poi coinvolgersi in quell'attività solo quando è necessario. Ad esempio, un dipendente può avere bisogno di impegnarsi in un processo a più fasi per aggiornare la propria polizza pensionistica o per fornire informazioni di contatto aggiornate.

Il chatbot può almeno fornire loro una procedura e una guida per svolgere questo compito, anche se non può farlo al posto loro.

Ci sono molti modi in cui chatbots può migliorare la vita e la produttività dei dipendenti e aiutare le Risorse Umane a coinvolgere i dipendenti per aumentare la soddisfazione e identificare i problemi prima che si trasformino in qualcosa di serio.

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